Rédiger une facture en Nouvelle-Zélande nécessite plus que d'indiquer un montant et de l'envoyer. Les règles relatives aux factures fiscales et aux champs obligatoires sont précises; faire des erreurs crée des problèmes pour vous et vos clients, comme des demandes de remboursement de taxe sur les produits et services (TPS) refusées, des problèmes de conformité et des retards de paiement.

Ci-dessous, nous aborderons la façon de rédiger une facture en Nouvelle-Zélande, les erreurs courantes commises par les entreprises, et la façon dont les logiciels de facturation gèrent l'ensemble du processus en un seul endroit.

Points clés

• Les exigences de facturation de la Nouvelle-Zélande sont directement liées à l'état d'inscription à la TPS et à la valeur de la transaction.

• Les détails manquants, tels que votre numéro de TPS ou la date de la facture, sont des causes fréquentes de problèmes tant pour l'expéditeur que pour le destinataire.

• Les logiciels de facturation peuvent automatiser le calcul des taxes, le recouvrement des paiements et le rapprochement en un seul flux de travail conçu pour répondre aux exigences des factures fiscales néo-zélandaises.

Quand les entreprises néo-zélandaises ont-elles besoin d'une facture?

Une facture est une demande officielle de paiement qui consigne ce qui a été fourni, combien cela a coûté et à quel moment le paiement est dû. En Nouvelle-Zélande, les factures constituent à la fois un registre commercial et, dans de nombreux cas, un document fiscal.

Les entreprises inscrites à la TPS doivent suivre des règles de facturation spécifiques. Si votre entreprise est inscrite à la TPS et qu'une fourniture dépasse 200 $ NZ (TPS comprise), vous devez fournir des informations sur les fournitures taxables dans les 28 jours suivant la demande de l'acheteur ou à une autre date convenue par les deux parties. Pour les ventes de plus de 1 000 $ NZ, les informations sur les fournitures taxables doivent inclure des renseignements supplémentaires sur l'acheteur.

Les services facturés à crédit impliquent aussi souvent des factures. Les conseillers, les entrepreneurs, les concepteurs et les artisans utilisent des factures pour facturer le temps et les produits livrables, ce qui inclut le montant dû, la date d'échéance et les conditions de paiement.

Dans certains secteurs d'activité, comme l'agriculture ou la foresterie, l'acheteur crée la facture au nom du fournisseur (ce qu'on appelle les informations sur les fournitures taxables créées par l'acheteur). Cela s'explique généralement par le fait que l'acheteur connaît la valeur des biens avant le vendeur. Les informations sur les fournitures taxables créées par l'acheteur nécessitent une entente entre les deux parties.

Comment rédiger une facture en Nouvelle-Zélande?

Les champs que votre facture doit inclure dépendent du montant de la transaction et du fait que vous soyez ou non inscrit à la TPS. L'Inland Revenue n'impose pas de disposition particulière, mais les exigences augmentent en fonction de la valeur de la facture.

Les factures de 200 $ NZ ou moins nécessitent les éléments suivants :

• Détails du vendeur : Votre nom ou raison sociale

• Date : La date d'émission de la facture

• Description : Une description des biens ou des services fournis

• Montant total : Le montant total à payer, TPS comprise

Les factures supérieures à 200 $ NZ et jusqu'à 1 000 $ NZ exigent tous les détails de facturation énumérés ci-dessus, plus votre numéro d'inscription à la TPS et le montant de la TPS. Vous pouvez soit indiquer séparément le montant taxes en sus, le montant de la TPS et le total taxes comprises, soit indiquer le montant taxes comprises en précisant que la TPS est incluse. Cela est permis lorsqu'elle est facturée au taux standard pour tous les biens ou services énumérés).

Les factures de plus de 1 000 $ NZ doivent également inclure le nom de l'acheteur et l'un des éléments suivants : son adresse, son numéro de téléphone, son courriel, son nom commercial (s'il est différent de son nom), un numéro d'entreprise de la Nouvelle-Zélande (NZBN) ou l'adresse de son site Web. Cela ne s'applique que si l'acheteur est inscrit à la TPS.

Au-delà des exigences légales minimales, la bonne pratique veut que chaque facture comprenne vos conditions de paiement, vos coordonnées bancaires et un numéro de facture séquentiel unique. L'étiquette spécifique « facture fiscale » n'est plus obligatoire depuis avril 2023, mais elle est encore utilisée par de nombreuses entreprises.

Comment la TPS affecte-t-elle les exigences de facturation en Nouvelle-Zélande?

La TPS affecte à la fois ce que vous facturez et la façon dont vous le présentez sur la facture. Si vous êtes inscrit, vos factures doivent être des factures fiscales. Les factures régulières ne permettront pas à vos clients de récupérer la TPS.

Il y a deux façons d'indiquer la TPS sur une facture :

• Tarification taxes comprises : Indiquez le total comprenant la TPS (soit 15/115 du total, ou multipliez le montant inclusif par 3/23).

• Tarification taxes en sus : Indiquez le sous-total avant TPS, le montant de la TPS sur une ligne distincte, et le total taxes comprises.

Si vous fournissez à la fois des articles taxables et exonérés (tels que des services financiers), séparez-les clairement et ne facturez la TPS que sur la partie taxable.

Les fournitures détaxées constituent l'une des situations pouvant amener les entreprises à commettre des erreurs. Les exportations de biens et certains services sont assujetties à la TPS au taux de 0 %. Les fournitures détaxées doivent tout de même figurer dans votre déclaration de TPS. Elles sont traitées différemment des fournitures exonérées, qui ne relèvent pas du système de la TPS.

Si vous n'êtes pas inscrit à la TPS, vos factures ne peuvent pas comporter les mots « facture fiscale » ou « informations sur les fournitures taxables ». Facturer ce qui ressemble à la TPS lorsque vous n'êtes pas inscrit peut entraîner des pénalités de l'Inland Revenue.

Comment créer une facture en Nouvelle-Zélande?

Les options de facturation vont du modèle vierge au logiciel de facturation entièrement automatisé. Le bon choix dépend largement du nombre de factures que vous envoyez et du temps que vous souhaitez y consacrer.

Voici les options qui s'offrent à vous :

• Facturation manuelle : Un document Word ou une feuille de calcul formatée pour inclure tous les champs obligatoires est rentable et convient aux entreprises ayant de faibles volumes de factures. Cependant, les factures manuelles ne suivent pas l'état du paiement automatiquement, il est facile de les envoyer avec des erreurs ou des champs manquants, et le rapprochement devient vite fastidieux.

• Logiciel de comptabilité : Les plateformes de logiciels de comptabilité gèrent la facturation dans le cadre d'un flux de travail comptable plus large, s'intègrent aux principales banques néo-zélandaises pour le rapprochement automatique des transactions et intègrent directement les données de facturation dans vos comptes. C'est important au moment de la déclaration de la TPS.

• Outils de facturation dédiés : Ils se situent entre les deux options ci-dessus. Ils sont plus rapides à configurer qu'un logiciel de comptabilité complet et plus performants qu'un modèle. Certains se connectent directement au traitement des paiements, de sorte que l'écart entre l'envoi d'une facture et la réception de l'argent se réduit considérablement.

Sauf dans des contextes précis, comme la construction, la Nouvelle-Zélande n'a pas de délai de paiement légal pour les factures commerciales, vos conditions sont donc celles que vous spécifiez.

Quelles sont les erreurs de facturation courantes commises par les entreprises néo-zélandaises?

De nombreuses erreurs de facturation relèvent de catégories prévisibles.

Voici les points à surveiller :

• Omission des détails d'inscription à la TPS : Si vous êtes inscrit à la TPS, les factures fiscales de plus de 200 $ NZ doivent inclure votre numéro de TPS. Si vous l'omettez, vos clients commerciaux ne peuvent pas demander de déduction de TPS.

• Traitement de la TPS incorrect : Facturer la TPS sur des fournitures détaxées, omettre de séparer les articles taxables des articles exonérés, ou indiquer la TPS avant d'être effectivement inscrit constituent tous des problèmes de conformité. En cas de doute, vérifiez auprès d'un comptable ou directement de l'Inland Revenue.

• Aucune condition de paiement ni coordonnée bancaire : Une facture sans date d'échéance ni instruction de paiement place le client dans la position de décider à votre place. Incluez vos modes de paiement acceptés et une date d'échéance claire sur chaque facture.

• Numérotation des factures incohérente : Omettre des numéros, les dupliquer ou n'utiliser aucun système rend le rapprochement plus difficile et peut soulever des questions lors d'une vérification de la TPS. Des numéros séquentiels, appliqués de façon uniforme, résolvent entièrement ce problème.

• Envoi à la mauvaise personne-ressource : Dans les grandes organisations, la personne responsable des comptes fournisseurs et celle avec laquelle vous travaillez sont souvent des personnes différentes. L'envoi à la mauvaise personne est une raison courante pour laquelle les factures sont payées en retard; elles n'ont peut-être jamais atteint la bonne boîte de réception.

• Attendre trop longtemps pour facturer : Les entreprises de services s'en ressentent tout particulièrement. Facturer à l'achèvement du projet plutôt qu'aux étapes convenues crée des problèmes de liquidité qui s'aggravent avec le temps. Si votre contrat autorise la facturation progressive, utilisez-la.

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