Estima-se que 1,2 bilhão de faturas sejam trocadas anualmente na Austrália. As faturas padrão e faturas fiscais são as mais usadas, e o tipo que você emite afeta suas obrigações de imposto sobre produtos e serviços (GST), a capacidade do cliente de solicitar créditos de imposto de entrada e a exposição caso o Australian Taxation Office (ATO) realize uma auditoria. O uso do tipo errado de fatura pode resultar em atrasos nos pagamentos, solicitações de crédito rejeitadas e erros no seu demonstrativo de atividade da empresa (BAS).

Abaixo, abordaremos os principais tipos de fatura usados na Austrália, como interagem com suas obrigações fiscais e o que acontece quando as empresas confundem as distinções.

Destaques

• A Austrália tem dois tipos principais de fatura (padrão e fiscal) e cada um tem sua finalidade no ciclo de vida de pagamento e conformidade.

• Usar o tipo errado de fatura pode invalidar a solicitação de crédito de GST de um cliente ou deixar uma discrepância entre os valores do seu BAS e as responsabilidades.

• Seu status de cadastro no GST determina qual tipo de fatura se aplica a qualquer transação.

Quais são os tipos comuns de fatura usados na Austrália?

As empresas australianas trabalham principalmente com dois tipos de fatura. Uma fatura padrão é uma solicitação de pagamento de produtos ou serviços em que o GST não se aplica porque o fornecedor não tem cadastro no GST. Uma fatura fiscal é emitida por empresas com cadastro no GST e dá aos compradores com cadastro no GST o direito de solicitar um crédito de imposto de entrada.

Você também pode encontrar uma fatura proforma, um documento preliminar semelhante a uma fatura, mas que não é uma cobrança de pagamento nem uma fatura fiscal. As empresas a utilizam para confirmar um preço antes da finalização de uma venda ou para facilitar o desembaraço aduaneiro quando as mercadorias são enviadas antes da compensação do pagamento final. Por não ser uma fatura fiscal, os compradores não podem usá-la para solicitar créditos de imposto de entrada.

Uma nota de ajuste é necessária para reduzir o valor do GST cobrado anteriormente e é usada quando mercadorias são devolvidas, uma cobrança indevida precisa ser corrigida ou um desconto é aplicado após o envio da fatura original.

Na Austrália, a estrutura legal e tributária relacionada a faturas é moldada principalmente pela Lei do Novo Sistema Tributário (Imposto sobre Produtos e Serviços) de 1999 e pelas decisões associadas do ATO.

Quando as empresas australianas devem usar cada tipo de fatura?

O tipo de fatura correto depende da natureza da transação, do status do seu cadastro no GST e da localização do seu cliente.

Veja quando cada tipo é aplicável:

• Fatura padrão: Use-a quando você não tiver cadastro no GST ou o fornecimento for tributado na entrada (por exemplo, aluguel residencial ou suprimentos financeiros). As empresas que não têm cadastro no GST normalmente não são obrigadas a emitir faturas, mas você deve fornecer um recibo aos clientes se a venda ultrapassar AU$ 75 (dólares australianos) ou se eles solicitarem um.

• Fatura fiscal: Use-a quando a sua empresa tiver cadastro no GST e você estiver fornecendo produtos ou serviços tributáveis. Você é legalmente obrigado a emitir essa fatura quando um cliente solicita ou quando a compra ultrapassa AU$ 82,50 (incluindo o GST).

• Fatura proforma: Use-a para confirmar um preço antes do envio ou da finalização. Isso é comum na fabricação, no atacado e em qualquer contexto em que as mercadorias são enviadas antes da compensação do pagamento. Lembre-se de que não se trata de uma fatura no sentido tradicional e não inclui uma cobrança de pagamento.

Como os diferentes tipos de fatura afetam suas obrigações contábeis e fiscais?

O tipo de fatura que você emite serve como comprovante de como uma transação é tratada nos seus livros contábeis e no seu BAS. Nem faturas padrão nem proforma criam uma obrigação de GST. Mas, ao emitir uma fatura fiscal, você está relatando uma responsabilidade de GST e, ao receber uma fatura fiscal, está criando um direito de crédito de imposto de entrada. O ATO exige que os créditos sejam comprovados por faturas fiscais válidas. Se você estiver solicitando no seu BAS e não conseguir apresentar os documentos correspondentes, poderá ter problemas.

Quais são os riscos de usar o tipo errado de fatura na Austrália?

O uso do tipo errado de fatura cria exposição de conformidade que pode levar tempo para aparecer.

Se você emitir uma fatura padrão quando uma fatura fiscal for exigida e seu cliente tentar solicitar créditos de imposto de entrada, o documento não atenderá aos requisitos do ATO e a solicitação não será aceita. Isso pode criar atrasos nos pagamentos e contestações, principalmente em relacionamentos B2B nos quais a equipe financeira do comprador está reconciliando o GST.

Se você emitir uma fatura fiscal quando não tiver cadastro no GST, estará coletando um dinheiro ao qual não tem direito e não poderá repassar corretamente. Esse é um problema de conformidade de GST, com implicações que vão além da contabilidade.

Como as empresas podem gerenciar melhor seu processo de faturamento?

A prática consistente de faturamento depende de algumas decisões tomadas no início e mantidas ao longo do tempo.

Veja o que você precisa acertar:

• Conheça seu status de GST e revise-o: Suas obrigações de faturamento mudam assim que o seu faturamento atinge AU$ 75.000, o limite em que você deve se cadastrar no GST. Muitas empresas que começaram a emitir faturas padrão não atualizam seus modelos ou processos quando atingem o limite. Defina um horário para revisar seu status.

• Use modelos de fatura que atendam aos requisitos do ATO por padrão: Todo modelo de fatura fiscal que você usa deve ter os campos obrigatórios já integrados (por exemplo, a identidade do vendedor e o Australian Business Number, o rótulo de fatura fiscal, o detalhamento do GST, a data de emissão, a descrição de produtos ou serviços). Se a fatura for de AU$ 1.000 ou mais, você também precisará incluir os dados do comprador. Se estiver criando faturas manualmente, verifique-as na lista de verificação de faturas fiscais do ATO.

• Numere suas faturas sequencialmente e mantenha registros completos: Você deve manter os registros da empresa por cinco anos após a transação. Um sistema de numeração consistente facilita a reconciliação e reduz o risco de duplicatas.

Um software pode lidar com muitas dessas tarefas. O Stripe Invoicing gera faturas em conformidade com as obrigações fiscais automaticamente e calcula o GST com base nas configurações fiscais que você definir. A Stripe também é compatível com o faturamento em várias moedas e aplica o tratamento fiscal correto com base na localização do cliente, o que ajuda as empresas australianas a atenderem clientes nacionais e internacionais. Você também pode personalizar os modelos de fatura para atender a requisitos de campos específicos sem precisar recriar seu fluxo de trabalho a cada vez.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR), da criação da fatura à cobrança do pagamento. Seja gerenciando cobrança única ou recorrente, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e simplificar operações:

• Automatize contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe rastreia automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando sua empresa a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece já hoje.

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