Naar schatting worden in Australië jaarlijks 1,2 miljard facturen uitgewisseld. Standaardfacturen en belastingfacturen worden het meest gebruikt. Welk type je uitgeeft, is van invloed op je verplichtingen voor Goods and Services Tax (GST), de mogelijkheid van de klant om input-belastingkredieten te claimen, en je risico als de Australian Taxation Office (ATO) een audit uitvoert. Het gebruik van het verkeerde type factuur kan leiden tot vertraagde betalingen, afgewezen creditclaims en fouten op je Business Activity Statement (BAS).

Hieronder bespreken we de belangrijkste factuurtypen in Australië, de wisselwerking met je belastingverplichtingen, en wat er gebeurt als ondernemingen de verschillen verkeerd begrijpen.

Hoogtepunten

• Australië heeft twee belangrijke factuurtypen (standaard- en belastingfacturen), die elk hun eigen doel dienen in de levenscyclus van betalingen en compliance.

• Het gebruik van het verkeerde factuurtype kan een claim voor een GST-tegoed van een klant ongeldig maken of een discrepantie veroorzaken tussen de cijfers op je BAS en de verplichtingen.

• Je GST-registratiestatus bepaalt welk factuurtype van toepassing is op een bepaalde transactie.

Wat zijn de gangbare typen facturen die in Australië worden gebruikt?

Australische ondernemingen werken voornamelijk met twee typen facturen. Een standaardfactuur is een betaalverzoek voor goederen of diensten waarop geen GST van toepassing is omdat de leverancier niet is geregistreerd voor GST. Een belastingfactuur wordt uitgegeven door ondernemingen met een GST-registratie en geeft kopers met een GST-registratie het recht om een input-belastingkrediet te claimen.

Je kunt ook een pro-formafactuur tegenkomen. Dit is een voorlopig document dat op een factuur lijkt, maar geen eis tot betaling is, noch een belastingfactuur. Ondernemingen gebruiken deze om een prijs te bevestigen voordat een verkoop wordt afgerond of om de inklaring door de douane te vergemakkelijken wanneer goederen worden verzonden voordat de definitieve betaling is verwerkt. Omdat het geen belastingfactuur is, kunnen kopers deze niet gebruiken om input-belastingkredieten te claimen.

Een aanpassing is vereist om het bedrag van de eerder in rekening gebrachte GST te verlagen. Deze wordt gebruikt wanneer goederen worden geretourneerd, een te hoog bedrag moet worden gecorrigeerd, of een korting wordt toegepast nadat de oorspronkelijke factuur is verzonden.

In Australië wordt het wettelijke en fiscale kader rondom facturen voornamelijk bepaald door de A New Tax System (Goods and Services Tax) Act 1999 en de bijbehorende uitspraken van de ATO.

Wanneer moeten Australische ondernemingen elk factuurtype gebruiken?

Het juiste factuurtype is afhankelijk van de aard van de transactie, de status van je GST-registratie en de locatie van de klant.

Wanneer welk type van toepassing is:

• Standaardfactuur: gebruik dit type wanneer je niet bent geregistreerd voor GST of als voor de levering input-belasting is betaald (bijv. voor de huur van een woning of financiële diensten). Ondernemingen die niet zijn geregistreerd voor GST, hoeven meestal geen facturen uit te geven. Je moet klanten echter wel een ontvangstbewijs geven als het verkoopbedrag hoger is dan 75 Australische dollar (AUD) of als de klant hierom vraagt.

• Belastingfactuur: gebruik dit type wanneer de onderneming is geregistreerd voor GST en je belastbare goederen of diensten levert. Je bent wettelijk verplicht om deze factuur uit te geven wanneer een klant erom vraagt of wanneer de aankoop meer is dan $ 82,50 AUD (inclusief GST).

• Pro-formafactuur: gebruik dit type als je een prijs bevestigt vóór de verzending of afronding. Dit is gangbaar in de productie, de groothandel en in elke situatie waarin goederen worden verzonden voordat de betaling is verwerkt. Houd er rekening mee dat dit geen factuur in traditionele zin is en geen eis tot betaling omvat.

Welke invloed hebben de verschillende factuurtypen op je verplichtingen op het gebied van boekhouding en belastingen?

Het factuurtype dat je uitgeeft, dient als bewijs voor de manier waarop een transactie wordt behandeld in je boeken en op je BAS. Zowel standaard- als pro-formafacturen creëren geen GST-verplichting. Maar wanneer je een belastingfactuur uitgeeft, rapporteer je een GST-verplichting, en wanneer je een belastingfactuur ontvangt, creëer je recht op een input-belastingkrediet. De ATO vereist dat deze tegoeden worden onderbouwd met geldige belastingfacturen. Als je een claim indient via je BAS en de onderliggende documenten niet kunt overleggen, heb je mogelijk een probleem.

Wat zijn de risico's van het gebruik van een verkeerd factuurtype in Australië?

Het gebruik van een verkeerd factuurtype brengt compliancerisico's met zich mee, en het kan lang duren voordat deze aan het licht komen.

Als je een standaardfactuur uitgeeft terwijl een belastingfactuur is vereist en je klant probeert input-belastingkredieten te claimen, dan voldoet het document niet aan de vereisten van de ATO, waardoor de claim niet in behandeling kan worden genomen. Dat kan leiden tot vertraagde betalingen en geschillen, vooral in B2B-relaties waarin het financiële team van de koper de GST moet reconciliëren.

Als je een belastingfactuur uitgeeft terwijl je niet bent geregistreerd voor GST, incasseer je geld waar je geen recht op hebt en dat je niet correct kunt afdragen. Dat is een compliancerisico in het kader van de GST, met implicaties die verder reiken dan alleen de boekhouding.

Hoe kunnen ondernemingen hun factureringsprocedure het beste beheren?

Een consistente factureringspraktijk is afhankelijk van een paar beslissingen die vroegtijdig worden genomen en in de loop van de tijd worden gehandhaafd.

Dit is wat je goed moet doen:

• Ken jouw GST-status en blijf deze controleren: Jouw factureringsverplichtingen veranderen zodra jouw omzet $ 75.000 AUD bereikt, de drempelwaarde waarbij je je moet registreren voor GST. Veel ondernemingen die begonnen met het uitgeven van standaardfacturen, werken hun sjablonen of procedures niet bij wanneer ze de drempelwaarde bereiken. Plan een moment in om jouw status te controleren.

• Gebruik factuursjablonen die standaard aan de vereisten van de ATO voldoen: Elk belastingfactuursjabloon dat je gebruikt, moet de vereiste velden al hebben ingebouwd (d.w.z. de identiteit van de verkoper en het Australian Business Number, het belastingfactuurlabel, de GST-specificatie, de uitgiftedatum, de beschrijving van goederen of diensten). Als de factuur voor $ 1000 AUD of meer is, moet je ook de gegevens van de koper opnemen. Als je facturen handmatig opstelt, controleer ze dan aan de hand van de belastingfactuurchecklist van de ATO.

• Nummer jouw facturen opeenvolgend en bewaar de volledige administratie: Je bent verplicht om de bedrijfsadministratie vijf jaar na de transactie te bewaren. Een consistent nummeringssysteem maakt de reconciliatie eenvoudiger en verkleint het risico op duplicaten.

Software kan veel van deze taken verwerken. Stripe Invoicing genereert automatisch facturen die aan de belastingwetgeving voldoen en berekent de GST op basis van de belastinginstellingen die je configureert. Stripe ondersteunt ook facturatie in meerdere valuta's en past de juiste fiscale behandeling toe op basis van de locatie van de klant, wat Australische ondernemingen helpt die zowel binnenlandse als internationale klanten bedienen. Je kunt ook factuursjablonen aanpassen om aan specifieke veldvereisten te voldoen zonder jouw workflow elke keer opnieuw te hoeven opbouwen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.

.