On estime que 1,2 milliard de factures sont échangées chaque année en Australie. Les factures standard et les factures fiscales sont les factures les plus couramment utilisées, et le type que vous émettez a une incidence sur vos obligations en matière de taxe sur les produits et services (TPS), sur la capacité du client à réclamer des crédits de taxe sur les intrants et sur votre exposition si l'Australian Taxation Office (ATO) mène un audit. Utiliser le mauvais type de facture pourrait entraîner des retards de paiement, le rejet des demandes de crédit et des erreurs sur votre déclaration d'activité (BAS).

Ci-dessous, nous aborderons les principaux types de factures utilisés en Australie, la façon dont ils interagissent avec vos obligations fiscales et ce qui se passe lorsque les entreprises se trompent de type.

Points clés

• L'Australie a deux principaux types de factures, la facture standard et la facture fiscale, et chacun a sa propre utilité dans le cycle de vie des paiements et de la conformité.

• Utiliser le mauvais type de facture peut invalider la demande de crédit de TPS d'un client ou créer un écart entre les chiffres de votre BAS et vos passifs.

• Votre statut d'inscription à la TPS détermine le type de facture qui s'applique à une transaction donnée.

Quels sont les types de factures courants utilisés en Australie ?

Les entreprises australiennes travaillent principalement avec deux types de factures. Une facture standard est une demande de paiement pour des biens ou des services à laquelle la TPS ne s'applique pas, car le fournisseur n'est pas inscrit à la TPS. Une facture fiscale est émise par les entreprises inscrites à la TPS et permet aux acheteurs inscrits à la TPS de demander un crédit de taxe sur les intrants.

Vous pourriez également rencontrer une facture pro forma, un document préliminaire qui ressemble à une facture, mais qui n'est ni une demande de paiement ni une facture fiscale. Les entreprises s'en servent pour confirmer un prix avant la conclusion d'une vente ou pour faciliter le dédouanement lorsque les biens sont expédiés avant que le paiement final ne soit autorisé. Comme il ne s'agit pas d'une facture fiscale, les acheteurs ne peuvent pas l'utiliser pour réclamer des crédits de taxe sur les intrants.

Un réajustement est nécessaire pour réduire le montant de TPS qui a été facturé précédemment, et est utilisé lorsque des biens sont retournés, qu'une surfacturation doit être corrigée ou qu'un rabais est appliqué après l'envoi de la facture originale.

En Australie, le cadre juridique et fiscal relatif aux factures est principalement défini par la A New Tax System (Goods and Services Tax) Act 1999 et les décisions associées de l'ATO.

Quand les entreprises australiennes doivent-elles utiliser chaque type de facture ?

Le bon type de facture dépend de la nature de la transaction, de l'état de votre inscription à la TPS et de l'endroit où se trouve votre client.

Voici quand chaque type s'applique :

• Facture standard : Utilisez ce type de facture lorsque vous n'êtes pas inscrit à la TPS ou que la fourniture est détaxée (par exemple, un loyer résidentiel ou des fournitures financières). Les entreprises qui ne sont pas inscrites à la TPS ne sont généralement pas tenues d'émettre des factures, mais vous devez donner un reçu aux clients si la vente dépasse 75 dollars australiens (AUD) ou s'ils en font la requête.

• Facture fiscale : Utilisez ce type de facture lorsque votre entreprise est inscrite à la TPS et que vous fournissez des biens ou des services taxables. Vous êtes légalement tenu d'émettre cette facture lorsqu'un client en fait la requête ou lorsque l'achat dépasse 82,50 $ AUD (TPS incluse).

• Facture pro forma : Utilisez ce type de facture si vous confirmez un prix avant l'expédition ou la finalisation. Cela est courant dans la fabrication, la vente en gros et dans tout contexte où les marchandises sont expédiées avant que le paiement ne soit compensé. Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas d'une facture au sens traditionnel et qu'elle n'inclut pas de demande de paiement.

Comment les différents types de factures affectent-ils vos obligations comptables et fiscales ?

Le type de facture que vous émettez sert de preuve pour la façon dont une transaction est traitée dans vos livres et sur votre BAS. Ni les factures standard ni les factures pro forma ne créent d'obligation de TPS. Mais lorsque vous émettez une facture fiscale, vous déclarez un assujettissement à la TPS, et lorsque vous recevez une facture fiscale, vous créez un droit à un crédit de taxe sur les intrants. L'ATO exige que les crédits soient justifiés par des factures fiscales valides. Si vous faites une réclamation sur votre BAS et que vous ne pouvez pas produire les documents sous-jacents, vous pourriez avoir un problème.

Quels sont les risques liés à l'utilisation du mauvais type de facture en Australie ?

L'utilisation du mauvais type de facture crée une exposition en matière de conformité qui peut prendre du temps à faire surface.

Si vous émettez une facture standard alors qu'une facture fiscale est requise et que votre client tente de réclamer des crédits de taxe sur les intrants, le document ne répondra pas aux exigences de l'ATO et sa réclamation ne sera pas prise en charge. Cela peut créer des retards de paiement et des litiges, en particulier dans les relations interentreprises où l'équipe des finances de l'acheteur procède au rapprochement de la TPS.

Si vous émettez une facture fiscale alors que vous n'êtes pas inscrit à la TPS, vous percevez de l'argent auquel vous n'avez pas droit et vous ne pouvez pas le remettre correctement. Il s'agit d'un problème de conformité à la TPS, avec des répercussions qui vont au-delà de la comptabilité.

Comment les entreprises peuvent-elles gérer au mieux leur processus de facturation ?

Une pratique de facturation cohérente repose sur quelques décisions prises dès le début et maintenues au fil du temps.

Voici ce que vous devez faire correctement :

• Connaissez l'état de votre TPS et revoyez-le : Vos obligations de facturation changent dès que votre chiffre d'affaires atteint 75 000 $ AUD, le seuil auquel vous devez vous inscrire à la TPS. De nombreuses entreprises qui ont commencé à émettre des factures standard ne mettent pas à jour leurs modèles ou leurs processus lorsqu'elles atteignent ce seuil. Prévoyez un moment pour vérifier votre état.

• Utilisez des modèles de facture qui répondent par défaut aux exigences de l'ATO : Chaque modèle de facture fiscale que vous utilisez doit déjà comporter les champs requis (c'est-à-dire l'identité du marchand et le numéro d'entreprise australien, l'étiquette de facture fiscale, la répartition de la TPS, la date d'émission et la description des biens ou services). Si la facture est de 1 000 $ AUD ou plus, vous devrez également inclure les coordonnées du client. Si vous créez des factures manuellement, vérifiez-les à l'aide de la liste de contrôle des factures fiscales de l'ATO.

• Numérotez vos factures de manière séquentielle et conservez des dossiers complets : Vous êtes tenu de conserver les dossiers de votre entreprise pendant cinq ans après la transaction. Un système de numérotation cohérent facilite le rapprochement et réduit le risque de doublons.

Un logiciel peut gérer bon nombre de ces tâches. Stripe Invoicing génère automatiquement des factures conformes à la réglementation fiscale et calcule la TPS en fonction des paramètres de taxe que vous configurez. Stripe prend également en charge la facturation multidevise et applique le bon traitement fiscal en fonction du lieu du client, ce qui aide les entreprises australiennes au service d'une clientèle nationale et internationale. Vous pouvez également personnaliser les modèles de facture pour répondre aux exigences spécifiques des champs sans avoir à recréer votre flux de travail à chaque fois.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations :

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