Si stima che in Australia vengano scambiate annualmente 1,2 miliardi di fatture. Le fatture standard e le fatture fiscali sono quelle più comunemente utilizzate e il tipo emesso incide sugli obblighi in materia di imposta su beni e servizi (GST), sulla capacità del cliente di richiedere crediti d'imposta a monte e sull'esposizione in caso di controllo da parte dell'Australian Taxation Office (ATO). L'utilizzo del tipo di fattura errato potrebbe comportare ritardi nei pagamenti, il rifiuto di richieste di credito ed errori nel rendiconto delle attività aziendali (Business Activity Statement, BAS).

Di seguito, analizzeremo i principali tipi di fattura utilizzati in Australia, la loro interazione con i tuoi obblighi fiscali e le conseguenze di una mancata distinzione da parte delle aziende.

In evidenza

• In Australia esistono due tipi principali di fatture (standard e fiscali) e ciascuno svolge un ruolo specifico nel ciclo di vita dei pagamenti e della compliance.

• L'utilizzo del tipo di fattura errato può invalidare la richiesta di credito GST di un cliente o creare una discrepanza tra le cifre del BAS e le passività.

• Lo stato della registrazione ai fini GST determina il tipo di fattura applicabile a qualsiasi transazione.

Quali sono i tipi di fattura più comuni in Australia?

Le aziende australiane utilizzano principalmente due tipi di fattura. Una fattura standard è una richiesta di pagamento per beni o servizi a cui non si applica la GST in quanto il fornitore non è registrato ai fini GST. Una fattura viene emessa da aziende registrate ai fini GST e consente agli acquirenti registrati ai fini GST di richiedere un credito d'imposta a monte.

Potresti anche incontrare una fattura proforma, un documento preliminare che ha l'aspetto di una fattura ma non costituisce una richiesta di pagamento, né una fattura vera e propria. Le aziende le utilizzano per confermare un prezzo prima della conclusione di una vendita o per agevolare lo sdoganamento quando le merci vengono spedite prima della ricezione del pagamento finale. Poiché non si tratta di una fattura ai fini fiscali, gli acquirenti non possono utilizzarla per richiedere crediti d'imposta a monte.

Una nota di rettifica è necessaria per ridurre l'importo della GST precedentemente addebitata e viene utilizzata quando vengono restituiti dei beni, occorre correggere un addebito eccessivo o viene applicato uno sconto dopo l'invio della fattura originale.

In Australia, il quadro normativo e di carattere giuridico in materia di fatture è definito principalmente dall'A New Tax System (Goods and Services Tax) Act 1999 e dalle relative disposizioni dell'ATO.

Quando le aziende australiane devono utilizzare i vari tipi di fattura?

Il tipo di fattura corretto dipende dalla natura della transazione, dal tuo stato di registrazione ai fini GST e dal Paese in cui si trova il cliente.

Ecco quando si applica ciascun tipo:

• Fattura standard: da utilizzare quando non si è registrati ai fini GST o la fornitura è esente da imposte (ad esempio, affitti residenziali o forniture finanziarie). Le aziende non registrate ai fini GST non sono in genere tenute a emettere fatture, ma devono fornire ai clienti una ricevuta se l'importo della vendita supera i 75 dollari australiani (AUD) o su richiesta del cliente.

• Fattura fiscale: da utilizzare quando l'azienda è registrata ai fini GST e fornisce beni o servizi imponibili. La legge impone l'emissione di questa fattura su richiesta del cliente o quando l'acquisto supera 82,50 AUD (GST inclusa).

• Fattura proforma: da utilizzare per confermare un prezzo prima della spedizione o della finalizzazione. È una pratica comune nel settore manifatturiero, all'ingrosso e in qualsiasi contesto in cui le merci vengono spedite prima della ricezione del pagamento. Ricorda che non si tratta di una fattura nel senso tradizionale del termine e non include una richiesta di pagamento.

In che modo i diversi tipi di fattura influiscono sui tuoi obblighi contabili e fiscali?

Il tipo di fattura emesso funge da prova del modo in cui una transazione viene trattata nei tuoi registri contabili e nel tuo BAS. Né le fatture standard né quelle proforma creano un obbligo ai fini GST. Tuttavia, quando emetti una fattura fiscale, dichiari una passività GST e quando ne ricevi una, crei un diritto a un credito d'imposta a monte. L'ATO richiede che i crediti siano comprovati da fatture fiscali valide. Se presenti una richiesta di credito sul tuo BAS e non sei in grado di produrre i documenti sottostanti, potresti avere un problema.

Quali sono i rischi legati all'utilizzo del tipo di fattura errato in Australia?

L'utilizzo del tipo di fattura errato crea un'esposizione in termini di compliance che può richiedere tempo per emergere.

Se emetti una fattura standard quando è richiesta una fattura fiscale e il tuo cliente cerca di richiedere dei crediti d'imposta a monte, il documento non soddisferà i requisiti dell'ATO e la richiesta non sarà supportata. Ciò può causare ritardi nei pagamenti e contestazioni, soprattutto nelle relazioni B2B in cui il team finanziario dell'acquirente si occupa della riconciliazione della GST.

Se emetti una fattura fiscale quando non sei registrato ai fini GST, riscuoti denaro a cui non hai diritto e per il quale non puoi effettuare la rimessa fiscale in modo corretto. Si tratta di un problema di compliance ai fini GST, con implicazioni che vanno oltre il solo ambito contabile.

Come possono le aziende gestire al meglio il proprio processo di fatturazione?

Una prassi di fatturazione coerente si basa su alcune decisioni prese in anticipo e mantenute nel tempo.

Ecco gli aspetti a cui prestare attenzione:

• Conoscere e rivedere periodicamente il proprio stato GST: gli obblighi di fatturazione cambiano nel momento in cui il fatturato raggiunge 75.000 AUD, ovvero la soglia oltre la quale è obbligatorio registrarsi ai fini GST. Molte aziende che hanno iniziato a emettere fatture standard non aggiornano i propri modelli o processi al raggiungimento della soglia. Programma una verifica del tuo stato.

• Utilizzare per impostazione predefinita modelli di fattura conformi ai requisiti dell'ATO: ogni modello di fattura utilizzato deve includere i campi obbligatori (ovvero identità del venditore e Australian Business Number, dicitura "fattura fiscale", ripartizione della GST, data di emissione, descrizione dei beni o dei servizi). Se l'importo della fattura è pari o superiore a 1.000 AUD, sarà necessario includere anche i dati dell'acquirente. Se crei le fatture manualmente, controlla che siano conformi all'elenco di controllo per le fatture fiscali dell'ATO.

• Numerare le fatture in sequenza e conservare i registri completi: sei tenuto a conservare i registri aziendali per cinque anni dopo la transazione. Un sistema di numerazione coerente semplifica la riconciliazione e riduce il rischio di duplicati.

I software possono gestire molte di queste attività. Stripe Invoicing genera automaticamente fatture conformi ai fini fiscali e calcola la GST in base alle impostazioni fiscali configurate. Inoltre, Stripe supporta la fatturazione in più valute e applica il trattamento fiscale corretto in base alla posizione del cliente; ciò è utile alle aziende australiane che servono clienti sia nazionali sia internazionali. Puoi anche personalizzare i modelli di fattura per soddisfare requisiti specifici relativi ai campi senza dover ricostruire il flusso di lavoro ogni volta.

In che modo Stripe Invoicing può esserti d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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