För företag innebär rätt fakturering att få betalt i tid, hålla bokföringen korrekt och följa skattelagar. I Nya Zeeland spelar fakturor en viktig roll i affärsverksamheten, och att inte inkludera rätt uppgifter kan sakta ner betalningar eller leda till skatteutmaningar. En välstrukturerad faktura och rätt definierade betalningsvillkor kan göra stor skillnad.

Nedan förklarar vi vilken information du ska inkludera på en faktura i Nya Zeeland, när du ska utfärda en skattefaktura, hur du ställer in betalningsvillkor som fungerar för dig och vad du ska göra när en kund inte betalar i tid.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura i Nya Zeeland?
  
• Vilken information ska finnas med på en giltig faktura i Nya Zeeland?
  
• När krävs en skattefaktura i Nya Zeeland?
  
• Hur hjälper Stripe nyzeeländska företag med fakturering?
  

Vad är en faktura i Nya Zeeland?

En faktura är ett finansiellt dokument som registrerar en försäljning mellan ett företag och en kund. I Nya Zeeland används fakturor för att hålla koll på vad som såldes, vem som köpte det och hur mycket som ska betalas. De hjälper företag att hantera kassaflödet, hålla korrekta register och följa skattelagar.

På fakturor anges skatt på varor och tjänster (GST) som tas ut, om tillämpligt, för säljare, och utgör ett bevis på en utgift och GST som betalats för kunder. Utöver efterlevnad av skatteregler hjälper fakturor företag att hålla ordning, spåra vem som är skyldig pengar och tillhandahålla ett pappersspår som kan hjälpa till att förhindra tvister.

En välstrukturerad faktura gör betalningar mer hanterbara genom att hålla koll på utestående belopp och fastställa förfallodatum och förväntningar för att undvika förseningar. När det är dags för deklaration innebär korrekt fakturering att du kan rapportera inkomster korrekt och göra anspråk på GST där det behövs.

Vilken information ska finnas med på en giltig faktura i Nya Zeeland?

En giltig faktura i Nya Zeeland måste vara enkel, strukturerad och juridiskt kompatibel. Oavsett om du fakturerar för ett engångsprojekt eller hanterar löpande fakturering bör varje faktura innehålla följande uppgifter:

Företagsinformation

• Ditt företagsnamn (eller firmanamn)

• Din adress och dina kontaktuppgifter (e-post eller telefonnummer)

• Ditt GST-nummer om du är GST-registrerad

Kunduppgifter

• Kundens namn

• Kundens adress, om fakturan är på 1 000 NZD eller mer

• Den specifika avdelningen eller kontaktpersonens namn om du fakturerar ett stort företag

Fakturainformation

• Ett unikt fakturanummer (t.ex. INV1001, INV1002)

• Fakturadatum

• Varje vara eller tjänst som tillhandahålls

• Antal, enhetspriser och totalsummor (t.ex. "10 st. widget A för 50 NZD vardera" eller "konsulttjänster – 5 timmar för 120 NZD/timme")

• Eventuella ytterligare uppgifter som är relevanta för köpet, till exempel serienummer eller referenskoder

Prisinformation

Hur du visar totalsumman beror på din GST-status. Om du inte är GST-registrerad ska du inkludera:

• Det totala beloppet

• En förklaring om att ingen GST ingår

Om du är GST-registrerad måste du inkludera:

• Delsumman före GST

• Det totala beloppet inklusive GST

• GST-beloppett anges separat om försäljningen är 1 000 NZD eller mer

• En etikett som anger att fakturan är en "skattefaktura"

Betalningsvillkor och instruktioner

• När betalning förfaller (t.ex. "förfaller vid mottagandet" eller "betalning förfaller inom sju dagar")

• Hur betalning ska göras (t.ex. banköverföring, kreditkortsalternativ, Stripes betalningslänk)

• Eventuella förseningsavgifter eller rabatter för tidig betalning

• Eventuellt utestående saldo om delbetalning eller deposition krävdes

När krävs en skattefaktura i Nya Zeeland?

Om ditt företag är registrerat för GST är skattefakturor en del av verksamheten, och de krävs av Inland Revenue Department (IRD). Men alla försäljningar behöver inte en skattefaktura, och reglerna beror på transaktionens storlek och vem du säljer till.

Vanlig faktura kontra skattefaktura

Om ditt företag inte är registrerat för GST gäller inte skattefakturor för dig och dina fakturor visar det totala beloppet som ska betalas. Om du är registrerad för GST:

• En skattefaktura krävs för försäljning över 50 NZD. Köp på 200 NZD har ett extra krav på att du måste utfärda en faktura inom 28 dagar.

• En formell skattefaktura krävs inte för försäljning på 50 NZD eller mindre, exklusive GST, även om vissa företag tillhandahåller dem som bästa praxis. De som inte gör det skulle fortfarande tillhandahålla ett standardkvitto som anger kostnaden för den köpta varan samt GST.

Beståndsdelar i en skattefaktura

En skattefaktura är en vanlig faktura som innehåller extra uppgifter som IRD kräver. Om du redan fakturerar korrekt inkluderar du ändå de flesta av dessa uppgifter. Skillnaden är att om en faktura saknar dessa element kan din kund inte kräva tillbaka GST, och det kan vara ett problem för dem – så företag tenderar att förvänta sig skattefakturor, särskilt för större inköp. För att räknas som en skattefaktura måste din handling innehålla:

• Ordet "skattefaktura"

• Dina företagsuppgifter och ditt GST-nummer

• Fakturadatum

• Kundens namn och adress om försäljningen uppgår till 1 000 NZD eller mer

• En tydlig beskrivning av varorna eller tjänsterna

• GST-beräkningen om försäljningen är 1 000 NZD eller mer

• Valutakurs för fakturor i utländsk valuta

Hur hjälper Stripe nyzeeländska företag med fakturering?

Målet med fakturering är att få betalt i tid med minimalt krångel. Stripe Invoicing hanterar den här processen åt nyzeeländska företag genom att integrera fakturering med debitering av betalningar, efterlevnad av skatteregler och automatisering. Så här effektiviserar Stripe faktureringen:

Skapa fakturor

Med Stripe kan du generera fakturor från Stripe Dashboard eller API (Application Programming Interface), vilket eliminerar behovet av separata faktureringsprogram. Istället för att skapa pdf-filer manuellt kan du använda Stripe-mallar för att skicka fakturor via e-post så att kunderna kan betala direkt med en knapp för att betala den här fakturan. Stripe hanterar automatiskt fakturanumrering, förfallodatum för betalningar och GST-beräkningar, om tillämpligt.

Ta emot betalningar

När du gör betalningar så enkla som möjligt för kunderna får du vanligtvis betalt snabbare. Fakturor som skickas via Stripe kan betalas direkt online med flera betalningsalternativ, inklusive:

• Kredit- eller bankkort

• Banköverföringar

• Apple Pay, Google Pay eller andra digitala plånböcker

Uppföljning av betalningar

Att jaga förfallna fakturor tar tid. Stripe hjälper till genom att:

• Skicka automatiska betalningspåminnelser före och efter förfallodagen

• Försöka genomföra misslyckade betalningar igen för återkommande fakturor (t.ex. abonnemang)

• Spåra fakturastatus i realtid, så att du kan se när en faktura utfärdades, när kunden betalade eller om den är förfallen

Hantera återkommande fakturering

Företag som fakturerar regelbundet (t.ex. abonnemangstjänster, fasta avgifter, löpande avtal) kan ha nytta av Stripes automatiserade återkommande fakturor. Detta är särskilt användbart för SaaS-företag (software-as-a-service), konsulter och tjänsteleverantörer som behöver förutsägbart kassaflöde. När du har ställt in den återkommande fakturan en gång kan Stripe:

• Skickar fakturor i tid

• Justerar för proportionella belopp vid behov

• Kan automatiskt debitera en sparad betalningsmetod

Upprätthålla efterlevnad av GST

Stripe hjälper dig att uppfylla skattekraven i Nya Zeeland. Du kan automatiskt lägga till ditt GST-nummer i fakturor och Stripe Tax beräknar GST för varje transaktion. Stripe har ytterligare funktioner som hjälper dig att efterleva IRD-reglerna. Om du och din kund till exempel har sparat GST-nummer märks fakturorna automatiskt med "skattefaktura".

Spåra fakturor i realtid

I Stripe Dashboard kan du följa varje fakturas status. När någon betalar en faktura uppdaterar Stripe statusen automatiskt och kan skicka bekräftelsekvitton. Stripe integreras med bokföringsprogram som Xero och QuickBooks, vilket minskar manuell datainmatning och gör avstämning enklare.

Utnyttja fakturering i flera valutor och internationell fakturering

Om du har internationella kunder förenklar Stripe gränsöverskridande betalningar:

• Stripe utfärdar fakturor i flera valutor och kunderna ser beloppet i sin lokala valuta.

• Stripe konverterar betalningar och sätter in pengarna i NZD eller annan vald valuta.

• Stripe har stöd för lokala betalningsmetoder som Alipay, WeChat Pay, GrabPay med flera.