Para las empresas, facturar correctamente implica recibir los pagos a tiempo, mantener los registros en orden y cumplir con las leyes fiscales. En Nueva Zelanda, las facturas tienen una función integral en las operaciones comerciales, y no incluir los detalles correctos puede retrasar los pagos o conducir a problemas fiscales. Una factura bien estructurada y condiciones de pago bien definidas pueden marcar la diferencia.

A continuación, te explicaremos qué información incluir en una factura en Nueva Zelanda, cuándo emitir una factura con impuestos, cómo establecer condiciones de pago que funcionen para ti y qué hacer cuando un cliente no paga a tiempo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura en Nueva Zelanda?
  
• ¿Qué información debe incluirse en una factura válida de Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuándo se requiere una factura con impuestos en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe a las empresas de Nueva Zelanda con la facturación?
  

¿Qué es una factura en Nueva Zelanda?

Una factura es un documento financiero que registra una venta entre una empresa y un cliente. En Nueva Zelanda, las facturas registran qué se vendió, quién lo compró y cuánto se debe. Ayudan a las empresas a administrar el flujo de efectivo, mantener los registros ordenados y cumplir con las leyes fiscales.

Para los clientes, las facturas representan los impuestos cobrados sobre los ingresos y los bienes y servicios (GST), si corresponde, y para los clientes, es una prueba de un gasto y del GST pagado. Más allá del cumplimiento de la normativa fiscal, las facturas ayudan a las empresas a mantenerse organizadas, controlar quién debe dinero y proporcionar un registro documental que puede ayudar a evitar disputas.

Una factura bien estructurada hace que se puedan manejar mejor los pagos al hacer un seguimiento de los montos pendientes y establecer fechas de vencimiento y expectativas para evitar retrasos. Cuando llega la temporada de impuestos, la facturación precisa significa que puedes declarar los ingresos correctamente y reclamar el GST cuando sea necesario.

¿Qué información debe incluirse en una factura válida de Nueva Zelanda?

Una factura válida en Nueva Zelanda debe ser sencilla, estar estructurada y cumplir con la ley. Ya sea que factures un proyecto puntual o gestiones una facturación continua, cada factura debe incluir estos datos:

Información de la empresa

• El nombre de tu empresa (o nombre comercial);

• Tu dirección e información de contacto (correo electrónico o número de teléfono)

• Tu número de GST si estás registrado en el GST

Información del cliente

• El nombre del cliente

• La dirección del cliente si la factura es de $1,000, dólares neozelandeses (NZD) o más

• El departamento específico o el nombre de contacto si facturas a una empresa grande.

Información de la factura

• Un número de factura único (p. ej., INV1001, INV1002)

• La fecha de la factura

• Cada artículo o servicio proporcionado

• Cantidades, precios unitarios y totales (p. ej., "10 x Widget A a $50 NZD cada uno" o "consultoría: 5 horas a $120 NZD/hora")

• Cualquier otro detalle relevante para la compra, como números de serie o códigos de referencia.

Información de precios

La forma en que muestres el total depende de tu estado del GST. Si no te registraste para el GST, incluye:

• El importe total

• Una declaración de que no se incluye el GST

Si te registraste para el GST, debes incluir lo siguiente:

• El subtotal antes del GST

• El importe total con el GST incluido

• El importe del GST por separado si la venta es de NZD 1,000 o más

• Una etiqueta que indique que la factura es una "factura con impuestos".

Condiciones e instrucciones de pago

• Cuándo vence el pago (por ejemplo, "pago contra entrega" o "el pago vence dentro de los siete días")

• Cómo debe realizarse el pago (p. ej., transferencia bancaria, opciones de tarjeta de crédito, enlace de pago de Stripe)

• Cualquier cargo por pago atrasado o descuento por pago anticipado

• Cualquier saldo pendiente si se requirió un pago parcial o un depósito.

¿Cuándo se requiere una factura con impuestos en Nueva Zelanda?

Si tu empresa está registrada para el GST, las facturas con impuestos son parte de las actividades comerciales y el Departamento de Impuestos Internos (IRD) las exige. Pero no todas las ventas necesitan una factura de impuestos, y las reglas dependen del tamaño de la transacción y de a quién se la vendas.

Factura regular frente a factura con impuestos

Si tu empresa no está registrada para el GST, las facturas con impuestos no se aplican en tu caso, y tus facturas mostrarán el importe total adeudado. Si estás registrado para el GST:

• Se requiere una factura con impuestos para ventas superiores a NZD 50. Las compras de NZD 200 tienen el requisito adicional de emitir una en un plazo de 28 días.

• No se requiere una factura con impuestos formal para las ventas de NZD 50 o menos, sin incluir el GST, aunque algunas empresas las ofrecen como práctica recomendada. Aquellos que no lo las ofrecen, proporcionan un recibo estándar que enumera el costo del artículo comprado, así como el GST.

Elementos de una factura con impuestos

Una factura con impuestos es una factura normal que incluye detalles adicionales requeridos por el IRD. Si ya estás facturando correctamente, estás incluyendo la mayoría de estos datos de todos modos. La diferencia es que si una factura carece de estos elementos, tu cliente no puede reclamar la devolución del GST, y eso puede ser un problema para él. Por este motivo, las empresas tienden a esperar facturas con impuestos, especialmente para compras más grandes. Para que se considere una factura con impuestos, tu documento debe tener lo siguiente:

• Las palabras "factura con impuestos"

• Los datos de tu empresa y el número de GST

• La fecha de la factura

• El nombre y la dirección del cliente si la venta es de NZD 1,000 o más

• Una descripción clara de los bienes o servicios.

• El cálculo del GST si la venta es de NZD 1,000 o más

• La tasa de conversión de monedas para facturas en moneda extranjera

¿Cómo ayuda Stripe a las empresas de Nueva Zelanda con la facturación?

El objetivo de la facturación es recibir los pagos a tiempo y sin complicaciones. Stripe Invoicing se encarga de este proceso para las empresas de Nueva Zelanda al integrar la facturación con el cobro de pagos, el cumplimiento de la normativa fiscal y la automatización. Así es como Stripe hace que la facturación sea más eficiente:

Creación de facturas

Con Stripe, puedes generar facturas desde el Dashboard de Stripe o la interfaz de programación de aplicaciones (API), lo que elimina la necesidad de un software de facturación por separado. En lugar de crear archivos PDF manualmente, puedes usar las plantillas de Stripe para enviar facturas por correo electrónico para que los clientes puedan pagar al instante con el botón "pagar esta factura". Stripe gestiona automáticamente la numeración de las facturas, las fechas de vencimiento de los pagos y los cálculos del GST, si corresponde.

Aceptación de pagos

Por lo general, cuando facilitas al máximo los pagos de los clientes, los recibes más rápido. Las facturas enviadas a través de Stripe se pueden pagar inmediatamente en línea utilizando varias opciones de pago, entre las que se incluyen:

• Tarjetas de crédito o débito

• Transferencias bancarias

• Apple Pay, Google Pay u otras carteras digitales

Seguimiento de los pagos

Perseguir las facturas vencidas lleva tiempo. Stripe ayuda de la siguiente manera:

• Envío de recordatorios de pago automáticos antes y después de la fecha de vencimiento

• Reintento de pagos fallidos de facturas recurrentes (p. ej., suscripciones)

• Seguimiento del estado de las facturas en tiempo real, lo que te permite ver cuándo se emitió una factura, cuándo pagó el cliente o si está vencida.

Gestión de facturación recurrente

Las empresas que facturan con regularidad (p. ej., servicios de suscripción, anticipos, contratos en curso) pueden beneficiarse de las facturas recurrentes automatizadas de Stripe. Esto es de especial utilidad para empresas de software como servicio (SaaS), consultores y proveedores de servicios que necesitan un flujo de caja predecible. Después de configurar la factura recurrente una vez, Stripe:

• Envía las facturas a tiempo

• Ajusta los importes prorrateados si es necesario.

• Puede realizar cargos automáticos a un método de pago guardado.

Cumplimiento del GST

Stripe ayuda a que tus facturas cumplan con los requisitos fiscales de Nueva Zelanda. Puedes agregar automáticamente tu número de GST a las facturas, y Stripe Tax calcula el GST de cada transacción. Stripe cuenta con funcionalidades adicionales que te ayudarán a cumplir con la normativa del IRD. Por ejemplo, si tú y tu cliente tienen el número de GST guardado, las facturas se etiquetan automáticamente como "factura con impuestos".

Seguimiento de facturas en tiempo real

En el Dashboard de Stripe, puedes realizar un seguimiento del estado de cada factura. Cuando alguien paga una factura, Stripe actualiza el estado automáticamente y puede enviar recibos de confirmación. Stripe se integra con software contable como Xero y QuickBooks, lo que reduce la entrada manual de datos y simplifica la conciliación.

Aprovechamiento de la facturación internacional y en varias monedas

Si tienes clientes internacionales, Stripe simplifica los pagos más allá de las fronteras:

• Stripe emite facturas en varias monedas y los clientes ven el importe en su moneda local.

• Stripe convierte los pagos y deposita los fondos en NZD u otra moneda elegida.

• Stripe admite métodos de pago locales como Alipay, WeChat Pay, GrabPay y más.