Voor ondernemingen betekent een correcte facturering dat ze op tijd worden betaald, de administratie op orde houden en de fiscale wet- en regelgeving naleven. In Nieuw-Zeeland spelen facturen een integrale rol in de bedrijfsvoering en als de gegevens niet kloppen, kan dat betalingen vertragen of leiden tot fiscale problemen. Een adequaat gestructureerde factuur en goed gedefinieerde betaalvoorwaarden maken een wereld van verschil.

Hieronder leggen we uit welke informatie je in een factuur in Nieuw-Zeeland moet opnemen, wanneer je een belastingfactuur moet uitgeven, hoe je betaalvoorwaarden definieert die bij je passen en wat je moet doen wanneer een klant niet op tijd betaalt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur in Nieuw-Zeeland?
  
• Welke informatie moet je opnemen in een geldige factuur in Nieuw-Zeeland?
  
• Wanneer is een belastingfactuur verplicht in Nieuw-Zeeland?
  
• Hoe helpt Stripe ondernemingen in Nieuw-Zeeland met de facturatie?
  

Wat is een factuur in Nieuw-Zeeland?

Een factuur is een financieel document waarin de verkoop tussen een onderneming en een klant wordt vastgelegd. In Nieuw-Zeeland houd je met facturen bij wat er is verkocht, wie het heeft gekocht en hoeveel is verschuldigd. Facturen helpen ondernemingen bij het beheren van de cashflow, het op orde houden van de administratie en het naleven van fiscale wet- en regelgeving.

Aan de hand van facturen kunnen verkopers zien hoeveel er aan inkomstenbelasting en GST (Goods and Services Tax) in rekening is gebracht, indien van toepassing. Tegelijk hebben klanten hiermee een bewijs van de onkosten en GST die ze hebben betaald. Naast fiscale compliance zijn er nog meer voordelen voor ondernemingen: facturen helpen om de bedrijfsvoering op orde te houden en bij te houden wie geld verschuldigd is en bieden een papieren controlespoor dat chargebacks kan helpen voorkomen.

Een adequaat gestructureerde factuur maakt betalingen beter beheersbaar doordat openstaande bedragen in kaart worden gebracht en vervaldatums en verwachtingen worden vastgesteld om vertragingen te voorkomen. Wanneer het tijd is voor belastingaangiften, kun je met behulp van een nauwkeurige facturatie je inkomsten correct aangeven en waar nodig GST terugvorderen.

Welke informatie moet je opnemen in een geldige factuur in Nieuw-Zeeland?

Een geldige factuur in Nieuw-Zeeland moet duidelijk, gestructureerd en juridisch conform de wet- en regelgeving zijn. Of je nu factureert voor een eenmalig project of werkt met doorlopende facturatie, elke factuur moet de volgende gegevens bevatten:

Bedrijfsgegevens

• Je bedrijfsnaam (of handelsnaam)

• Je adres en contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer)

• Je GST-nummer als je een GST-registratie hebt

Klantgegevens

• De naam van de klant

• Het adres van de klant voor facturen vanaf NZD 1000

• De specifieke afdelingsnaam of naam van de contacpersoon als je een grote onderneming factureert

Factuurgegevens

• Een uniek factuurnummer (bijvoorbeeld FACT1001, FACT1002)

• De factuurdatum

• Elk geleverd item of elke geleverde dienst

• Hoeveelheden, eenheidsprijzen en totalen (bijv. '10 x widget A voor NZD 50 per stuk' of 'advies - 5 uur voor NZD 120 per uur')

• Eventuele aanvullende gegevens die relevant zijn voor de aankoop, zoals serienummers of referentiecodes

Tarieven

Hoe je het totaal weergeeft, hangt af van je GST-status. Als je geen GST-registratie hebt, moet je het volgende vermelden:

• Het totaalbedrag

• Een vermelding dat er geen GST in rekening is gebracht

Als je wel een GST-registratie hebt, moet je het volgende vermelden:

• Het subtotaal vóór GST

• Het totaalbedrag inclusief GST

• Het afzonderlijke bedrag aan GST bij een verkoop van NZD 1000 of meer

• Een label dat aangeeft dat de factuur een "belastingfactuur" is

Betaalvoorwaarden en instructies

• Het moment waarop betaling is verschuldigd (bijvoorbeeld "verschuldigd bij ontvangst" of "betaling verschuldigd binnen zeven dagen")

• De manier waarop de betaling moet worden uitgevoerd (bijv. bankoverschrijving, creditcard, Stripe-betaallink)

• Eventuele kosten voor te late betaling of kortingen voor vroegtijdige betaling

• Een eventueel uitstaand saldo als een gedeeltelijke betaling of een aanbetaling was vereist

Wanneer is een belastingfactuur verplicht in Nieuw-Zeeland?

Als je onderneming is geregistreerd voor GST, maken belastingfacturen deel uit van de bedrijfsvoering en worden ze verplicht gesteld door de Inland Revenue Department (IRD). Maar niet voor elke verkoop is een belastingfactuur nodig, en de regels zijn afhankelijk van de grootte van de transactie en aan wie je verkoopt.

Gewone factuur versus belastingfactuur

Als je onderneming niet is geregistreerd voor GST, zijn belastingfacturen niet op jou van toepassing en vermeld je het totale verschuldigde bedrag op je facturen. Heb je een GST-registratie, dan geldt het volgende:

• Een belastingfactuur is vereist voor een verkoop van meer dan NZD 50. Voor aankopen van NZD 200 geldt als extra vereiste dat je binnen 28 dagen een belastingfactuur moet uitgeven.

• Een formele belastingfactuur is niet vereist voor een verkoop van NZD 50 of minder exclusief GST, hoewel sommige ondernemingen deze als best practice verstrekken. Ondernemingen die dat niet doen, verstrekken nog steeds een standaardontvangstbewijs met zowel de kosten van het gekochte artikel als de GST.

Elementen van een belastingfactuur

Een belastingfactuur is een gewone factuur met extra gegevens die door de IRD verplicht worden gesteld. Als je correct factureert, neem je de meeste van deze gegevens toch al op. Het verschil is dat wanneer deze elementen ontbreken op een factuur, je klant de GST niet kan terugvorderen, en dat kan een probleem voor de klant zijn. Ondernemingen verwachten daarom vaak belastingfacturen, vooral voor grotere aankopen. Een geldige belastingfactuur moet de volgende elementen bevatten:

• De woorden "belastingfactuur"

• Je bedrijfsgegevens en GST-nummer

• De factuurdatum

• Naam en adres van de klant als de verkoop NZD 1000 of meer bedraagt

• Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten

• De GST-berekening als de verkoop NZD 1000 of meer bedraagt

• De wisselkoers voor facturen in vreemde valuta

Hoe helpt Stripe ondernemingen in Nieuw-Zeeland met de facturatie?

Het doel van facturatie is om op tijd betaald te worden met zo min mogelijk gedoe. Stripe Invoicing neemt ondernemingen in Nieuw-Zeeland dit proces uit handen door facturatie te integreren met inning van betalingen, fiscale compliance en automatisering. Zo maakt Stripe facturatie efficiënter:

Facturen maken

Met Stripe kun je facturen genereren via het Stripe-dashboard of de Application Programming Interface (API). Je hebt dus geen aparte facturatiesoftware nodig. In plaats van handmatig PDF's te maken, gebruik je Stripe-sjablonen om facturen via e-mail te verzenden, zodat klanten direct kunnen betalen met een betaalknop. Stripe verzorgt automatisch de nummering van facturen, vervaldatums van betalingen en GST-berekeningen, indien van toepassing.

Betalingen ontvangen

Wanneer je het je klanten zo gemakkelijk mogelijk maakt om te betalen, krijg je doorgaans sneller betaald. Facturen die via Stripe worden verzonden, kunnen direct online worden betaald via meerdere betaalopties, waaronder:

• Creditcards of debitcards

• Bankoverschrijvingen

• Apple Pay, Google Pay of andere digitale wallets

Follow-up van betalingen

Het kost tijd om achter achterstallige facturen aan te gaan. Stripe helpt je daarbij:

• Er worden automatisch betalingsherinneringen verzonden vóór en na de vervaldatum

• Er wordt opnieuw geprobeerd mislukte betalingen voor terugkerende facturen (bijv. abonnementen) uit te voeren

• De status van facturen wordt in realtime bijgewerkt, zodat je kunt zien wanneer een factuur is uitgegeven, wanneer de klant heeft betaald en of de factuur achterstallig is

Terugkerende facturatie afhandelen

Ondernemingen die regelmatig factureren (zoals abonnementsdiensten, voorschotten, doorlopende contracten), kunnen profiteren van geautomatiseerde terugkerende facturen van Stripe. Dit is vooral handig voor SaaS-bedrijven (Software-as-a-Service), consultants en dienstverleners die een voorspelbare cashflow nodig hebben. Nadat je de terugkerende factuur eenmalig hebt ingesteld, doet Stripe de rest:

• Facturen worden op tijd verstuurd

• Pro rata bedragen worden indien nodig aangepast

• De kosten worden automatisch afgeschreven van een opgeslagen betaalmethode

GST-compliance waarborgen

Stripe helpt je om facturen te laten voldoen aan de fiscale vereisten in Nieuw-Zeeland. Je kunt je GST-nummer automatisch laten toevoegen aan facturen en Stripe Tax berekent GST voor elke transactie. Stripe heeft extra functies die je helpen om aan de regels van de IRD te blijven voldoen. Als jij en je klant bijvoorbeeld GST-nummers hebben opgeslagen, krijgen facturen automatisch het label "belastingfactuur".

Facturen in realtime volgen

Op het Stripe-dashboard kun je de status van elke factuur volgen. Wanneer iemand een factuur betaalt, werkt Stripe de status automatisch bij en worden bevestigingsbewijzen verstuurd. Stripe integreert met boekhoudsoftware zoals Xero en QuickBooks. Je hoeft dus minder handmatig gegevens in te voeren en reconciliatie wordt eenvoudiger.

Implementatie van meerdere valuta en internationale facturatie

Als je internationale klanten hebt, vereenvoudigt Stripe internationale betalingen:

• Stripe geeft facturen uit in meerdere valuta en klanten zien het bedrag in hun lokale valuta.

• Stripe wisselt betalingen om en stort het geld in NZD of een andere gekozen valuta.

• Stripe ondersteunt lokale betaalmethoden zoals Alipay, WeChat Pay, GrabPay en meer.