Se estima que en Australia se intercambian anualmente unos 1200 millones de facturas. Las facturas estándar y las facturas de impuestos son las más usadas, y el tipo que emitas afecta a tus obligaciones del Impuesto sobre bienes y servicios (GST), a la capacidad del cliente de presentar una reclamación de créditos fiscales, y a la exposición a una auditoría por parte de la Oficina de Impuestos de Australia (ATO). Si usas el tipo de factura equivocado, se pueden producir retrasos en los pagos, el rechazo de reclamaciones de crédito y errores en la declaración de actividad comercial (BAS).

A continuación, abordaremos los principales tipos de facturas que se utilizan en Australia, cómo interactúan con tus obligaciones fiscales y qué sucede cuando las empresas se equivocan con respecto a las diferencias.

Destacados

• Australia tiene dos tipos principales de facturas: las estándar y las de impuestos, y cada una tiene su propio propósito en el ciclo de vida de los pagos y del cumplimiento de la normativa.

• Si usas el tipo de factura incorrecto, podrías invalidar la reclamación de crédito del GST de un cliente o provocar una discrepancia entre las cifras de tu BAS y los pasivos.

• Tu estado de registro del GST determina qué tipo de factura se aplica en cualquier transacción dada.

¿Cuáles son los tipos de facturas comunes que se usan en Australia?

Las empresas australianas operan principalmente con dos tipos de facturas. Una factura estándar es una petición de pago de productos o servicios en la que no se aplica el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) porque el proveedor no está registrado en el GST. Las empresas registradas en el GST emiten una factura de impuestos, lo que otorga a los compradores registrados en el GST el derecho a una reclamación de un crédito fiscal.

También puedes encontrarte con una factura proforma, un documento preliminar que parece una factura, pero no es una demanda de pago ni una factura de impuestos. Las empresas las utilizan para confirmar un precio antes de finalizar una venta o para facilitar el despacho de aduanas cuando las mercancías se envían antes de que se compense el pago final. Como no se trata de una factura de impuestos, los compradores no pueden usarla para una reclamación de créditos fiscales.

Es necesario disponer de una nota de ajuste para reducir el importe de GST que se ha cobrado previamente, y se utiliza cuando se devuelven mercancías, se tiene que corregir un recargo o se aplica un descuento después de haber enviado la factura original.

En Australia, el marco fiscal y jurídico que rodea a las facturas se rige principalmente por la Ley del Nuevo Sistema Tributario (Impuesto sobre Bienes y Servicios) de 1999 y las resoluciones asociadas de la Oficina de Impuestos de Australia (ATO).

¿Cuándo deberían utilizar las empresas australianas cada tipo de factura?

El tipo de factura adecuado depende de la naturaleza de la transacción, de tu estado de registro del GST y de la ubicación de tu cliente.

A continuación, se indica cuándo se aplica cada tipo:

• Factura estándar: Úsala cuando no estés registrado en el GST o cuando el suministro esté gravado de forma subyacente (p. ej., alquiler residencial o suministros financieros). A las empresas que no están registradas en el GST no se les suele exigir que emitan facturas, pero debes proporcionar a los clientes un recibo si la venta supera los 75 dólares australianos (AUD) o si te lo solicitan.

• Factura de impuestos: Úsala cuando tu empresa esté registrada en el GST y suministres bienes o servicios gravables. Tienes la obligación jurídica de emitir esta factura cuando un cliente te la solicite o cuando la compra sea superior a 82,50 AUD (GST incluido).

• Factura proforma: Úsala si vas a confirmar un precio antes del envío o de la finalización. Es habitual en el sector de la fabricación, en la venta al por mayor y en cualquier contexto en el que las mercancías se envíen antes de que se compense el pago. Ten en cuenta que no se trata de una factura en el sentido tradicional y no incluye una demanda de pago.

¿Cómo afectan los diferentes tipos de facturas a tus obligaciones fiscales y contables?

El tipo de factura que emites sirve como prueba de cómo se trata una transacción en tus libros de contabilidad y en tu BAS. Ni las facturas estándar ni las proforma conllevan una obligación de GST. Pero cuando emites una factura de impuestos, estás informando sobre un pasivo de GST, y cuando recibes una factura de impuestos, estás creando un derecho a crédito fiscal. La ATO exige que los créditos estén justificados por facturas de impuestos válidas. Si realizas una reclamación en tu BAS y no puedes presentar los documentos subyacentes, podrías tener problemas.

¿Cuáles son los riesgos de utilizar el tipo de factura equivocado en Australia?

El uso del tipo de factura incorrecto genera una exposición relacionada con el cumplimiento de la normativa que puede tardar un tiempo en salir a la luz.

Si emites una factura estándar cuando lo que se requiere es una factura de impuestos y tu cliente intenta presentar una reclamación de créditos fiscales, el documento no cumplirá los requisitos de la ATO y no se admitirá su reclamación. Esto puede provocar retrasos en los pagos y disputas, en especial en las relaciones B2B en las que el equipo financiero del comprador esté conciliando el GST.

Si emites una factura de impuestos cuando no estás registrado en el GST, estás cobrando un dinero al que no tienes derecho y que no puedes remitir de forma correcta. Se trata de un problema de cumplimiento de la normativa del GST con implicaciones que van más allá del ámbito puramente contable.

¿Cuál es la mejor forma que tienen las empresas de gestionar su proceso de facturación?

Una práctica de facturación coherente depende de unas pocas decisiones tomadas en una fase temprana y que se mantienen a lo largo del tiempo.

Esto es lo que tienes que hacer bien:

• Conoce tu estado del GST y revísalo: Tus obligaciones de facturación cambian en el momento en que tu volumen de ventas alcanza los 75.000 AUD, el umbral en el que debes registrarte para el GST. Muchas empresas que empezaron a emitir facturas estándar no actualizan sus plantillas ni sus procesos cuando alcanzan dicho umbral. Establece un momento para revisar tu estado.

• Usa plantillas de facturas que cumplan con los requisitos de la ATO de manera predeterminada: Cada plantilla de factura de impuestos que uses debe tener los campos obligatorios ya incorporados (p. ej., la identidad del vendedor y el Australian Business Number, la etiqueta de la factura de impuestos, el desglose del GST, la fecha de emisión y la descripción de los productos o servicios). Si la factura es de 1000 AUD o más, también deberás incluir los datos del comprador. Si creas facturas de manera manual, compáralas con la lista de verificación de facturas de impuestos de la ATO.

• Numera tus facturas de manera secuencial y mantén registros completos: Tienes la obligación de conservar los registros de la empresa durante cinco años tras la transacción. Un sistema de numeración coherente facilita la conciliación y reduce el riesgo de duplicados.

El software puede gestionar muchas de estas tareas. Stripe Invoicing genera facturas que cumplen con la normativa fiscal automáticamente y calcula el GST en función de la configuración de impuestos que definas. Además, Stripe es compatible con la facturación en varias divisas y aplica el tratamiento fiscal correcto en función de la ubicación del cliente, lo que ayuda a las empresas australianas que prestan servicios tanto a clientes nacionales como internacionales. También puedes personalizar plantillas de facturas para cumplir con requisitos de campo concretos sin tener que reconstruir tu flujo de trabajo cada vez.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Ofrecer tarifas flexibles: responde a las necesidades de tus usuarios más rápido con modelos de tarifas flexibles, como las tarifas por uso, por niveles, tarifas planas con cargos por consumo adicional, etc. Además, admite cupones, pruebas gratuitas, prorratas y extensiones de forma nativa.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pagos moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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