Terugkerende donaties houden non-profits draaiende, maar het beheren van die betalingen kost tijd en zorg. Betaalkaarten verlopen, betalingen mislukken en donateurs haken af als je niet oplet. Gecompliceerde backendprocessen kunnen extra werk voor je team betekenen, waardoor het moeilijker wordt om je te richhten op het betrokken houden van supporters en het financieren van programma's.

Als ze goed werken, maken terugkerende donaties het gemakkelijk voor donateurs om te blijven geven en verbonden te blijven met je missie. Succesvolle systemen voor terugkerende donaties automatiseren het innen van betalingen, bieden donateurs een manier om bijdragen te beheren en gebruiken slimme betrokkenheidstactieken om mensen voor de lange termijn betrokken te houden. Hieronder leggen we de meest voorkomende uitdagingen bij terugkerende donaties uit en laten we je zien hoe je ze kunt aanpakken.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom zijn terugkerende donaties belangrijk voor non-profits?
  
• Hoe werken systemen voor terugkerende donaties?
  
• Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van terugkerende donaties?
  
• Hoe kunnen non-profits processen voor terugkerende donaties verfijnen?
  

Waarom zijn terugkerende donaties belangrijk voor non-profits?

In 2023 daalden donaties door personen in de Verenigde Staten met 2,4%. Terugkerende bijdragen houden non-profits draaiende door financiële stabiliteit, voorspelbaarheid en ruimte om te groeien te bieden. Dit is waarom ze belangrijk zijn:

• Betrouwbaar inkomsten: terugkerende donaties zorgen voor een gestage stroom van geld, terwijl eenmalige giften onvoorspelbaar kunnen zijn.

• Lagere kosten voor fondsenwerving: Het vinden van nieuwe donateurs is duur. Wanneer mensen regelmatig geven, hoeven non-profits niet zoveel tijd en geld te besteden aan het najagen van nieuwe bijdragen.

• Sterkere donateurrelaties: Maandelijkse donaties zorgen voor blijvende betrokkenheid en kunnen ervoor zorgen dat donateurs zich meer verbonden voelen met de missie. Dat soort loyaliteit vertaalt zich in meer support op de lange termijn.

• Langetermijnplanning. wanneer financiering voorspelbaar is, kunnen non-profits slimmere beslissingen nemen over programma's, personeel en groei zonder zich zorgen te hoeven maken over financiële tekorten.

• Hogere donatiewaarde in de loop van de tijd: mensen die terugkerende kleine bedragen geven, doneren in totaal vaak meer dan degenen die eenmalige bijdragen doen.

• Gemak voor donateurs: voor veel donateurs is het gemakkelijker om een kleine maandelijkse gift te doen dan om één keer per jaar een grotere betaling te doen.

Hoe werken systemen voor terugkerende donaties?

Systemen voor terugkerende donaties automatiseren het proces van het innen en beheren van doorlopende bijdragen zonder dat donateurs herhaaldelijk actie hoeven te ondernemen. Zo werken ze:

Aanmelden van donateurs

Een donateur meldt zich aan voor een programma voor terugkerende giften via de website, e-mailcampagne of fondsenwervingsactie van een non-profit. Ze selecteren het donatiebedrag, de frequentie (bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks) en betaalmethode (bijvoorbeeld creditcard, ACH-overschrijving).

Bij sommige platformen kunnen donateurs hun bijdragen beheren via een persoonlijk account, waar ze betaalgegevens kunnen bijwerken, bedragen kunnen wijzigen of hun bijdrage kunnen annuleren.

Betalingsverwerking

Het donatieplatform van de non-profit slaat betaalgegevens op en verwerkt transacties automatisch met het gekozen interval. Veel non-profits maken gebruik van externe betalingsverwerkers om betalingen te verwerken en betaalgegevens op te slaan.

Systemen voor terugkerende donaties omvatten incassobeheer: geautomatiseerde nieuwe pogingen voor mislukte betalingen en meldingen die donateurs vragen hun gegevens bij te werken. Sommige platformen maken gebruik van AI-gestuurde slimme nieuwe pogingen, die op optimale tijdstippen proberen te betalen om het slagingspercentage te verhogen.

Het systeem stuurt na elke geslaagde transactie ontvangstbewijzen of bevestigings-e-mails.

Communicatie met donateurs

Geautomatiseerde bedank-e-mails, impactupdates en exclusieve content voor donateurs helpen bij het onderhouden van langdurige relaties. Sommige non-profits bieden voordelen voor donateurs, zoals exclusieve nieuwsbrieven of toegang tot achter de schermen, om de betrokkenheid te vergroten. Sommige organisaties experimenteren met gestaffelde donatieniveaus, bijpassende cadeaus of donatie-opties 'afronden' wordt (waarbij klanten aankopen naar boven afronden op het dichtstbijzijnde hele getal voor een goed doel).

CRM en boekhouding

Terugkerende donaties worden gesynchroniseerd met CRM-platformen (Customer Relationship Management) (zoals Salesforce Nonprofit Cloud, Bloomerang, Blackbaud) om voor non-profits de geschiedenis van donateurs bij te houden, supporters te segmenteren en gepersonaliseerde contacten te leggen.

De integratie van boekhoudsoftware zorgt ervoor dat donaties correct worden gecategoriseerd en gerapporteerd, wat het financieel beheer en de compliance vereenvoudigt.

Analyse en optimalisatie

Noor non-profits houden statistieken zoals klantverloop (donateurs die stoppen met bijdragen), de gemiddelde maandelijkse omvang van giften en de totale donatiewaarde bij om hun tactieken te verfijnen.

A/B-testen van berichten, donatiebedragen en betrokkenheidsstrategieën kunnen helpen om conversie en behoud te verbeteren.

Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van terugkerende donaties?

Het beheren van terugkerende donaties kan ingewikkeld worden als je te maken hebt met mislukte betalingen, het afhaken van donateurs en ondoorzichtige gegevens. Dit zijn de grootste uitdagingen waarmee voor non-profits worden geconfronteerd en hoe ze deze kunnen overwinnen:

Omgaan met donateursverloop

Betaalkaarten verlopen, worden vervangen of bereiken hun limieten. Bankrekeningen veranderen. Wat de reden ook is, onvrijwillig klantverloop leidt tot verlies van terugkerende donateurs.

Slimme betaalsystemen helpen door mislukte transacties op het juiste moment opnieuw te proberen. Een waarschuwing sturen voordat een betaalkaart verloopt. kan ook een verschil maken. Op sommige platformen kunnen donateurs hun betaalgegevens via sms bijwerken zodat ze gemakkelijker kunnen blijven doneren.

Donateurs niet verbonden houden

Mensen melden zich aan met goede bedoelingen, maar als ze zich niet meer verbonden voelen met het goede doel, vergeten ze misschien dat ze zich hebben aangemeld of annuleren ze donaties.

Regelmatige updates die echte impact laten zien, maken een verschil. Een korte e-mail met een succesverhaal of een video over hoe het achter de schermen er aan toe gaat houdt mensen emotioneel betrokken. Sommige voor non-profits sturen kleine verrassingen, zoals handgeschreven notities of exclusieve content, om hun waardering kracht bij te zetten.

Balans tussen flexibiliteit en betrokkenheid

Als het te gemakkelijk is om een terugkerende donatie te annuleren, kan het behoud eronder lijden. Als het echter te moeilijk is, kunnen donateurs gefrustreerd raken en dat de organisatie kwalijk nemen.

Een goede aanpak is om donateurs controle te geven via een selfserviceportaal waar ze hun donatiebedrag kunnen aanpassen, een maand kunnen overslaan of kunnen pauzeren in plaats van helemaal te annuleren.

Rekening houden met verwerkingskosten

Kleine donaties zijn geweldig, maar transactiekosten kunnen ze tenietdoen.

ACH-betalingen kosten doorgaans minder dan creditcardtransacties, dus het is handig om dit type overschrijving aan te moedigen. Sommige platformen laten donateurs kosten betalen, die in de loop van de tijd kunnen oplopen tot duizenden euro's aan extra inkomsten.

Donateursgegevens beheren

Als donatieregistraties niet correct worden gesynchroniseerd met een CRM-platform of boekhoudsoftware, kan dit leiden tot dubbele registraties, rapportageproblemen en onnodig handmatig werk.

De beste systemen kunnen worden geïntegreerd met tools voor donateursbeheer en financiën om gegevens automatisch bij te werken zonder menselijke tussenkomst. Het automatiseren van zelfs basistaken, zoals het taggen van waardevolle terugkerende donateurs voor een VIP-ervaring, kan organisaties helpen georganiseerd te blijven.

Meer donaties stimuleren

Zodra een donateur zich aanmeldt, verhoogt deze zijn maandelijkse donatie mogelijk niet, tenzij daarom wordt gevraagd. Te vaak vragen kan mensen echter afschrikken.

Maak deze verzoeken zo natuurlijk mogelijk. Voor een donateur die al een jaar geeft, overweeg dan een bericht zoals: "Je hebt al X aantal gezinnen geholpen. Als je je gift met € 5 per maand verhoogt, kun je zelfs nog meer doen." Test berichten om de juiste balans te vinden.

Aan alle regels blijven voldoen

Het beheren van terugkerende donaties betekent dat je te maken krijgt met belastingwetgeving, financiële regelgeving en vereisten voor gegevensbeveiliging. Als je een betalingsverwerker gebruikt die de compliance afhandelt, wordt dit voor het grootste deel voor je gedaan. Het is ook de moeite waard om af en toe beveiligingsaudits uit te voeren om ervoor te zorgen dat donateurgegevens veilig blijven.

Hoe kunnen non-profits processen voor terugkerende donaties verfijnen?

Het verfijnen van terugkerende donaties betekent dat je het donatieproces eenvoudig moet maken, de voortdurende support van donateurs moet veiligstellen en het werk aan jouw kant tot een minimum moet beperken. Zo haal je het meeste uit terugkerende donaties als je Stripe gebruikt:

Aanmelden zo eenvoudig mogelijk maken

• Hoe meer stappen je donatieformulier bevat, hoe meer mogelijkheden mensen hebben om af te haken. Beperk je tot de essentie: naam, e-mailadres en betaalgegevens.

• Bied meerdere betaalopties aan. Stripe maakt het eenvoudig om creditcards/debitcards, ACH-overschrijvingen, Apple Pay en Google Pay te accepteren, zodat donateurs de methode van hun voorkeur kunnen kiezen.

• Vooraf ingestelde donatiebedragen helpen bij het nemen van beslissingen. De meeste mensen kiezen een middelste optie als deze duidelijk wordt gepresenteerd.

Maandelijkse donaties in plaats van eenmalige donaties stimuleren

• De eenvoudigste manier om terugkerende inkomsten te laten groeien is door dit als standaard in te stellen. In plaats van om een eenmalige gift van € 100 te vragen, kun je het verpakken als "Met € 10 per maand houd je dit werk gaande."

• Geef maandelijkse donateurs het gevoel dat ze insiders zijn door ze exclusieve updates, vroege rapporten of kleine extraatjes te sturen.

• Als je op de donatiepagina standaard "maandelijks" instelt, maar een eenmalige optie beschikbaar houdt, zullen veel mensen de standaardinstelling selecteren.

Mislukte betalingen minimaliseren

• Smart Retries van Striope probeert mislukte betalingen automatisch opnieuw uit te voeren op momenten dat de kans het grootst is dat ze worden verwerkt.

• Stel automatische e-mails in voor wanneer de betaalkaart van een donateur bijna verloopt, met een directe link om de betaalgegevens bij te werken.

• Met Stripe kunnen donateurs hun betaalgegevens bijwerken via een selfservice klantenportaal.

Donateurs geïnteresseerd houden om het aantal annuleringen te verminderen

• Als donateurs hun interesse verliezen of zich niet betrokken voelen bij de organisatie, is de kans groter dat ze annuleren. Houd ze op de hoogte met impactverhalen, bedankberichten en updates over achter de schermen.

• Een korte e-mail zoals "Je geeft al zes maanden, dit is wat je hebt helpen te bereiken" maakt een groot verschil.

• Een persoonlijk tintje, zoals een handgeschreven notitie of een korte videoboodschap, kan van een toevallige donateur een langdurige supporter maken.

Donateurs het gemakkelijk maken om hun giften te upgraden

• Stuur na een jaar een bericht als: "Je maakt al 12 maanden een verschil. Zou je overwegen om je gift met € 5 te verhogen?" Sommige donateurs zullen de kleine verhoging niet erg vinden.

• Stel donatie-upgrades met één klik in, zodat donateurs hun donaties zonder problemen kunnen verhogen. Stripe maakt dit eenvoudig met opgeslagen betaalmethoden.

• Sommige voor non-profits gebruiken 'niveaus' waarbij donateurs op hogere niveaus toegang krijgen tot exclusieve content of speciale updates.

Zoveel mogelijk automatiseren

• Stripe integreert met donateursbeheersystemen zoals Salesforce. Dus zorg ervoor dat je gegevens automatisch worden gesynchroniseerd. Elimineer zoveel mogelijk het handmatig bijhouden van gegevens.

• Gebruik automatisering om donateurs te segmenteren op basis van hun donatiegeschiedenis, gemiddelde giftgrootte of betrokkenheidsniveau, zodat ke de juiste berichten naar de juiste mensen kunt sturen.

• Stel dashboardrapportages in om statistieken bij te houden, zoals behoudingspercentages, gemiddelde giftgrootte, mislukte betalingen en upgrades. Als je het niet meet, kun je het niet verbeteren.