Betalningsåterföringar inträffar när en transaktion avbryts och medlen återbetalas via den ursprungligabetalningsmetoden. De kan inträffa av en mängd olika anledningar och leda till konsekvenser för det berörda företaget. Betalningsåterföringar i detaljhandelsbranschen i UISA uppgick till totalt 743 miljarder USD 2023, vilket var 14,5 % av försäljningen.

Nedan kommer vi att diskutera de olika typerna av betalningsåterföringar, hur de fungerar, hur de påverkar företag och hur man undviker onödiga återföringar av betalningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av betalningsåterföringar
  
• Hur återföringar av betalningar påverkar företag
  
• Så undviker du onödiga återföringar av betalningar
  

Typer av betalningsåterföringar

Återföring av betalningar kan ske på grund av att kunden är missnöjd, problem med produkter eller tjänster, fel i transaktionsprocessen eller helt enkelt på grund av att kunden har ändrat sig. Här är de olika typerna av betalningsåterföringar som ett företag kan råka ut för.

Upphävande av auktorisering

Ett auktoriseringsupphävande är den process när en väntande transaktion avbryts innan den slutförs och blir en orderpost. Företaget skickar en begäran om återförande till utfärdaren (kundens bank) via derasinlösande bank, och utfärdaren frigör sedan medlen. Detta gör dem tillgängliga igen på kundens konto. Detta hjälper till att frigöra kredit eller öka det tillgängliga saldot på kundens kort.

• Användningsfall: Om en kund bestämmer sig för att annullera en beställning en kort stund efter att den har lagts och transaktion ännu inte har reglerats, kan de utfärda ett auktoriseringsupphävande för att förhindra att transaktionen slutförs.
  

Återbetalning

En återbetalning är processen där ett företag betalar tillbaka pengar till en kund för en transaktion som redan har slutförts och reglerats. Företaget behandlar återbetalningar via sittkassasystem (POS) eller betalningsgateway, returnerar medel till kundens konto via den ursprungliga betalningsmetoden. Det kan ta flera dagar innan återbetalningar visas på kundens kontoutdrag, beroende på de berörda bankernas handläggningstider.

• Användningsfall: Om en kund returnerar en produkt på grund av missnöje, defekter eller för att hen fått en felaktig artikel, kan företag utfärda en återbetalning. Om kunden har debiterats för mycket kan företaget också utfärda en återbetalning för det extra belopp som debiterats.
  

Återkreditering

En återkreditering är ett påtvingat upphävande av en transaktion som initieras av kortinnehavares bank efter att en kortinnehavare har bestridit en transaktion. Banken utfärdar en återkreditering, debiterar företagets bank och krediterar kortinnehavaren. Företaget kan sedan bestrida återkrediteringen med bevis på köp eller orderhantering, vilket leder till en potentiellt komplicerad skiljeförfarandeprocess.

• Användningsfall: I händelse av en obehörig transaktion, uteblivet mottagande av varor, varor som inte överensstämmer med beskrivningen eller missnöje som företag inte har löst, kan en kund lämna in ett bestridande och en begäran om återkreditering.
  

Upphävandejustering

En upphävandejustering är en korrigering som görs i en transaktion som har bearbetats felaktigt. Det kan omfatta både finansiella korrigeringar för saker som felaktiga belopp och icke-finansiella korrigeringar, som ändringar i transaktionsuppgifterna. Precis som med en återbetalning gör företaget justeringar genom sitt bearbetningssystem för att korrigera transaktionsuppgifterna.

• Användningsfall: Om ett företag av misstag behandlar samma transaktion två gånger eller debiterar fel belopp, kan det utföra en upphävandejustering.
  

Annullerad transaktion

En annullerad transaktion liknar ett upphävande av auktorisering men inträffar innan den transaktionsbatchen kvittas i slutet av den arbetsdagen. Företag bearbetar annulleringar via sitt betalningssystem, som skickar en begäran om att stoppa transaktionsprocessen.

• Användningsfall: Om ett företag upptäcker ett fel (t.ex. fel faktureringsbelopp) omedelbart efter att en transaktion har godkänts, kan det ogiltigförklara transaktion och annullera den, för att förhindra fortsatt behandling.
  

Hur återföringar av betalningar påverkar företag

Även om återföringar av betalningar ibland är nödvändiga, kan det ha en stor inverkan på verksamheten för många företag. Så här påverkar betalningsåterföringar olika aspekter av affärsverksamheten.

• Ekonomisk påverkan: När medel returneras till kunderna sker en direkt minskning av intäkter, vilket kan vara särskilt skadligt för företag med små marginaler. Återföringar kan också störa kassaflödet, vilket komplicerar budgetering, operativ finansiering och ekonomisk planering. Det kan tillkomma ytterligare avgifter i samband med behandlingen av återkrediteringar och andra återföringar. Återföringar som involverar produktreturer kan skapa ytterligare kostnader om de returnerade produkterna inte kan säljas vidare till det ursprungliga värdet eller inte säljas alls.

• Administrativa kostnader: Att hantera betalningsåterföringar tar tid och involverar administrativt arbete, från återlämning och påfyllning av lager till hantering av betalningstvister och behandling av återbetalningar. Detta skapar ytterligare arbetskostnader och kan potentiellt avleda resurser från andra viktiga arbetsuppgifter som försäljnings- och marknadsföringsinsatser eller kundanskaffning.

• Kundrelationer: Om återföringen av betalningar hanteras på ett effektivt sätt kan detta stärka kundförtroendet och -lojaliteten, vilket stärker varumärkets rykte. Felaktigt hanterade betalningsåterföringar kan dock leda till negativa kundbetyg och dålig publicitet.

• Bedrägeririsk: Betalningsåterföringar kan bli en måltavla för bedragare. Kunder kan till exempel på falska grunder hävda att transaktioner var obehöriga. Företag behöver ha system på plats för att upptäcka och förhindra dessa bedrägliga aktiviteter.

• Kundinsikter: Data från betalningsåterföringar kan ge värdefulla insikter om kundbeteenden, produktprestanda och servicekvalitet. Detta kan ge vägledning vad gäller strategiska justeringar i produkterbjudanden eller kundservice.

• Marknadsposition: Företag som effektivt hanterar och minimerar betalningsåterföringar kan stärka sin marknadsposition. Genom att se till att kundupplevelsen blir smidigare och att det orsakas färre ekonomiska störningar kan företag särskilja sig från sina konkurrenter.

Så undviker du onödiga återföringar av betalningar

Ditt företag kan använda ett antal strategier för att förhindra betalningsåterföringar. Här är några.

• Faktureringsbeskrivningar: Använd tydliga och klara faktureringsbeskrivningar på utdrag till kunderna. Detta kan hjälpa kunderna att identifiera belopp och avgifter och minska risken för att de ska bestrida transaktionen.

• Kundkommunikation: Främja en öppen kommunikation med dina kunder och uppmuntra dem att kontakta dig direkt om de har några frågor eller funderingar kring sitt köp.

• Data gällande betalningsåterföringar: Data från betalningsåterföringar kan hjälpa dig att identifiera mönster och trender. Analysera dessa data för att hitta områden för att förbättra dina processer och minska framtida upphävanden.

Du kan förhindra specifika typer av återföringar av betalningar genom att använda taktikerna nedan.

Förebygg återkrediteringsbedrägerier

• Produktbeskrivningar: Tillhandahåll korrekta och detaljerade beskrivningar av dina produkter eller tjänster. Inkludera bilder, specifikationer och eventuella relevanta ansvarsfriskrivningar. Detta gör att kunderna får tydligare förväntningar och minskar sannolikheten för missnöje.

• Riktlinjer för returer och återbetalning: Se till att riktlinjerna för returer och återbetalning syns tydligt på din webbplats och under betalningsprocessen i kassan. Se till att kunderna förstår villkoren och bestämmelserna innan de gör sitt köp.

• Kundservice: Tillhandahåll snabb och effektiv kundsupport för att ta itu med eventuella tveksamheter eller problem som kunderna kan ha. Att lösa problem snabbt kan förhindra att de går vidare och kräver återkreditering.

Förhindra legitima återkrediteringar

• Behandling av betalningar: Använd en välrenommerad betalleverantör med bedrägeribekämpningsverktyg som adressverifieringstjänst (AVS) och kontroll med CVV-kod vid kortköp. Dessa verktyg kan hjälpa till att upptäcka och förhindra bedrägliga transaktioner.

• Autentisering: Implementera kraftfulla metoder för kundautentisering, som tvåfaktorsautentisering för att säkerställa att personen som gör köpet är en legitim kortinnehavare.

• Övervakning: Granska din transaktionshistorik regelbundet för att upptäcka misstänkta aktiviteter. Om du upptäcker några ovanliga mönster eller avvikelser, bör du undersöka dem omgående.

Förhindra upphävande av auktoriseringar och återbetalningar

• Orderbekräftelser: Skicka tydliga beställningsbekräftelser via e-post till kunderna omedelbart efter deras köp. Inkludera alla relevanta detaljer, som beställningsnummer, köpta varor, fakturerings- och leveransadresser samt förväntat leveransdatum.

• Lagerhantering: Se till att du har tillräckligt med lager för att snabbt kunna fullfölja beställningar. Om en artikel är slut i lager, kommunicera med kunden på ett tydligt sätt och erbjud alternativ eller en återbetalning.

• Leveransmeddelanden: Uppdatera kunder om statusen för deras beställningar, inklusive leveransbekräftelser och spårningsinformation. Detta hjälper till att hantera förväntningar och minska sannolikheten för avbeställningar eller returer.