Redigere una fattura in Nuova Zelanda richiede molto di più che inserire un importo e inviarla. Le regole sulle fatture e sui campi obbligatori sono specifiche; sbagliarle crea problemi sia a te sia ai tuoi clienti, come mancate richieste di imposta su beni e servizi (GST), problemi di compliance e pagamenti in ritardo.

Di seguito illustreremo come redigere una fattura in Nuova Zelanda, gli errori comuni commessi dalle attività e come il software di fatturazione gestisce l'intero processo in un'unica posizione.

In evidenza

• I requisiti di fatturazione della Nuova Zelanda sono direttamente collegati allo stato di registrazione GST e al valore della transazione.

• I dettagli mancanti, come il tuo numero GST o la data della fattura, sono cause comuni di problemi sia per il mittente sia per il destinatario.

• Il software di fatturazione può automatizzare il calcolo dell'imposta, la riscossione dei pagamenti e la riconciliazione in un unico flusso di lavoro creato per soddisfare i requisiti delle fatture neozelandesi.

Quando le attività neozelandesi hanno bisogno di una fattura?

Una fattura è una richiesta formale di pagamento che registra ciò che è stato fornito, quanto è costato e quando è dovuto il pagamento. In Nuova Zelanda, le fatture sono sia un documento commerciale sia, in molti casi, un documento fiscale.

Le attività con registrazione GST devono seguire regole di fatturazione specifiche. Se la tua attività ha la registrazione GST e una fornitura supera i 200 $ NZD (inclusa la GST), devi fornire le informazioni sulla fornitura imponibile entro 28 giorni dalla richiesta di un acquirente o entro una data alternativa concordata da entrambe le parti. Per le vendite superiori a 1.000 $ NZD, le informazioni sulla fornitura imponibile devono includere ulteriori dettagli sull'acquirente.

I servizi fatturati con Termini di credito spesso comportano anche le fatture. Consulenti, appaltatori, progettisti e artigiani utilizzano le fatture per addebitare il tempo e i risultati finali, che includono l'importo dovuto, la data di scadenza e i Termini di pagamento.

In alcuni settori, come l'agricoltura o la silvicoltura, l'acquirente crea la fattura per conto del venditore (nota come informazioni di fornitura imponibili create dall'acquirente). Questo di solito accade perché l'acquirente conosce il valore dei beni prima del venditore. Le RCTI richiedono un accordo tra le due parti.

Come si redige una fattura in Nuova Zelanda?

I campi che la tua fattura deve includere dipendono dall'importo della transazione e dalla presenza di una registrazione GST. Inland Revenue non impone un layout specifico, ma i requisiti aumentano all'aumentare del valore della fattura.

Le fatture fino a 200 $ NZD richiedono:

• Dettagli del venditore: il tuo nome o il nome commerciale

• Data: la data di emissione della fattura

• Descrizione: una descrizione dei beni o servizi forniti

• Importo totale: il totale da pagare, inclusa la GST

Le fatture superiori a 200 $ NZD e fino a 1.000 $ NZD richiedono tutti i dettagli della fattura sopra elencati, oltre al numero di registrazione GST e all'importo GST. Puoi elencare separatamente l'importo al netto della GST, l'importo della GST e il totale comprensivo di GST, oppure puoi elencare l'importo comprensivo di GST con un'indicazione che la GST è inclusa. Ciò è consentito quando è addebitata alla tariffa standard per tutti i beni o servizi elencati.

Le fatture superiori a 1.000 $ NZD devono inoltre includere il nome dell'acquirente e uno dei seguenti dati: indirizzo, numero di telefono, email, nome commerciale (se diverso dal suo nome), un numero di attività in Nuova Zelanda (NZBN) o l'URL del suo sito web. Si applica solo se l'acquirente ha la registrazione GST.

Al di là dei minimi legali, è buona norma che ogni fattura includa i tuoi Termini di pagamento, i tuoi dati bancari e un numero di fattura sequenziale univoco. L'etichetta specifica "fattura" non è più obbligatoria da aprile 2023, ma è ancora utilizzata da molte attività.

In che modo la GST influisce sui requisiti per le fatture in Nuova Zelanda?

La GST influisce sia su ciò che addebiti sia sul modo in cui lo presenti sulla fattura. Se hai la registrazione, le tue fatture devono essere documenti fiscali. Le fatture normali non consentiranno ai tuoi clienti di richiedere il rimborso della GST.

Ci sono due modi per indicare la GST su una fattura:

• Prezzi comprensivi di GST: mostra il totale comprensivo di GST (15/115 del totale o moltiplica l'importo comprensivo per 3/23).

• Prezzi al netto di GST: mostra il subtotale prima della GST, l'importo della GST come riga separata e il totale comprensivo della GST.

Se fornisci sia articoli imponibili sia articoli esenti (come i servizi finanziari), separali chiaramente e addebita la GST solo sulla parte imponibile.

Una situazione che può indurre le attività a commettere errori sono le forniture a tasso zero. Le esportazioni di beni e determinati servizi sono soggette a GST allo 0%. Le forniture a tasso zero devono comunque figurare nella tua dichiarazione GST. Sono trattate diversamente dalle forniture esenti, che non rientrano affatto nel sistema GST.

Se non hai la registrazione GST, le tue fatture non possono includere le parole "fattura" o "informazioni di fornitura imponibili". Addebitare qualcosa che assomiglia alla GST quando non hai la registrazione può comportare sanzioni da parte di Inland Revenue.

Come si crea una fattura in Nuova Zelanda?

Le opzioni di fatturazione spaziano da un modello vuoto a software di fatturazione completamente automatizzati. La scelta giusta dipende in gran parte da quante fatture invii e da quanto tempo vuoi dedicarvi.

Ecco le opzioni disponibili:

• Fatturazione manuale: un documento Word o un foglio di calcolo formattato per includere tutti i campi obbligatori è conveniente e funziona per le attività con volumi di fatturazione bassi. Tuttavia, le fatture manuali non monitorano automaticamente lo stato del pagamento, è facile inviarle con errori o campi mancanti e la riconciliazione diventa rapidamente noiosa.

• Software di contabilità: le piattaforme software di contabilità gestiscono la fatturazione come parte di un flusso di lavoro di contabilità più ampio, si integrano con le principali banche neozelandesi per l'abbinamento automatico delle transazioni e inseriscono i dati della fattura direttamente nei tuoi conti. Questo è importante al momento della dichiarazione GST.

• Strumenti di fatturazione dedicati: si collocano tra le due opzioni precedenti. Sono più veloci da configurare rispetto a un software di contabilità completo e più capaci di un modello. Alcuni si collegano direttamente all'elaborazione dei pagamenti, quindi il divario tra l'invio di una fattura e la ricezione di denaro si riduce notevolmente.

Ad eccezione di contesti specifici, come l'edilizia, la Nuova Zelanda non prevede scadenze di pagamento previste dalla legge per le fatture commerciali, pertanto i Termini sono quelli che specifichi tu.

Quali sono gli errori di fatturazione più comuni commessi dalle attività neozelandesi?

Molti errori di fatturazione rientrano in categorie prevedibili.

Ecco a cosa prestare attenzione:

• Omissione dei dettagli di registrazione GST: se hai la registrazione GST, le fatture superiori a 200 $ NZD devono includere il tuo numero GST. Se lo ometti, i tuoi clienti commerciali non potranno richiedere la detrazione della GST.

• Trattamento non corretto della GST: l'addebito della GST su forniture a tasso zero, la mancata separazione di articoli imponibili ed esenti o l'indicazione della GST prima di essere effettivamente registrati sono tutti problemi di compliance. In caso di dubbio, verifica con un contabile o direttamente con Inland Revenue.

• Assenza di Termini di pagamento o dati bancari: una fattura senza data di scadenza o istruzioni per il pagamento mette il cliente nella posizione di deciderli per te. Includi i tuoi metodi di pagamento accettati e una data di scadenza chiara su ogni fattura.

• Numerazione delle fatture incoerente: saltare i numeri, duplicarli o non utilizzare alcun sistema rende la riconciliazione più complessa e può sollevare domande durante un controllo GST. I numeri sequenziali, applicati in modo coerente, risolvono completamente questo problema.

• Invio al contatto sbagliato: nelle organizzazioni più grandi, la funzione di contabilità fornitori e la persona con cui lavori sono spesso diverse. L'invio alla persona sbagliata è uno dei motivi più comuni per cui le fatture vengono pagate in ritardo; potrebbero non essere mai arrivate nella casella di posta corretta.

• Attendere troppo per emettere una fattura: le attività di servizi in particolare ne risentono. Emettere una fattura al completamento del progetto anziché ai traguardi concordati crea lacune nel flusso di cassa che si sommano nel tempo. Se il tuo contratto consente la fatturazione ad avanzamento dei lavori, utilizzala.

In che modo Stripe Invoicing può esserti d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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