El artículo 21, párrafo 2 del Decreto Presidencial 633/1972 describe los datos que las empresas de Italia deben incluir en las facturas y, por lo tanto, también en las facturas electrónicas. Esta información obligatoria incluye, por ejemplo, la fecha de emisión, el número secuencial, el proveedor, los datos del cliente, etc.

En este artículo, exploramos si es obligatorio indicar el método de pago en una factura electrónica y los procedimientos a seguir.

¿De qué trata este artículo?

• Incluir el método de pago en las facturas electrónicas
  
• Códigos de método de pago de facturas electrónicas
  
• El efectivo como forma de pago de facturas electrónicas
  
• Método de pago a plazos para facturas electrónicas
  

Incluir el método de pago en las facturas electrónicas

Entre otros datos, los datos obligatorios en una factura incluyen:

• Fecha de emisión

• Número secuencial que identifica de forma única la factura

• Datos del proveedor y del cliente (es decir, nombre de la empresa, nombre y apellidos, residencia o domicilio y número de identificación del impuesto sobre el valor añadido [ID del IVA] o código fiscal)

• Descripción del producto o servicio

• Cantidad y tarifa

• Importe del impuesto y base imponible

Sin embargo, no existe la obligación de indicar el método de pago en una factura electrónica, sino que es opcional. De hecho, si hay un error al indicar el método de pago en la factura electrónica, siempre es posible cambiarlo más adelante, incluso a través de un simple correo electrónico.

Sin embargo, indicar el método de pago en una factura electrónica puede beneficiar al cliente, ya que simplifica la contabilidad y la gestión de horarios. También es una buena idea ofrecer varias opciones de pago. De hecho, permitir que el cliente elija su método de pago preferido puede ayudar a facilitar el pago y garantizar una recepción más rápida.

Códigos de método de pago de facturas electrónicas

El software de facturación electrónica suele incluir las funciones necesarias para añadir uno o más métodos de pago a tu cuenta. También es posible asociar uno o varios métodos de pago al mismo cliente. Es importante saber cómo las empresas indican los métodos de pago en las facturas electrónicas en Italia. Los métodos que puedes utilizar para pagar una factura y los códigos para indicarlos son:

El efectivo como método de pago de facturas electrónicas

El efectivo sigue siendo un método de pago bastante común en Italia, a pesar del rápido crecimiento de los métodos de pago digitales. Es posible pagar una factura electrónica en efectivo, pero está sujeta a un límite de importe específico. Según la normativa italiana, revisada en la Ley de Presupuestos 2023 y aplicable a partir de 2024, el límite de pago en efectivo es de 4.999,99 €. Para cualquier importe que supere ese límite, el cliente deberá utilizar en su lugar un método de pago rastreable. La administración tributaria italiana prefiere que los clientes y las empresas paguen las facturas electrónicas utilizando métodos rastreables.

Además, es importante recordar que, con la facturación electrónica, la Agencia Tributaria italiana (Agenzia delle Entrate) tiene plena visibilidad sobre las transacciones de los contribuyentes, lo que permite controles más frecuentes y rigurosos sobre los movimientos financieros. Si el pago en efectivo supera este importe máximo, la Agencia Tributaria italiana puede imponer sanciones administrativas.

Excepción al límite para los pagos en efectivo

Sin embargo, existe una excepción a este límite para las entregas de bienes o las prestaciones de servicios. El pago no puede superar los 15.000 € si se cumplen las siguientes condiciones:

• Los minoristas y las agencias de viajes y turismo han producido los productos.

• Los minoristas y las agencias de viajes y turismo han suministrado los bienes a personas que no son ciudadanos de Italia, la UE o el Espacio Económico Europeo y residen fuera del territorio italiano.

Antes de solicitar la excepción, el proveedor de bienes o el prestador de servicios debe presentar una notificación previa de adhesión a la Agencia Tributaria italiana.

Después de eso, en el momento de la compra, debe:

• Adquirir una fotocopia del pasaporte del cliente

• Obtener una autocertificación del cliente en la que conste que no es ciudadano italiano y reside fuera del país

Antes del primer día hábil después de la transacción, el proveedor de bienes o servicios debe depositar el efectivo recogido en su cuenta bancaria. También debe proporcionar al operador financiero una copia de la notificación previa presentada previamente a la Agencia Tributaria italiana.

Método de pago a plazos para facturas electrónicas

De acuerdo con los acuerdos comerciales entre el proveedor de los bienes o servicios y el cliente, es posible llegar a un acuerdo para que el cliente pague la factura en cuotas. Los proveedores pueden seleccionar la opción de pagos en cuotas en el software de facturación electrónica en el apartado de «condiciones de pago». Después de eso, deben especificar lo siguiente:

• Número de cuotas

• Fecha de inicio de la primera cuota

• Intervalo de tiempo entre cuotas

• Importe de pago de cada cuota

Configurar correctamente el plan de cuotas en una factura electrónica ayuda al emisor a mantener el control y sirve como recordatorio para el destinatario de la factura. Además, si el software de facturación electrónica se integra con el sistema contable, los emisores pueden ver y actualizar el saldo restante cada vez que el cliente realiza un pago.

La gestión del proceso de facturación puede resultar más compleja para las empresas, sobre todo a medida que van creciendo. Algunas herramientas pueden ayudar a automatizar este proceso, como Stripe Invoicing, una plataforma de facturación integral y escalable que te permite crear y enviar facturas para pagos únicos y recurrentes sin necesidad de escribir ningún código. Con Invoicing puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidos, ya que las empresas participantes pueden cobrar el 87 % de las facturas de Stripe en un plazo de 24 horas. Además, a través de la colaboración con socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación electrónica.

En el caso de los pagos en cuotas, incluso si el importe total supera el umbral de pago en efectivo, el cliente puede seguir utilizando efectivo como método de pago para las facturas electrónicas, siempre que cada cuota no supere el importe del umbral.