Para as empresas, faturas corretas permitem receber em dia, manter os registros organizados e cumprir a legislação tributária. Na Nova Zelândia, as faturas têm papel fundamental nas operações comerciais, e a falta de dados corretos pode atrasar os pagamentos ou criar problemas tributários. Uma fatura bem estruturada e condições de pagamento bem definidas podem fazer toda a diferença.

Veja aqui o que incluir numa fatura na Nova Zelândia, quando emitir uma fatura fiscal, como definir as condições de pagamento que funcionam para você e o que fazer quando um cliente não paga no prazo.

Neste artigo:

• O que é uma fatura na Nova Zelândia?
  
• Quais informações devem ser incluídas em uma fatura válida da Nova Zelândia?
  
• Quando uma fatura fiscal é exigida na Nova Zelândia?
  
• Como a Stripe ajuda as empresas da Nova Zelândia com o faturamento?
  

O que é uma fatura na Nova Zelândia?

Uma fatura é um documento financeiro que registra uma venda entre uma empresa e um cliente. Na Nova Zelândia, as faturas rastreiam o que foi vendido, quem comprou e quanto é devido. Elas ajudam as empresas a gerenciar o fluxo de caixa, manter registros limpos e cumprir a legislação fiscal.

Para os vendedores, as faturas indicam o imposto sobre renda e bens e serviços (GST) cobrado, se houver; para os clientes, comprovam a despesa e o GST pago. Além da conformidade fiscal, as faturas ajudam as empresas a se organizarem, acompanhar valores em haver e comprovantes que ajudam a evitar contestações.

Uma fatura bem estruturada organiza os pagamentos, rastreando valores em haver e definindo datas de vencimento e prazos, para evitar atrasos. Para as declarações de impostos, faturas corretas permitem declarações corretas e garantem as restituições devidas de GST.

Quais informações devem ser incluídas em uma fatura válida da Nova Zelândia?

Uma fatura válida na Nova Zelândia precisa ser simples, estruturada e estar em conformidade legal. Seja para projetos isolados ou faturamento contínuo, toda fatura deve conter estes dados:

Dados comerciais

• O nome da sua empresa (ou nome comercial)

• Seu endereço e dados de contato (e-mail ou telefone)

• Seu número GST, se estiver cadastrado

Dados do cliente

• O nome do cliente

• O endereço do cliente, para faturas a partir de 1.000 dólares neozelandeses (NZD)

• O departamento ou nome de contato específico, se a fatura for emitida para empresa grande

Dados da fatura

• Um número de fatura único (por exemplo, INV1001, INV1002)

• A data da fatura

• Cada item ou serviço fornecido

• Quantidades, preço por unidade e totais (ex.: "10 x aparelho A a 50 NZD cada" ou "consultoria — 5 horas a 120 NZD/hora")

• Qualquer outro detalhe relevante para a compra, como número de série ou código de referência

Informações sobre preços

A apresentação do total depende de seu cadastro no GST. Se não estiver cadastrado no GST, apresente:

• O total

• Uma declaração de que não foi cobrado GST

Se estiver cadastrado no GST, apresente:

• O subtotal sem GST

• O valor total com GST

• O valor do GST separadamente, para venda a partir de NZD 1.000

• Uma etiqueta indicando que a fatura é uma "fatura fiscal"

Prazos e instruções de pagamento

• Prazo para pagamento (ex.: "a pagar no recebimento" ou "a pagar em sete dias")

• Como fazer o pagamento (ex.: transferência bancária, cartão de crédito, link de pagamento da Stripe)

• Multas por atraso ou descontos para pagamento antecipado

• Valores em haver, caso seja um pagamento de parcela ou depósito à vista

Quando a fatura fiscal é obrigatória na Nova Zelândia?

Se a sua empresa estiver cadastrada no GST, as faturas fiscais fazem parte da atividade e são exigidas pelo Inland Revenue Department (IRD). Mas nem toda venda precisa de uma fatura fiscal, e as regras dependem do tamanho da transação e do cliente da venda.

Fatura normal x fatura fiscal

Se sua empresa não estiver cadastrada no GST, não emite faturas fiscais; suas faturas mostrarão o valor total devido. Se estiver cadastrada no GST:

• A fatura fiscal é obrigatória para vendas acima de 50 NZD. Para compras a partir de NZD 200, a fatura deve ser emitida em até 28 dias.

• A fatura fiscal formal não é necessária para vendas de NZD 50 ou menos sem GST, embora algumas empresas prefiram fornecê-las. As que não o fizerem fornecem um recibo padrão indicando o custo do item comprado e o GST.

Elementos de uma fatura fiscal

Uma fatura fiscal é uma fatura normal que inclui detalhes adicionais exigidos pelo IRD. Se você já está faturando corretamente, esses dados já devem estar inclusos. A diferença é que, se uma fatura não tiver esses elementos, o cliente não poderá reivindicar a devolução do GST, o que pode ser um problema para ele. Portanto, as empresas tendem a esperar faturas fiscais, especialmente para compras maiores. Para ser contabilizado como fatura fiscal, seu documento precisa ter:

• A expressão "fatura fiscal"

• Os dados e o número de GST da empresa

• A data da fatura

• Nome e endereço do cliente, se a venda for de NZD 1.000 ou mais

• Uma descrição clara dos produtos ou serviços

• O cálculo do GST se a venda for de NZD 1.000 ou mais

• A taxa de conversão de moedas para faturas em moeda estrangeira

Como a Stripe ajuda as empresas da Nova Zelândia com o faturamento?

O objetivo do faturamento é receber o pagamento em dia e ter o mínimo de aborrecimento. O Stripe Invoicing gerencia esse processo para empresas da Nova Zelândia integrando faturamento com cobrança de pagamentos, conformidade fiscal e automação. Veja como a Stripe torna o faturamento mais eficiente:

Criação de faturas

Com a Stripe, você pode gerar faturas no Stripe Dashboard ou na interface de programação de aplicativos (API), o que elimina a necessidade de software de faturamento separado. Em vez de criar PDFs manualmente, você usa modelos de Stripe para enviar faturas por e-mail para que os clientes possam pagar instantaneamente com um botão "pagar esta fatura". A Stripe gerencia automaticamente a numeração de faturas, datas de vencimento de pagamentos e cálculos de GST, se houver.

Recebimento de pagamentos

Normalmente, quando você facilita os pagamentos para os clientes, recebe mais rápido. Faturas enviadas pela Stripe podem ser pagas imediatamente online com várias opções de pagamento, como:

• Cartões de crédito ou débito

• Transferências bancárias

• Apple Pay, Google Pay ou outras carteiras digitais

Acompanhamento dos pagamentos

Correr atrás de faturas vencidas leva tempo. A Stripe ajuda porque:

• Envia lembretes de pagamento automáticos antes e depois da data de vencimento

• Repete pagamentos malsucedidos para faturas recorrentes (como assinaturas)

• Acompanha o status das faturas em tempo real, permitindo ver quando uma fatura foi emitida, quando o cliente pagou ou se está vencida

Faturamento recorrente

Empresas com faturamento recorrente (serviços de assinatura, honorários mensais, contratos de longa duração) podem usar as faturas recorrentes automatizadas da Stripe. Elas são muito úteis para empresas de software como serviço (SaaS), consultores e prestadores de serviços que precisam de fluxo de caixa previsível. Depois de configurar a fatura recorrente uma vez, a Stripe:

• Envia faturas programadas

• Ajusta valores proporcionais, se necessário

• Pode cobrar automaticamente uma forma de pagamento salva

Conformidade com o GST

A Stripe ajuda suas faturas a cumprir os requisitos fiscais da Nova Zelândia. Você pode adicionar automaticamente seu número de GST às faturas e o Stripe Tax calcula o GST de cada transação. A Stripe tem outros recursos que ajudam a manter a conformidade com as regras do IRD. Por exemplo, se você e seu cliente tiverem números de GST salvos, as faturas serão automaticamente rotuladas como "fatura fiscal".

Acompanhamento de faturas em tempo real

No Stripe Dashboard, é possível acompanhar o status de cada fatura. Quando alguém paga uma fatura, a Stripe atualiza o status automaticamente e pode enviar recibos de confirmação. A Stripe integra-se a softwares de contabilidade como Xero e QuickBooks, o que reduz a inserção manual de dados e simplifica a reconciliação.

Faturamento internacional e multimoedas

Se você tem clientes internacionais, a Stripe simplifica os pagamentos internacionais:

• A Stripe emite faturas em várias moedas e os clientes veem o valor em sua moeda local.

• A Stripe converte pagamentos e deposita os fundos em NZD ou outra moeda escolhida.

• A Stripe aceita formas de pagamento locais, como Alipay, WeChat Pay, GrabPay e outras.