การบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าช่วยให้องค์กรไม่แสวงผลกําไรดำเนินงานต่อไปได้ แต่การจัดการการชําระเงินเหล่านั้นต้องใช้เวลาและความเอาใจใส่ บัตรหมดอายุ การชําระเงินไม่สําเร็จ และผู้บริจาคจะเลิกบริจาคหากคุณไม่ใส่ใจ กระบวนการหลังบ้านที่ซับซ้อนจะทำให้ทีมของคุณต้องรับภาระมากขึ้น ทําให้ไม่ค่อยมีเวลาไปดูแลผู้บริจาคที่ลงทุนและระดมทุนในโปรแกรมต่างๆ

หากทุกอย่างดำเนินไปได้ด้วยดี การบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าจะช่วยให้ผู้บริจาคทําสิ่งดีๆ ตามพันธกิจของคุณได้สะดวกและต่อเนื่อง ระบบการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าที่ประสบความสําเร็จจะกู้คืนการชําระเงินโดยอัตโนมัติ มอบวิธีจัดการการบริจาคให้กับผู้บริจาค และใช้กลยุทธ์ส่งเสริมการมีส่วนร่วมที่ชาญฉลาดเพื่อให้ผู้คนลงทุนในระยะยาว ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดในการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้า พร้อมทั้งอธิบายวิธีแก้ปัญหา

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าจึงสําคัญต่อองค์กรไม่แสวงผลกําไร
  
• ระบบการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าทํางานอย่างไร
  
• ความท้าทายในการจัดการการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าคืออะไร
  
• องค์กรไม่แสวงผลกําไรจะปรับปรุงกระบวนการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้อย่างไร
  

เหตุใดการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าจึงสําคัญต่อองค์กรไม่แสวงผลกําไร

ในปี 2023 การบริจาคเงินเพื่อการกุศลโดยบุคคลทั่วไปลดลง 2.4% ในสหรัฐอเมริกา การบริจาคตามแบบแผนล่วงหน้าช่วยให้องค์กรไม่แสวงผลกําไรดำเนินงานต่อไปได้โดยการสร้างความมั่นคงทางการเงิน ความสามารถในการคาดการณ์ และโอกาสในการเติบโต เหตุผลที่การบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้านั้นสําคัญมีดังนี้

• รายได้ที่เสถียร: การบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าสร้างกระแสเงินทุนที่สม่ําเสมอ ในขณะที่การบริจาคเงินแบบครั้งเดียวจะไม่อาจคาดการณ์ได้

• ลดค่าใช้จ่ายในการระดมทุน: การหาผู้บริจาครายใหม่มีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้นหากมีคนบริจาคเงินเป็นประจํา องค์กรไม่แสวงผลกําไรก็จะไม่ต้องเสียเวลาและเงินไปกับการหาผู้บริจาครายใหม่ๆ

• ความสัมพันธ์กับผู้บริจาคแน่นแฟ้นมากขึ้น: การบริจาครายเดือนช่วยให้ผู้บริจาคมีส่วนเกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องและรู้สึกผูกพันกับภารกิจขององค์กรมากขึ้น ความภักดีประเภทนี้แปลว่ามีการสนับสนุนในระยะยาวที่มากยิ่งขึ้น

• การวางแผนระยะยาว: เมื่อสามารถคาดการณ์เงินทุนได้ องค์กรไม่แสวงผลกําไรก็จะทำการตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้นเกี่ยวกับโครงการ การว่าจ้างพนักงาน และการเติบโตโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับช่องว่างทางการเงิน

• มูลค่าเงินบริจาคมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป: ผู้ที่ชําระเงินจํานวนน้อยตามแบบแผนล่วงหน้ามักจะบริจาคเงินโดยรวมมากกว่าผู้บริจาคแบบครั้งเดียว

• สะดวกสําหรับผู้บริจาค: ผู้บริจาคหลายรายจะเต็มใจบริจาคเงินจำนวนเล็กน้อยเป็นรายเดือนง่ายกว่าการชําระเงินที่จ่ายเป็นจํานวนมากปีละครั้ง

ระบบการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าทํางานอย่างไร

ระบบการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าทําให้กระบวนการเรียกเก็บและจัดการเงินบริจาคแบบต่อเนื่องเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องขอให้ผู้บริจาคดําเนินการซ้ำ วิธีการทํางานของระบบดังกล่าวมีดังนี้

การลงทะเบียนผู้บริจาค

ผู้บริจาคเลือกเข้าร่วมโปรแกรมการบริจาคตามแบบแผนล่วงหน้าผ่านเว็บไซต์ แคมเปญอีเมล หรือกิจกรรมระดมทุนขององค์กรไม่แสวงผลกําไร โดยเลือกจํานวนเงินบริจาค ความถี่ (เช่น รายเดือน รายปี) และวิธีการชําระเงิน (เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินแบบ ACH)

แพลตฟอร์มบางแห่งอนุญาตให้ผู้บริจาคจัดการการบริจาคได้ผ่านบัญชีส่วนตัว ซึ่งผู้บริจาคจะสามารถอัปเดตรายละเอียดการชําระเงิน เปลี่ยนแปลงจํานวนเงิน หรือยกเลิกการบริจาคได้

การประมวลผลการชําระเงิน

แพลตฟอร์มการบริจาคเงินขององค์กรไม่แสวงผลกําไรจัดเก็บข้อมูลการชําระเงินและจะประมวลผลธุรกรรมตามรอบเวลาที่เลือกไว้โดยอัตโนมัติ องค์กรไม่แสวงผลกําไรหลายแห่งใช้ผู้ประมวลผลการชําระเงินบุคคลที่สามในการประมวลผลการชําระเงินและจัดเก็บข้อมูลการชําระเงิน

ระบบการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าประกอบด้วยฟังก์ชันการจัดการการติดตามหนี้ การลองซ้ำอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินที่ดำเนินการไม่สําเร็จและการแจ้งเตือนแจ้งให้ผู้บริจาคอัปเดตรายละเอียดของตน บางแพลตฟอร์มใช้ฟังก์ชันลองเรียกเก็บเงินซ้ำอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งจะพยายามชําระเงินในเวลาที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มอัตราความสําเร็จ

โดยระบบจะส่งใบเสร็จหรืออีเมลยืนยันหลังจากทําธุรกรรมแต่ละรายการสําเร็จแล้ว

การสื่อสารกับผู้บริจาค

อีเมลขอบคุณอัตโนมัติ การอัปเดตผลลัพธ์ และเนื้อหาพิเศษสำหรับผู้บริจาคจะช่วยรักษาความสัมพันธ์ในระยะยาว องค์กรไม่แสวงผลกําไรบางรายอาจเสนอสิทธิพิเศษให้ผู้บริจาค เช่น จดหมายข่าวสุดพิเศษหรือข้อมูลการทำงานเบื้องหลัง เพื่อส่งเสริมความแน่วแน่ของผู้บริจาค องค์กรบางแห่งทดลองใช้การบริจาคแบบหลายระดับ มอบของขวัญ หรือเสนอตัวเลือกการบริจาคแบบ "ปัดเศษ" (ซึ่งลูกค้าจะปัดเศษการซื้อเป็นเงินดอลลาร์ที่ใกล้เคียงที่สุดเพื่อบริจาคให้กับองค์กรการกุศล)

CRM และการทําบัญชี

การบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าจะซิงค์กับแพลตฟอร์มจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ที่ไม่แสวงผลกําไร (เช่น Salesforce Nonprofit Cloud, Bloomerang, Blackbaud) เพื่อติดตามประวัติผู้บริจาค แบ่งกลุ่มผู้สนับสนุน รวมถึงปรับการติดต่อให้เหมาะสม

การผสานการทํางานซอฟต์แวร์การทําบัญชีช่วยให้มั่นใจว่าการบริจาคจะได้รับการจัดหมวดหมู่และรายงานอย่างถูกต้อง ทําให้การจัดการทางการเงินและการปฏิบัติตามข้อกําหนดเป็นเรื่องง่าย

การวิเคราะห์และการเพิ่มประสิทธิภาพ

องค์กรไม่แสวงผลกําไรติดตามเมตริกชี้วัดต่างๆ เช่น อัตราการเลิกบริจาค (ผู้บริจาคที่หยุดการบริจาค) จํานวนของขวัญรายเดือนเฉลี่ย และมูลค่าของผู้บริจาคตลอดอายุการบริจาคเพื่อปรับกลยุทธ์ของตัวเอง

การทดสอบ A/B จํานวนเงินบริจาค และกลยุทธ์ส่งเสริมการมีส่วนร่วมจะช่วยเพิ่มอัตราการเปลี่ยนเป็นผู้บริจาคและการรักษาผู้บริจาคได้

ความท้าทายในการจัดการการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าคืออะไร

การจัดการการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยากเมื่อคุณต้องจัดการกับการชําระเงินที่ไม่สําเร็จ การเลิกเป็นผู้บริจาค และข้อมูลที่ยุ่งเหยิง ต่อไปนี้คือความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่องค์กรไม่แสวงผลกําไรต้องเผชิญและวิธีเอาชนะความท้าทายเหล่านี้

การจัดการการเลิกบริจาค

บัตรหมดอายุ เปลี่ยนบัตรใหม่ หรือครบวงเงินบัตรแล้ว เปลี่ยนบัญชีธนาคาร ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม การเลิกบริจาคโดยไม่ตั้งใจจะนําไปสู่การสูญเสียผู้บริจาคตามแบบแผนล่วงหน้า

ระบบการชําระเงินอัจฉริยะจะเข้ามาช่วยโดยการลองเรียกเก็บเงินจากธุรกรรมที่ดําเนินการไม่สําเร็จอีกครั้งในเวลาที่เหมาะสม การส่งการแจ้งเตือนก่อนวันหมดอายุของบัตรก็อาจสร้างความแตกต่างได้เช่นกัน แพลตฟอร์มบางแห่งอนุญาตจะแจ้งให้ผู้บริจาคอัปเดตข้อมูลการชําระเงินผ่านข้อความเพื่อให้พวกเขาบริจาคต่อไปได้

ไม่เชื่อมต่อกับผู้บริจาค

ผู้คนลงทะเบียนด้วยความตั้งใจที่ดี แต่หากพวกเขาไม่ได้รู้สึกเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรอีกต่อไป ก็อาจลืมว่าได้ลงทะเบียนไว้ หรือตัดสินใจยกเลิกการบริจาค

ซึ่งการอัปเดตข้อมูลผลกระทบที่เกิดขึ้นจริงเป็นประจำสามารถสร้างความแตกต่างได้ อีเมลที่ให้ข้อมูลเรื่องราวความสําเร็จอย่างคร่าวๆ หรือวิดีโอเบื้องหลังจะทำให้ผู้คนมีอารมณ์ร่วมได้ องค์กรไม่แสวงผลกําไรบางรายอาจส่งของขวัญเซอร์ไพรซ์เล็กๆ น้อยๆ เช่น โน้ตเขียนด้วยลายมือหรือเนื้อหาพิเศษ เพื่อแสดงความชื่นชม

สร้างสมดุลระหว่างความยืดหยุ่นและความมุ่งมั่น

หากการยกเลิกการบริจาคตามแบบแผนล่วงหน้าทำได้ง่ายเกินไป ก็จะส่งผลเสียต่อการรักษาลูกค้า แต่ถ้ายากเกินไป ผู้บริจาคอาจรู้สึกหงุดหงิดและมององค์กรในแง่ลบ

แนวทางที่ดีคือการให้ผู้บริจาคควบคุมผ่านพอร์ทัลแบบบริการตัวเอง โดยสามารถปรับจํานวนเงินบริจาค ยกเว้นเดือนที่จะบริจาค หรือหยุดดําเนินการชั่วคราวแทนการยกเลิกทันที

การทําบัญชีค่าธรรมเนียมการดำเนินการ

การบริจาคเงินจํานวนเล็กน้อยนั้นดีมาก แต่ก็อาจจะเสียไปกับค่าธรรมเนียมจนหมด

การชําระเงินแบบ ACH มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าธุรกรรมผ่านบัตรเครดิต ดังนั้นควรส่งเสริมให้ใช้การโอนเงินประเภทนี้ บางแพลตฟอร์มให้ผู้บริจาครับผิดชอบค่าธรรมเนียม ซึ่งรวมกันแล้วอาจช่วยให้องค์กรมีรายรับเพิ่มขึ้นหลายพันดอลลาร์สหรัฐเมื่อเวลาผ่านไป

การจัดการข้อมูลของผู้บริจาค

หากข้อมูลการบริจาคไม่ได้ซิงค์กับแพลตฟอร์ม CRM หรือซอฟต์แวร์การทําบัญชีอย่างถูกต้อง ก็อาจทำให้เกิดบันทึกที่ซ้ำกัน ปัญหาด้านการรายงาน และงานที่ไม่จําเป็นที่ต้องทำด้วยตัวเอง

ระบบที่ดีที่สุดจะผสานการทํางานกับเครื่องมือการจัดการผู้บริจาคและการเงินเพื่ออัปเดตบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยที่เราไม่ต้องดําเนินการด้วยตัวเอง การปรับการทํางานพื้นฐานให้เป็นขั้นตอนอัตโนมัติ เช่น การติดแท็กผู้บริจาคตามแบบแผนล่วงหน้าที่มีมูลค่าสูงเพื่อมอบประสบการณ์วีไอพี จะช่วยให้องค์กรต่างๆ เป็นระเบียบอยู่เสมอ

การส่งเสริมให้บริจาคเงินเพิ่มขึ้น

เมื่อผู้บริจาคลงทะเบียน พวกเขาจะไม่เพิ่มเงินบริจาครายเดือนจนกว่าองค์กรจะเอ่ยปากถาม แต่การถามบ่อยเกินไปอาจทำให้คนหนีไปได้

ดังนั้นควรทําให้คําขอเหล่านี้เป็นธรรมชาติที่สุด สําหรับผู้บริจาคที่บริจาคเงินเป็นเวลา 1 ปี คุณอาจลองพิจารณาข้อความอย่าง "คุณช่วยเหลือครอบครัวได้ X ครอบครัวแล้ว บริจาคเพิ่มอีก 5 ดอลลาร์ต่อเดือนเพื่อให้ช่วยเหลือผู้คนได้มากขึ้น" ทดสอบข้อความเพื่อหาสมดุลที่เหมาะสม

ปฏิบัติตามข้อกําหนดอยู่เสมอ

การจัดการการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าหมายถึงการจัดการกับกฎหมายภาษี ข้อบังคับทางการเงิน และข้อกําหนดด้านความปลอดภัยของข้อมูล การใช้ผู้ประมวลผลการชําระเงินที่จัดการการปฏิบัติตามข้อกําหนดจะช่วยลดภาระให้คุณได้อย่างมาก นอกจากนี้ คุณยังควรตรวจสอบระบบการรักษาความปลอดภัยเป็นครั้งคราวเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของผู้บริจาคจะปลอดภัย

องค์กรไม่แสวงผลกําไรจะปรับปรุงกระบวนการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้อย่างไร

การปรับปรุงขั้นตอนการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าหมายถึงการทำให้ขั้นตอนการบริจาคเงินง่ายดายยิ่งขึ้น การสนับสนุนของผู้บริจาคอย่างต่อเนื่อง และลดภาระงานของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการบริจาคเงินตามแบบแผนล่วงหน้าหากคุณใช้ Stripe

ทําให้การลงทะเบียนเป็นเรื่องง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• ยิ่งแบบฟอร์มบริจาคมีขั้นตอนมากเท่าใด ก็มีโอกาสมากขึ้นเท่านั้นที่ผู้คนจะเลิกบริจาคกลางคัน ดังนั้นควรสอบถามเฉพาะข้อมูลสําคัญเท่านั้น ได้แก่ ชื่อ อีเมล และข้อมูลการชําระเงิน

• เสนอตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลาย Stripe ช่วยให้คุณรับบัตรเครดิต/บัตรเดบิต การโอนเงินแบบ ACH, Apple Pay และ Google Pay ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้ผู้บริจาคเลือกวิธีที่ตนต้องการได้

• การกําหนดจํานวนเงินบริจาคไว้ล่วงหน้าจะช่วยชี้นําการตัดสินใจของผู้บริจาคได้ คนส่วนใหญ่เลือกตัวเลือกตรงกลาง ถ้าคุณนําเสนออย่างชัดเจน

การแจ้งรายเดือนช่วยให้บริจาคมากกว่า 1 ครั้ง

• วิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มรายรับตามแบบแผนล่วงหน้าคือการตั้งค่าให้เป็นค่าเริ่มต้น โดยแทนที่จะขอของขวัญแบบครั้งเดียวเป็นมูลค่า 100 ดอลลาร์สหรัฐ ให้ระบุว่า "บริจาค 10 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนเพื่อช่วยให้งานนี้ดําเนินต่อไปได้"

• ทําให้ผู้บริจาครายเดือนรู้สึกเหมือนบุคคลวงในโดยการส่งข้อมูลอัปเดตสุดพิเศษ รายงานก่อนใคร หรือสิทธิพิเศษเล็กๆ น้อยๆ

• หากคุณกำหนดให้การบริจาค "รายเดือน" เป็นตัวเลือกเริ่มต้นในหน้าการบริจาค หลายคนจะบริจารเงินตามค่าเริ่มต้นนี้ไปตลอด

ลดการชําระเงินที่ดำเนินการไม่สําเร็จ

• Smart Retries ของ Stripe ลองเรียกเก็บเงินซ้ำกับการชําระเงินที่ดําเนินการไม่สําเร็จโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่มีแนวโน้มสูงสุดที่ชำระเงินได้สำเร็จ

• ตั้งค่าให้ระบบส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อบัตรของผู้บริจาคใกล้จะหมดอายุ พร้อมลิงก์โดยตรงสําหรับอัปเดตรายละเอียดการชําระเงิน

• Stripe อนุญาตให้ผู้บริจาคอัปเดตข้อมูลการชําระเงินผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตัวเอง

ตรึงความสนใจของผู้บริจาคเพื่อลดการยกเลิก

• หากผู้บริจาคเลิกความสนใจหรือไม่รู้สึกว่ามีส่วนเกี่ยวข้องกับองค์กร ก็มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะยกเลิกการบริจาค ดังนั้นควรดึงผู้บริจาคเข้ามามีส่วนร่วมเสมอโดยการส่งข้อมูลผลกระทบ ข้อความขอบคุณ และการอัปเดตการทำงานเบื้องหลัง

• อีเมลอย่างย่อ เช่น "คุณบริจาคมา 6 เดือน แล้ว นี่คือความสำเร็จจากความช่วยเหลือของคุณ" วิธีนี้จะสร้างความแตกต่างครั้งใหญ่

• ความใส่ใจเล็กๆ น้อยๆ เช่น โน้ตที่เขียนด้วยลายมือหรือข้อความวิดีโอสั้น สามารถเปลี่ยนผู้บริจาคที่ไม่คิดอะไรมากให้กลายเป็นผู้สนับสนุนในระยะยาว

ทําให้ผู้บริจาคเพิ่มการบริจาคได้อย่างง่ายดาย

• หลังผ่านไป 1 ปี ให้ส่งข้อความเช่น "คุณสร้างความแตกต่างมาเป็นเวลา 12 เดือนแล้ว ลองพิจารณาเพิ่มเงินบริจาคเป็นมูลค่า 5 ดอลลาร์สหรัฐไหม" ผู้บริจาคบางคนไม่รังเกียจที่จะเพิ่มเงินบริจาคเล็กน้อย

• ตั้งค่าให้เพิ่มการบริจาคได้ในคลิกเดียว เพื่อให้ผู้บริจาคเพิ่มยอดบริจาคได้โดยไม่ต้องยุ่งยาก Stripe ลดความยุ่งยากของขั้นตอนนี้ด้วยวิธีการชําระเงินที่บันทึกไว้ในระบบ

• องค์กรไม่แสวงผลกําไรบางแห่งใช้ "ระดับ" มาแบ่งกลุ่มผู้บริจาค ซึ่งผู้บริจาคในระดับที่สูงขึ้นจะได้รับสิทธิ์เข้าถึงเนื้อหาพิเศษหรือการอัปเดตพิเศษ

ใช้การทํางานอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด

• Stripe ผสานการทํางานกับระบบจัดการผู้บริจาค เช่น Salesforce ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าข้อมูลของคุณซิงค์โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ควรลดการติดตามด้วยตนเองให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทําได้

• ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อแบ่งกลุ่มผู้บริจาคตามประวัติการบริจาค มูลค่าของขวัญเฉลี่ย หรือระดับการมีส่วนร่วม เพื่อให้คุณส่งข้อความที่ถูกต้องไปให้ผู้ที่เหมาะสมได้

• ตั้งค่าการรายงานในแดชบอร์ดให้ติดตามเมตริกชี้วัดต่างๆ เช่น อัตราการรักษาลูกค้า มูลค่าของขวัญเฉลี่ย การชําระเงินที่ดำเนินการไม่สําเร็จ และการอัปเกรด เพราะหากคุณไม่วัดผล คุณก็จะไม่สามารถปรับปรุงได้