Se estima que se intercambian 1200 millones de facturas todos los años en Australia. Las facturas estándar y las facturas de impuestos son los tipos más usados. El tipo de factura que emitas afectará tus obligaciones del impuesto sobre bienes y servicios (GST), la capacidad del cliente para solicitar un crédito fiscal de los insumos y la exposición si la Australian Taxation Office (ATO) realiza una auditoría. Usar el tipo incorrecto de factura podría provocar pagos atrasados, solicitudes de créditos rechazadas y errores en tu informe de actividad comercial (BAS).

A continuación, detallaremos los principales tipos de facturas que se usan en Australia, de qué manera interactúan con tus obligaciones impositivas y qué ocurre cuando las empresas no distinguen cada uno de manera correcta.

Aspectos destacados

• Australia tiene dos tipos de facturas principales, estándar y de impuestos, y cada uno cumple con un propósito en el ciclo de vida del pago y el cumplimiento de la normativa.

• Usar el tipo de factura incorrecto puede invalidar la solicitud de crédito de GST de un cliente o generar una discrepancia entre las cifras y obligaciones de tu BAS.

• Tu estado de registro de GST determina qué tipo de factura aplica en una transacción determinada.

¿Cuáles son los tipos de facturas comunes en Australia?

Las empresas australianas trabajan principalmente con dos tipos de facturas. Una factura estándar es una solicitud de pago de bienes o servicios donde el GST no se aplica porque el proveedor no está registrado para el GST. Una factura de impuestos es emitida por las empresas registradas para el GST y autoriza a los compradores que también lo están a solicitar un crédito fiscal de los insumos.

También podrías encontrar una factura proforma, un documento preliminar que tiene el formato de una factura pero no es un reclamo de pago ni una factura de impuestos. Las empresas las usan para confirmar un precio antes de concretar una venta o para facilitar los trámites de aduana cuando los bienes se envían antes de que se liquide el pago final. Como no es una factura de impuestos, los compradores no pueden usarla para reclamar créditos fiscales de los insumos.

Se requiere un ajuste para reducir el monto del GST que se cobró anteriormente. Se utiliza cuando se devuelven los bienes, se debe corregir un sobrecargo o se aplica un descuento luego del envío de la factura original.

En Australia, el marco legal e impositivo en relación con las facturas se basa principalmente en la Ley de un Nuevo Sistema de Impuestos (Impuesto a los Bienes y Servicios) de 1999 y en las resoluciones correspondientes a la ATO.

¿Cuándo deben las empresas australianas usar cada tipo de factura?

El tipo de factura correcto depende de la naturaleza de la transacción, el estado de tu registro para el GST y dónde esté ubicado tu cliente.

A continuación, se detalla en qué momento aplica cada tipo de factura:

• Factura estándar: Utilízala cuando no estés registrado para el GST o si los suministros están gravados (p. ej., un alquiler de propiedades residenciales o suministros financieros). Por lo general, las empresas que no están registradas para el GST no tienen la obligación de emitir facturas. Sin embargo, debes enviarles a los clientes un recibo si la venta supera los $75 AUD o si solicitan uno.

• Factura de impuestos: Utilízala cuando tu empresa esté registrada para el GST y suministres bienes o servicios sujetos a impuestos. Estás legalmente obligado a emitir esta factura cuando el cliente la solicite o si la compra es mayor a $82.50 AUD (incluyendo el GST).

• Factura proforma: Úsala si estás confirmando un precio antes del envío o de la finalización de la compra. Es común en contextos de manufacturas, ventas mayoristas y cuando los bienes se envían antes de que se liquide el pago. Ten en cuenta que esta no es una factura en su sentido tradicional y no incluye una solicitud de pago.

¿Cómo afectan los diferentes tipos de facturas a la contabilidad y tus obligaciones impositivas?

El tipo de factura que emitas sirve como evidencia sobre cómo se trata una transacción en tus registros y en tu BAS. Ni las facturas estándar ni las proforma crean una obligación de GST. Sin embargo, al emitir una factura de impuestos, reportas una obligación de GST y cuando recibes una, creas una autorización de crédito fiscal de los insumos. La ATO requiere que los créditos estén documentados mediante facturas de impuestos válidas. Si estás haciendo una solicitud en tu BAS y no puedes entregar los documentos correspondientes, podrías tener un problema.

¿Cuáles son los riesgos de usar el tipo de factura incorrecto en Australia?

Si usas el tipo de factura incorrecto, se creará una exposición al cumplimiento de la normativa que puede tardar en ser evidente.

Si emites una factura estándar cuando lo que se requiere es una factura de impuestos y tu cliente intenta solicitar los créditos fiscales, el documento no cumplirá con los requisitos de la ATO y la solicitud no se podrá llevar a cabo. Eso puede ocasionar pagos retrasados y disputas, sobre todo en relaciones B2B en las que el equipo de finanzas del comprador debe conciliar el GST.

Si emites una factura de impuestos pero no te has registrado para el GST, estarías recolectando dinero al cual no tienes acceso ni puedes remitir de forma correcta. Ese es un problema en el cumplimiento del GST, con implicaciones que van más allá de lo contable.

¿Cómo pueden gestionar mejor las empresas su proceso de Invoicing?

Una práctica consistente en Invoicing depende de algunas decisiones que se toman de forma anticipada y se mantienen a lo largo del tiempo.

Esto es lo que necesitas para hacerlo de manera correcta:

• Conocer tu estado de GST y revisarlo: Tus obligaciones de facturación cambian cuando tu volumen de ventas llega a los $75,000 AUD, el umbral en el que debes registrarte para el GST. Muchas empresas que comenzaron a emitir facturas estándar no actualizan sus plantillas ni sus procesos cuando llegan al umbral. Establece un horario para revisar tu estado.

• Usar las plantillas de las facturas que cumplan de forma predeterminada con los requisitos de la ATO: Todas las plantillas de facturas de impuestos que uses deberían tener integrados los campos obligatorios (p. ej. la identidad del vendedor y el Número de Empresa Australiana, etiqueta de la factura de impuestos, desglose del GST, fecha de emisión, descripción de los bienes o servicios). Si la factura es de $1000 AUD o más, también deberás incluir los detalles del comprador. Si estás haciendo las facturas de forma manual, verifícalas en base a la lista de comprobación de facturas de impuestos de la ATO.

• Numerar tus facturas en orden secuencial y mantener todos los registros: Debes guardar los registros de la empresa por cinco años luego de la transacción. Con un sistema de numeración consistente, se facilita la conciliación y se reduce el riesgo de duplicados.

A través del software, se pueden hacer muchas de estas tareas. Stripe Invoicing genera de forma automática facturas que cumplen con la normativa fiscal y calcula el GST basándose en la configuración fiscal de tu cuenta. Stripe también soporta la facturación en múltiples monedas y aplica el tratamiento fiscal correcto en función de la ubicación del cliente, lo que ayuda a las empresas australianas que atienden a clientes tanto locales como internacionales. Asimismo, puedes personalizar la plantilla de factura para cumplir con ciertos requisitos de los campos sin necesidad de reconstruir tu flujo de trabajo en cada oportunidad.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

Obtén más información sobre cómo Stripe puede simplificar el procesamiento de las cuentas por cobrar o empieza hoy mismo.

.