Schätzungsweise 1,2 Milliarden Rechnungen werden jährlich in Australien ausgetauscht. Standardrechnungen und Rechnungen mit Steuerausweis sind die am häufigsten verwendeten Rechnungen. Welche Art Sie ausstellen, wirkt sich auf Ihre Verpflichtungen in Bezug auf die Goods and Services Tax (GST), die Möglichkeit Ihrer Kundinnen und Kunden, Vorsteuergutschriften geltend zu machen, und Ihr Risiko bei einer Prüfung durch das Australian Taxation Office (ATO) aus. Die Verwendung der falschen Rechnungsart kann zu verspäteten Zahlungen, abgelehnten Vorsteuergutschriften und Fehlern in Ihrem Business Activity Statement (BAS) führen.

Im Folgenden behandeln wir die wichtigsten in Australien verwendeten Rechnungsarten, wie sie mit Ihren Steuerpflichten zusammenhängen und was passiert, wenn Unternehmen die Unterschiede nicht beachten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Australien hat zwei Hauptrechnungsarten – Standard und mit Steuerausweis – und jede erfüllt ihren Zweck im Zahlungs- und Compliance-Lifecycle.

• Die Verwendung der falschen Rechnungsart kann den Anspruch einer Kundin/eines Kunden auf eine GST-Gutschrift ungültig machen oder zu einer Diskrepanz zwischen Ihren BAS-Zahlen und Ihren Verbindlichkeiten führen.

• Ihr GST-Registrierungsstatus bestimmt, welche Rechnungsart bei einer bestimmten Transaktion Anwendung findet.

Was sind die gängigsten Rechnungsarten in Australien?

Australische Unternehmen arbeiten in erster Linie mit zwei Rechnungsarten. Eine Standardrechnung ist eine Zahlungsaufforderung für Waren oder Dienstleistungen, bei der keine GST anfällt, da der/die Anbieter/in nicht für die GST registriert ist. Eine Rechnung mit Steuerausweis wird von GST-registrierten Unternehmen ausgestellt und berechtigt GST-registrierte Käufer/innen, eine Vorsteuergutschrift geltend zu machen.

Möglicherweise begegnet Ihnen auch eine Proformarechnung, ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber weder eine Zahlungsaufforderung noch eine Rechnung mit Steuerausweis ist. Unternehmen nutzen sie, um einen Preis vor Abschluss eines Verkaufs zu bestätigen oder um die Zollabfertigung zu erleichtern, wenn Waren versendet werden, bevor die endgültige Zahlung eingegangen ist. Da es sich nicht um eine Rechnung mit Steuerausweis handelt, können Käufer/innen sie nicht verwenden, um Vorsteuergutschriften geltend zu machen.

Eine Anpassungsmitteilung ist erforderlich, um den Betrag der zuvor in Rechnung gestellten GST zu reduzieren, und wird verwendet, wenn Waren zurückgegeben werden, eine zu hohe Berechnung korrigiert werden muss oder ein Rabatt nach Versand der ursprünglichen Rechnung gewährt wird.

In Australien wird der rechtliche und steuerliche Rahmen für Rechnungen in erster Linie durch das A New Tax System (Goods and Services Tax) Act 1999 und die damit verbundenen Entscheidungen des ATO geprägt.

Wann sollten australische Unternehmen die jeweilige Rechnungsart verwenden?

Die richtige Rechnungsart hängt von der Art der Transaktion, Ihrem GST-Registrierungsstatus und dem Standort Ihrer Kundin/Ihres Kunden ab.

Hier ist aufgeführt, wann jede Art anwendbar ist:

• Standardrechnung: Verwenden Sie diese, wenn Sie nicht für die GST registriert sind oder die Lieferung vorsteuerbelastet ist (z. B. Wohnungsmiete oder Finanzleistungen). Unternehmen, die nicht für die GST registriert sind, sind in der Regel nicht verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Sie müssen Kundinnen und Kunden jedoch einen Zahlungsbeleg ausstellen, wenn der Verkauf 75 Australische Dollar (AUD) übersteigt oder wenn diese einen anfordern.

• Rechnung mit Steuerausweis: Verwenden Sie diese, wenn Ihr Unternehmen für die GST registriert ist und Sie steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen liefern. Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung auszustellen, wenn eine Kundin/ein Kunde dies anfordert oder wenn der Kaufwert über 82,50 AUD (inklusive GST) liegt.

• Proformarechnung: Verwenden Sie diese, wenn Sie einen Preis vor dem Versand oder der Finalisierung bestätigen. Dies ist häufig im verarbeitenden Gewerbe, im Großhandel und in allen Kontexten der Fall, in denen Waren vor Zahlungseingang versendet werden. Denken Sie daran, dass dies keine Rechnung im herkömmlichen Sinne ist und keine Zahlungsaufforderung enthält.

Wie wirken sich die verschiedenen Rechnungsarten auf Ihre Buchhaltungs- und Steuerpflichten aus?

Die von Ihnen ausgestellte Rechnungsart dient als Nachweis dafür, wie eine Transaktion in Ihren Büchern und auf Ihrem BAS behandelt wird. Weder Standard- noch Proformarechnungen begründen eine GST-Verpflichtung. Wenn Sie jedoch eine Rechnung mit Steuerausweis ausstellen, melden Sie eine GST-Verbindlichkeit, und wenn Sie eine Rechnung mit Steuerausweis erhalten, begründen Sie einen Anspruch auf Vorsteuergutschrift. Das ATO verlangt, dass Gutschriften durch gültige Rechnungen mit Steuerausweis belegt werden. Wenn Sie Ansprüche auf Ihrem BAS geltend machen und die zugrunde liegenden Dokumente nicht vorlegen können, könnten Sie ein Problem haben.

Welche Risiken birgt die Verwendung der falschen Rechnungsart in Australien?

Die Verwendung der falschen Rechnungsart birgt Compliance-Risiken, die erst nach einiger Zeit zutage treten können.

Wenn Sie eine Standardrechnung ausstellen, obwohl eine Rechnung mit Steuerausweis erforderlich ist, und Ihre Kundin/Ihr Kunde versucht, Vorsteuergutschriften geltend zu machen, entspricht das Dokument nicht den Anforderungen des ATO und der Anspruch wird nicht unterstützt. Das kann zu verspäteten Zahlungen und Streitigkeiten führen, insbesondere in B2B-Beziehungen, in denen das Finanzteam des Käufers/der Käuferin die GST abgleicht.

Wenn Sie eine Rechnung mit Steuerausweis ausstellen, obwohl Sie nicht GST-registriert sind, kassieren Sie Geld, auf das Sie keinen Anspruch haben und das Sie nicht korrekt abführen können. Das ist ein GST-Compliance-Problem mit Auswirkungen, die über die reine Buchhaltung hinausgehen.

Wie können Unternehmen ihren Rechnungsprozess am besten verwalten?

Eine einheitliche Rechnungspraxis beruht auf einigen Entscheidungen, die frühzeitig getroffen und über die Zeit beibehalten werden.

Das müssen Sie richtig machen:

• Kennen Sie Ihren GST-Status und überprüfen Sie ihn regelmäßig: Ihre Rechnungsverpflichtungen ändern sich in dem Moment, in dem Ihr Umsatz 75.000 AUD erreicht, den Schwellenwert, ab dem Sie sich für die GST registrieren müssen. Viele Unternehmen, die zunächst Standardrechnungen ausgestellt haben, aktualisieren ihre Vorlagen oder Prozesse nicht, wenn sie den Schwellenwert erreichen. Legen Sie einen Zeitpunkt fest, um Ihren Status zu überprüfen.

• Verwenden Sie Rechnungsvorlagen, die standardmäßig den Anforderungen des ATO entsprechen: Jede von Ihnen verwendete Vorlage für eine Rechnung mit Steuerausweis sollte bereits die erforderlichen Felder enthalten (d. h. die Identität des Verkäufers/der Verkäuferin und die Australian Business Number, die Bezeichnung als Rechnung mit Steuerausweis, die Aufschlüsselung der GST, das Ausstellungsdatum, die Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen). Wenn die Rechnung 1.000 AUD oder mehr beträgt, müssen Sie auch die Daten des Käufers/der Käuferin angeben. Wenn Sie Rechnungen manuell erstellen, überprüfen Sie sie anhand der Checkliste des ATO für Rechnungen mit Steuerausweis.

• Nummerieren Sie Ihre Rechnungen fortlaufend und führen Sie vollständige Aufzeichnungen: Sie sind verpflichtet, Geschäftsunterlagen fünf Jahre nach der Transaktion aufzubewahren. Ein einheitliches Nummerierungssystem erleichtert den Abgleich und verringert das Risiko von Duplikaten.

Software kann viele dieser Aufgaben übernehmen. Stripe Invoicing generiert automatisch steuerkonforme Rechnungen und berechnet die GST basierend auf den von Ihnen konfigurierten Steuereinstellungen. Stripe unterstützt auch die Rechnungsstellung in mehreren Währungen und wendet je nach Standort der Kundin/des Kunden die richtige steuerliche Behandlung an. Dies hilft australischen Unternehmen, die sowohl inländische als auch internationale Kundinnen und Kunden bedienen. Sie können auch Rechnungsvorlagen anpassen, um bestimmte Feldanforderungen zu erfüllen, ohne Ihren Workflow jedes Mal neu erstellen zu müssen.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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