Per le attività, emettere correttamente le fatture implica ricevere pagamenti tempestivi, mantenere i registri in ordine e rimanere conformi alle leggi fiscali. In Nuova Zelanda, le fatture svolgono un ruolo fondamentale nelle operazioni commerciali e la mancata inclusione dei dati corretti può rallentare i pagamenti o causare problemi di natura fiscale. Una fattura ben strutturata e dei termini di pagamento ben definiti possono fare una differenza sostanziale.

Di seguito illustriamo le informazioni da includere in una fattura in Nuova Zelanda, quando emettere una fattura fiscale, come stabilire i termini di pagamento più adatti alle proprie esigenze e cosa fare quando un cliente non paga puntualmente.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è una fattura in Nuova Zelanda?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in una fattura valida in Nuova Zelanda?
  
• In quali casi è necessaria la fattura fiscale in Nuova Zelanda?
  
• In che modo Stripe aiuta le attività in Nuova Zelanda con la fatturazione?
  

Cos'è una fattura in Nuova Zelanda?

Una fattura è un documento finanziario che registra una vendita tra un'attività e un cliente. In Nuova Zelanda, le fatture monitorano ciò che è stato venduto, chi lo ha acquistato e l'importo dovuto. Aiutano le attività a gestire il flusso di cassa, mantenere registri ordinati e rispettare le leggi fiscali.

Le fatture rappresentano per i venditori il reddito e l'imposta sui beni e servizi (GST) riscossa, se applicabile, e per i clienti la prova di una spesa e della GST pagata. Oltre alla conformità fiscale, le fatture aiutano le attività a organizzarsi, a monitorare chi è in debito verso di loro e a fornire una traccia cartacea che può aiutare a prevenire le contestazioni.

Una fattura ben strutturata rende i pagamenti più gestibili monitorando gli importi in sospeso e definendo date di scadenza e aspettative per evitare ritardi. All'arrivo della stagione fiscale, una fatturazione accurata ti consente di dichiarare correttamente il reddito e richiedere il rimborso della GST dove necessario.

Quali informazioni devono essere incluse in una fattura valida in Nuova Zelanda?

Una fattura valida in Nuova Zelanda deve essere semplice, strutturata e conforme alla legge. Che tu stia emettendo fatture per un progetto una tantum o gestendo addebiti continuativi, ogni fattura deve includere i dettagli riportati di seguito

Informazioni sull'attività

• La tua ragione sociale (o commerciale)

• Il tuo indirizzo e le tue informazioni di contatto (e-mail o numero di telefono)

• Il tuo numero GST in caso di registrazione ai fini della GST

Informazioni sul cliente

• Il nome del cliente

• L'indirizzo del cliente, se la fattura è pari o superiore a 1.000 dollari neozelandesi (NZD)

• Il reparto o il nome di contatto specifici se emetti fatture a un'attività di grandi dimensioni

Informazioni sulla fattura

• Un numero di fattura univoco (ad es., INV1001, INV1002)

• La data della fattura

• Ogni articolo o servizio fornito

• Quantità, prezzi unitari e totali (ad es., "10 dispositivi A a 50 NZD ciascuno" o "consulenza: 5 ore a 120 NZD/ora")

• Eventuali dettagli aggiuntivi relativi all'acquisto, come numeri di serie o codici di riferimento

Informazioni sui prezzi

Le modalità di visualizzazione del totale dipendono dal tuo stato ai fini della GST. Se non hai effettuato la registrazione ai fini della GST, includi:

• l'importo totale;

• una dicitura che afferma che non è stata inclusa alcuna GST.

Se hai effettuato la registrazione ai fini della GST, devi includere:

• il subtotale al lordo della GST;

• l'importo totale comprensivo di GST;

• l'importo della GST separatamente se la vendita è pari o superiore a 1.000 NZD;

• una dicitura che indica che la fattura è una "tax invoice" (fattura fiscale).

Termini e istruzioni di pagamento

• Data di scadenza del pagamento (ad es., "pagamento al ricevimento" o "pagamento entro sette giorni")

• Metodo di pagamento (ad es., bonifico bancario, opzioni di carte di credito, link di pagamento Stripe)

• Eventuali penali per ritardato pagamento o sconti sul pagamento anticipato

• Eventuale saldo in sospeso se è stato richiesto un pagamento parziale o un deposito

In quali casi è necessaria la fattura fiscale in Nuova Zelanda?

Se la tua attività è registrata ai fini della GST, le fatture fiscali fanno parte dell'attività commerciale e sono richieste dall'Inland Revenue Department (IRD). Ma non tutte le vendite hanno bisogno di una fattura fiscale e le regole dipendono dal volume della transazione e dal destinatario della vendita.

Fattura standard e fattura fiscale

Se la tua attività non è registrata ai fini della GST, le fatture fiscali non si applicano alla tua attività e le tue fatture mostreranno l'importo totale dovuto. Se hai effettuato la registrazione ai fini della GST, si applica quanto segue.

• La fattura fiscale è necessaria per vendite superiori ai 50 NZD. Gli acquisti di importo superiore ai 200 NZD hanno un ulteriore requisito secondo il quale occorre emetterne una entro 28 giorni.

• Non è richiesta una fattura fiscale formale per vendite di importo pari o inferiore a 50 NZD, GST esclusa, sebbene alcune attività la forniscano come best practice. Quelle che non lo fanno, forniranno comunque una ricevuta standard che elenca il costo dell'articolo acquistato e l'importo della GST.

Elementi di una fattura fiscale

Una fattura fiscale è una fattura standard che include dettagli aggiuntivi richiesti dall'IRD. Se stai già emettendo le fatture correttamente, includi già in ogni caso la maggior parte di questi dettagli. La differenza sta nel fatto che se una fattura non contiene questi elementi, il cliente non può richiedere il rimborso della GST e questo può essere un problema per lui; pertanto, le attività tendono ad aspettarsi delle fatture fiscali, soprattutto per gli acquisti di importo più elevato. Per valere come fattura fiscale, il documento deve contenere:

• la dicitura "tax invoice" (fattura fiscale);

• i dati della tua attività e il tuo numero GST;

• la data della fattura;

• il nome e l'indirizzo del cliente se la vendita è pari o superiore a 1.000 NZD;

• una descrizione chiara dei beni o servizi;

• il calcolo della GST se la vendita è pari o superiore a 1.000 NZD;

• il tasso di conversione valutaria per le fatture in valuta estera.

In che modo Stripe aiuta le attività in Nuova Zelanda con la fatturazione?

L'obiettivo della fatturazione è quello di essere pagati puntualmente con il minimo sforzo. Stripe Invoicing gestisce questa procedura per le attività in Nuova Zelanda integrando la fatturazione con la riscossione dei pagamenti, la conformità fiscale e l'automazione. Di seguito viene illustrato come Stripe rende la fatturazione più efficiente.

Creazione delle fatture

Con Stripe puoi generare le fatture dalla Dashboard Stripe o dall'API, eliminando la necessità di un software di fatturazione separato. Anziché creare manualmente i PDF, puoi utilizzare i modelli di Stripe per inviare le fatture via e-mail in modo che i clienti possano pagare immediatamente con un pulsante "paga la fattura". Stripe gestisce automaticamente la numerazione delle fatture, le date di scadenza dei pagamenti e il calcolo della GST, se applicabile.

Accettazione dei pagamenti

In genere, quando si semplificano il più possibile i pagamenti per i clienti, si riceve il pagamento più velocemente. Le fatture inviate tramite Stripe possono essere pagate immediatamente online utilizzando diverse opzioni di pagamento, tra cui:

• carte di credito o di debito;

• bonifici bancari;

• Apple Pay, Google Pay o altri wallet.

Solleciti dei pagamenti

Il sollecito delle fatture scadute richiede tempo. Stripe ti aiuta nei seguenti modi.

• Invio di promemoria di pagamento automatici prima e dopo la data di scadenza

• Ripetizione dei tentativi di pagamento non riusciti per fatture ricorrenti (ad es., abbonamenti)

• Monitoraggio dello stato delle fatture in tempo reale, che consente di vedere quando una fattura è stata emessa, quando il cliente ha pagato o se è scaduta

Gestione degli addebiti ricorrenti

Le attività che fatturano regolarmente (ad es., servizi in abbonamento, acconti, contratti continuativi) possono beneficiare delle fatture ricorrenti automatizzate di Stripe. Ciò è particolarmente utile per le attività Software-as-a-Service (SaaS), i consulenti e i fornitori di servizi che necessitano di un flusso di cassa prevedibile. Dopo aver configurato la fattura ricorrente una volta, Stripe:

• invia le fatture nei tempi previsti;

• rettifica gli importi ripartiti proporzionalmente, se necessario;

• può addebitare automaticamente tramite un metodo di pagamento salvato.

Mantenimento della conformità alla GST

Stripe aiuta le tue fatture a soddisfare i requisiti fiscali neozelandesi. Puoi aggiungere automaticamente il tuo numero GST alle fatture e Stripe Tax calcolerà la GST per ciascuna transazione. Stripe offre funzioni aggiuntive che ti aiutano a mantenere la conformità alle regole dell'IRD. Ad esempio, se tu e il tuo cliente avete salvato i numeri GST, le fatture vengono automaticamente etichettate come "fatture fiscali".

Monitoraggio delle fatture in tempo reale

Nella Dashboard Stripe puoi monitorare lo stato di ogni fattura. Quando qualcuno paga una fattura, Stripe ne aggiorna automaticamente lo stato e può inviare ricevute di conferma. Stripe si integra con software di contabilità come Xero e QuickBooks, che riducono l'inserimento manuale dei dati e semplificano la riconciliazione.

Utilizzo della fatturazione multivaluta e internazionale

Se hai clienti internazionali, Stripe semplifica i pagamenti oltre confine:

• Stripe emette fatture in più valute e i clienti vedono l'importo nella loro valuta locale;

• Stripe converte i pagamenti e deposita i fondi in NZD o in un'altra valuta scelta;

• Stripe supporta metodi di pagamento locali come Alipay, WeChat Pay, GrabPay e altri.