Pour les entreprises, une facturation correcte signifie être payé à temps, tenir une comptabilité claire et respecter la législation fiscale. En Nouvelle-Zélande, les factures jouent un rôle essentiel dans les opérations commerciales, et si les bon renseignements ne sont pas inclus, cela peut ralentir les paiements ou entraîner des problèmes fiscaux. Une facture bien structurée et des modalités de paiement bien définies peuvent faire toute la différence.

Vous trouverez ci-dessous les informations à inclure sur une facture en Nouvelle-Zélande, quand émettre une facture fiscale, comment fixer des conditions de paiement adaptées à vos besoins et ce qu’il faut faire lorsqu’un client ne paie pas à temps.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture en Nouvelle-Zélande?
  
• Quelles informations doivent figurer sur une facture néo-zélandaise valide?
  
• Quand une facture fiscale est-elle requise en Nouvelle-Zélande?
  
• Comment Stripe aide-t-elle les entreprises néo-zélandaises en matière de facturation?
  

Qu’est-ce qu’une facture en Nouvelle-Zélande?

Une facture est un document financier qui enregistre une vente entre une entreprise et un client. En Nouvelle-Zélande, les factures indiquent ce qui a été vendu, qui l’a acheté et combien est dû. Elles aident les entreprises à gérer leurs flux de trésorerie, à tenir des registres en ordre et à se conformer aux lois fiscales.

Les factures représentent le revenu et la taxe sur les produits et services (TPS)) perçue, le cas échéant, pour les vendeurs, ainsi que la preuve d’une dépense et de la TPS payée pour les clients. Au-delà de la conformité fiscale, les factures aident les entreprises à rester organisées, à savoir qui doit de l’argent et à fournir une trace écrite qui peut aider à prévenir les litiges.

Une facture bien structurée facilite la gestion des paiements en permettant de suivre les montants impayés et de fixer des dates d’échéance et des attentes afin d’éviter les retards. À l’approche de la saison des impôts, une facturation précise vous permet de déclarer correctement vos revenus et de demander le remboursement de la TPS, le cas échéant.

Quelles informations doivent figurer sur une facture néo-zélandaise valide?

Une facture valide en Nouvelle-Zélande doit être simple, structurée et conforme à la loi. Que vous facturiez un projet ponctuel ou que vous gériez une facturation récurrente, chaque facture doit inclure les informations suivantes :

Informations sur l’entreprise

• Le nom (ou nom commercial) de votre entreprise

• Votre adresse et vos coordonnées (courriel ou numéro de téléphone)

• Votre numéro de TPS si vous y êtes inscrit

Informations sur le client

• Le nom du client

• L’adresse du client si la facture est de 1 000 dollars néo-zélandais (NZD) ou plus

• Le nom du service ou de la personne-ressource si vous facturez une grande entreprise

Informations sur la facture

• Un numéro de facture unique (p. ex. INV1001, INV1002)

• La date de la facture

• Chaque article ou service fourni

• Les quantités, les prix unitaires et les totaux (p. ex. « 10 x Widget A à 50 NZD chacun » ou « consultation – 5 heures à 120 NZD/heure »)

• Tout détail supplémentaire pertinent pour l’achat, comme les numéros de série ou les codes de référence

Informations sur les prix

La manière dont vous affichez le total dépend de votre statut en matière de TPS. Si vous n’êtes pas inscrit pour la TPS, incluez :

• Le montant total

• Une déclaration indiquant qu’aucune TPS n’est incluse

Si vous êtes inscrit à la TPS, vous devez inclure :

• Le sous-total avant TPS

• le montant total, TPS incluse

• Le montant de la TPS séparément si la vente est supérieure ou égale à 1 000 NZD

• Une mention indiquant que la facture est une « facture fiscale »

Modalités et instructions de paiement

• La date d’échéance du paiement (p. ex. « payable sur réception » ou « paiement dû dans les sept jours »)

• La façon dont le paiement doit être effectué (p. ex. virement bancaire, options de carte de crédit Stripe lien de paiement)

• Tous les frais de retard ou les escomptes pour paiement anticipé

• Tout solde restant dû si un paiement partiel ou un acompte était requis

Quand une facture fiscale est-elle requise en Nouvelle-Zélande?

Si votre entreprise est inscrite à la TPS, les factures fiscales font partie intégrante de vos activités commerciales et sont exigées par l’administration fiscale (IRD). Mais ce ne sont pas toutes les ventes qui nécessitent une facture fiscale, et les règles dépendent du montant de la transaction et de l’identité de l’acheteur.

Facture régulière vs. facture fiscale

Si votre entreprise n’est pas inscrite à la TPS, les factures fiscales ne s’appliquent pas à vous et vos factures indiqueront le montant total dû. Si vous êtes inscrit à la TPS :

• Une facture fiscale est requise pour les ventes supérieures à 50 NZD. Les achats d’un montant de 200 NZD sont soumis à une condition supplémentaire : vous devez émettre une facture dans les 28 jours.

• Une facture fiscale officielle n’est pas requise pour les ventes inférieures ou égales à 50 NZD sans TPS, bien que certaines entreprises la fournissent à titre de pratique exemplaire. Si ce n’est pas le cas, vous devrez tout de même fournir un reçu standard indiquant le coût de l’article acheté ainsi que la TPS.

Éléments d’une facture fiscale

Une facture fiscale est une facture ordinaire sur laquelle sont renseignés les informations supplémentaires exigées par l’IRD. Si vous facturez déjà correctement, vous incluez de toute façon la plupart de ces informations. La différence est que si une facture ne comporte pas ces éléments, votre client ne peut pas réclamer la TPS, ce qui peut être un problème pour lui : les entreprises ont donc tendance à s’attendre à recevoir des factures fiscales, en particulier pour les achats plus importants. Pour être considérée comme une facture fiscale, votre document doit comporter les éléments suivants :

• La mention « tax invoice » (facture fiscale)

• Les coordonnées et le numéro de TPS de votre entreprise

• La date de la facture

• Le nom et l’adresse du client si le montant de la vente est supérieur ou égal à 1 000 NZD

• Une description claire des biens ou services

• Le calcul de la TPS si la vente est supérieure ou égale à 1 000 NZD

• Le taux de conversion des factures en devises étrangères

Comment Stripe aide-t-elle les entreprises néo-zélandaises en matière de facturation?

L’objectif de la facturation est d’être payé à temps avec un minimum de tracas. Stripe Invoicing gère ce processus pour les entreprises néo-zélandaises en intégrant la facturation à l’encaissement des paiements, la conformité fiscale et l’automatisation. Voici comment Stripe rend la facturation plus efficace :

Création de factures

Avec Stripe, vous pouvez générer des factures à partir du Dashboard Stripe ou de l’interface de programmation d’application (API), ce qui élimine le besoin d’utiliser un logiciel de facturation distinct. Au lieu de créer manuellement des PDF, vous utilisez des modèles Stripe pour envoyer les factures par courriel afin que les clients puissent payer instantanément avec un bouton « Payer cette facture ». Stripe gère automatiquement la numérotation des factures, les dates d’échéance des paiements et le calcul de la TPS, le cas échéant.

Accepter les paiements

En règle générale, lorsque vous facilitez au maximum les paiements pour vos clients, vous êtes payé plus rapidement. Les factures envoyées par l’intermédiaire de Stripe peuvent être payées immédiatement en ligne à l’aide de plusieurs options de paiement, notamment :

• Cartes de crédit ou de débit

• Virements bancaires

• Apple Pay, Google Pay ou autres portefeuilles numériques

Suivi des paiements

Le traitement des factures en retard prend du temps. Stripe vous aide en effectuant ces étapes :

• Envoi de rappels de paiement automatiques avant et après la date d’échéance

• Relance des paiements ayant échoué pour des factures récurrentes (p. ex. des abonnements)

• Suivi de l’état des factures en temps réel, qui vous permet de savoir quand une facture a été émise, quand le client a payé ou si elle est en retard.

Gestion de la facturation récurrente

Les entreprises qui facturent régulièrement (p. ex. les services d’abonnement, les honoraires forfaitaires, les contrats à durée indéterminée) peuvent bénéficier des factures récurrentes automatisées de Stripe. Cela est particulièrement utile pour les entreprises de logiciel-service, les consultants et les fournisseurs de services qui ont besoin de flux de trésorerie prévisibles. Une fois la facturation récurrente configurée, Stripe :

• Envoie les factures dans les délais

• Ajuste les montants au prorata, le cas échéant

• Peut débiter automatiquement un moyen de paiement enregistré

Maintien de la conformité à la TPS

Stripe aide vos factures à répondre aux exigences fiscales de la Nouvelle-Zélande. Vous pouvez ajouter automatiquement votre numéro de TPS aux factures, et Stripe Tax calcule la TPS pour chaque transaction. Stripe dispose de fonctionnalités supplémentaires qui vous aident à rester en conformité avec les règles IRD. Par exemple, si vous et votre client avez enregistré vos numéros de TPS, les factures seront automatiquement étiquetées comme « facture fiscale ».

Suivi des factures en temps réel

Dans le Dashboard Stripe, vous pouvez suivre l’état de chaque facture. Lorsqu’une facture est réglée, Stripe met automatiquement à jour son état et peut envoyer des reçus de confirmation. Stripe s’intègre à des logiciels de comptabilité comme Xero et QuickBooks, ce qui réduit la saisie manuelle des données et simplifie le rapprochement.

Exploiter la facturation multidevises et internationale

Si vous avez des clients internationaux, Stripe simplifie les paiements transfrontaliers :

• Stripe émet des factures dans plusieurs devises, et les clients voient le montant dans leur devise locale.

• Stripe convertit les paiements et dépose les fonds en NZD ou dans une autre devise de votre choix.

• Stripe prend en charge les moyens de paiement locaux comme Alipay, WeChat Pay, GrabPay, etc.