I artikel 21.2 i presidentdekret 633/1972 beskrivs de uppgifter som företag i Italien måste inkludera på fakturor och därmed även på elektroniska fakturor. Denna obligatoriska information inkluderar till exempel datum för utfärdande, löpnummer, leverantör, kunduppgifter.

I den här artikeln undersöker vi om det är obligatoriskt att ange betalningsmetoden på en e-faktura och vilka rutiner som ska följas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Inkludera betalningsmetod på elektroniska fakturor
  
• Koder för betalningsmetod på elektroniska fakturor
  
• Kontanter som betalningsmetod för elektroniska fakturor
  
• Avbetalningsmetod för elektroniska fakturor
  

Inkludera betalningsmetod på elektroniska fakturor

De obligatoriska uppgifterna på en faktura är bland annat:

• Datum för utfärdande

• Löpnummer som unikt identifierar fakturan

• Leverantörs- och kunduppgifter (dvs. företagsnamn, för- och efternamn, bostadsort eller hemvist och skatteregistreringsnummer [moms-ID] eller skattekod)

• Beskrivning av produkten eller tjänsten

• Mängd och pris

• Skattebelopp och momspliktigt belopp

Det finns dock ingen skyldighet att ange betalningsmetod på en elektronisk faktura – det är frivilligt. Faktum är att om det finns ett fel i hur betalningsmetoden anes på e-fakturan är det alltid möjligt att ändra det senare, även genom ett enkelt e-postmeddelande.

Att ange betalningsmetod på en e-faktura kan dock gynna kunden, eftersom det förenklar bokföring och schemaläggning. Det är också en bra idé att erbjuda flera betalningsalternativ. Att låta kunden välja den betalningsmetod de föredrar kan bidra till att underlätta betalningen och säkerställa ett snabbare mottagande.

Koder för betalningsmetod på elektroniska fakturor

Programvara för elektronisk fakturering innehåller vanligtvis de funktioner som krävs för att lägga till en eller flera betalningsmetoder i ditt konto. Det är också möjligt att koppla en eller flera betalningsmetoder till samma kund. Det är viktigt att veta hur företag anger betalningsmetoder på elektroniska fakturor i Italien. De metoder du kan använda för att betala en faktura och koderna för att ange dem är:

Kontanter som betalningsmetod för elektroniska fakturor

Kontanter är fortfarande en ganska vanlig betalningsmetod i Italien, trots den snabba tillväxten av digitala betalningsmetoder. Det är möjligt att betala en elektronisk faktura kontant, men det finns en viss beloppsgräns. Enligt italienska bestämmelser – reviderade i budgetlagen för 2023 och fortfarande tillämpliga från och med 2024 – är gränsen för kontantbetalning 4 999,99 euro. För belopp som överstiger den gränsen måste kunden istället använda en spårbar betalningsmetod. Den italienska skattemyndigheten föredrar att kunder och företag betalar elektroniska fakturor med spårbara metoder.

Dessutom är det viktigt att komma ihåg att med elektronisk fakturering har den italienska skattemyndigheten (Agenzia delle Entrate) full insyn över skattebetalarnas transaktioner, vilket möjliggör mer frekventa och rigorösa kontroller av finansiella rörelser. Om kontantbetalningen överstiger detta maximibelopp kan den italienska skattemyndigheten ålägga administrativa påföljder.

Undantag från gränsen för kontantbetalningar

Det finns dock ett undantag från denna gräns för leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster. Betalningen får inte överstiga 15 000 euro om följande villkor uppfylls:

• Återförsäljare och rese- och turistbyråer producerade varorna.

• Återförsäljare och rese- och turistbyråer levererade varorna till personer som inte är medborgare i Italien, EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och som är bosatta utanför Italien.

Innan leverantören av varorna eller tjänsteleverantören gör anspråk på undantaget måste de i förväg meddela den italienska skattemyndigheten om att undantaget efterlevs.

Därefter måste de, vid köptillfället:

• Skaffa en fotokopia av kundens pass

• Inhämta självcertifiering från kunden som intygar att denne inte är italiensk medborgare och bosatt utanför landet

Senast den första arbetsdagen efter transaktionen måste leverantören av varorna eller tjänsterna sätta in de inkasserade kontanterna på sitt bankkonto. De måste också förse den finansiella aktören med en kopia av den förhandsanmälan som tidigare lämnats in till den italienska skattemyndigheten.

Delbetalningsmetod för elektroniska fakturor

Enligt de kommersiella avtalen mellan leverantören av varorna eller tjänsterna och kunden är det möjligt att ordna så att en kund betalar fakturan i delbetalningar. Leverantörer kan välja alternativet för delbetalningar i programvara för elektronisk fakturering under avsnittet "Betalningsvillkor". Därefter måste de ange:

• Antal delbetalningar

• Startdatum för den första delbetalningen

• Tidsintervall mellan delbetalningarna

• Betalningsbelopp för varje delbetalning

Korrekt inställning av avbetalningsplanen i en elektronisk faktura hjälper utfärdaren att behålla kontrollen och fungerar som en påminnelse till fakturamottagaren. Om programmet för e-fakturering integreras med bokföringssystemet kan utfärdare dessutom se och uppdatera det återstående saldot varje gång kunden gör en betalning.

Att hantera faktureringsprocessen kan bli mer komplicerat för företag, särskilt när de expanderar. Vissa verktyg kan hjälpa till att automatisera denna process, exempelvis Stripe Invoicing, en omfattande och skalbar faktureringsplattform som låter dig skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att behöva skriva någon kod. Med Invoicing kan du spara tid och få betalt snabbare, eftersom deltagande företag kan ta emot 87 % av Stripe-fakturorna inom 24 timmar. Genom samarbete med tredjepartspartner kan du dessutom använda Invoicing för elektronisk fakturering.

För delbetalningar kan kunden fortfarande använda kontanter som betalningsmetod för elektroniska fakturor, även om det totala beloppet överstiger tröskelvärdet för kontantbetalningar, så länge varje delbetalning inte överskrider tröskelbeloppet.