Pour les entreprises, une facturation correcte est synonyme de paiement à temps, de registres en ordre et de conformité avec les lois fiscales. En Nouvelle-Zélande, les factures jouent un rôle essentiel dans les opérations commerciales, et toute erreur dans les informations renseignées peut ralentir les paiements ou entraîner des problèmes fiscaux. Une facture bien structurée et des modalités de paiement bien définies peuvent faire toute la différence.

Vous trouverez ci-dessous les informations à inclure sur une facture en Nouvelle-Zélande, quand émettre une facture fiscale, comment fixer des conditions de paiement adaptées à vos besoins et la marche à suivre lorsqu’un client ne paie pas à temps.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une facture en Nouvelle-Zélande ?
  
• Quelles informations doivent figurer sur une facture néo-zélandaise valide ?
  
• Dans quels cas une facture fiscale est-elle requise en Nouvelle-Zélande ?
  
• Comment Stripe aide-t-elle les entreprises néo-zélandaises en matière de facturation ?
  

Qu’est-ce qu’une facture en Nouvelle-Zélande ?

Une facture est un document financier qui atteste d’une vente entre une entreprise et un client. En Nouvelle-Zélande, les factures indiquent ce qui a été vendu, qui l’a acheté et quel est le montant dû. Elles aident les entreprises à gérer leur trésorerie, à tenir des registres clairs et à se conformer à la législation fiscale.

Les factures constituent la preuve des revenus et de la taxe sur les produits et services (TPS) perçue pour les vendeurs (le cas échéant), et le justificatif d'une dépense et de la TPS payée pour les clients. Au-delà de la conformité fiscale, les factures aident les entreprises à rester organisées, à identifier les créanciers et à fournir des traces écrites pouvant aider à prévenir les litiges.

Une facture bien structurée facilite la gestion des paiements en assurant le suivi des montants impayés et en fixant des dates d'échéance et des attentes afin d'éviter les retards. À l’approche de la période de déclaration fiscale, une facturation précise vous permet de déclarer correctement vos revenus et de réclamer la TPS si nécessaire.

Quelles informations doivent figurer sur une facture néo-zélandaise valide ?

En Nouvelle-Zélande, une facture valide se doit d'être simple, structurée et conforme à la loi. Que vous facturiez un projet ponctuel ou que vous gériez une facturation récurrente, chaque facture doit inclure les informations suivantes :

Informations sur l'entreprise

• Le nom (ou dénomination commerciale) de votre entreprise

• Votre adresse et vos coordonnées (adresse e-mail ou numéro de téléphone)

• Votre numéro de TPS si votre entreprise est immatriculée à la TPS

Informations client

• Le nom du client

• L’adresse du client si la facture est de 1 000 dollars néo-zélandais (NZD) ou plus

• Le nom du service ou de la personne à contacter si vous facturez une grande entreprise

Informations sur la facture

• Un numéro de facture unique (p. ex. INV1001, INV1002)

• La date de la facture

• Chaque article ou service fourni

• Quantités, les prix unitaires, and totaux (p. ex., « 10 x service/produit A à 50 NZD l’unité » ou « 5 heures de conseil à 120 NZD l’heure »)

• Tout détail supplémentaire relatif à l’achat, tel que des numéros de série ou des codes de référence

Informations sur les prix

L’affichage du total dépend de votre statut de TPS. Si votre entreprise n’est pas immatriculée à la TPS, incluez :

• Le montant total

• Une mention indiquant qu’aucune TPS n’est incluse

Si votre entreprise est immatriculée à la TPS, vous devez inclure :

• Le sous-total avant la TPS

• Le montant total, TPS incluse

• Le montant de la TPS séparément si la vente est supérieure ou égale à 1 000 NZD

• Une indication précisant qu'il s'agit d'une « facture fiscale »

Modalités et instructions de paiement

• Date à laquelle le paiement est dû (p. ex. « dû à la réception » ou « dû dans les sept jours »)

• Modalités de paiement (par exemple, virement bancaire, options de carte de crédit, lien de paiement Stripe)

• Tout frais de retard ou toute réduction pour paiement anticipé

• Tout solde restant dû en cas de paiement partiel ou d'acompte

Quand une facture fiscale est-elle requise en Nouvelle-Zélande ?

Si votre entreprise est immatriculée à la TPS, les factures fiscales font partie intégrante des activités commerciales et sont exigées par l’administration fiscale (Inland Revenue Department, IRD). Toutefois, une facture fiscale n'est pas nécessaire pour toutes les ventes et les règles dépendent du montant de la transaction et de la personne à qui vous vendez.

Facture normale vs. facture fiscale

Si votre entreprise n’est pas immatriculée à la TPS, les factures fiscales ne s'appliquent pas à vous et vos factures indiqueront le montant total dû. Si vous êtes immatriculé à la TPS :

• Une facture fiscale est requise pour les ventes supérieures à 50 NZD. Pour tout achat de 200 NZD, vous devez émettre une facture fiscale dans un délai de 28 jours.

• Une facture fiscale officielle n’est pas requise pour les ventes inférieures ou égales à 50 NZD, hors TPS, bien que certaines entreprises la fournissent à titre de bonne pratique. Celles qui ne le font pas doivent néanmoins fournir un reçu standard indiquant le coût de l'article acheté ainsi que la TPS.

Éléments d’une facture fiscale

Une facture fiscale est une facture ordinaire sur laquelle sont renseignés les informations supplémentaires exigées par l’IRD. Si vous facturez correctement, vous incluez de toute façon déjà la plupart de ces informations. La différence est que si une facture ne comporte pas ces éléments, votre client ne peut pas demander le remboursement de la TPS, ce qui peut être un problème pour lui. Pour être considéré comme une facture fiscale, votre document doit comporter les éléments suivants : Pour être considérée comme une facture fiscale, votre document doit comporter les éléments suivants :

• La mention « facture fiscale »

• Les coordonnées et le numéro de TPS de votre entreprise

• La date de la facture

• Le nom et l’adresse du client si le montant de la vente est supérieur ou égal à 1 000 NZD

• Une description claire des biens ou services

• Le calcul de la TPS si la vente est supérieure ou égale à 1 000 NZD

• Le taux de conversion pour les factures en devises étrangères

Comment Stripe aide-t-elle les entreprises néo-zélandaises en matière de facturation ?

L’objectif de la facturation est d’être payé à temps avec un minimum de tracas. Stripe Invoicing gère ce processus pour les entreprises néo-zélandaises en intégrant le recouvrement des paiements, la conformité fiscale et l'automatisation dans le processus de facturation. Voici comment Stripe rend la facturation plus efficace :

Création de factures

Avec Stripe, vous pouvez générer des factures à partir du Dashboard Stripe ou de l’interface de programmation d’applications (API), ce qui élimine le besoin d’utiliser un logiciel de facturation distinct. Au lieu de créer manuellement des PDF, vous utilisez des modèles Stripe pour envoyer les factures par e-mail afin que vos clients puissent payer instantanément avec un bouton « Payer cette facture ». Stripe gère automatiquement la numérotation des factures, les dates d’échéance des paiements et le calcul de la TPS, le cas échéant.

Acceptation des paiements

Généralement, lorsque vous rendez les paiements aussi faciles que possible pour les clients, vous êtes payé plus rapidement. Les factures envoyées via Stripe peuvent être payées immédiatement en ligne à l'aide de plusieurs options de paiement, y compris :

• Cartes bancaires

• Virements bancaires

• Apple Pay, Google Pay ou autres portefeuilles numériques

Suivi des paiements

Le traitement des factures en retard prend du temps. Voici les actions menées par Stripe pour vous aider :

• Envoyer des rappels de paiement automatiques avant et après la date d'échéance

• Relancer les paiements ayant échoué pour les factures récurrentes (p. ex., les abonnements)

• Suivre le statut des factures en temps réel, vous permettant de savoir quand une facture a été émise, quand le client a payé, ou si la facture est en retard

Gestion de la facturation récurrente

Les entreprises qui facturent régulièrement (par exemple, les services d’abonnement, les acomptes, les contrats à long terme) peuvent bénéficier de l’automatisation des factures récurrentes de Stripe. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises de software as a service (SaaS), les consultants et les fournisseurs de services qui ont besoin d'un flux de trésorerie prévisible. Une fois la facturation récurrente configurée, Stripe :

• Envoie les factures dans les délais

• Ajuste les montants au prorata si nécessaire

• Peut débiter automatiquement un moyen de paiement enregistré

Maintien de la conformité à la TPS

Stripe aide vos factures à répondre aux exigences fiscales de la Nouvelle-Zélande. Vous pouvez ajouter automatiquement votre numéro de TPS aux factures, et Stripe Tax calcule la TPS pour chaque transaction. Stripe dispose de fonctionnalités supplémentaires qui vous aident à rester en conformité avec les règles de l’IRD. Par exemple, si vous et votre client avez des numéros de TPS, les factures seront automatiquement étiquetées « facture fiscale ».

Suivi des factures en temps réel

Dans le Dashboard Stripe, vous pouvez suivre l’état de chaque facture. Lorsqu’une facture est réglée, Stripe met automatiquement à jour son état et peut envoyer des reçus de confirmation. Stripe s’intègre à des logiciels de comptabilité tels que Xero et QuickBooks, ce qui permet de réduire les saisies manuelles et de simplifier les rapprochements.

Exploiter la facturation multidevises et internationale

Si vous avez des clients internationaux, Stripe simplifie les paiements transfrontaliers :

• Stripe émet les factures dans plusieurs devises, et les clients voient le montant dans leur devise locale.

• Stripe convertit les paiements et verse les fonds en NZD ou dans une autre devise de votre choix.

• Stripe prend en charge les moyens de paiement locaux tels que Alipay, WeChat Pay, GrabPay, etc.