สำหรับธุรกิจ การออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องหมายถึงการชำระเงินตรงเวลา การจัดทำบันทึกให้เป็นระเบียบ และปฏิบัติตามกฎหมายภาษี ในนิวซีแลนด์ ใบแจ้งหนี้มีบทบาทสําคัญในการดําเนินธุรกิจ และการไม่ให้รายละเอียดที่ถูกต้องอาจทําให้การชําระเงินล่าช้าหรือนําไปสู่ปัญหาด้านภาษีได้ ใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างที่ดีและข้อกําหนดการชําระเงินที่กําหนดไว้อย่างเหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าต้องระบุข้อมูลใดบ้างในใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์ เมื่อใดที่ควรออกใบกํากับภาษี วิธีกําหนดเงื่อนไขการชําระเงินที่เหมาะกับคุณ และสิ่งที่ต้องทําเมื่อลูกค้าไม่ชําระเงินตรงเวลา

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์คืออะไร
  
• ข้อมูลใดบ้างที่ควรระบุในใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องของนิวซีแลนด์
  
• เมื่อใดจึงจำเป็นต้องใช้ใบกำกับภาษีในนิวซีแลนด์
  
• Stripe ช่วยธุรกิจในนิวซีแลนด์ออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์คืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารทางการเงินที่บันทึกการขายระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ในนิวซีแลนด์ ใบแจ้งหนี้จะติดตามสินค้าที่ขาย ใครเป็นผู้ซื้อ และต้องชำระเท่าใด พวกเขาช่วยให้ธุรกิจจัดการกระแสเงินสด บันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง และปฏิบัติตามกฎหมายภาษี

ใบแจ้งหนี้แสดงถึงรายรับและภาษีสินค้าและบริการ (GST) ที่เรียกเก็บสําหรับผู้ขาย (หากมี) รวมถึงหลักฐานการใช้จ่ายและ GST ที่ชําระสำหรับลูกค้า นอกเหนือจากการปฏิบัติตามกฎหมายภาษีแล้ว ใบแจ้งหนี้ยังช่วยให้ธุรกิจจัดระเบียบ ติดตามว่าใครเป็นหนี้ใคร และจัดเตรียมหลักฐานที่เป็นกระดาษซึ่งจะช่วยป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินได้

ใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างที่ดีทําให้การจัดการการชําระเงินทําได้ง่ายขึ้น ด้วยการติดตามยอดค้างชําระและกําหนดวันครบกําหนดชำระและความคาดหวังเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า เมื่อถึงช่วงยื่นภาษี การออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องหมายความว่าคุณสามารถรายงานรายได้ได้อย่างถูกต้องและอ้างสิทธิ์ GST เมื่อจําเป็น

ข้อมูลใดบ้างที่ควรระบุในใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องของนิวซีแลนด์

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องในนิวซีแลนด์จะต้องตรงไปตรงมา มีโครงสร้าง และเป็นไปตามกฎหมาย ไม่ว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้สําหรับโครงการครั้งเดียวหรือจัดการการเรียกเก็บเงินต่อเนื่อง ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับควรมีรายละเอียดเหล่านี้

ข้อมูลธุรกิจ

• ชื่อธุรกิจของคุณ (หรือชื่อทางการค้า)

• ที่อยู่และข้อมูลติดต่อของคุณ (อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์)

• หมายเลข GST ของคุณ หากจดทะเบียน GST

ข้อมูลลูกค้า

• ชื่อลูกค้า

• ที่อยู่ของลูกค้าหากใบแจ้งหนี้มีมูลค่า 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ (NZD) ขึ้นไป

• แผนกหรือชื่อผู้ติดต่อเฉพาะ หากคุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจขนาดใหญ่

ข้อมูลใบแจ้งหนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน (เช่น INV1001, INV1002)

• วันที่ในใบแจ้งหนี้

• สินค้าหรือบริการแต่ละรายการที่ส่งมอบ

• ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และยอดรวม (เช่น "10 x วิดเจ็ต A ราคา $50 NZD ต่อชิ้น" หรือ "การให้คําปรึกษา—5 ชั่วโมง ราคา $120 NZD/ชั่วโมง")

• รายละเอียดเพิ่มเติมใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อ เช่น หมายเลขซีเรียลหรือรหัสอ้างอิง

ข้อมูลค่าบริการ

วิธีที่คุณแสดงยอดรวมขึ้นอยู่กับสถานะ GST ของคุณ หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียน GST โปรดระบุข้อมูลต่อไปนี้

• ยอดรวม

• ข้อความที่แจ้งว่าไม่มี GST

หากคุณจดทะเบียน GST แล้ว คุณต้องระบุข้อมูลต่อไปนี้

• ยอดรวมย่อยก่อน GST

• ยอดรวมที่รวม GST

• GST จะมีมูลค่าแยกต่างหากหากยอดขายมีมูลค่า 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ขึ้นไป

• มีป้ายระบุว่าใบแจ้งหนี้เป็น "ใบกํากับภาษี"

ข้อกําหนดและขั้นตอนการชําระเงิน

• เมื่อครบกําหนดชําระเงิน (เช่น "ครบกําหนดชําระเมื่อได้รับ" หรือ "ครบกําหนดชําระเงินภายใน 7 วัน")

• ควรชําระเงินอย่างไร (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร ตัวเลือกบัตรเครดิต ลิงก์ชําระเงิน) Stripe

• ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือส่วนลดการชําระเงินก่อนกําหนด

• ยอดค้างชําระใดๆ หากต้องชําระเงินบางส่วนหรือวางเงินมัดจํา

เมื่อใดจึงจำเป็นต้องใช้ใบกำกับภาษีในนิวซีแลนด์

หากธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (GST) ใบกำกับภาษีจะถือเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจ และเป็นข้อกำหนดของกรมสรรพากร (IRD) แต่ไม่ใช่ว่าการขายทุกรายการจําเป็นต้องมีใบกํากับภาษี และกฎจะขึ้นอยู่กับขนาดธุรกรรมและผู้ที่คุณขายให้

ใบแจ้งหนี้ปกติเทียบกับใบกํากับภาษี

หากธุรกิจของคุณไม่ได้จดทะเบียน GST ใบกํากับภาษีจะไม่มีผลกับคุณ และใบแจ้งหนี้ของคุณจะแสดงยอดรวมที่ต้องชําระ หากคุณจดทะเบียนสําหรับ GST:

• ต้องมีใบกํากับภาษีสําหรับยอดขายมากกว่า 50 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ การซื้อที่มีมูลค่า 200 ดอลลาร์นิวซีแลนด์มีข้อกําหนดเพิ่มเติมว่าคุณต้องออกใบกำกับภายใน 28 วัน

• ไม่จําเป็นต้องมีใบกํากับภาษีอย่างเป็นทางการสําหรับยอดขายไม่เกิน 50 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ โดยไม่รวม GST แต่ธุรกิจบางแห่งจะระบุเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ส่วนผู้ที่ไม่ได้ทำเช่นนั้นก็ยังคงได้รับใบเสร็จมาตรฐานที่ระบุราคาสินค้าที่ซื้อรวมถึงภาษี GST ด้วย

องค์ประกอบของใบกํากับภาษี

ใบกํากับภาษีคือใบแจ้งหนี้ปกติที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมที่ IRD กําหนด หากคุณออกใบแจ้งหนี้ถูกต้องอยู่แล้ว คุณก็รวมรายละเอียดเหล่านี้ส่วนใหญ่ไว้ด้วย ข้อแตกต่างก็คือ หากใบแจ้งหนี้ไม่มีองค์ประกอบเหล่านี้ ลูกค้าของคุณจะไม่สามารถขอคืน GST ได้ และนั่นอาจเป็นปัญหาสําหรับพวกเขา ดังนั้น ธุรกิจจึงควรมีใบกํากับภาษี โดยเฉพาะสําหรับการซื้อที่มีมูลค่าสูง สำหรับใบกำกับภาษี เอกสารของคุณต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• คําว่า "ใบกํากับภาษี"

• รายละเอียดธุรกิจและหมายเลข GST ของคุณ

• วันที่ในใบแจ้งหนี้

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า หากยอดขายมีมูลค่า 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ขึ้นไป

• คําอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ

• การคํานวณ GST หากยอดขายเป็น 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ขึ้นไป

• อัตราการแปลงสกุลเงินสําหรับใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศ

Stripe ช่วยธุรกิจในนิวซีแลนด์ออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

เป้าหมายของการออกใบแจ้งหนี้คือการได้รับเงินตรงเวลาโดยมีความยุ่งยากน้อยที่สุด Stripe Invoicing จัดการกระบวนการนี้สําหรับธุรกิจในนิวซีแลนด์โดยผสานการทํางานการออกใบแจ้งหนี้กับการเรียกเก็บเงิน การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี และระบบอัตโนมัติ Stripe ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้

การสร้างใบแจ้งหนี้

เมื่อใช้ Stripe คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้จากแดชบอร์ด Stripe หรืออินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ได้ ซึ่งไม่จําเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้แยกต่างหาก แทนที่จะสร้าง PDF ด้วยตนเอง คุณใช้เทมเพลต Stripe เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล ลูกค้าจึงชําระเงินได้ทันทีด้วยปุ่ม "ชําระใบแจ้งหนี้ฉบับนี้" Stripe จัดการการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนดชำระเงิน และการคำนวณ GST โดยอัตโนมัติ (หากมี)

การรับชําระเงิน

โดยทั่วไป หากคุณให้ลูกค้าชำระเงินได้สะดวกที่สุด คุณก็จะได้รับเงินเร็วขึ้น คุณสามารถชําระใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่าน Stripe ได้ทันทีทางออนไลน์โดยใช้ตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลาย ได้แก่

• บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต

• การโอนเงินผ่านธนาคาร

• Apple Pay, Google Pay หรือกระเป๋าเงินดิจิทัลอื่นๆ

การติดตามการชําระเงิน

การตามเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระต้องใช้เวลา Stripe ช่วยได้โดย:

• การส่งการแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติก่อนและหลังวันครบกําหนด

• เรียกเก็บเงินที่ชําระไม่สําเร็จซ้ำสำหรับใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า (เช่น การชําระเงินตามรอบบิล)

• ติดตามสถานะใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้คุณเห็นว่ามีการออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด ลูกค้าชําระเงินเมื่อใด หรือเลยกําหนดชําระหรือไม่

การจัดการการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

ธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้เป็นประจํา (เช่น บริการแบบชําระเงินตามรอบบิล ค่าบริการ สัญญาต่อเนื่อง) จะได้รับประโยชน์จากใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าอัตโนมัติของ Stripe วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS) ที่ปรึกษา และผู้ให้บริการที่ต้องการกระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้ หลังจากที่คุณตั้งค่าใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าหนึ่งครั้งแล้ว Stripe จะดำเนินการดังนี้

• ส่งใบแจ้งหนี้ตามกําหนดเวลา

• ปรับตามสัดส่วนจํานวนหากจําเป็น

• สามารถเรียกเก็บเงินตามวิธีการชําระเงินที่บันทึกไว้ได้โดยอัตโนมัติ

การดูแลการปฏิบัติตามข้อกําหนดของ GST

Stripe ช่วยให้ใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปตามข้อกําหนดภาษีของนิวซีแลนด์ คุณสามารถเพิ่มหมายเลข GST ลงในใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติ และ Stripe Tax จะคํานวณ GST สําหรับธุรกรรมแต่ละรายการ Stripe มีฟีเจอร์เพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎ IRD อยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น หากคุณและลูกค้าบันทึกหมายเลข GST ไว้ ใบแจ้งหนี้จะมีป้ายกํากับว่า "ใบกํากับภาษี" โดยอัตโนมัติ

การติดตามใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์

คุณสามารถติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการได้ในแดชบอร์ด Stripe เมื่อมีคนชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ Stripe จะอัปเดตสถานะโดยอัตโนมัติและสามารถส่งใบเสร็จยืนยันได้ Stripe ผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชี เช่น Xero และ QuickBooks ซึ่งจะช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองและทําให้การกระทบยอดง่ายขึ้น

การควบคุมการออกใบแจ้งหนี้หลายสกุลเงินและการออกใบแจ้งหนี้ระหว่างประเทศ

หากมีลูกค้าต่างประเทศ Stripe ช่วยให้การชําระเงินข้ามพรมแดนง่ายขึ้น:

• Stripe ออกใบแจ้งหนี้ในหลายสกุลเงินและลูกค้าจะเห็นจํานวนเงินในสกุลเงินท้องถิ่นของตน

• Stripe จะแปลงการชําระเงินและฝากเงินในสกุลเงิน NZD หรือสกุลเงินอื่นที่เลือก

• Stripe รองรับวิธีการชําระเงินในท้องถิ่น เช่น Alipay, WeChat Pay, GrabPay และอื่นๆ อีกมากมาย