Rédiger une facture en Nouvelle-Zélande ne se résume pas à indiquer un montant et à l’envoyer. Les règles relatives aux factures de TVA et aux champs obligatoires sont précises ; toute erreur peut entraîner des problèmes pour vous et vos clients, tels que des oublis de remboursement de la taxe sur les produits et services (TPS), des problèmes de conformité et des retards de paiement.

Nous aborderons ci-dessous la manière de rédiger une facture en Nouvelle-Zélande, les erreurs courantes commises par les entreprises et la façon dont les logiciels de facturation gèrent l’ensemble du processus en un seul endroit.

Points clés

• En Nouvelle-Zélande, les exigences en matière de facturation sont directement liées au statut d’enregistrement à la TPS et à la valeur de la transaction.

• Les détails manquants, tels que votre numéro de TPS ou la date de la facture, sont des causes courantes de problèmes pour l’expéditeur et le destinataire.

• Les logiciels de facturation peuvent automatiser le calcul des taxes, le recouvrement des paiements et le rapprochement dans un flux de travail unique conçu pour répondre aux exigences de facturation fiscale néo-zélandaises.

Quand les entreprises néo-zélandaises ont-elles besoin d’une facture ?

Une facture est une demande de paiement officielle qui détaille les biens et services fournis, leur coût et la date d’échéance. En Nouvelle-Zélande, les factures constituent à la fois un document commercial et, dans de nombreux cas, un document fiscal.

Les entreprises assujetties à la TPS doivent respecter des règles de facturation spécifiques. Si votre entreprise est assujettie à la TPS et qu’une fourniture dépasse 200 NZD (TPS incluse), vous devez fournir les informations relatives à la fourniture taxable dans les 28 jours suivant la demande du client ou à une autre date convenue entre les deux parties. Pour les ventes supérieures à 1 000 NZD, les informations relatives à la fourniture taxable doivent inclure des renseignements supplémentaires sur le client.

Les services facturés à crédit donnent souvent lieu à des factures. Les consultants, les sous-traitants, les concepteurs et les artisans utilisent des factures pour facturer leur temps et leurs livrables, lesquelles précisent le montant dû, la date d’échéance et les modalités de paiement.

Dans certains secteurs, comme l’agriculture ou la sylviculture, le client établit la facture pour le compte du fournisseur (on parle alors d’information fiscale créée par le client). Cela s’explique généralement par le fait que l’acheteur connaît la valeur des biens avant le vendeur. Les informations fiscales créées par le client nécessitent un accord entre les deux parties.

Comment rédiger une facture en Nouvelle-Zélande ?

Les champs obligatoires de votre facture dépendent du montant de la transaction et de votre inscription à la TPS. L’administration fiscale n’impose pas de format précis, mais les exigences augmentent avec la valeur de la facture.

Les factures de 200 NZD ou moins nécessitent :

• Coordonnées du commerçant : votre nom ou nom commercial

• Date : date d’émission de la facture

• Description : description des biens ou services fournis

• Montant total : le montant total à payer, TVA comprise

Les factures supérieures à 200 NZD et jusqu’à 1 000 NZD doivent comporter toutes les informations mentionnées ci-dessus, ainsi que votre numéro d’identification à la TPS et le montant de la TPS. Vous pouvez indiquer séparément le montant hors taxes, le montant de la TPS et le total TPS inclus, ou bien indiquer le montant TPS inclus en précisant que la TPS est comprise (cette option est autorisée lorsque le taux normal est appliqué à tous les biens ou services listés).

Les factures supérieures à 1 000 $ NZD doivent également mentionner le nom du client et l’une des informations suivantes : son adresse, son numéro de téléphone, son e-mail, sa raison sociale (si différente de son nom), son numéro d’entreprise néo-zélandais (NZBN) ou l’URL de son site web. Cette obligation s’applique uniquement si l’acheteur est assujetti à la TPS.

Au-delà des mentions légales minimales, il est recommandé que chaque facture comprenne vos conditions de paiement, vos coordonnées bancaires et un numéro de facture unique et séquentiel. La mention « facture fiscale » n’est plus obligatoire depuis avril 2023, mais elle reste utilisée par de nombreuses entreprises.

Comment la TPS affecte-t-elle les exigences de facturation en Nouvelle-Zélande ?

La TPS influe à la fois sur le prix facturé et sur la présentation du paiement. Si vous êtes inscrit, vos factures doivent être des factures fiscales. Les factures ordinaires ne permettent pas à vos clients de récupérer la TPS.

Il existe deux façons d’indiquer la TPS sur une facture :

• Prix ​​TTC : indiquez le total TTC (soit 15/115 du total, soit multipliez le montant TTC par 3/23).

• Prix ​​hors taxes : affichez le sous-total avant taxes, le montant de la taxe sur les produits et services sur une ligne distincte, et le total TTC.

Si vous fournissez à la fois des articles taxables et des articles exonérés (comme des services financiers), séparez-les clairement et ne facturez la TPS que sur la partie taxable.

L’une des sources d’erreurs pour les entreprises concerne les fournitures à taux zéro. Les exportations de biens et certains services sont soumis à la TPS à un taux de 0 %. Ces fournitures à taux zéro doivent néanmoins figurer dans votre déclaration de TPS. Elles sont traitées différemment des fournitures exonérées, qui sont totalement exclues du système de la TPS.

Si vous n’êtes pas inscrit à la TPS, vos factures ne peuvent pas comporter les mentions « facture fiscale » ou « information sur les fournitures taxables ». Facturer des services qui ressemblent à la TPS sans y être inscrit peut entraîner des pénalités de la part de l’administration fiscale (Inland Revenue).

Comment créer une facture en Nouvelle-Zélande ?

Les options de facturation vont du modèle vierge au logiciel de facturation entièrement automatisé. Le choix le plus adapté dépend principalement du nombre de factures à envoyer et du temps que vous souhaitez y consacrer.

Voici les options qui s’offrent à vous :

• Facturation manuelle : un document Word ou une feuille de calcul correctement formatée, incluant tous les champs obligatoires, est une solution économique et adaptée aux entreprises dont le volume de factures est faible. Cependant, les factures manuelles ne permettent pas un suivi automatique des paiements, sont faciles à envoyer avec des erreurs ou des champs manquants, et le rapprochement bancaire devient rapidement fastidieux.

• Logiciel de comptabilité : les plateformes logicielles comptables intègrent la facturation à un processus comptable plus global, se connectent aux principales banques néo-zélandaises pour le rapprochement automatique des transactions et transfèrent directement les données des factures dans vos comptes. Ceci est important au moment de la déclaration de la TPS.

• Outils de facturation dédiés : ces outils se situent entre les deux options précédentes. Plus rapides à configurer qu’un logiciel de comptabilité complet, ils offrent également plus de fonctionnalités qu’un modèle. Certains se connectent directement au traitement des paiements, réduisant ainsi considérablement le délai entre l’envoi d’une facture et la réception du paiement.

Sauf dans des contextes spécifiques, comme la construction, la Nouvelle-Zélande n’impose aucun délai légal de paiement pour les factures commerciales ; vos conditions sont donc celles que vous spécifiez.

Quelles sont les erreurs de facturation courantes commises par les entreprises néo-zélandaises ?

De nombreuses erreurs de facturation relèvent de catégories prévisibles.

Voici ce à quoi il faut faire attention :

• Omission des informations d’inscription à la TPS : si vous êtes inscrit à la TPS, les factures de plus de 200 $ NZD doivent inclure votre numéro de TPS. Si vous l’omettez, vos clients professionnels ne pourront pas déduire la TPS.

• Traitement incorrect de la TPS : facturer la TPS sur des fournitures détaxées, ne pas distinguer les articles taxables et exonérés, ou afficher la TPS avant d’être inscrit constituent des infractions à la réglementation. En cas de doute, consultez un comptable ou l’administration fiscale.

• Absence de conditions de paiement et de coordonnées bancaires : une facture sans date d’échéance ni instructions de paiement laisse le client libre de les définir à votre place. Indiquez vos moyens de paiement acceptés et une date d’échéance claire sur chaque facture.

• Numérotation incohérente des factures : l’omission de numéros, leur duplication ou l’absence totale de système compliquent le rapprochement et peuvent soulever des questions lors d’un contrôle de la TPS. Une numérotation séquentielle, appliquée de manière cohérente, résout entièrement ce problème.

• Envoi au mauvais destinataire : dans les grandes entreprises, le service comptabilité fournisseurs et votre interlocuteur habituel sont souvent des personnes différentes. Envoyer la facture à la mauvaise personne est une cause fréquente de retard de paiement ; il se peut qu’elle n’arrive jamais à destination.

• Facturer trop tard : les entreprises de services, en particulier, en font particulièrement les frais. Facturer à la fin du projet plutôt qu’aux étapes convenues engendre des problèmes de trésorerie qui s’aggravent avec le temps. Si votre contrat prévoit une facturation progressive, utilisez-la.

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