Das Schreiben einer Rechnung in Neuseeland erfordert mehr als das Ausfüllen eines Betrags und das Versenden. Die Regeln für Rechnungen mit Steuerausweis und erforderliche Felder sind spezifisch; wenn Sie sie falsch machen, führt dies sowohl für Sie als auch für Ihre Kundinnen und Kunden zu Problemen, wie z. B. verpassten Forderungen aus der Goods and Services Tax (GST), Compliance-Problemen und verspäteten Zahlungen.

Im Folgenden behandeln wir, wie Sie in Neuseeland eine Rechnung schreiben, häufige Fehler von Unternehmen und wie Rechnungssoftware den gesamten Prozess an einem Ort abwickelt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Neuseelands Rechnungsanforderungen sind direkt an den GST-Registrierungsstatus und den Transaktionswert gebunden.

• Fehlende Angaben, wie Ihre GST-Nummer oder das Rechnungsdatum, sind häufige Ursachen für Probleme für Absender/in und Empfänger/in.

• Rechnungssoftware kann die Steuerberechnung, den Einzug und den Abgleich in einem einzigen Workflow automatisieren, der so konzipiert ist, dass er die Anforderungen für neuseeländische Rechnungen mit Steuerausweis erfüllt.

Wann benötigen neuseeländische Unternehmen eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine formelle Zahlungsaufforderung, in der erfasst wird, was geliefert wurde, wie viel es gekostet hat und wann die Zahlung fällig ist. In Neuseeland sind Rechnungen sowohl eine Geschäftsaufzeichnung als auch in vielen Fällen ein Steuerdokument.

GST-registrierte Unternehmen müssen bestimmte Rechnungsregeln befolgen. Wenn Ihr Unternehmen GST-registriert ist und eine Lieferung 200 NZD überschreitet (inklusive GST), müssen Sie innerhalb von 28 Tagen nach Anfrage eines Käufers oder einer Käuferin oder bis zu einem alternativen Datum, auf das sich beide Parteien geeinigt haben, Informationen über steuerpflichtige Lieferungen bereitstellen. Bei Verkäufen über 1.000 NZD müssen die Informationen über steuerpflichtige Lieferungen zusätzliche Angaben zum Käufer oder zur Käuferin enthalten.

Dienstleistungen, die zu Kreditbedingungen in Rechnung gestellt werden, beinhalten oft auch Rechnungen. Berater/innen, Auftragnehmer/innen, Designer/innen und Handwerker/innen verwenden Rechnungen, um Zeit und Leistungen abzurechnen, die den geschuldeten Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungskonditionen enthalten.

In einigen Branchen, wie der Land- oder Forstwirtschaft, erstellt der Käufer oder die Käuferin die Rechnung im Namen des Lieferanten (buyer-created taxable supply information). Dies geschieht in der Regel, weil der Käufer oder die Käuferin den Wert der Waren vor dem Verkäufer oder der Verkäuferin kennt. RCTIs erfordern eine Vereinbarung zwischen beiden Parteien.

Wie schreiben Sie eine Rechnung in Neuseeland?

Welche Felder Ihre Rechnung enthalten muss, hängt vom Transaktionsbetrag ab und davon, ob Sie GST-registriert sind. Inland Revenue schreibt kein bestimmtes Layout vor, aber die Anforderungen steigen mit zunehmendem Rechnungswert.

Für Rechnungen über 200 NZD oder weniger ist Folgendes erforderlich:

• Angaben des Verkäufers/der Verkäuferin: Ihr Name oder Handelsname

• Datum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung

• Beschreibung: Eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen

• Gesamtbetrag: Der zu zahlende Gesamtbetrag, inklusive GST

Rechnungen über 200 NZD und bis zu 1.000 NZD erfordern alle oben aufgeführten Rechnungsdetails sowie Ihre GST-Registrierungsnummer und den GST-Betrag. Führen Sie entweder den exklusiven GST-Betrag, den GST-Betrag und die inklusive GST-Summe separat auf, oder führen Sie den inklusiven GST-Betrag mit dem Hinweis auf, dass die GST enthalten ist. Dies ist zulässig, wenn für alle aufgeführten Waren oder Dienstleistungen der Standardsatz berechnet wird.

Rechnungen über 1.000 NZD müssen außerdem den Namen des Käufers/der Käuferin und eine der folgenden Angaben enthalten: die Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, den Handelsnamen (falls abweichend vom Namen), eine New Zealand Business Number (NZBN) oder die URL der Website. Dies gilt nur, wenn der Käufer oder die Käuferin GST-registriert ist.

Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus ist es am besten, wenn jede Rechnung Ihre Konditionen, Ihre Bankdaten und eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer enthält. Die spezielle Bezeichnung „tax invoice“ ist seit April 2023 nicht mehr erforderlich, wird aber von vielen Unternehmen weiterhin verwendet.

Wie wirkt sich die GST auf die Rechnungsanforderungen in Neuseeland aus?

Die GST wirkt sich sowohl darauf aus, was Sie in Rechnung stellen, als auch darauf, wie Sie es auf der Rechnung darstellen. Wenn Sie registriert sind, müssen Ihre Rechnungen Rechnungen mit Steuerausweis sein. Mit regulären Rechnungen können Ihre Kundinnen und Kunden keine GST zurückfordern.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die GST auf einer Rechnung auszuweisen:

• Preisgestaltung inklusive GST: Zeigen Sie die Summe inklusive GST an (entweder 15/115 der Summe oder multiplizieren Sie den Inklusivbetrag mit 3/23).

• Preisgestaltung exklusive GST: Zeigen Sie die Zwischensumme vor GST, den GST-Betrag als separate Zeile und die inklusive GST-Summe an.

Wenn Sie sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Artikel (wie z. B. Finanzdienstleistungen) anbieten, trennen Sie diese klar voneinander und berechnen Sie die GST nur auf den steuerpflichtigen Teil.

Eine Situation, die bei Unternehmen zu Fehlern führen kann, sind Lieferungen mit Nullsatz. Für den Export von Waren und bestimmten Dienstleistungen fällt eine GST von 0 % an. Lieferungen mit Nullsatz müssen weiterhin in Ihrer GST-Erklärung erscheinen. Sie werden anders behandelt als steuerfreie Lieferungen, die vollständig außerhalb des GST-Systems liegen.

Wenn Sie nicht GST-registriert sind, dürfen Ihre Rechnungen nicht die Wörter „tax invoice“ oder „taxable supply information“ enthalten. Die Erhebung von Beträgen, die wie GST aussehen, obwohl Sie nicht registriert sind, kann Strafen von Inland Revenue nach sich ziehen.

Wie erstellen Sie eine Rechnung in Neuseeland?

Die Rechnungsoptionen reichen von einer leeren Vorlage bis hin zu vollautomatischer Rechnungssoftware. Die richtige Wahl hängt weitgehend davon ab, wie viele Rechnungen Sie versenden und wie viel Zeit Sie dafür aufwenden möchten.

Hier sind Ihre Optionen:

• Manuelle Rechnungsstellung: Ein Word-Dokument oder eine Tabelle, die so formatiert ist, dass sie alle erforderlichen Felder enthält, ist kostengünstig und eignet sich für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen. Manuelle Rechnungen erfassen den Zahlungsstatus jedoch nicht automatisch, sie lassen sich leicht mit Fehlern oder fehlenden Feldern versenden, und der Abgleich wird schnell mühsam.

• Buchhaltungssoftware: Buchhaltungssoftware-Plattformen wickeln die Rechnungsstellung als Teil eines umfassenderen Buchhaltungs-Workflows ab, lassen sich in große neuseeländische Banken integrieren, um Transaktionen automatisch abzugleichen, und speisen Rechnungsdaten direkt in Ihre Konten ein. Dies ist bei der GST-Rückerstattung von Bedeutung.

• Spezielle Tools für die Rechnungsstellung: Diese liegen zwischen den beiden oben genannten Optionen. Sie lassen sich schneller einrichten als eine vollständige Buchhaltungssoftware und sind leistungsfähiger als eine Vorlage. Einige sind direkt mit der Zahlungsabwicklung verbunden, sodass sich die Lücke zwischen dem Versenden einer Rechnung und dem Empfangen von Geld erheblich verkleinert.

Außer in bestimmten Kontexten, wie dem Baugewerbe, gibt es in Neuseeland keine gesetzliche Zahlungsfrist für Handelsrechnungen. Ihre Konditionen entsprechen also Ihren Angaben.

Welche Fehler bei der Rechnungsstellung machen neuseeländische Unternehmen häufig?

Viele Rechnungsfehler fallen in vorhersehbare Kategorien.

Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten:

• Weglassen der GST-Registrierungsdaten: Wenn Sie GST-registriert sind, müssen Rechnungen mit Steuerausweis über 200 NZD Ihre GST-Nummer enthalten. Wenn Sie sie weglassen, können Ihre Geschäftskundinnen und -kunden keinen GST-Abzug geltend machen.

• Falsche GST-Behandlung: Die Erhebung von GST auf Lieferungen mit Nullsatz, das Versäumnis, steuerpflichtige und steuerfreie Artikel zu trennen, oder das Ausweisen von GST, bevor Sie tatsächlich registriert sind, sind alles Compliance-Probleme. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen Buchhalter oder eine Buchhalterin oder direkt an Inland Revenue.

• Keine Konditionen oder Bankdaten: Eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum oder Zahlungsanweisungen versetzt den Kunden oder die Kundin in die Lage, diese für Sie zu entscheiden. Geben Sie auf jeder Rechnung Ihre akzeptierten Zahlungsmethoden und ein klares Fälligkeitsdatum an.

• Inkonsistente Rechnungsnummerierung: Das Überspringen von Nummern, deren Duplizierung oder die Verwendung keines Systems erschwert den Abgleich und kann bei einer GST-Prüfung Fragen aufwerfen. Fortlaufende Nummern, die konsequent angewendet werden, lösen dieses Problem vollständig.

• Senden an die falsche Kontaktperson: In größeren Organisationen sind die Kreditorenbuchhaltung und die Person, mit der Sie zusammenarbeiten, oft unterschiedliche Personen. Das Senden an die falsche Person ist ein häufiger Grund für verspätete Zahlungen von Rechnungen; sie haben möglicherweise nie den richtigen Posteingang erreicht.

• Zu langes Warten mit der Rechnungsstellung: Das spüren vor allem Dienstleistungsunternehmen. Die Rechnungsstellung bei Projektabschluss anstelle von vereinbarten Meilensteinen führt zu Cashflow-Lücken, die sich im Laufe der Zeit summieren. Wenn Ihr Vertrag Wiederkehrende Rechnungen zulässt, verwenden Sie diese.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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