มีการประเมินว่าในแต่ละปีออสเตรเลียมีการรับส่งใบแจ้งหนี้ 1.2 พันล้านฉบับ ใบแจ้งหนี้มาตรฐานและใบกำกับภาษีเป็นใบแจ้งหนี้ที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย และประเภทใบแจ้งหนี้ที่คุณออกจะส่งผลต่อภาระหน้าที่ทางภาษีสินค้าและบริการ (GST) ของคุณ ความสามารถของลูกค้าในการเคลมเครดิตภาษีซื้อ และความเสี่ยงหากสำนักงานสรรพากรออสเตรเลีย (ATO) เข้าตรวจสอบ การใช้ใบแจ้งหนี้ผิดประเภทอาจส่งผลให้การชำระเงินล่าช้า การเคลมเครดิตถูกปฏิเสธ และเกิดข้อผิดพลาดในใบแจ้งรายละเอียดการประกอบธุรกิจ (BAS) ของคุณได้

เราจะอธิบายถึงประเภทใบแจ้งหนี้หลักๆ ที่ใช้ในออสเตรเลีย ความเกี่ยวข้องของใบแจ้งหนี้กับภาระหน้าที่ด้านภาษีของคุณ และผลที่ตามมาเมื่อธุรกิจใช้ผิดประเภทที่ด้านล่างนี้

ประเด็นสำคัญ

• ออสเตรเลียมีใบแจ้งหนี้ 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ แบบมาตรฐานและแบบภาษี ซึ่งแต่ละประเภทต่างก็มีจุดประสงค์ในรอบการชำระเงินและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ต่างกันไป

• การใช้ใบแจ้งหนี้ผิดประเภทอาจทำให้การเคลมเครดิต GST ของลูกค้าเป็นโมฆะ หรือทำให้ตัวเลขและหนี้สิน BAS ของคุณไม่ตรงกันได้

• สถานะการจดทะเบียน GST ของคุณจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณควรใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทใดในธุรกรรมนั้นๆ

ประเภทใบแจ้งหนี้ที่ใช้กันทั่วไปในออสเตรเลียมีอะไรบ้าง

ธุรกิจในออสเตรเลียใช้ใบแจ้งหนี้ 2 ประเภทเป็นส่วนใหญ่ ใบแจ้งหนี้มาตรฐานคือคำขอการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ไม่คิด GST เนื่องจากซัพพลายเออร์ไม่ได้จดทะเบียน GST ส่วนใบกำกับภาษีจะออกโดยธุรกิจที่จดทะเบียน GST และให้สิทธิ์ผู้ซื้อที่จดทะเบียน GST ในการเคลมเครดิตภาษีซื้อ

นอกจากนี้ คุณยังอาจพบใบแจ้งหนี้แบบ Proforma ซึ่งเป็นเอกสารเบื้องต้นที่มีลักษณะคล้ายใบแจ้งหนี้ แต่ไม่ใช่คำสั่งให้ชำระเงิน และไม่ใช่ใบกำกับภาษี ธุรกิจจะใช้เอกสารเหล่านี้เพื่อยืนยันราคาก่อนสรุปการขาย หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการผ่านพิธีการศุลกากรเมื่อมีการจัดส่งสินค้าก่อนที่การชำระเงินงวดสุดท้ายจะเสร็จสมบูรณ์ เนื่องจากเอกสารนี้ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ผู้ซื้อจึงไม่สามารถนำไปเคลมเครดิตภาษีซื้อได้

ระบบกำหนดให้มีเอกสารการปรับยอดเพื่อลดจำนวน GST ที่เรียกเก็บไปก่อนหน้านี้ และจะใช้เมื่อมีการคืนสินค้า ต้องแก้ไขการเรียกเก็บเงินเกิน หรือมอบส่วนลดหลังจากส่งใบแจ้งหนี้ฉบับแรกไปแล้ว

กรอบกฎหมายและภาษีที่เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ในออสเตรเลียถูกกำหนดโดยกฎหมายว่าด้วยระบบภาษีใหม่ (ภาษีสินค้าและบริการ) 1999 (A New Tax System (Goods and Services Tax) Act 1999) และข้อบังคับที่เกี่ยวข้องของ ATO

ธุรกิจต่างๆ ในออสเตรเลียควรใช้ใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทเมื่อใด

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องจะขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกรรม สถานะการจดทะเบียน GST และตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้าของคุณ

คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทในกรณีต่อไปนี้

• ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน: ใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เมื่อคุณไม่ได้จดทะเบียน GST หรือการจัดหาสินค้า/บริการนั้นมีการเก็บภาษีซื้อ (เช่น ค่าเช่าที่พักอาศัยหรือบริการทางการเงิน) โดยปกติแล้ว ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน GST ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่คุณต้องมอบใบเสร็จให้กับลูกค้าหากยอดขายเกิน 75 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (AUD) หรือเมื่อลูกค้าร้องขอ

• ใบกำกับภาษี: ใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เมื่อธุรกิจของคุณจดทะเบียน GST และคุณจัดหาสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษี คุณมีหน้าที่ตามกฎหมายที่ต้องออกใบแจ้งหนี้นี้เมื่อลูกค้าร้องขอ หรือเมื่อมียอดซื้อเกิน $82.50 AUD (รวม GST)

• ใบแจ้งหนี้แบบ Proforma: ใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้หากคุณกำลังยืนยันราคาก่อนจัดส่งหรือก่อนสรุป นี่เป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมการผลิต การขายส่ง และในกรณีที่มีการจัดส่งสินค้าก่อนที่การชำระเงินจะเสร็จสมบูรณ์ โปรดทราบว่าเอกสารนี้ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ในความหมายเดิมและไม่รวมถึงคำขอการชำระเงิน

ประเภทใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันจะส่งผลต่อภาระหน้าที่ด้านบัญชีและภาษีของคุณอย่างไร

ประเภทใบแจ้งหนี้ที่คุณออกจะทำหน้าที่เป็นหลักฐานแสดงวิธีจัดการธุรกรรมในบัญชีและบน BAS ของคุณ ใบแจ้งหนี้มาตรฐานและใบแจ้งหนี้แบบ Proforma จะไม่ก่อให้เกิดภาระหน้าที่ด้าน GST แต่เมื่อคุณออกใบกำกับภาษี หมายความว่าคุณกำลังรายงานหนี้สิน GST และเมื่อคุณได้รับใบกำกับภาษี หมายความว่าคุณกำลังสร้างสิทธิ์เครดิตภาษีซื้อ ATO กำหนดให้ต้องใช้ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องเป็นหลักฐานสนับสนุนการเครดิต หากคุณกำลังเคลมบน BAS และหาเอกสารอ้างอิงมาแสดงไม่ได้ คุณอาจประสบกับปัญหา

การใช้ใบแจ้งหนี้ผิดประเภทในออสเตรเลียมีความเสี่ยงอย่างไร

การใช้ใบแจ้งหนี้ผิดประเภทจะสร้างความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งอาจต้องใช้เวลาสักพักกว่าที่ปัญหาจะปรากฏให้เห็น

หากคุณออกใบแจ้งหนี้มาตรฐานในกรณีที่ต้องใช้ใบกำกับภาษี และลูกค้าของคุณพยายามเคลมเครดิตภาษีซื้อ เอกสารดังกล่าวจะไม่ตรงตามข้อกำหนดของ ATO และจะไม่รองรับการเคลมของลูกค้า ซึ่งอาจทำให้การชำระเงินล่าช้าและเกิดการโต้แย้ง โดยเฉพาะในความสัมพันธ์แบบ B2B ที่ทีมการเงินของผู้ซื้อกำลังกระทบยอด GST

หากคุณออกใบกำกับภาษีเมื่อคุณไม่ได้จดทะเบียน GST แสดงว่าคุณกำลังเก็บเงินที่คุณไม่มีสิทธิ์และนำส่งอย่างไม่ถูกต้อง นั่นคือปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GST ซึ่งจะส่งผลกระทบมากกว่าแค่เรื่องการทำบัญชีเพียงอย่างเดียว

ธุรกิจต่างๆ จะจัดการขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ให้ดีที่สุดได้อย่างไร

แนวทางปฏิบัติในการออกใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกันนั้นอาศัยการตัดสินใจบางอย่างตั้งแต่เนิ่นๆ และรักษาไว้เมื่อเวลาผ่านไป

สิ่งที่คุณต้องดำเนินการให้ถูกต้องมีดังนี้

• ทราบสถานะ GST ของคุณและกลับมาตรวจสอบอีกครั้ง: ภาระหน้าที่ในการออกใบแจ้งหนี้ของคุณจะเปลี่ยนไปเมื่อมูลค่าการซื้อขายของคุณถึง $75,000 AUD ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่คุณจะต้องจดทะเบียน GST ธุรกิจหลายแห่งที่เริ่มออกใบแจ้งหนี้มาตรฐานมักจะไม่อัปเดตเทมเพลตหรือขั้นตอนเมื่อถึงเกณฑ์ดังกล่าว คุณควรกำหนดเวลาเพื่อตรวจสอบสถานะของคุณ

• ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ตรงตามข้อกำหนดของ ATO ตามค่าเริ่มต้น: เทมเพลตใบกำกับภาษีทุกแบบที่คุณใช้ควรมีช่องที่จำเป็นเตรียมไว้ให้แล้ว (เช่น ตัวตนของผู้ขายและหมายเลขธุรกิจของออสเตรเลีย ป้ายกำกับใบกำกับภาษี รายละเอียด GST, วันที่ออก คำอธิบายสินค้าหรือบริการ) หากใบแจ้งหนี้มีมูลค่าตั้งแต่ 1,000 ดอลลาร์ออสเตรเลียขึ้นไป คุณจะต้องระบุรายละเอียดของผู้ซื้อด้วย หากคุณสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ให้ตรวจสอบกับรายการตรวจสอบใบกำกับภาษีของ ATO

• กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับและเก็บบันทึกให้ครบถ้วน: คุณต้องเก็บบันทึกทางธุรกิจไว้เป็นเวลา 5 ปี หลังจากการทำธุรกรรม ระบบกำหนดหมายเลขที่สอดคล้องกันจะช่วยให้การกระทบยอดง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงในการทำซ้ำ

ซอฟต์แวร์สามารถจัดการงานเหล่านี้ได้หลายอย่าง Stripe Invoicing จะสร้างใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านภาษีโดยอัตโนมัติและคำนวณ GST โดยอิงตามการตั้งค่าภาษีที่คุณกำหนดไว้ นอกจากนี้ Stripe ยังรองรับการออกใบแจ้งหนี้ในหลายสกุลเงินและนำการจัดการภาษีที่เหมาะสมมาใช้ตามตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ในออสเตรเลียให้บริการทั้งลูกค้าในประเทศและต่างประเทศได้ คุณยังปรับแต่งเทมเพลตใบแจ้งหนี้ให้ตรงตามข้อกำหนดของช่องข้อมูลที่ต้องการได้โดยไม่ต้องสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ทุกครั้ง

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ:

• สร้างการจัดการบัญชีลูกหนี้แบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้

.