Escribir una factura en Nueva Zelanda requiere algo más que rellenar un importe y enviarla. Las normas relativas a las facturas de impuestos y los campos obligatorios son específicas; cometer errores crea problemas tanto para ti como para tus clientes, como la pérdida de reclamaciones del Impuesto sobre bienes y servicios (GST), problemas de cumplimiento de la normativa y retrasos en los pagos.

A continuación, explicaremos cómo redactar una factura en Nueva Zelanda, los errores más comunes que cometen las empresas y cómo el software de facturación gestiona todo el proceso en un solo lugar.

Destacados

• Los requisitos de facturación de Nueva Zelanda están vinculados directamente al estatus de registro del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y al valor de la transacción.

• La falta de datos, como tu número del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) o la fecha de la factura, es una causa común de problemas tanto para el emisor como para el destinatario.

• El software de facturación puede automatizar el cálculo de los impuestos, el cobro y la conciliación en un único flujo de trabajo creado para cumplir con los requisitos de las facturas de impuestos de Nueva Zelanda.

¿Cuándo necesitan una factura las empresas de Nueva Zelanda?

Una factura es una petición formal de pago que registra lo que se ha suministrado, cuánto ha costado y cuándo vence el pago. En Nueva Zelanda, las facturas son tanto un registro comercial como, en muchos casos, un documento de impuestos.

Las empresas registradas a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) tienen que seguir normas de facturación específicas. Si tu empresa está registrada a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y un suministro supera los 200 $ NZD (Impuesto sobre bienes y servicios (GST) incluido), debes proporcionar información sobre el suministro gravable en un plazo de 28 días a petición de un comprador o en una fecha alternativa acordada por ambas partes. Para las ventas superiores a 1000 $ NZD, la información del suministro gravable debe incluir detalles adicionales sobre el comprador.

Los servicios facturados con condiciones de crédito a menudo también implican facturas. Los consultores, contratistas, diseñadores y comerciantes utilizan facturas para cobrar el tiempo y los entregables, que incluyen el importe adeudado, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago.

En algunos sectores, como la agricultura o la silvicultura, el comprador crea la factura en nombre del proveedor (lo que se conoce como información sobre suministros gravables creada por el comprador). Esto se debe normalmente a que el comprador conoce el valor de los bienes antes que el vendedor. Las facturas de impuestos creadas por el destinatario (RCTI, por sus siglas en inglés) requieren un acuerdo entre ambas partes.

¿Cómo se redacta una factura en Nueva Zelanda?

Los campos que debe incluir tu factura dependen del importe de la transacción y de si estás registrado a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST). Inland Revenue no prescribe un diseño específico, pero los requisitos aumentan a medida que se incrementa el valor de la factura.

Las facturas de 200 $ NZD o menos requieren:

• Datos del vendedor: Tu nombre o nombre comercial

• Fecha: La fecha en la que se emitió la factura

• Descripción: Una descripción de los bienes o servicios suministrados

• Importe total: El total a pagar, incluido el Impuesto sobre bienes y servicios (GST)

Las facturas superiores a 200 $ NZD y de hasta 1000 $ NZD requieren todos los datos de la factura enumerados anteriormente, más tu número de registro del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y el importe del Impuesto sobre bienes y servicios (GST). Indica el importe excluido el Impuesto sobre bienes y servicios (GST), el importe del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y el total incluido el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) por separado, o indica el importe incluido el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) con una declaración de que el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) está incluido. Esto está permitido cuando se cobra a la tarifa estándar para todos los bienes o servicios enumerados).

Las facturas de más de 1000 $ NZD también deben incluir el nombre del comprador y uno de los siguientes datos: su dirección, número de teléfono, correo electrónico, nombre comercial (si es diferente de su nombre), un número de empresa de Nueva Zelanda (NZBN, por sus siglas en inglés) o la URL de su sitio web. Esto solo se aplica si el comprador está registrado a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

Más allá de los mínimos legales, la práctica recomendada es que cada factura incluya tus condiciones de pago, tus datos bancarios y un número de factura secuencial único. La etiqueta específica de «factura de impuestos» ya no es obligatoria desde abril de 2023, pero muchas empresas la siguen utilizando.

¿Cómo afecta el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) a los requisitos de facturación en Nueva Zelanda?

El Impuesto sobre bienes y servicios (GST) afecta tanto a lo que cobras como a la forma en que lo presentas en la factura. Si estás registrado, tus facturas deben ser facturas de impuestos. Las facturas normales no permitirán a tus clientes reclamar la devolución del Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

Hay dos formas de mostrar el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en una factura:

• Precios con el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) incluido: Muestra el total incluido el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) (ya sea 15/115 del total, o multiplica el importe incluido por 3/23).

• Precios sin el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) incluido: Muestra el subtotal antes del Impuesto sobre bienes y servicios (GST), el importe del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en una línea separada y el total con el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) incluido.

Si suministras artículos tanto gravables como exentos (como servicios financieros), sepáralos claramente y cobra el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) solo por la parte gravable.

Una situación que puede hacer que las empresas cometan errores son los suministros a tipo cero. Las exportaciones de bienes y determinados servicios están sujetas a un Impuesto sobre bienes y servicios (GST) del 0 %. Los suministros a tipo cero deben seguir apareciendo en tu presentación del Impuesto sobre bienes y servicios (GST). Tienen un tratamiento distinto del de los suministros exentos, que quedan totalmente fuera del sistema del Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

Si no estás registrado a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST), tus facturas no pueden incluir las palabras «factura de impuestos» o «información de suministros gravables». Cobrar lo que parece el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) cuando no estás registrado puede conllevar sanciones por parte de Inland Revenue.

¿Cómo se crea una factura en Nueva Zelanda?

Las opciones de facturas van desde una plantilla en blanco hasta un software de facturación totalmente automatizado. La elección adecuada depende en gran medida de cuántas facturas envíes y de cuánto tiempo quieras dedicarles.

A continuación se muestran tus opciones:

• Facturación manual: Un documento de Word o una hoja de cálculo con el formato adecuado para incluir todos los campos obligatorios es rentable y funciona para empresas con un volumen de facturas bajo. Sin embargo, las facturas manuales no hacen un seguimiento del estatus de pago automáticamente, es fácil enviarlas con errores o campos vacíos, y la conciliación se vuelve tediosa rápidamente.

• Software de contabilidad: Las plataformas de software de contabilidad gestionan la facturación como parte de un flujo de trabajo de contabilidad más amplio, se integran con los principales bancos de Nueva Zelanda para el emparejamiento automático de transacciones y envían los datos de las facturas directamente a tus cuentas. Esto es importante a la hora de presentar la declaración del Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Herramientas de facturación especializadas: Se sitúan entre las dos opciones anteriores. Son más rápidas de configurar que un software de contabilidad completo y más eficaces que una plantilla. Algunas se conectan directamente al procesamiento de pagos, por lo que el tiempo que transcurre entre el envío de una factura y la recepción del dinero se reduce considerablemente.

Salvo en contextos específicos, como el de la construcción, Nueva Zelanda no tiene un plazo de pago legal para las facturas comerciales, por lo que tus condiciones serán las que tú especifiques.

¿Cuáles son los errores de facturación más comunes que cometen las empresas en Nueva Zelanda?

Muchos errores de facturación se clasifican en categorías predecibles.

Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Omitir los datos de registro del Impuesto sobre bienes y servicios (GST): Si estás registrado a efectos del Impuesto sobre bienes y servicios (GST), las facturas de impuestos de más de 200 $ NZD deben incluir tu número del Impuesto sobre bienes y servicios (GST). Si lo omites, tus clientes empresariales no podrán solicitar una deducción del Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Tratamiento incorrecto del Impuesto sobre bienes y servicios (GST): Cobrar el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en suministros a tipo cero, no separar los artículos gravables y exentos o mostrar el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) antes de estar registrado son problemas de cumplimiento de la normativa. Si tienes dudas, consúltalo con un contable o directamente con Inland Revenue.

• Falta de condiciones de pago o datos bancarios: Una factura sin fecha de vencimiento o instrucciones de pago deja al cliente en la posición de decidir por ti. Incluye tus métodos de pago aceptados y una fecha de vencimiento clara en cada factura.

• Numeración incoherente de las facturas: Saltarse números, duplicarlos o no utilizar ningún sistema dificulta la conciliación y puede suscitar dudas durante una auditoría del Impuesto sobre bienes y servicios (GST). Los números secuenciales, aplicados de forma sistemática, resuelven este problema por completo.

• Envío al contacto equivocado: En organizaciones más grandes, las cuentas a pagar y la persona con la que trabajas a menudo son diferentes. Enviar a la persona equivocada es una razón habitual por la que las facturas se pagan tarde; es posible que nunca hayan llegado a la bandeja de entrada correcta.

• Esperar demasiado para facturar: Las empresas de servicios son las que más lo notan. Facturar al finalizar el proyecto y no en los hitos acordados crea vacíos en el flujo de caja que se agravan con el tiempo. Si tu contrato permite la facturación progresiva, utilízala.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Ofrecer tarifas flexibles: responde a las necesidades de tus usuarios más rápido con modelos de tarifas flexibles, como las tarifas por uso, por niveles, tarifas planas con cargos por consumo adicional, etc. Además, admite cupones, pruebas gratuitas, prorratas y extensiones de forma nativa.

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• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

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