Uppskattningsvis 1,2 miljarder fakturor utbyts årligen i Australien. Standardfakturor och skattefakturor är de vanligast använda fakturorna, och vilken typ du utfärdar påverkar dina skyldigheter för skatt på varor och tjänster (GST), kundens möjlighet att göra anspråk på ingående skattekrediter och din exponering om Australian Taxation Office (ATO) genomför en revision. Att använda fel typ av faktura kan innebära försenade betalningar, avvisade kreditanspråk och fel i din business activity statement (BAS).

Nedan går vi igenom de vanligaste fakturatyperna som används i Australien, hur de samverkar med dina skatteskyldigheter och vad som händer när företag blandar ihop begreppen.

Viktiga punkter

• Australien har två huvudsakliga fakturatyper – standard och skatt – och var och en fyller sitt syfte i livscykeln för betalning och efterlevnad.

• Om du använder fel fakturatyp kan det ogiltigförklara en kunds anspråk på GST-kredit eller leda till en avvikelse mellan dina BAS-siffror och skulder.

• Din status för GST-registrering avgör vilken fakturatyp som gäller för en viss transaktion.

Vilka är de vanliga typerna av fakturor som används i Australien?

Australiska företag arbetar i huvudsak med två fakturatyper. En standardfaktura är en betalningsbegäran för varor eller tjänster där GST inte är tillämpligt eftersom leverantören inte är registrerad för GST. En skattefaktura utfärdas av GST-registrerade företag och ger GST-registrerade köpare rätt att göra anspråk på en ingående skattekredit.

Du kan också stöta på en proformafaktura, ett preliminärt dokument som ser ut som en faktura men som varken är ett krav på betalning eller en skattefaktura. Företag använder dem för att bekräfta ett pris innan en försäljning slutförs eller för att underlätta tullklarering när varor skickas innan den slutgiltiga betalningen har gått igenom. Eftersom det inte är en skattefaktura kan köpare inte använda den för att göra anspråk på ingående skattekrediter.

En justeringsnota krävs för att minska beloppet för GST som tidigare debiterats och används när varor returneras, en överdebitering behöver korrigeras eller en rabatt tillämpas efter att den ursprungliga fakturan skickades.

I Australien formas den juridiska och skattemässiga ramen kring fakturor i första hand av A New Tax System (Goods and Services Tax) Act 1999 och ATO:s tillhörande beslut.

När bör australiska företag använda respektive fakturatyp?

Rätt fakturatyp beror på transaktionens natur, din status för GST-registrering och var din kund befinner sig.

Här är när varje typ är tillämplig:

• Standardfaktura: Använd den här när du inte är registrerad för GST eller om leveransen är ingående beskattad (t.ex. bostadshyra eller finansiella leveranser). Företag som inte är registrerade för GST är vanligtvis inte skyldiga att utfärda fakturor, men du måste ge kunderna ett kvitto om försäljningen överstiger 75 AUD (australiska dollar) eller om de begär ett.

• Skattefaktura: Använd den här när ditt företag är registrerat för GST och du levererar skattepliktiga varor eller tjänster. Du är juridiskt skyldig att utfärda denna faktura när en kund begär det eller när köpet överstiger 82,50 AUD (inklusive GST).

• Proformafaktura: Använd denna om du bekräftar ett pris innan avsändning eller slutförande. Detta är vanligt inom tillverkning, grossisthandel och i alla sammanhang där varor skickas innan betalningen har gått igenom. Tänk på att detta inte är en faktura i traditionell mening och att den inte innehåller något krav på betalning.

Hur påverkar de olika fakturatyperna din bokföring och dina skatteskyldigheter?

Den fakturatyp du utfärdar fungerar som ett bevis för hur en transaktion behandlas i din bokföring och på din BAS. Varken standard- eller proformafakturor skapar en GST-skyldighet. Men när du utfärdar en skattefaktura rapporterar du en GST-skuld, och när du tar emot en skattefaktura skapar du en rättighet till ingående skattekredit. ATO kräver att krediter styrks av giltiga skattefakturor. Om du gör anspråk på din BAS och inte kan visa upp de underliggande dokumenten kan du få problem.

Vilka är riskerna med att använda fel fakturatyp i Australien?

Att använda fel fakturatyp skapar en exponering för efterlevnad som det kan ta tid att upptäcka.

Om du utfärdar en standardfaktura när en skattefaktura krävs och din kund försöker göra anspråk på ingående skattekrediter kommer dokumentet inte att uppfylla ATO:s krav och deras anspråk kommer inte att stödjas. Det kan skapa försenade betalningar och tvister, i synnerhet i B2B-relationer där köparens ekonomiteam stämmer av GST.

Om du utfärdar en skattefaktura när du inte är GST-registrerad samlar du in pengar du inte har rätt till och kan inte betala in skatt på rätt sätt. Det är ett problem med GST-efterlevnad, med konsekvenser som sträcker sig längre än enbart bokföring.

Hur kan företag bäst hantera sin faktureringsprocess?

En konsekvent faktureringspraxis bygger på några få beslut som fattas tidigt och upprätthålls över tid.

Här är vad du behöver få rätt:

• Känn till din GST-status och utvärdera den: Dina faktureringsskyldigheter ändras så fort din omsättning når 75 000 AUD, vilket är tröskelvärdet för när du måste registrera dig för GST. Många företag som började utfärda standardfakturor uppdaterar inte sina mallar eller processer när de når denna gräns. Bestäm en tidpunkt för att granska din status.

• Använd fakturamallar som uppfyller ATO:s krav som standard: Varje mall för skattefaktura du använder bör ha de obligatoriska fälten inbyggda (t.ex. säljarens identitet och Australian Business Number, etikett för skattefaktura, GST-uppdelning, utfärdandedatum, beskrivning av varor eller tjänster). Om fakturan är på 1 000 AUD eller mer måste du även inkludera köparens uppgifter. Om du skapar fakturor manuellt bör du kontrollera dem mot ATO:s checklista för skattefakturor.

• Numrera dina fakturor i följd och för fullständiga register: Du måste behålla företagets bokföring i fem år efter transaktionen. Ett konsekvent numreringssystem gör avstämningen enklare och minskar risken för dubbletter.

Programvara kan hantera många av dessa uppgifter. Stripe Invoicing genererar skattekompatibla fakturor automatiskt och beräknar GST baserat på de skatteinställningar du konfigurerar. Stripe har även stöd för fakturering i flera valutor och tillämpar rätt skattebehandling baserat på kundens plats, vilket hjälper australiska företag som betjänar både inhemska och internationella kunder. Du kan också anpassa fakturamallar för att uppfylla specifika fältkrav utan att behöva bygga om ditt arbetsflöde varje gång.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.

.