Med över 56 000 australiska företag som exporterar varor eller tjänster internationellt har det blivit allt vanligare att fakturera utländska kunder i utländska valutor. Men att göra det medför särskilda regler för beskattning av varor och tjänster (GST).

Australiens skattemyndighet (Australian Taxation Office, ATO) förväntar sig att varje faktura i en utländsk valuta ska ha en tydlig koppling till värden i australiska dollar (AUD) för inlämning av företags verksamhetsutdrag, även kallade BAS-utdrag. Om ditt företag arbetar med internationella köpare, är verksamt i branscher som använder global prissättning eller driver en butik online med en kassasida i flera valutor, måste dina fakturerings- och bokföringssystem hantera valutaväxling med precision.

Nedan får du lära dig hur du fakturerar i utländska valutor och uppfyller kraven i GST i Australien.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär det att fakturera i utländska valutor?
  
• Hur ska företag konvertera belopp i utländsk valuta för GST-rapportering?
  
• Hur tillämpas GST vid fakturering i en utländsk valuta?
  
• Vilka utmaningar uppstår vid fakturering i utländska valutor?
  
• Hur kan företag strukturera sina redovisningssystem för att hantera fakturering i utländska valutor?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad innebär det att fakturera i utländska valutor?

I Australien innebär utfärdning av en faktura i en utländsk valutor att en kund faktureras i något annat än AUD. Australiska företag kan fakturera i utländska valutor för att anpassa sig till hur kunder köper eller till normerna i en viss bransch.

Det är vanligt under dessa förhållanden:

• E-handel och onlineförsäljning: Onlinebutiker och digitala plattformar anger ofta priser i kundens valuta för att förenkla kassaprocessen. Backend avräknas fortfarande i AUD, men köparen möts av ett välbekant nummer.

• Export av varor och tjänster: Australiska exportörer fakturerar ofta i köparens valuta. Det är också vanligt att fakturera i USD eftersom många globala marknader förankrar priser i den valutan, särskilt inom resurs-, energi- och jordbrukssektorerna.

• Samarbete med internationella kunder: Tjänsteföretag fakturerar ofta utländska klienter i kundens hemvaluta för att påskynda godkännanden av gränsöverskridande betalningar.

• Inhemsk försäljning knuten till global prissättning: Vissa branscher fakturerar australiensiska kunder i utländska valutor, särskilt USD, när deras avtal är knutna till internationella riktmärken. Detta är ovanligt i konsumenttransaktioner men normalt i många kommersiella avtal.

• Intern eller gränsöverskridande intern fakturering: Företag med utländska dotterbolag fakturerar ofta interna avgifter i dotterbolagets operativa valutor. Detta håller företagets bokföring renare medan den australiska enheten hanterar växlingen av AUD för efterlevnad.

Hur ska företag konvertera belopp i utländsk valuta för GST-rapportering?

Eftersom GST måste redovisas i AUD på företagets verksamhetsberättelser måste företag som fakturerar i utländska valutor redogöra för dessa transaktioner i AUD. När GST tillämpas måste en faktura antingen visa värdet av den skatten i AUD, eller innehålla tillräckligt med information för att beräkna den (t.ex. genom att ange den växelkurs som används) så att ATO:n kan verifiera den.

Här är några element för korrekt konvertering:

• Använd en godkänd källa för växelkursen: ATO tillåter användning av kurser från Reserve Bank of Australia (RBA) eller en stor bank. Du kan också använda en kurs som du formellt har kommit överens om med en kund. Välj en metod och använd den för alla transaktioner.

• Bestäm rätt konverteringsdag: Företag som använder redovisning enligt kontantprincipen kan konvertera på fakturans, transaktionens eller betalningens datum. Företag som använder periodiserad redovisning konverterar på fakturans eller betalningens datum, beroende på vilket som infaller först. Konsekvent tajming förhindrar avvikelser.

• Tillämpa växlingsformeln: Konvertera till AUD genom att multiplicera det utländska beloppet med växelkursens omvända värde. Detta omvandlade värde ligger till grund för beräkning och rapportering av GST.

• Beräkna GST i AUD: Om försäljningen är skattepliktig, beräkna GST med hjälp av det AUD-omvandlade beloppet, inte värdet i utländska valutor. Den GST du rapporterar på ditt BAS måste alltid vara i australiska dollar.

• Registrera och dokumentera den kurs som används: Logga den exakta växelkursen som tillämpas för varje transaktion med bevis, till exempel en ögonblicksbild av RBA-kursen eller ett kontoutdrag som visar kursen. Den här verifieringskedjan skyddar dig om ATO:n granskar ditt BAS.

• Anpassa ditt bokföringssystem till din konverteringsmetod: Se till att din programvara registrerar både det utländska beloppet och AUD-motsvarigheten på rätt datum, så att GST, intäktsredovisning och avstämning stämmer överens.

Hur tillämpas GST vid fakturering i utländska valutor?

För att ta reda på om GST gäller ska du fokusera på var tillgången förbrukas. När du vet om försäljningen är inhemsk eller exporterad blir GST-behandlingen tydlig.

Så här går det till:

• GST på försäljningar till australiensiska kunder: En GST på 10 % tillämpas på inhemsk försäljning, oavsett fakturans valutor. Fakturan måste ange GST-beloppet i AUD eller innehålla all information som krävs för att beräkna det.

• GST på försäljningar till utländska kunder: Export av varor och tjänster är i allmänhet GST-befriade, även om fakturan är i en utländsk valuta. I dessa fall skulle du utfärda en standardfaktura utan GST och spara bevis på att försäljningen räknas som en export.

• Undantag för utländska kunder: Vissa gränsöverskridande tjänster är skattepliktiga om de har anknytning till Australien genom särskilda juridiska tester enligt GST-lagen. Om arbetet utförs i Australien för användning i Australien måste du ta ut en debitering på 10 % GST och utfärda en skattefaktura som uppfyller alla australiska krav, även om kunden inte är bosatt i Australien.

Vilka utmaningar uppstår vid fakturering i utländska valutor?

Fakturering i utländsk valuta gör faktureringsprocessen mer komplicerad.

Detta ska du vara uppmärksam på:

• Ändringar i växelkursen: Eftersom valutor ständigt förändras kan AUD-värdet på en fordran i utländsk valuta stiga eller sjunka innan kunden betalar. Dessa förändringar kan skapa vinster eller förluster som måste spåras och stämmas av.

• Osäkert kassaflöde i AUD: Även när en kund betalar exakt samma belopp i utländsk valuta kan det sluta med att du får mer eller mindre AUD än du förväntade dig. Denna oförutsägbarhet i betalningar kan göra det svårare att budgetera på kort sikt, särskilt för företag med långa betalningscykler eller små marginaler.

• Bokföringskomplexitet: Bokföring i flera valutor kräver korrekt redovisning av växelkurser, spårning i dubbla valutor och korrekt hantering av skillnader vid växling (FX). Misstag kan inverka på GST-rapporteringen och finansiella rapporter.

• Bankavgifter: Internationella betalningar innebär ofta växlingsavgifter, banköverföringsavgifter och växelkurser som fastställts av banken som skiljer sig från de som används för GST. Dessa skillnader måste harmoniseras.

• Inkonsekvent behandling av GST: För skattefakturor i utländsk valuta måste teamen komma ihåg att visa GST i AUD eller inkludera de obligatoriska växlingsuppgifterna. Om du utelämnar denna information kan det leda till att ditt BAS blir felaktigt och orsaka problem för kunder som gör anspråk på GST-krediter.

• Löpande valutaexponering: Företag som fakturerar regelbundet i en volatil valuta kan behöva policyer – eller ibland säkringsstrategier – för att förhindra att ändringar i växelkurser snedvrider resultaten. Enkla steg, som att förkorta villkoren för betalningar eller avräkna snabbt, kan hjälpa till att hantera exponeringen.

Hur kan företag strukturera sina bokföringssystem för att hantera fakturering i utländska valutor?

Det finns mycket att hålla koll på med fakturering i flera valutor. Men en solid bokföringsstruktur ger dig ett förutsägbart arbetsflöde och hjälper dig att undvika vanliga GST misstag.

Det här är vad du kan göra:

• Använd bokföringsprogram med support för flera valutor: System som lagrar både beloppet i utländsk valuta och det AUD-omräknade värdet hanterar automatiskt alla uppskrivningar. Detta minskar manuella fel och skapar en konsekvent verifieringskedja för GST och finansiell rapportering.

• Integrera verktyg för faktureringar och betalningar: Betalleverantörer som Stripe kan utfärda fakturor och behandla betalningar i många valutor och sedan synkronisera de resulterande betalningarna tillbaka till ditt bokföringssystem i AUD. På så sätt kan du hålla dina bokföringsposter i linje med verkliga avräkningsvärden och förenkla avstämningen.

• Sätt upp en intern policy för växelkurser: Dokumentera vilken källa för växelkursen och växlingsdag du använder och hur GST ska visas på fakturor i utländsk valuta. Ett skrivet schema ser till att allt är konsekvent.

• Inneha bankkonton i utländska valutor: Genom att inneha alla större valutor som du regelbundet gör transaktioner i kan du minska växlingsavgifterna och välja när du vill växla till AUD. Det underlättar också avstämningen när betalningar avräknas direkt i den valutan.

• Stäm av ofta och granska skillnader: Regelbundna avstämningar fångar upp felaktigt tillämpade kurser, saknade AUD-värden och valutakursvinster eller -förluster som måste registreras. Genom att granska dem ser du till att du har korrekt angiven BAS, intäktsrapportering och kontanter.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.