Il est estimé que 1,2 milliard de factures sont échangées chaque année en Australie. Les factures standard et les factures fiscales sont les plus couramment utilisées. Le type de facture que vous émettez a une incidence sur vos obligations en matière de taxe sur les produits et services (TPS), sur la capacité des clients à demander des crédits d’impôt sur les intrants et sur votre exposition en cas d’audit de l’administration fiscale australienne (ATO). Utiliser le mauvais type de facture peut entraîner des retards de paiement, le rejet de demandes de crédit et des erreurs dans votre Déclaration d’activité des entreprises (BAS).

Dans cet article, nous vous présentons les principaux types de factures utilisés en Australie, leur lien avec vos obligations fiscales et les conséquences possibles lorsque les entreprises ne font pas correctement la distinction entre ces types de factures.

Faits saillants

• En Australie, il existe deux principaux types de factures : les factures standard et les factures fiscales, chacune ayant son utilité dans le cycle de vie du paiement et de la conformité.

• L’utilisation du mauvais type de facture peut invalider la demande de crédit de TPS des clients ou créer un écart entre les chiffres indiqués dans votre BAS et vos obligations.

• Votre état d’immatriculation à la TPS détermine le type de facture applicable à chaque transaction.

Quels sont les types de factures les plus utilisés en Australie ?

Essentiellement, les entreprises australiennes utilisent deux types de factures. Il s’agit d’abord de la facture standard qui est une demande de paiement pour des biens ou des services auxquels la TPS ne s’applique pas, étant donné que l’entreprise qui fournit ces biens ou services n’est pas immatriculée à la TPS. Ensuite, nous avons la facture fiscale qui est émise par les entreprises immatriculées à la TPS et qui permet aux clients immatriculés à la TPS de demander un crédit d’impôt sur les intrants.

Vous pouvez aussi émettre ou recevoir une facture proforma, un document préliminaire qui ressemble à une facture, mais qui ne constitue ni une demande de paiement ni une facture fiscale. Les entreprises l’utilisent pour confirmer un prix avant la finalisation d’une vente ou pour faciliter le dédouanement lorsque les biens sont expédiés avant la validation du paiement final. Comme il ne s’agit pas d’une facture fiscale, les clients ne peuvent pas l’utiliser pour demander des crédits d’impôt sur les intrants.

Par ailleurs, une note de réajustement est requise pour réduire le montant de TPS précédemment facturé. Elle est utilisée lorsque des biens sont retournés, qu’une surfacturation doit être corrigée ou qu’une remise est appliquée après l’envoi de la facture initiale.

En Australie, le cadre juridique et fiscal applicable aux factures est principalement régi par la Loi australienne de 1999 relative à la TPS (Taxe sur les produits et services) et les décisions associées de l’ATO.

Dans quels cas les entreprises australiennes doivent-elles utiliser chaque type de facture ?

Le type de facture à utiliser dépend de la nature de la transaction, de votre état d’immatriculation à la TPS et de l’emplacement de votre personne cliente.

Voici quand utiliser chaque type de facture :

• Facture standard : utilisez ce type de facture lorsque votre entreprise n’est pas immatriculée à la TPS ou lorsque la prestation est taxée en amont, par exemple pour un loyer résidentiel ou des prestations financières. Les entreprises non immatriculées à la TPS ne sont généralement pas tenues d’émettre des factures, mais elles doivent fournir un reçu à la personne cliente si la vente dépasse 75 dollars australiens (AUD) ou s’il en fait la demande.

• Facture fiscale : utilisez ce type de facture lorsque votre entreprise est immatriculée à la GST et fournit des biens ou services taxables. Votre entreprise est juridiquement tenue d’émettre cette facture lorsqu’une personne cliente en fait la demande ou lorsque l’achat dépasse $82,50 AUD (TPS incluse).

• Facture proforma : utilisez ce type de facture pour confirmer un prix avant l’expédition ou la finalisation de la vente. Ce type est courant dans l’industrie manufacturière, le commerce de gros et tout contexte où les biens sont expédiés avant la validation du paiement. Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit pas d’une facture au sens traditionnel du terme et qu’elle ne constitue pas donc une demande de paiement.

Quel est l’impact des différents types de factures sur vos obligations comptables et fiscales ?

Le type de facture que vous émettez sert de justificatif du traitement d’une transaction dans votre comptabilité et dans votre BAS. Ni les factures standard ni les factures pro forma ne créent d’obligation en matière de TPS. En revanche, lorsque vous émettez une facture fiscale, vous déclarez une dette de TPS, et lorsque vous recevez une facture fiscale, vous créez un droit à un crédit d’impôt sur les intrants. L’ATO exige que les crédits soient justifiés par des factures fiscales valides. Si vous demandez un crédit dans votre BAS sans pouvoir produire les documents sous-jacents, ceci peut poser problème.

Quels sont les risques liés à l’utilisation du mauvais type de facture en Australie ?

L’utilisation du mauvais type de facture expose l’entreprise à des risques de non-conformité qui peuvent ne se manifester qu’avec le temps.

Si vous émettez une facture standard alors qu’une facture fiscale est requise, et que votre personne cliente tente de demander des crédits d’impôt sur les intrants, le document ne répondra pas aux exigences de l’ATO et la demande ne sera pas justifiée. Ceci peut entraîner des retards de paiement et des litiges, en particulier dans les relations B2B où l’équipe financière de l’entreprise acheteuse effectue le rapprochement de la TPS.

Si vous émettez une facture fiscale alors que votre entreprise n’est pas immatriculée à la TPS, vous percevez alors des sommes auxquelles vous n’avez pas droit et que vous ne pouvez pas reverser correctement. Il s’agit d’un problème de conformité à la TPS dont les implications dépassent le simple cadre comptable.

Comment les entreprises peuvent-elles optimiser leur processus de facturation ?

Une gestion cohérente de la facturation repose sur quelques décisions prises dès le départ, puis appliquées de manière constante au fil du temps.

Voici les points à traiter correctement :

• Connaître votre état de TPS et le réévaluer régulièrement : vos obligations en matière de facturation changent dès que votre chiffre d’affaires $75 000 AUD, seuil à partir duquel vous devez effectuer votre immatriculation à la TPS. De nombreuses entreprises qui ont commencé par émettre des factures standard ne mettent pas à jour leurs modèles ou leurs processus lorsqu’elles atteignent ce seuil. Prévoyez un moment pour réévaluer votre statut.

• Utiliser des modèles de factures conformes par défaut aux exigences de l’ATO : chaque modèle de facture fiscale que vous utilisez doit déjà intégrer les champs obligatoires (c’est-à-dire l’identité du commerçant et son Numéro d’identification d’entreprise australien, la mention « Facture fiscale », le détail de la TPS, la date d’émission et la description des biens ou services. Si la facture est d’un montant de 1 000 AUD ou plus, vous devez également inclure les informations de la personne cliente. Si vous créez vos factures manuellement, vérifiez-les à l’aide de la liste de contrôle de l’ATO relative aux factures fiscales.

• Utiliser une numérotation séquentielle pour vos factures et conserver des dossiers complets : vous devez conserver vos documents professionnels pendant cinq ans après la transaction. Aussi, un système de numérotation cohérent facilite le rapprochement et réduit le risque de doublons.

Les logiciels peuvent prendre en charge bon nombre de ces tâches. Stripe Invoicing génère automatiquement des factures conformes aux exigences fiscales et calcule la TPS en fonction des paramètres fiscaux que vous configurez. Stripe prend également en charge la facturation multidevise et applique le traitement fiscal approprié selon l’emplacement de la personne cliente, ce qui aide les entreprises australiennes qui servent une clientèle nationale et internationale. Vous pouvez aussi personnaliser les modèles de factures pour répondre à des exigences de champs spécifiques, sans devoir à concevoir une nouvelle structure de travail à chaque fois.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des créances clients, de la création des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans code. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, pour une meilleure maîtrise de votre trésorerie.

• Accélérer l’encaissement : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et recevez vos paiements plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l’IA qui facilitent la récupération des revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Alléger la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement de facture hébergée par Stripe.

• Intégrer Stripe Invoicing à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin d’assurer la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

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