Att skriva en faktura i Nya Zeeland kräver mer än att fylla i ett belopp och skicka den. Reglerna kring skattefakturor och obligatoriska fält är specifika; att göra fel skapar problem för både dig och dina kunder, såsom missade avdrag för skatt på varor och tjänster (GST), problem med efterlevnad och försenade betalningar.

Nedan går vi igenom hur man skriver en faktura i Nya Zeeland, vanliga misstag som företag gör och hur faktureringsprogramvara hanterar hela processen på ett och samma ställe.

Viktiga punkter

• Nya Zeelands faktureringskrav är direkt kopplade till GST-registreringsstatus och transaktionsvärde.

• Saknade uppgifter, såsom ditt GST-nummer eller fakturadatum, är vanliga orsaker till problem för både avsändare och mottagare.

• Faktureringsprogramvara kan automatisera skatteberäkning, inkassering och avstämning i ett enda arbetsflöde som är byggt för att uppfylla Nya Zeelands krav på skattefakturor.

När behöver företag i Nya Zeeland en faktura?

En faktura är en formell begäran om betalning som registrerar vad som levererades, hur mycket det kostade och när betalningen förfaller. I Nya Zeeland är fakturor både en kommersiell post och, i många fall, ett skattedokument.

GST-registrerade företag måste följa specifika faktureringsregler. Om ditt företag är GST-registrerat och en leverans överstiger 200 NZD (inklusive GST), måste du tillhandahålla information om skattepliktig leverans inom 28 dagar från en köpares begäran eller senast ett alternativt datum som överenskommits av båda parter. För försäljning över 1 000 NZD måste information om skattepliktig leverans inkludera ytterligare uppgifter om köparen.

Tjänster som faktureras på kreditvillkor involverar ofta också fakturor. Konsulter, entreprenörer, designers och hantverkare använder fakturor för att ta betalt för tid och leveranser, vilket inkluderar det skyldiga beloppet, förfallodatum och villkor.

I vissa branscher, såsom jordbruk eller skogsbruk, skapar köparen fakturan å leverantörens vägnar (känt som köparskapad information om skattepliktig leverans). Detta beror vanligtvis på att köparen vet värdet på varorna innan säljaren gör det. RCTI:er kräver ett avtal mellan båda parter.

Så gör man för att skriva en faktura i Nya Zeeland

De fält som din faktura måste inkludera beror på transaktionsbeloppet och om du är GST-registrerad. Inland Revenue föreskriver ingen specifik layout, men kraven skalar upp i takt med att fakturans värde ökar.

Fakturor på 200 NZD eller mindre kräver:

• Säljarens uppgifter: Ditt namn eller handelsnamn

• Datum: Det datum då fakturan utfärdades

• Beskrivning: En beskrivning av de varor eller tjänster som levererats

• Totalt belopp: Det totala beloppet att betala, inklusive GST

Fakturor över 200 NZD och upp till 1 000 NZD kräver alla fakturauppgifter som anges ovan, plus ditt GST-registreringsnummer och GST-beloppet. Ange antingen det GST-exklusiva beloppet, GST-beloppet och det GST-inkluderande totalbeloppet separat, eller ange det GST-inkluderande beloppet med ett uttalande om att GST ingår. Detta är tillåtet när det debiteras till standardavgiften för alla listade varor eller tjänster).

Fakturor över 1 000 NZD måste också inkludera köparens namn och ett av följande: deras adress, telefonnummer, e-postadress, handelsnamn (om det skiljer sig från deras namn), ett New Zealand Business Number (NZBN) eller deras webbplatsadress. Detta gäller endast om köparen är GST-registrerad.

Utöver lagens minimikrav är det bästa praxis att varje faktura inkluderar dina villkor, dina bankuppgifter och ett unikt sekventiellt fakturanummer. Den specifika etiketten "skattefaktura" krävs inte längre sedan april 2023, men den används fortfarande av många företag.

Hur påverkar GST fakturakrav i Nya Zeeland?

GST påverkar både vad du tar betalt och hur du presenterar det på fakturan. Om du är registrerad måste dina fakturor vara skattefakturor. Vanliga fakturor låter inte dina kunder kräva tillbaka GST.

Det finns två sätt att visa GST på en faktura:

• GST-inkluderande prissättning: Visa totalbeloppet inklusive GST (antingen 15/115 av totalbeloppet, eller multiplicera det inkluderande beloppet med 3/23).

• GST-exklusiv prissättning: Visa delsumman före GST, GST-beloppet som en separat rad och det GST-inkluderande totalbeloppet.

Om du levererar både skattepliktiga och undantagna poster (såsom finansiella tjänster), separera dem tydligt och ta endast ut GST på den skattepliktiga delen.

En situation som kan orsaka att företag gör fel är nollklassade leveranser. Export av varor och vissa tjänster är föremål för GST på 0 %. Nollklassade leveranser måste fortfarande visas i din GST-deklaration. De behandlas annorlunda än undantagna leveranser, som faller helt utanför GST-systemet.

Om du inte är GST-registrerad kan dina fakturor inte inkludera orden "skattefaktura" eller "information om skattepliktig leverans". Att ta betalt för vad som ser ut som GST när du inte är registrerad kan leda till påföljder från Inland Revenue.

Så gör man för att skapa en faktura i Nya Zeeland

Fakturaalternativen sträcker sig från en tom mall till helt automatiserad faktureringsprogramvara. Det rätta valet beror till stor del på hur många fakturor du skickar och hur mycket tid du vill lägga på dem.

Här är dina alternativ:

• Manuell fakturering: Ett Word-dokument eller kalkylblad formaterat för att inkludera alla obligatoriska fält är kostnadseffektivt och fungerar för företag med låga fakturavolymer. Men manuella fakturor spårar inte betalningsstatus automatiskt, de är lätta att skicka med fel eller saknade fält och avstämning blir snabbt omständligt.

• Bokföringsprogramvara: Bokföringsprogramvaruplattformar hanterar fakturering som en del av ett bredare bokföringsarbetsflöde, integrerar med stora banker i Nya Zeeland för automatisk transaktionsmatchning och matar fakturadata direkt in i dina konton. Detta är viktigt när det är dags för GST-deklaration.

• Dedikerade faktureringsverktyg: Dessa sitter mellan de två alternativen ovan. De är snabbare att konfigurera än komplett bokföringsprogramvara och mer kapabla än en mall. Vissa ansluter direkt till betalningsbehandling, så klyftan mellan att skicka en faktura och att ta emot pengar minskar avsevärt.

Förutom för specifika sammanhang, såsom byggbranschen, har Nya Zeeland ingen lagstadgad betalningsfrist för kommersiella fakturor, så dina villkor är vad du anger.

Vilka är de vanliga faktureringsmisstagen som företag i Nya Zeeland gör?

Många faktureringsfel faller in i förutsägbara kategorier.

Detta ska du vara uppmärksam på:

• Utelämna uppgifter om GST-registrering: Om du är GST-registrerad måste skattefakturor över 200 NZD inkludera ditt GST-nummer. Om du utelämnar det kan dina företagskunder inte begära ett GST-avdrag.

• Felaktig GST-hantering: Att ta ut GST på nollklassade leveranser, att inte separera skattepliktiga och undantagna poster, eller att visa GST innan du faktiskt är registrerad är alla problem med efterlevnad. Vid tveksamheter, kontrollera med en revisor eller Inland Revenue direkt.

• Inga villkor eller bankuppgifter: En faktura utan ett förfallodatum eller betalningsinstruktioner sätter kunden i en position att bestämma dem åt dig. Inkludera dina accepterade betalningsmetoder och ett tydligt förfallodatum på varje faktura.

• Inkonsekvent fakturanumrering: Att hoppa över nummer, duplicera dem eller inte använda något system alls gör avstämningen svårare och kan väcka frågor vid en GST-revision. Sekventiella nummer som tillämpas konsekvent löser detta helt.

• Skicka till fel kontaktperson: I större organisationer är leverantörsreskontra och den person du arbetar med ofta olika personer. Att skicka till fel person är en vanlig orsak till att fakturor betalas sent; de kanske aldrig nådde rätt inkorg.

• Vänta för länge med att fakturera: Särskilt tjänsteföretag känner av detta. Att fakturera vid projektets slutförande i stället för vid överenskomna milstolpar skapar luckor i kassaflödet som förvärras med tiden. Om ditt avtal tillåter delfakturering, använd den.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.