在新西兰编写账单不仅仅是填写金额并发送。围绕税务账单和必需字段的规则很具体；弄错它们会给您和您的客户带来问题，例如错过商品及服务税 (GST) 索赔、监管合规问题和延迟付款。
在下文中，我们将介绍如何在新西兰开具账单、商家常犯的错误，以及账单软件如何在一个地方处理整个流程。
要点
新西兰的开具账单要求与 GST 注册状态和交易价值直接相关。
缺少详细信息，例如您的 GST 编号或账单日期，是发件人和收件人遇到问题的常见原因。
账单软件可以在一个为满足新西兰税务账单要求而构建的单一工作流中自动进行税务计算、收款和对账。
新西兰的商家什么时候需要账单？
账单是记录所提供内容、费用金额以及到期付款时间的正式付款请求。在新西兰，账单既是商业记录，在许多情况下也是税务文件。
已注册 GST 的商家必须遵守特定的开具账单规则。如果您的商家已注册 GST，并且供应超过 200 新西兰元（含 GST），则必须在买家提出请求后 28 天内或在双方同意的备用日期之前提供应税供应信息。对于超过 1000 新西兰元的销售额，应税供应信息必须包括有关买家的额外详细信息。
按信用条款收费的服务通常也涉及账单。顾问、承包商、设计师和技工使用账单对时间和可交付成果进行计费，其中包括欠款金额、到期日期和付款条款。
在某些行业中，例如农业或林业，买家代表供应商创建账单（称为买家创建的应税供应信息）。这通常是因为购买者在卖方之前就知道货物的价值。RCTI 需要双方达成协议。
如何在新西兰编写账单？
账单必须包含的字段取决于交易金额以及您是否已注册 GST。新西兰国内税务局 (Inland Revenue) 没有规定具体的布局，但要求会随着账单价值的增加而提高。
金额为 200 新西兰元或以下的账单需要：
卖方详细信息： 您的姓名或交易名称
日期： 开具账单的日期
描述： 对所提供商品或服务的描述
总金额： 应付总额（含 GST）
高于 200 新西兰元且不超过 1000 新西兰元的账单需要包含上面列出的所有账单详细信息，外加您的 GST 注册号和 GST 金额。请单独列出不含 GST 的金额、GST 金额和含 GST 的总额，或列出含 GST 的金额并附带说明其中包含 GST。如果对列出的所有商品或服务按标准费率收取费用，则允许这样做）。
超过 1000 新西兰元的账单还必须包含买家姓名以及以下信息之一：其地址、电话号码、电子邮件地址、交易名称（如果与姓名不同）、新西兰商业编号 (NZBN) 或其网站的 URL。这仅在买家已注册 GST 时适用。
除了法律规定的最低要求外，最佳做法是在每张账单上都包含您的付款条款、您的银行账户详情和唯一的连续账单编号。自 2023 年 4 月起，不再要求使用特定的“税务账单”标签，但许多商家仍在使用。
GST 如何影响新西兰的开具账单要求？
GST 会影响您的收费以及您如何在账单上呈现它。如果您已注册，您的账单必须是税务账单。普通账单无法让您的客户申请退还 GST。
有两种方式可以在账单上显示 GST：
含税定价： 显示包含 GST 的总额（总额的 15/115，或将含税金额乘以 3/23）。
不含税定价： 显示加收 GST 前的小计、作为单独一行的 GST 金额以及含税总额。
如果您同时提供应税和免税项目（例如金融服务），请将它们清楚地分开，并仅对部分应税项目收取 GST。
可能导致商家出错的一种情况是零税率供应。出口商品和某些服务需按 0% 缴纳 GST。零税率供应仍然需要显示在您的 GST 申报单中。它们与免税供应不同，后者完全不受 GST 系统约束。
如果您未注册 GST，您的账单中就不能包含“税务账单”或“应税供应信息”等字眼。在您未注册的情况下对看似 GST 的项目收费，可能会招致国内税务局的处罚。
如何在新西兰创建账单？
账单选项从空白模板到完全自动化的账单软件不等。正确的选择在很大程度上取决于您发送账单的数量以及您希望在账单上花费多少时间。
以下是您的选项：
手动开具账单： 格式化为包含所有必需字段的 Word 文档或电子表格具有成本效益，并且适用于账单量较小的商家。但是，手动账单不会自动跟踪付款状态，它们很容易在发送时出现错误或缺少字段，而且对账很快就会变得乏味。
会计软件： 会计软件平台将开具账单作为更广泛记账流程的一部分处理，与新西兰主要银行集成以进行自动交易匹配，并将账单数据直接馈入您的账户中。这在商品及服务税申报时很重要。
专用账单工具： 它们介于上述两个选项之间。它们比完整的会计软件设置得更快，而且比模板更强大。有些直接连接到支付处理，因此发送账单和收到资金之间的差距大大缩小。
除特定情况（例如建筑业）外，新西兰没有商业账单的法定付款期限，因此您的条款就是您指定的条款。
新西兰商家常犯的开具账单错误有哪些？
许多开具账单错误分为可预测的几类。
以下是需要关注的要点：
遗漏 GST 注册详细信息： 如果您已注册 GST，则超过 200 新西兰元的税务账单必须包含您的 GST 编号。如果将其遗漏，您的企业客户将无法申请 GST 扣除。
错误的 GST 处理方式： 对零税率供应收取 GST、未能将应税项目和免税项目区分开来，或在实际注册前显示 GST，这些都是监管合规问题。如有疑问，请咨询会计师或直接咨询国内税务局。
没有付款条款或银行详细信息： 没有到期日或付款说明的账单会让客户处于替您做决定的境地。在每张账单上加入您接受的支付方式以及明确的到期日。
账单编号不一致： 跳过编号、重复编号或根本不使用系统会增加对账难度，并可能在 GST 审计期间引发问题。应用一致的连续编号可完全解决这个问题。
发送给错误的联系人： 在大型组织中，应付账款和与您合作的人员通常是不同的人。发送给错误的人员是延迟支付账单的常见原因；它们可能根本没有到达正确的收件箱。
等待太久才开具账单： 服务型商家尤其能感受到这一点。在项目完成时而不是在商定的里程碑开具账单，会造成随时间推移而加剧的现金流缺口。如果您的合同允许阶段性开单，请使用它。
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本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。