Eine korrekte Rechnungsstellung bedeutet für Unternehmen pünktliche Zahlungen, eine korrekte Buchführung und die Einhaltung von Steuergesetzen. In Neuseeland sind Rechnungen ein integraler Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Wenn Sie nicht die richtigen Angaben machen, kann dies Zahlungen verlangsamen oder zu steuerlichen Problemen führen. Eine gut strukturierte Rechnung und genau definierte Zahlungsbedingungen können den Unterschied ausmachen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, welche Angaben eine Rechnung in Neuseeland enthalten muss, wann eine Rechnung mit Steuerausweis ausgestellt werden sollte, wie Sie Zahlungsbedingungen festlegen und was zu tun ist, wenn eine Kundin oder ein Kunde nicht pünktlich zahlt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung in Neuseeland?
  
• Welche Informationen muss eine gültige Rechnung in Neuseeland enthalten?
  
• Wann ist in Neuseeland eine Rechnung mit Steuerausweis erforderlich?
  
• Wie unterstützt Stripe Unternehmen bei der Rechnungsstellung in Neuseeland?
  

Was ist eine Rechnung in Neuseeland?

Eine Rechnung ist ein Finanzdokument, das einen Verkauf zwischen einem Unternehmen und einer Kundin oder einem Kunden dokumentiert. In Neuseeland wird auf Rechnungen festgehalten, was verkauft wurde, wer es gekauft hat und wie viel geschuldet wird. Sie helfen Unternehmen dabei, den Cashflow zu verwalten, saubere Aufzeichnungen zu führen und Steuergesetze einzuhalten.

Rechnungen stellen für Verkäufer die Einnahmen und die ggf. eingenommene GST (General Sales Tax) und für die Kundschaft den Nachweis über Ausgaben und gezahlte GST dar. Abgesehen von der Steuerkonformität helfen Rechnungen Unternehmen dabei, organisiert zu bleiben, nachzuverfolgen, wer Geld schuldet, und einen Nachweis zu erbringen, der angefochtenen Zahlungen vorbeugen kann.

Eine gut strukturierte Rechnung erleichtert die Verwaltung von Zahlungen, indem ausstehende Beträge nachverfolgt und Fälligkeitstermine und Erwartungen festgelegt werden, um Verzögerungen zu vermeiden. In der kommenden Steuersaison können Sie dank korrekter Rechnungsstellung Ihre Einnahmen korrekt melden und bei Bedarf die GST geltend machen.

Welche Informationen muss eine gültige Rechnung in Neuseeland enthalten?

Eine gültige Rechnung in Neuseeland muss unkompliziert, strukturiert und rechtskonform sein. Unabhängig davon, ob Sie Rechnungen für ein einmaliges Projekt stellen oder die laufende Rechnung verwalten, sollte auf jeder Rechnung Folgendes stehen:

Unternehmensinformationen

• Ihr Firmenname (oder Handelsname)

• Ihre Adresse und Kontaktinformationen (E-Mail oder Telefonnummer)

• Ihre GST-Nummer, falls GST-registriert

Kundeninformationen

• Der Kundenname

• Die Kundenadresse, wenn die Rechnung mindestens 1.000 NZD beträgt

• Die spezifische Abteilung oder den Kontaktnamen, wenn Sie Rechnungen an ein großes Unternehmen stellen

Rechnungsinformationen

• Eine eindeutige Rechnungsnummer (z. B. INV1001, INV1002)

• Das Rechnungsdatum

• Jeden Artikel oder jede erbrachte Dienstleistung

• Mengen, Stückpreise und Gesamtsummen (z. B. „10 x Widget A zu je 50 NZD“ oder „Beratung – 5 Stunden zu 120 NZD/Stunde“)

• Alle zusätzlichen für den Kauf relevanten Details, wie Seriennummern oder Referenzcodes

Preisinformationen

Wie Sie die Rechnungssumme angeben, hängt von Ihrem GST-Status ab. Wenn Sie nicht für die GST registriert sind, geben Sie Folgendes an:

• Den Gesamtbetrag

• Eine Erklärung, dass keine GST enthalten ist

Wenn Sie für die GST registriert sind, müssen Sie Folgendes angeben:

• Zwischensumme vor GST

• Gesamtbetrag inklusive GST

• Den GST-Betrag separat, wenn der Verkauf 1.000 NZD oder mehr beträgt

• Ein Etikett, das angibt, dass es sich bei der Rechnung um eine „Rechnung mit Steuerausweis“ handelt

Zahlungsbedingungen und Anweisungen

• Wann die Zahlung fällig ist (z. B. „fällig bei Erhalt“ oder „Zahlung innerhalb von sieben Tagen fällig“)

• Wie die Zahlung erfolgen soll (z. B. Banküberweisung, Kreditkartenoptionen, Stripe-Zahlungslinks)

• Säumniszuschläge oder Skonti für vorzeitige Zahlungen

• Ausstehende Beträge, wenn eine Teilzahlung oder eine Anzahlung erforderlich war

Wann ist in Neuseeland eine Rechnung mit Steuerausweis erforderlich?

Wenn Ihr Unternehmen für die GST registriert ist, gehören Rechnungen mit Steuerausweis zur Geschäftstätigkeit und werden vom Inland Revenue Department (IRD) verlangt. Aber nicht für jeden Verkauf ist eine Rechnung mit Steuerausweis erforderlich, und die Regeln hängen von der Transaktionsgröße und davon ab, an wen Sie verkaufen.

Reguläre Rechnung vs. Rechnung mit Steuerausweis

Wenn Ihr Unternehmen nicht für GST registriert ist, gelten die Anforderungen an Rechnungen mit Steuerausweis nicht für Sie, und auf Ihren Rechnungen wird der fällige Gesamtbetrag ausgewiesen. Wenn Sie für GST registriert sind:

• Für Verkäufe über 50 NZD ist eine Rechnung mit Steuerausweis erforderlich. Für Käufe im Wert von 200 NZD müssen Sie außerdem die Rechnung innerhalb von 28 Tagen ausstellen.

• Eine formelle Rechnung mit Steuerausweis ist für Verkäufe von 50 NZD oder weniger (ausschließlich GST) nicht erforderlich, obwohl einige Unternehmen diese als Best Practice anbieten. Diejenigen, die dies nicht tun, würden dennoch einen Standardbeleg vorlegen, auf dem die Kosten des gekauften Artikels sowie die GST aufgeführt sind.

Elemente einer Rechnung mit Steuerausweis

Eine Rechnung mit Steuerausweis ist eine reguläre Rechnung mit zusätzlichen Angaben, die das IRD benötigt. Wenn Sie bereits korrekt abrechnen, schließen Sie die meisten dieser Details sowieso ein. Der Unterschied besteht darin, dass Ihre Kundinnen/Kunden die GST nicht zurückfordern können, wenn diese Elemente fehlen. Das kann für sie zum Problem werden – Unternehmen erwarten in der Regel Rechnungen mit Steuerausweis, insbesondere bei größeren Käufen. Damit Ihr Dokument als Rechnung mit Steuerausweis gilt, muss es folgende Angaben enthalten:

• Die Worte „Rechnung mit Steuerausweis“

• Ihre Unternehmensdaten und GST-Nummer

• Das Rechnungsdatum

• Name und Adresse der Kundin oder des Kunden, wenn der Verkauf 1.000 NZD oder mehr kostet

• Eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen

• Die GST-Berechnung, wenn der Verkauf 1.000 NZD oder mehr beträgt

• Der Wechselkurs für Fremdwährungsrechnungen

Wie unterstützt Stripe Unternehmen bei der Rechnungsstellung in Neuseeland?

Das Ziel der Rechnungsstellung ist es, pünktlich und mit minimalem Aufwand bezahlt zu werden. Stripe Invoicing übernimmt diesen Prozess für neuseeländische Unternehmen, indem es Rechnungsstellung in Zahlungseinzug, Steuerkonformität und Automatisierung integriert. So macht Stripe die Rechnungsstellung effizienter:

Erstellen von Rechnungen

Mit Stripe können Sie Rechnungen über das Stripe-Dashboard oder die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) erstellen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer separaten Rechnungsstellungssoftware. Statt PDFs manuell zu erstellen, verwenden Sie Stripe-Vorlagen, um Rechnungen per E-Mail zu versenden, sodass Kundinnen und Kunden sofort mit der Schaltfläche „Diese Rechnung bezahlen“ bezahlen können. Stripe übernimmt automatisch die Rechnungsnummerierung, das Fälligkeitsdatum der Zahlung und gegebenenfalls die Berechnung der GST.

Annehmen von Zahlungen

Wenn Sie Zahlungen für Ihre Kundinnen und Kunden so einfach wie möglich machen, werden Sie in der Regel schneller bezahlt. Über Stripe gesendete Rechnungen können sofort online mit verschiedenen Zahlungsoptionen bezahlt werden, darunter:

• Kredit- oder Debitkarten

• Banküberweisungen

• Apple Pay, Google Pay oder andere Digital Wallets

Nachverfolgung von Zahlungen

Das Eintreiben überfälliger Rechnungen kostet Zeit. Stripe hilft durch:

• Versenden automatischer Zahlungserinnerungen vor und nach dem Fälligkeitsdatum

• Wiederholen fehlgeschlagener Zahlungen für wiederkehrende Rechnungen (z. B. Abonnements)

• Verfolgung des Rechnungsstatus in Echtzeit, damit Sie sehen können, wann eine Rechnung ausgestellt wurde, wann die Kundin oder der Kunde bezahlt hat oder ob sie überfällig ist.

Umgang mit wiederkehrenden Abrechnungen

Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen stellen (z. B. Abonnementdienste, Vorschüsse, laufende Verträge), können von den automatisierten wiederkehrenden Rechnungen von Stripe profitieren. Dies ist besonders nützlich für Software-as-a-Service(SaaS)-, Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, die einen vorhersehbaren Cashflow benötigen. Nachdem Sie die wiederkehrende Rechnung einmalig eingerichtet haben, führt Stripe Folgendes durch:

• Rechnungen termingerecht versenden

• Bei Bedarf anteilige Beträge berechnen

• Gespeicherte Zahlungsmethoden automatisch belasten

Einhaltung der GST-Vorschriften

Stripe hilft Ihnen dabei, die neuseeländischen Steueranforderungen zu erfüllen. Sie können Ihre GST automatisch zu Rechnungen hinzufügen, und Stripe Tax berechnet GST für jede Transaktion. Stripe bietet zusätzliche Funktionen, die Ihnen helfen, die IRD-Regeln einzuhalten. Wenn Sie und Ihre Kundin oder Ihr Kunde beispielsweise GST-Nummern gespeichert haben, werden Rechnungen automatisch als „Rechnung mit Steuerausweis“ gekennzeichnet.

Nachverfolgung von Rechnungen in Echtzeit

Im Stripe-Dashboard können Sie den Status jeder Rechnung verfolgen. Wenn jemand eine Rechnung bezahlt, aktualisiert Stripe den Status automatisch und kann Bestätigungsbelege senden. Stripe lässt sich in Buchhaltungssoftware wie Xero und QuickBooks integrieren, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und der Abgleich vereinfacht wird.

Nutzung verschiedener Währungen und internationaler Rechnungsstellung

Wenn Sie internationale Kundschaft haben, vereinfacht Stripe die grenzüberschreitenden Zahlungen:

• Stripe stellt Rechnungen in mehreren Währungen aus und Kundinnen/Kunden wird der Betrag in ihrer Landeswährung angezeigt.

• Stripe rechnet Zahlungen um und zahlt die Gelder in NZD oder einer anderen Währung ein.

• Stripe unterstützt lokale Zahlungsmethoden wie Alipay, WeChat Pay, GrabPay und weitere.