Preencher uma fatura na Nova Zelândia requer mais do que preencher um valor e enviá-lo. As regras relativas a faturas fiscais e campos obrigatórios são específicas; errar pode criar problemas tanto para você quanto para seus clientes, como perda de reivindicações de imposto sobre bens e serviços (GST), problemas de conformidade e atrasos nos pagamentos.

Abaixo, abordaremos como escrever uma fatura na Nova Zelândia, os erros comuns que as empresas cometem e como o software de faturamento lida com todo o processo em um só lugar.

Destaques

• Os requisitos de faturamento da Nova Zelândia estão diretamente vinculados ao status de registro do GST e ao valor da transação.

• Detalhes ausentes, como seu número de GST ou a data da fatura, são causas comuns de problemas tanto para o remetente quanto para o destinatário.

• O software de faturamento pode automatizar o cálculo de impostos, a cobrança de pagamentos e a reconciliação em um único fluxo de trabalho desenvolvido para atender aos requisitos de faturas fiscais da Nova Zelândia.

Quando as empresas da Nova Zelândia precisam de uma fatura?

Uma fatura é uma solicitação formal de pagamento que registra o que foi fornecido, quanto custou e quando o pagamento deve ser feito. Na Nova Zelândia, as faturas são um registro comercial e, em muitos casos, um documento fiscal.

As empresas registradas no GST precisam seguir regras de faturamento específicas. Se a sua empresa for registrada no GST e um fornecimento exceder NZD 200,00 (incluindo GST), você deverá fornecer informações de fornecimento tributável dentro de 28 dias após a solicitação do comprador ou até uma data alternativa acordada por ambas as partes. Para vendas superiores a NZD 1.000,00, as informações de fornecimento tributável devem incluir dados adicionais sobre o comprador.

Os serviços cobrados com prazos de crédito geralmente envolveem faturas também. Consultores, contratados, designers e comerciantes usam faturas para cobrar por tempo e entregas, que incluem o valor devido, a data de vencimento e os termos de pagamento.

Em alguns setores, como agricultura ou silvicultura, o comprador cria a fatura em nome do fornecedor (conhecido como informações de fornecimento tributável criadas pelo comprador). Isso geralmente ocorre porque o comprador sabe o valor dos bens antes do vendedor. Os RCTIs exigem um acordo entre ambas as partes.

Como você escreve uma fatura na Nova Zelândia?

Os campos que sua fatura deve incluir dependem do valor da transação e de você estar registrado no GST. A Receita Federal não prescreve um layout específico, mas os requisitos aumentam à medida que o valor da fatura aumenta.

Faturas de NZD 200,00 ou menos exigem:

• Detalhes do vendedor: seu nome ou nome fantasia

• Data: a data de emissão da fatura

• Descrição: uma descrição dos bens ou serviços fornecidos

• Valor total: o total a pagar, incluindo GST

As faturas acima de NZD 200,00 e até NZD 1.000,00 exigem todos os dados da fatura listados acima, mais seu número de registro GST e o valor do GST. Liste o valor sem impostos do GST, o valor do GST e o total com impostos do GST separadamente ou liste o valor com impostos do GST com uma declaração de que o GST está incluído. Isso é permitido quando cobrado de acordo com a taxa padrão de todos os bens ou serviços listados).

As faturas acima de NZD 1.000,00 também devem incluir o nome do comprador e um dos seguintes: seu endereço, número de telefone, e-mail, nome fantasia (se diferente de seu nome), um número de empresa da Nova Zelândia (NZBN) ou o URL de seu site. Isso se aplica apenas se o comprador for registrado no GST.

Além dos mínimos legais, é uma prática recomendada que cada fatura inclua seus termos de pagamento, seus dados bancários e um número sequencial exclusivo de fatura. O rótulo específico de "fatura fiscal" não é mais necessário desde abril de 2023, mas ainda é usado por muitas empresas.

Como o GST afeta os requisitos de fatura na Nova Zelândia?

O GST afeta o que você cobra e como o apresenta na fatura. Se você for registrado, suas faturas deverão ser faturas fiscais. As faturas regulares não permitirão que seus clientes reivindiquem o GST de volta.

Há duas maneiras de mostrar o GST em uma fatura:

• Preços com impostos GST: mostre o total com impostos do GST (15/115 do total ou multiplique o valor com impostos por 3/23).

• Preços sem impostos GST: mostre o subtotal antes do GST, o valor do GST como uma linha separada e o total com impostos do GST.

Se você fornecer itens tributáveis e isentos (como serviços financeiros), separe-os claramente e só cobre GST na parcela tributável.

Uma situação que pode fazer com que as empresas cometam erros são os fornecimentos com taxa zero. Exportações de bens e determinados serviços estão sujeitas ao GST em 0%. Os fornecimentos com taxa zero ainda precisam aparecer na sua declaração do GST. Eles são tratados de forma diferente dos fornecimentos isentos, que ficam fora do sistema GST.

Se você não for registrado no GST, suas faturas não poderão incluir as palavras "fatura fiscal" ou "informações de fornecimento tributável". Cobrar o que parece ser GST quando você não for registrado pode atrair multas da Receita Federal.

Como você cria uma fatura na Nova Zelândia?

As opções de fatura variam de um modelo em branco a software de faturamento totalmente automatizado. A escolha certa depende principalmente de quantas faturas você envia e quanto tempo deseja dedicar a elas.

Estas são suas opções:

• Faturamento manual: um documento do Word ou planilha formatada para incluir todos os campos obrigatórios é econômico e funciona para empresas com baixo volume de faturas. No entanto, as faturas manuais não rastreiam o status do pagamento automaticamente, são fáceis de enviar com erros ou campos ausentes e a reconciliação se torna tediosa rapidamente.

• Software de contabilidade: as plataformas de software de contabilidade lidam com o faturamento como parte de um fluxo de trabalho contábil mais amplo, integram-se aos principais bancos da Nova Zelândia para correspondência automática de transações e inserem dados de faturas diretamente em suas contas. Isso é importante na hora da devolução do GST.

• Ferramentas de faturamento dedicadas: estas ficam entre as duas opções acima. Elas são mais rápidas de configurar do que um software de contabilidade completo e mais capazes do que um modelo. Algumas se conectam diretamente ao processamento de pagamentos, de modo que a lacuna entre o envio de uma fatura e o recebimento de dinheiro diminui consideravelmente.

Exceto em contextos específicos, como construção, a Nova Zelândia não tem prazo estatutário de pagamento para faturas comerciais, portanto, seus termos são o que você especificar.

Quais são os erros de faturamento comuns que as empresas da Nova Zelândia cometem?

Muitos erros de faturamento recaem em categorias previsíveis.

Veja os principais pontos de atenção:

• Omissão dos dados de registro do GST: se você for registrado no GST, as faturas fiscais acima de NZD 200,00 deverão incluir seu número de GST. Se você o omitir, seus clientes empresariais não poderão reivindicar uma dedução do GST.

• Tratamento incorreto de GST: cobrar GST sobre fornecimentos com taxa zero, não separar itens tributáveis e isentos ou mostrar GST antes mesmo de você ser registrado são todos problemas de conformidade. Em caso de dúvida, verifique com um contador ou diretamente com a Receita Federal.

• Sem termos de pagamento ou dados bancários: uma fatura sem data de vencimento ou instruções de pagamento coloca o cliente na posição de decidi-las por você. Inclua suas formas de pagamento aceitas e uma data de vencimento clara em todas as faturas.

• Numeração de faturas inconsistente: pular números, duplicá-los ou não usar nenhum sistema dificulta a reconciliação e pode levantar questões durante uma auditoria do GST. Os números sequenciais, aplicados de forma consistente, resolvem isso totalmente.

• Envio para o contato errado: em organizações maiores, as contas a pagar e a pessoa com quem você trabalha geralmente são diferentes. Enviar para a pessoa errada é um motivo comum para as faturas serem pagas com atraso; elas podem nunca ter chegado à caixa de entrada correta.

• Esperar muito tempo para faturar: as empresas de serviços sentem isso principalmente. O faturamento na conclusão do projeto e não nos marcos acordados cria lacunas de fluxo de caixa que se agravam com o tempo. Se o seu contrato permitir faturamento progressivo, use-o.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

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• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com IA que ajudam a recuperar mais receita.

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