Artikel 21, lid 2 van Presidentieel decreet 633/1972 beschrijft welke gegevens ondernemingen in Italië moeten opnemen op facturen en dus ook op elektronische facturen. Deze verplichte informatie omvat bijvoorbeeld de datum van uitgifte, het volgnummer, de provider, de klantgegevens, enz.

In dit artikel onderzoeken we of het verplicht is om de betaalmethode op een e-factuur te vermelden en welke procedures daarbij moeten worden gevolgd.

Wat staat er in dit artikel?

• Betaalmethode opnemen op elektronische facturen
  
• Codes voor betaalmethoden voor elektronische facturen
  
• Contant geld als betaalmiddel voor elektronische facturen
  
• Betaalmethode in termijnen voor elektronische facturen
  

Betaalmethode opnemen op elektronische facturen

Als verplichte gegevens op een factuur zijn onder andere:

• Uitgiftedatum

• Volgnummer dat de factuur uniek identificeert

• Leveranciers- en klantgegevens (d.w.z. bedrijfsnaam, voor- en achternaam, woon- of verblijfplaats en btw-identificatienummer [btw ID] of belastingcode)

• Beschrijving van het product of de dienst

• Aantal en tarief

• Belastingbedrag en belastbaar bedrag

Er is echter geen verplichting om de betaalmethode op een elektronische factuur te vermelden, dit is optioneel. Als er een fout is in het vermelden van de betaalmethode op de e-factuur, is het zelfs altijd mogelijk om deze later te wijzigen, zelfs via een eenvoudige e-mail.

Het vermelden van de betaalmethode op een e-factuur kan echter voordelig zijn voor de klant, omdat het de boekhouding en het beheer van schema's vereenvoudigt. Het is ook een goed idee om meerdere betalingsopties aan te bieden. Door de klant de mogelijkheid te bieden de betaalmethode van zijn voorkeur te kiezen, kun je de betaling vergemakkelijken en zorgen voor een snellere ontvangst.

Codes voor betaalmethoden voor elektronische facturen

Software voor elektronische facturatie bevat meestal de nodige functionaliteit om een of meer betaalmethoden aan je account toe te voegen. Het is ook mogelijk om één of meerdere betaalmethoden aan dezelfde klant te koppelen. Het is belangrijk om te weten hoe bedrijven betaalmethoden aangeven op elektronische facturen in Italië. De methoden die je kunt gebruiken om een factuur te betalen en de codes om ze aan te geven zijn:

Contant geld als betaalmiddel voor elektronische facturen

Contant geld blijft een vrij veelgebruikte betaalmethode in Italië, ondanks de snelle groei van digitale betaalmethoden. Het is mogelijk om een elektronische factuur contant te betalen, maar hiervoor geldt een specifieke bedraglimiet. Volgens de Italiaanse wet- en regelgeving (herzien in de Begrotingswet 2023 en nog steeds van toepassing vanaf 2024, bedraagt de limiet voor contante betalingen € 4.999,99. Voor elk bedrag boven die limiet moet een klant een traceerbare betaalmethode gebruiken. De Italiaanse belastingdienst geeft er de voorkeur aan dat klanten en ondernemingen hun facturen op een traceerbare manier betalen.

Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat de Italiaanse belastingdienst (Agenzia delle Entrate) met elektronische facturatie volledig inzicht heeft in de transacties van de belastingbetaler, waardoor frequentere en strengere controles op financiële bewegingen mogelijk zijn. Als de contante betaling dit maximumbedrag overschrijdt, kan de Italiaanse belastingdienst administratieve sancties opleggen.

Uitzondering op de limiet voor contante betalingen

Er bestaat echter een uitzondering op deze limiet voor leveringen van goederen of diensten. De betaling mag niet hoger zijn dan € 15.000 als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Detailhandelaren en reis- en toerismebureaus produceerden de goederen.

• Detailhandelaren en reis- en toerismebureaus hebben de goederen geleverd aan personen die geen staatsburger zijn van Italië, de EU of de Europese Economische Ruimte en buiten Italiaans grondgebied wonen.

Alvorens aanspraak te maken op de uitzondering, moet de leverancier van de goederen of de dienstverlener de Italiaanse belastingdienst vooraf op de hoogte stellen van instemming met de vrijstelling.

Daarna, op het moment van aankoop, moeten ze:

• Ontvang een fotokopie van het paspoort van de klant

• Verkrijg een zelfcertificering van de klant waarin staat dat deze geen Italiaans staatsburger is en in het buitenland woont

Uiterlijk op de eerste werkdag na de transactie moet de leverancier van goederen of diensten het geïnde geld op zijn bankrekening storten. Ze moeten de financiële operator ook een kopie verstrekken van de voorafgaande kennisgeving die eerder bij de Italiaanse belastingdienst is ingediend.

Betaalmethode in termijnen voor elektronische facturen

Volgens de commerciële overeenkomsten tussen de leverancier van de goederen of diensten en de klant is het mogelijk om een klant de factuur in termijnen te laten betalen. Leveranciers kunnen de optie voor betaling in termijnen selecteren in de software voor elektronische facturatie onder het gedeelte 'Betalingsvoorwaarden'. Daarna moeten ze het volgende specificeren:

• Aantal termijnen

• Begindatum van de eerste termijn

• Tijdsinterval tussen termijnen

• Betalingsbedrag van elke termijn

Door het termijnplan in een elektronische factuur correct in te stellen, behoudt de uitgever de controle en dient dit als herinnering voor de ontvanger van de factuur. Als de software voor elektronische facturatie kan worden geïntegreerd met het boekhoudsysteem, kunnen uitgevers bovendien het resterende saldo bekijken en bijwerken telkens wanneer de klant een betaling doet.

Het beheer van het facturatieproces kan complexer worden voor bedrijven, vooral naarmate ze uitbreiden. Sommige tools kunnen helpen bij het automatiseren van dit proces, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en schaalbaar facturatieplatform waarmee je facturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen kunt maken en versturen zonder dat je iets hoeft te programmeren. Met Invoicing bespaar je tijd en ontvang je sneller betalingen: deelnemende ondernemingen kunnen 87% van Stripe facturen binnen 24 uur innen. Daarnaast kun je door samenwerking met externe partners Invoicing ook gebruiken voor elektronische facturatie.

Voor termijnbetalingen kan een klant, zelfs als het totaalbedrag de drempel voor contante betalingen overschrijdt, nog steeds contant geld gebruiken als betaalmethode voor elektronische facturen, zolang elke termijn het drempelbedrag niet overschrijdt.