Het opstellen van een factuur in Nieuw-Zeeland vereist meer dan het invullen van een bedrag en het verzenden ervan. De regels rondom belastingfacturen en vereiste velden zijn specifiek; als je deze verkeerd toepast, ontstaan er problemen voor zowel jou als je klanten, zoals gemiste claims voor belasting op goederen en diensten (GST), compliance-problemen en vertraagde betalingen.

Hieronder bespreken we hoe je een factuur in Nieuw-Zeeland opstelt, veelgemaakte fouten door ondernemingen en hoe facturatiesoftware het hele proces op één plek verwerkt.

Hoogtepunten

• De factuurvereisten van Nieuw-Zeeland zijn rechtstreeks gekoppeld aan de GST-registratiestatus en de transactiewaarde.

• Ontbrekende gegevens, zoals je GST-nummer of de factuurdatum, zijn veelvoorkomende oorzaken van problemen voor zowel verzender als ontvanger.

• Facturatiesoftware kan belastingberekening, het incasseren van betalingen en reconciliatie automatiseren in één workflow die is gebouwd om te voldoen aan de Nieuw-Zeelandse vereisten voor belastingfacturen.

Wanneer hebben ondernemingen in Nieuw-Zeeland een factuur nodig?

Een factuur is een formeel verzoek om betaling dat vastlegt wat is geleverd, hoeveel het kostte en wanneer de betaling verschuldigd is. In Nieuw-Zeeland zijn facturen zowel een commercieel document als, in veel gevallen, een belastingdocument.

Voor de GST geregistreerde ondernemingen moeten specifieke facturatieregels volgen. Als je onderneming voor de GST is geregistreerd en een levering meer dan $ 200,– NZD bedraagt (inclusief GST), moet je binnen 28 dagen na het verzoek van een koper of op een alternatieve datum die door beide partijen is overeengekomen, informatie over de belastbare levering verstrekken. Voor verkopen van meer dan $ 1000,– NZD moet informatie over belastbare leveringen extra gegevens over de koper bevatten.

Diensten die op kredietvoorwaarden worden gefactureerd, omvatten vaak ook facturen. Consultants, aannemers, ontwerpers en vakmensen gebruiken facturen om tijd en te leveren prestaties in rekening te brengen, waaronder het verschuldigde bedrag, de vervaldatum en de betalingsvoorwaarden.

In sommige sectoren, zoals de landbouw of bosbouw, maakt de koper de factuur namens de leverancier op (bekend als door de koper aangemaakte informatie over de belastbare levering). Dit is meestal omdat de koper de waarde van de goederen kent voordat de verkoper dat weet. RCTI's vereisen een overeenkomst tussen beide partijen.

Hoe maak je een factuur op in Nieuw-Zeeland?

De velden die je factuur moet bevatten, zijn afhankelijk van het transactiebedrag en of je voor de GST bent geregistreerd. Inland Revenue schrijft geen specifieke lay-out voor, maar de vereisten nemen toe naarmate de factuurwaarde stijgt.

Voor facturen van maximaal $ 200,– NZD is het volgende vereist:

• Gegevens van verkoper: Je naam of handelsnaam

• Datum: De datum waarop de factuur is uitgegeven

• Beschrijving: Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten

• Totaalbedrag: Het totaal te betalen bedrag, inclusief GST

Voor facturen boven de $ 200,– NZD en tot maximaal $ 1000,– NZD zijn alle hierboven vermelde factuurgegevens vereist, plus je GST-registratienummer en het GST-bedrag. Vermeld het bedrag exclusief GST, het GST-bedrag en het totaalbedrag inclusief GST afzonderlijk of vermeld het bedrag inclusief GST met een verklaring dat de GST is inbegrepen. Dit is toegestaan wanneer dit tegen het standaardtarief in rekening wordt gebracht voor alle vermelde goederen of diensten).

Facturen van meer dan $ 1000,– NZD moeten tevens de naam van de koper en een van de volgende gegevens bevatten: adres, telefoonnummer, e-mailadres, handelsnaam (indien anders dan de naam), een Nieuw-Zeelands ondernemingsnummer (NZBN) of de URL van de website. Dit is alleen van toepassing als de koper voor de GST is geregistreerd.

Buiten de wettelijke minima is het een best practice om op elke factuur je voorwaarden voor de betaling, je bankgegevens en een uniek, opeenvolgend factuurnummer op te nemen. Het specifieke label 'belastingfactuur' is sinds april 2023 niet langer vereist, maar wordt nog steeds door veel ondernemingen gebruikt.

Hoe beïnvloedt GST factuurvereisten in Nieuw-Zeeland?

De GST is van invloed op zowel wat je in rekening brengt als op de manier waarop je dit op de factuur weergeeft. Als je bent geregistreerd, moeten je facturen belastingfacturen zijn. Met reguliere facturen kunnen je klanten de GST niet terugvorderen.

Er zijn twee manieren om de GST op een factuur te vermelden:

• Prijzen inclusief GST: Toon het totaalbedrag inclusief de GST (hetzij 15/115 van het totaal, of vermenigvuldig het inclusieve bedrag met 3/23).

• Prijzen exclusief GST: Toon het subtotaal exclusief de GST, het GST-bedrag op een aparte regel en het totaalbedrag inclusief de GST.

Als je zowel belastbare als vrijgestelde items (zoals financiële diensten) levert, moet je deze duidelijk scheiden en alleen GST in rekening brengen over het belastbare deel.

Eén situatie die ertoe kan leiden dat ondernemingen fouten maken, is tegen nultarief belaste leveringen. De export van goederen en bepaalde diensten is onderworpen aan 0% GST. Tegen het nultarief belaste leveringen moeten nog steeds op je GST-aangifte worden vermeld. Ze worden anders behandeld dan vrijgestelde leveringen, die volledig buiten het GST-systeem vallen.

Als je niet voor de GST bent geregistreerd, mogen je facturen niet de woorden 'belastingfactuur' of 'informatie over de belastbare levering' bevatten. Wat op GST lijkt in rekening brengen als je niet bent geregistreerd, kan leiden tot boetes van Inland Revenue.

Hoe maak je een factuur in Nieuw-Zeeland?

Factuuropties variëren van een leeg sjabloon tot volledig geautomatiseerde facturatiesoftware. De juiste keuze hangt grotendeels af van hoeveel facturen je verstuurt en hoeveel tijd je eraan wilt besteden.

Dit zijn je opties:

• Handmatige facturatie: Een Word-document of spreadsheet dat is opgemaakt om alle vereiste velden op te nemen, is kosteneffectief en werkt voor ondernemingen met kleine factuurvolumes. Handmatige facturen houden echter niet automatisch de betalingsstatus bij, ze worden gemakkelijk met fouten of ontbrekende velden verzonden, en reconciliatie wordt al snel tijdrovend.

• Boekhoudsoftware: Boekhoudsoftwareplatforms verwerken facturatie als onderdeel van een bredere boekhoudworkflow, integreren met grote banken in Nieuw-Zeeland voor het automatisch matchen van transacties, en sturen factuurgegevens rechtstreeks naar je rekeningen. Dit is belangrijk bij de aangifte van de GST.

• Speciale facturatietools: Deze zitten in tussen de twee bovenstaande opties. Ze zijn sneller in te stellen dan volledige boekhoudsoftware en bieden meer mogelijkheden dan een sjabloon. Sommige koppelen rechtstreeks met de verwerking van betalingen, waardoor de kloof tussen het verzenden van een factuur en het ontvangen van geld aanzienlijk kleiner wordt.

Behoudens in specifieke contexten, zoals de bouw, heeft Nieuw-Zeeland geen wettelijke betalingstermijn voor commerciële facturen. Je voorwaarden zijn dus de voorwaarden die je zelf opgeeft.

Wat zijn de veelgemaakte facturatiefouten die ondernemingen in Nieuw-Zeeland maken?

Veel facturatiefouten vallen in voorspelbare categorieën.

Hier is waar je op moet letten:

• Weglaten van GST-registratiegegevens: Als je voor de GST bent geregistreerd, moeten belastingfacturen van meer dan $ 200,– NZD je GST-nummer bevatten. Als je het weglaat, kunnen je zakelijke klanten geen GST aftrekken.

• Verkeerde behandeling van de GST: Het in rekening brengen van de GST over leveringen met een nultarief, het niet scheiden van belastbare en vrijgestelde items of het tonen van de GST voordat je daadwerkelijk bent geregistreerd, zijn allemaal compliance-problemen. Neem bij twijfel contact op met een accountant of rechtstreeks met Inland Revenue.

• Geen betalingsvoorwaarden of bankgegevens: Een factuur zonder vervaldatum of betalingsinstructies stelt de klant in de positie dat hij of zij deze voor jou beslist. Vermeld je geaccepteerde betaalmethoden en een duidelijke vervaldatum op elke factuur.

• Inconsistente factuurnummering: Cijfers overslaan, dupliceren of helemaal geen systeem gebruiken, maakt de reconciliatie moeilijker en kan vragen oproepen tijdens een GST-controle. Sequentiële getallen, die consequent worden toegepast, lossen dit volledig op.

• Verzenden naar de verkeerde contactpersoon: In grotere organisaties zijn de crediteurenadministratie en de persoon met wie je samenwerkt vaak verschillende mensen. Het sturen naar de verkeerde persoon is een veelvoorkomende reden waarom facturen te laat worden betaald; ze hebben misschien nooit de juiste inbox bereikt.

• Te lang wachten met factureren: Vooral dienstverlenende ondernemingen ervaren dit. Facturatie bij de afronding van een project en niet bij overeengekomen mijlpalen creëert gaten in de cashflow die in de loop van de tijd steeds groter worden. Als je contract voortgangsfacturatie toestaat, moet je dat ook gebruiken.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.