Redactar una factura en Nueva Zelanda requiere algo más que rellenar un importe y enviarla. Las normas relativas a las facturas de impuestos y los campos obligatorios son específicas; si te equivocas, tanto tú como tus clientes tendréis problemas, como pérdida de reclamaciones del impuesto sobre bienes y servicios (GST), problemas de cumplimiento de la normativa y retrasos en los pagos.

A continuación, veremos cómo redactar una factura en Nueva Zelanda, los errores más comunes que cometen las empresas y cómo el software de facturación gestiona todo el proceso en un solo lugar.

Aspectos destacados

• Los requisitos de facturación de Nueva Zelanda están vinculados directamente al estado de registro del GST y al valor de la transacción.

• La omisión de detalles, como el número de GST o la fecha de la factura, suele causar problemas tanto al emisor como al destinatario.

• El software de facturación permite automatizar el cálculo de impuestos, el cobro y la conciliación en un único flujo de trabajo diseñado para cumplir los requisitos de las facturas de impuestos de Nueva Zelanda.

¿Cuándo necesitan una factura las empresas de Nueva Zelanda?

Una factura es una solicitud formal de pago que registra lo que se suministró, cuánto costó y cuándo vence el pago. En Nueva Zelanda, las facturas son tanto un registro comercial como, en muchos casos, un documento fiscal.

Las empresas registradas en el GST deben cumplir unas normas de facturación concretas. Si tu empresa está registrada a efectos del GST y el suministro supera los USD 200 (GST incluido), debes facilitar la información sobre el suministro sujeto a impuestos en un plazo de 28 días desde la solicitud del comprador o en otra fecha acordada por ambas partes. Para las ventas superiores a $1,000 NZD, la información sobre el suministro sujeto a impuestos debe incluir más datos sobre el comprador.

Los servicios facturados con condiciones de crédito a menudo también implican la emisión de facturas. Consultores, contratistas, diseñadores y comerciantes utilizan las facturas para cobrar el tiempo y los entregables, en las que se incluye el importe adeudado, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago.

En algunos sectores, como la agricultura o la silvicultura, el comprador crea la factura en nombre del proveedor (lo que se conoce como información sobre suministros sujetos a impuestos creada por el comprador). Esto suele deberse a que el comprador conoce el valor de los bienes antes que el vendedor. Las RCTI exigen un acuerdo entre ambas partes.

¿Cómo se redacta una factura en Nueva Zelanda?

Los campos que debe incluir tu factura dependen del importe de la transacción y de si tienes o no número de GST. Hacienda no impone un formato concreto, pero los requisitos aumentan a medida que se incrementa el importe de la factura.

Las facturas de importe igual o inferior a $200 NZD requieren:

• Datos del vendedor: Tu nombre o el de la empresa

• Fecha: La fecha de emisión de la factura

• Descripción: Una descripción de los bienes o servicios suministrados

• Importe total: El total a pagar, GST incluido

Las facturas de importe superior a $200 NZD y de hasta $1,000 NZD requieren todos los datos de facturación indicados anteriormente, más el número de registro del GST y el importe del GST. Se puede desglosar el importe sin GST, el importe del GST y el total con GST o indicar el importe con GST y especificar que el GST está incluido. Esto está permitido cuando se cobra la tasa estándar para todos los bienes o servicios enumerados).

Las facturas superiores a $1,000 NZD también deben incluir el nombre del comprador y uno de los siguientes datos: dirección, número de teléfono, correo electrónico, nombre comercial (si es distinto del nombre), un número de registro de empresa de Nueva Zelanda (NZBN) o la URL del sitio web. Esto solo se aplica si el comprador está registrado a efectos del GST.

Aparte de los requisitos mínimos legales, se recomienda que cada factura incluya tus condiciones de pago, tus datos bancarios y un número de factura secuencial único. Desde abril de 2023 ya no es obligatorio incluir el título específico «factura de impuestos», pero muchas empresas siguen usándolo.

¿Cómo afecta el GST a los requisitos de facturación en Nueva Zelanda?

El GST influye tanto en lo que cobras como en la forma en que lo presentas en la factura. Si estás registrado, tus facturas deben ser facturas de impuestos. Con las facturas normales tus clientes no podrán deducir el GST.

Hay dos formas de mostrar el GST en una factura:

• Precios con el GST incluido: Indica el total con el GST incluido (15/115 del total, o bien multiplica el importe con impuestos incluidos por 3/23).

• Precios sin el GST incluido: Indica el subtotal antes del GST, el importe del GST en una línea separada y el total con el GST incluido.

Si proporcionas tanto artículos sujetos a impuestos como exentos (como servicios financieros), sepáralos claramente y cobra el GST solo por la parte que está sujeta a impuestos.

Una situación que puede provocar errores en las empresas son los suministros a los que se les aplica el tipo impositivo cero. Las exportaciones de bienes y de algunos servicios están sujetas a un 0 % del GST. Los suministros con un tipo impositivo cero deben seguir apareciendo en tu declaración del GST. Se tratan de forma distinta a los suministros exentos de impuestos, que quedan totalmente excluidos del sistema del GST.

Si no estás registrado a efectos del GST, tus facturas no pueden incluir la expresión «factura de impuestos» ni «información sobre suministros sujetos a impuestos». Si no estás registrado y cobras algo que parece el GST, puedes recibir sanciones por parte de Hacienda.

¿Cómo se crea una factura en Nueva Zelanda?

Las opciones de facturación van desde una plantilla en blanco hasta un software de facturación totalmente automatizado. La elección adecuada depende, en gran medida, de la cantidad de facturas que envíes y de cuánto tiempo quieras dedicarles.

Estas son tus opciones:

• Facturación manual: Un documento de Word o una hoja de cálculo con el formato adecuado para incluir todos los campos obligatorios resulta rentable y es útil para empresas con poco volumen de facturación. Sin embargo, las facturas manuales no hacen un seguimiento automático del estado de pago, es fácil enviarlas con errores o con campos sin rellenar, y la conciliación se vuelve rápidamente una tarea tediosa.

• Software de contabilidad: Las plataformas de software de contabilidad gestionan la facturación como parte de un flujo de trabajo de teneduría de libros más amplio, se integran con los principales bancos de Nueva Zelanda para vincular automáticamente las transacciones e introducen los datos de las facturas directamente en tus cuentas. Esto es importante en el momento de presentar la declaración del GST.

• Herramientas de facturación especializadas: Estas herramientas se sitúan entre las dos opciones anteriores. Son más rápidas de configurar que un software de contabilidad completo y tienen más funciones que una plantilla. Algunas se conectan directamente al procesamiento de pagos, por lo que el tiempo que transcurre entre el envío de una factura y la recepción del dinero se reduce considerablemente.

Salvo en contextos concretos, como el de la construcción, en Nueva Zelanda no existe un plazo de pago legal para las facturas comerciales, por lo que tus condiciones serán las que tú decidas.

¿Cuáles son los errores de facturación más comunes de las empresas neozelandesas?

Muchos errores de facturación se pueden agrupar en categorías previsibles.

Debes tener en cuenta lo siguiente:

• Omitir los datos de registro en el GST: Si estás registrado en el GST, las facturas de impuestos de importe superior a $200 NZD deben incluir tu número del GST. Si lo omites, tus clientes empresariales no podrán solicitar una deducción del GST.

• Tratamiento incorrecto del GST: Cobrar el GST a suministros a los que se aplica el tipo impositivo cero, no separar los artículos exentos y los sujetos a impuestos, o mostrar el GST cuando aún no tienes la empresa registrada son problemas de cumplimiento de la normativa. En caso de duda, consulta con un contable o directamente con Hacienda.

• No indicar los datos bancarios ni las condiciones de pago: Si emites una factura en la que no se indica la fecha de vencimiento ni hay instrucciones de pago, será el cliente quien decida esto. Por lo tanto, incluye los métodos de pago que aceptas y una fecha de vencimiento clara en cada factura.

• Numeración de facturas incoherente: Saltarse números, duplicarlos o no seguir un sistema dificulta la conciliación y puede hacer que surjan preguntas durante una auditoría de GST. Usar números secuenciales de forma coherente soluciona el problema por completo.

• Enviar la factura al contacto equivocado: En las grandes organizaciones, cuentas por pagar y la persona con la que trabajas no suelen ser la misma persona. Enviarla a la persona equivocada es una de las razones más comunes por las que las facturas se pagan con retraso; es posible que nunca lleguen al buzón de entrada correcto.

• Esperar demasiado para facturar: Esto ocurre sobre todo a las empresas de servicios. Facturar al finalizar el proyecto, en lugar de hacerlo de acuerdo con los hitos acordados, produce problemas en el flujo de caja que se agravan con el tiempo. Si tu contrato te permite emitir facturas progresivas, utilízalas.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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