การออกใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์นั้นไม่ใช่แค่การกรอกจำนวนเงินแล้วส่งเท่านั้น กฎระเบียบเกี่ยวกับใบกำกับภาษีและช่องข้อมูลที่จำเป็นนั้นมีความเฉพาะเจาะจง การทำผิดพลาดจะสร้างปัญหาให้กับทั้งคุณและลูกค้าของคุณ เช่น การพลาดการขอคืนภาษีสินค้าและบริการ (GST), ปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการชำระเงินล่าช้า

ด้เราจะอธิบายถึงวิธีการเขียนใบแจ้งหนี้ในประเทศนิวซีแลนด์ ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ธุรกิจมักทำ และวิธีที่ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้จัดการกระบวนการทั้งหมดในที่เดียว

ประเด็นสำคัญ

• ข้อกำหนดเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ของนิวซีแลนด์นั้นเชื่อมโยงกับสถานะการจดทะเบียนภาษี GST และมูลค่าของธุรกรรมโดยตรง

• ข้อมูลที่ขาดหายไป เช่น หมายเลข GST หรือวันที่ในใบแจ้งหนี้ เป็นสาเหตุทั่วไปที่ทำให้เกิดปัญหาทั้งกับผู้ส่งและผู้รับ

• ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สามารถคำนวณภาษี การเก็บเงิน และการกระทบยอดโดยอัตโนมัติในขั้นตอนการทำงานเดียวที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองข้อกำหนดด้านใบกำกับภาษีของนิวซีแลนด์

เมื่อใดที่ธุรกิจในนิวซีแลนด์ต้องใช้ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้คือคำขอชำระเงินอย่างเป็นทางการที่บันทึกรายการสินค้าที่จัดส่ง ราคา และกำหนดชำระเงิน ในประเทศนิวซีแลนด์ โดยเป็นทั้งบันทึกทางการค้าและในหลายกรณีก็เป็นเอกสารทางภาษีด้วย

ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษี GST ต้องปฏิบัติตามกฎการออกใบแจ้งหนี้เฉพาะ หากธุรกิจของคุณจดทะเบียน GST และมีการขายสินค้าหรือบริการเกิน 200 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ (รวมภาษี GST แล้ว) คุณต้องให้ข้อมูลการขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีภายใน 28 วันนับจากวันที่ผู้ซื้อร้องขอ หรือภายในวันที่ตกลงกันโดยทั้งสองฝ่าย สำหรับยอดขายที่เกิน 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ ข้อมูลการขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีจะต้องมีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ซื้อด้วย

บริการที่เรียกเก็บเงินแบบเครดิตมักเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ด้วยเช่นกัน ที่ปรึกษา ผู้รับเหมา นักออกแบบ และช่างฝีมือใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บค่าบริการตามเวลาและผลงาน ซึ่งรวมถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ วันครบกำหนด และเงื่อนไขการชำระเงิน

ในบางอุตสาหกรรม เช่น การเกษตรหรือป่าไม้ ผู้ซื้อจะเป็นผู้จัดทำใบแจ้งหนี้ในนามของผู้ขาย (เรียกว่า ข้อมูลการจัดหาที่ต้องเสียภาษีที่สร้างโดยผู้ซื้อ) โดยทั่วไปแล้วเป็นเพราะผู้ซื้อทราบมูลค่าของสินค้าก่อนผู้ขาย ส่วนข้อมูลการจัดหาที่ต้องเสียภาษีที่สร้างโดยผู้ซื้อ (RCTI) นั้น จำเป็นต้องมีข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย

วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์ต้องทำอย่างไร

ข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับจำนวนเงินในการทำธุรกรรมและขึ้นอยู่กับว่าคุณจดทะเบียนภาษี GST หรือไม่ กรมสรรพากรไม่ได้กำหนดรูปแบบเฉพาะเจาะจง แต่ข้อกำหนดจะเพิ่มขึ้นตามมูลค่าใบแจ้งหนี้ที่สูงขึ้น

ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าไม่เกิน 200 ดอลลาร์นิวซีแลนด์จะต้องระบุข้อมูลดังนี้

• รายละเอียดผู้ขาย: ชื่อของคุณหรือชื่อทางการค้า

• วันที่: วันที่ออกใบแจ้งหนี้

• คำอธิบาย: คำอธิบายสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้

• ยอดรวม: แสดงยอดเงินรวมที่ต้องชําระ รวมทั้ง GST

ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าตั้งแต่ 200 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ขึ้นไป แต่ไม่เกิน 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ จะต้องระบุรายละเอียดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้น รวมถึงหมายเลข GST และจำนวนภาษี GST โดยให้ระบุจำนวนเงินที่ไม่รวมภาษี GST, จำนวนภาษี GST, และจำนวนเงินรวมที่รวมภาษี GST แยกต่างหาก หรือระบุเฉพาะจำนวนเงินรวมที่รวมภาษี GST แล้ว พร้อมระบุว่ารวมภาษี GST แล้ว (สามารถทำได้เมื่อคิดภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตรามาตรฐานสำหรับสินค้าหรือบริการทั้งหมดที่ระบุไว้)

ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าเกิน 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ จะต้องระบุชื่อผู้ซื้อและข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ด้วย ได้แก่ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล ชื่อทางการค้า (หากเป็นคนละชื่อกับชื่อจริง) เลขทะเบียนธุรกิจของนิวซีแลนด์ (NZBN) หรือ URL เว็บไซต์ของผู้ซื้อ ข้อกำหนดนี้ใช้เฉพาะในกรณีที่ผู้ซื้อจดทะเบียนภาษี GST แล้วเท่านั้น

นอกเหนือจากข้อกำหนดเบื้องต้นตามกฎหมายแล้ว แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการระบุเงื่อนไขการชำระเงิน รายละเอียดบัญชีธนาคาร และหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันตามลำดับในแต่ละใบแจ้งหนี้ ถึงแม้ว่าฉลากกำกับ "ใบกำกับภาษี" จะไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปตั้งแต่เดือนเมษายนปี 2023 แต่ธุรกิจหลายแห่งก็ยังคงใช้ป้ายกำกับนี้อยู่

ภาษี GST มีผลต่อข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์อย่างไร

ภาษี GST มีผลต่อทั้งราคาที่คุณเรียกเก็บและวิธีการแสดงในใบแจ้งหนี้ หากคุณจดทะเบียนแล้ว ใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องเป็นใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ทั่วไปจะไม่ทำให้ลูกค้าของคุณสามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้

วิธีการแสดงภาษี GST ในใบแจ้งหนี้มีอยู่ 2 วิธีดังนี้

• ราคารวมภาษี GST: แสดงราคารวม GST ทั้งหมด (โดยคิดเป็น 15/115 ของราคาทั้งหมด หรือคูณราคารวมภาษีด้วย 3/23)

• ราคาก่อนภาษี GST: แสดงราคารวมก่อนภาษี GST, จำนวนภาษี GST ในบรรทัดแยกต่างหาก และราคารวมทั้งหมดหลังรวมภาษี GST แล้ว

หากคุณจำหน่ายทั้งสินค้าที่ต้องเสียภาษีและสินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี (เช่น บริการทางการเงิน) โปรดแยกประเภทสินค้าให้ชัดเจน และคิดภาษี GST เฉพาะส่วนที่ต้องเสียภาษีเท่านั้น

สถานการณ์หนึ่งที่อาจทำให้ธุรกิจเกิดความผิดพลาดได้คือสินค้าและบริการที่ได้รับการยกเว้นภาษี การส่งออกสินค้าและบริการบางประเภทอยู่ภายใต้ภาษี GST ในอัตรา 0% สินค้าและบริการที่ได้รับการยกเว้นภาษียังคงต้องแสดงไว้ในแบบยื่นภาษี GST ของคุณ โดยจะได้รับการปฏิบัติแตกต่างจากสินค้าและบริการที่ได้รับการยกเว้น ซึ่งไม่ได้อยู่ในระบบภาษี GST

หากคุณไม่ได้จดทะเบียนภาษี GST ใบแจ้งหนี้ของคุณจะไม่สามารถระบุคำว่า "ใบกำกับภาษี" หรือ "ข้อมูลการจัดหาสินค้าที่ต้องเสียภาษี" ได้ การเรียกเก็บเงินที่ดูเหมือนภาษี GST ในขณะที่คุณไม่ได้จดทะเบียนอาจทำให้คุณถูกปรับเงินจากกรมสรรพากรได้

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ในประเทศนิวซีแลนด์

ตัวเลือกในการออกใบแจ้งหนี้มีตั้งแต่แบบฟอร์มเปล่าไปจนถึงซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติเต็มรูปแบบ การเลือกที่เหมาะสมนั้นหลักๆ แล้วจะขึ้นอยู่กับจำนวนใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งและเวลาที่คุณต้องการใช้ในการออกใบแจ้งหนี้

ตัวเลือกของคุณมีดังนี้

• การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง: การใช้เอกสาร Word หรือสเปรดชีตที่จัดรูปแบบให้มีช่องข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดนั้นประหยัดค่าใช้จ่ายและเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณใบแจ้งหนี้ไม่มาก อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้ที่จัดทำด้วยตนเองจะไม่ติดตามสถานะการชำระเงินโดยอัตโนมัติ ส่งผิดพลาดได้ง่าย หรือมีช่องข้อมูลไม่ครบถ้วน และการกระทบยอดก็จะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากในทันที

• ซอฟต์แวร์บัญชี: แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บัญชีจะจัดการการออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำบัญชีที่ครอบคลุมมากขึ้น ผสานรวมกับธนาคารหลัก ๆ ในนิวซีแลนด์เพื่อการจับคู่ธุรกรรมอัตโนมัติ และป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้เข้าสู่บัญชีของคุณโดยตรง ซึ่งมีความสำคัญมากในช่วงเวลาการยื่นภาษี GST

• เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะ: เครื่องมือเหล่านี้อยู่ระหว่างสองตัวเลือกข้างต้น ติดตั้งได้เร็วกว่าซอฟต์แวร์บัญชีเต็มรูปแบบ และมีความสามารถมากกว่าเทมเพลต บางเครื่องมือเชื่อมต่อโดยตรงกับการประมวลผลการชำระเงิน ทำให้ช่องว่างระหว่างการส่งใบแจ้งหนี้และการรับเงินแคบลงอย่างมาก

ประเทศนิวซีแลนด์ไม่มีกำหนดเวลาชำระเงินตามกฎหมายสำหรับใบแจ้งหนี้ทางการค้าในบางกรณีที่ได้รับการยกเว้น เช่น งานก่อสร้าง ดังนั้นเงื่อนไขการชำระเงินจึงขึ้นอยู่กับว่าคุณระบุเงื่อนไขใด

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่พบบ่อยในธุรกิจของนิวซีแลนด์มีอะไรบ้าง

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่มักอยู่ในหมวดหมู่ที่คาดเดาได้

สิ่งที่ต้องระวังมีดังนี้

• การไม่ระบุรายละเอียดการจดทะเบียน GST: หากคุณจดทะเบียน GST แล้ว ใบกำกับภาษีที่มีมูลค่าเกิน 200 ดอลลาร์นิวซีแลนด์จะต้องระบุหมายเลข GST ของคุณ หากคุณไม่ระบุหมายเลข GST ลูกค้าธุรกิจของคุณจะไม่สามารถขอหักลดหย่อนภาษี GST ได้

• การคิดภาษี GST ที่ไม่ถูกต้อง: การคิดภาษี GST ของสินค้าหรือบริการที่ได้รับการยกเว้นภาษี การไม่แยกสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีและที่ได้รับการยกเว้นภาษี หรือการแสดงภาษี GST ก่อนที่คุณจะได้รับการจดทะเบียนอย่างถูกต้อง ล้วนเป็นปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด หากมีข้อสงสัย ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือกรมสรรพากรโดยตรง

• ไม่มีเงื่อนไขการชำระเงินหรือรายละเอียดบัญชีธนาคาร: ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีวันครบกำหนดชำระหรือคำแนะนำในการชำระเงิน จะทำให้ลูกค้าเป็นผู้ตัดสินใจแทนคุณ โปรดระบุวิธีการชำระเงินที่ยอมรับได้และวันครบกำหนดชำระที่ชัดเจนในใบแจ้งหนี้ทุกใบ

• การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่สอดคล้องกัน: การข้ามหมายเลข การใช้หมายเลขซ้ำ หรือการไม่ใช้ระบบใดๆ เลย ทำให้การกระทบยอดทำได้ยากขึ้น และอาจทำให้เกิดข้อสงสัยในระหว่างการตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่ม การใช้หมายเลขเรียงลำดับอย่างสม่ำเสมอจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้

• การส่งไปผิดคน: ในองค์กรขนาดใหญ่ เจ้าหนี้การค้าและบุคคลที่คุณติดต่อด้วยมักจะเป็นคนละคน การส่งไปผิดคนเป็นสาเหตุโดยทั่วไปที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินล่าช้า เพราะใบแจ้งหนี้อาจไปไม่ถึงผู้รับที่ถูกต้องเลยก็ได้

• การรอออกใบแจ้งหนี้นานเกินไป: ธุรกิจบริการมักประสบปัญหานี้ การออกใบแจ้งหนี้เมื่อโครงการเสร็จแล้วแทนที่จะออกตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ จะทำให้เกิดช่องว่างทางการเงินที่สะสมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ หากสัญญาของคุณอนุญาตให้มีการออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า ก็ให้ทำตามได้เลย

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ:

• สร้างการจัดการบัญชีลูกหนี้แบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้