Met meer dan 56.000 Australische ondernemingen die goederen of diensten internationaal exporteren, wordt het steeds gebruikelijker om buitenlandse klanten in vreemde valuta te factureren. Maar daar gelden specifieke regels voor de belasting op goederen en diensten (GST).

Het Australische belastingkantoor (Australian Taxation Office, ATO) verwacht dat elke factuur in een vreemde valuta duidelijk kan worden teruggekoppeld aan waarden in Australische dollars (AUD) voor het indienen van bedrijfsactiviteitenoverzichten, ook wel BAS-overzichten genoemd. Als je onderneming met internationale kopers werkt, actief is in sectoren die wereldwijde prijzen hanteren of een online winkel heeft met afrekenprocessen die meerdere valuta's ondersteunen, moeten je facturerings- en boekhoudsystemen nauwkeurig omgaan met valutaconversies.

Hieronder lees je hoe je facturen in vreemde valuta kunt maken en aan de GST-regels in Australië kunt voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent het om facturen in vreemde valuta te maken?
  
• Hoe moeten ondernemingen bedragen in vreemde valuta omrekenen voor GST-rapportage?
  
• Hoe wordt GST toegepast bij facturering in een vreemde valuta?
  
• Welke uitdagingen doen zich voor bij facturering in vreemde valuta?
  
• Hoe kunnen ondernemingen hun boekhoudsystemen inrichten om facturering in vreemde valuta te verwerken?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat betekent het om facturen in vreemde valuta te versturen?

In Australië betekent het versturen van een factuur in een vreemde valuta dat een klant wordt gefactureerd in een andere valuta dan AUD. Australische ondernemingen kunnen facturen in vreemde valuta versturen om de aankoopgewoonten van klanten te ondersteunen of om te voldoen aan de normen van een bepaalde branche.

Dit komt vaak voor in de volgende situaties:

• E-commerce en onlineverkoop: onlinewinkels en digitale platforms geven prijzen vaak weer in de valuta van de klant om het afrekenen te vereenvoudigen. Achter de schermen wordt nog steeds in AUD afgerekend, maar de koper ziet vooraf een bekend bedrag.

• Export van goederen en diensten: Australische exporteurs factureren vaak in de valuta van de koper. Het is ook gebruikelijk om in USD te factureren, omdat veel wereldwijde markten hun prijzen in die valuta vastleggen, vooral in de grondstoffen-, energie- en landbouwsector.

• Werken met internationale klanten: dienstverlenende bedrijven factureren buitenlandse klanten vaak in de eigen valuta van de klant om de goedkeuring van grensoverschrijdende betalingen te versnellen.

• Binnenlandse verkoop gekoppeld aan wereldwijde prijzen: sommige sectoren factureren Australische klanten in buitenlandse valuta, vooral USD, wanneer hun contracten gekoppeld zijn aan internationale benchmarks. Dit is ongebruikelijk bij consumententransacties, maar normaal bij veel commerciële overeenkomsten.

• Interne facturering tussen bedrijven of grensoverschrijdende interne facturering: bedrijven met buitenlandse dochterondernemingen factureren interne kosten vaak in de valuta van de dochteronderneming. Dit houdt de boekhouding van het bedrijf overzichtelijker, terwijl de Australische entiteit de AUD-conversie verzorgt om aan de regelgeving te voldoen.

Hoe moeten ondernemingen bedragen in vreemde valuta omrekenen voor GST-rapportage?

Omdat GST in AUD moet worden gerapporteerd op bedrijfsactiviteitenoverzichten, moeten ondernemingen die in vreemde valuta factureren die transacties in AUD verantwoorden. Wanneer GST van toepassing is, moet een factuur ofwel de waarde van die belasting in AUD vermelden, ofwel voldoende details bevatten om deze te berekenen (bijvoorbeeld door de gebruikte wisselkoers te vermelden), zodat de ATO deze kan controleren.

Hier zijn enkele elementen van een juiste omrekening:

• Gebruik een goedgekeurde wisselkoersbron: de ATO staat het gebruik toe van koersen van de Reserve Bank of Australia (RBA) of een grote bank. Je kunt ook een koers gebruiken die je formeel met een klant bent overeengekomen. Kies één methode en gebruik deze voor alle transacties.

• Bepaal de juiste omrekeningsdatum: ondernemingen die boekhouding op kasbasis gebruiken, kunnen omrekenen op de factuurdatum, de transactiedatum of de betalingsdatum. Ondernemingen die op transactiebasis werken, rekenen om op de factuurdatum of de betalingsdatum, afhankelijk van welke datum eerder is. Door een consistente timing te hanteren, voorkom je discrepanties.

• Pas de omrekeningsformule toe: reken om naar AUD door het buitenlandse bedrag te vermenigvuldigen met het omgekeerde van de wisselkoers. Dit omgerekende bedrag vormt de basis voor de berekening en rapportage van de GST.

• Bereken de GST in AUD: als de verkoop belastbaar is, bereken je de GST met het in AUD omgerekende bedrag, niet met de waarde in vreemde valuta. De GST die je op je BAS rapporteert, moet altijd in Australische dollars zijn.

• Noteer en documenteer de gebruikte koers: noteer de exacte wisselkoers die voor elke transactie is gebruikt, met bewijsstukken zoals een RBA-koersoverzicht of een bankafschrift waarop de koers staat vermeld. Dit controlespoor beschermt je als de ATO je BAS controleert.

• Stem je boekhoudsysteem af op je omrekenmethode: zorg ervoor dat je software zowel het buitenlandse bedrag als het AUD-equivalent op de juiste datum registreert, zodat de GST-totalen, omzetrapportage en reconciliatie allemaal overeenkomen.

Hoe is de GST van toepassing bij facturering in een vreemde valuta?

Om te bepalen of de GST van toepassing is, moet je kijken waar de levering wordt verbruikt. Als je eenmaal weet of de verkoop binnenlands of export is, wordt de GST-behandeling duidelijk.

Hier volgt een overzicht:

• GST op verkopen aan Australische klanten: er geldt een GST van 10% op binnenlandse verkopen, ongeacht de valuta van de factuur. Op de factuur moet het GST-bedrag in AUD worden vermeld of alle informatie staan die nodig is om dit te berekenen.

• GST op verkopen aan buitenlandse klanten: export van goederen en diensten is meestal GST-vrij, zelfs als de factuur in een andere valuta is. In deze gevallen maak je een standaardfactuur zonder GST en bewaar je bewijs dat de verkoop als export geldt.

• Uitzonderingen voor buitenlandse klanten: sommige grensoverschrijdende diensten zijn belastbaar als ze volgens specifieke wettelijke criteria in verband staan met Australië op grond van de GST Act. Als het werk in Australië wordt uitgevoerd voor gebruik in Australië, moet je 10% GST in rekening brengen en een belastingfactuur opstellen die aan alle Australische vereisten voldoet, zelfs als de klant geen ingezetene is.

Welke uitdagingen doen zich voor bij facturering in vreemde valuta?

Facturering in vreemde valuta maakt het factureringsproces complexer.

Hier moet je op letten:

• Schommelingen in de wisselkoers: omdat valutawaarden constant veranderen, kan de AUD-waarde van een vordering in vreemde valuta stijgen of dalen voordat de klant betaalt. Die schommelingen kunnen winsten of verliezen opleveren die moeten worden bijgehouden en afgestemd.

• Onzekere AUD-cashflow: zelfs als een klant het exacte bedrag in vreemde valuta betaalt, kun je uiteindelijk meer of minder AUD hebben dan je had verwacht. Die onvoorspelbaarheid in betalingen kan het opstellen van een kortetermijnbegroting moeilijker maken, vooral voor ondernemingen met lange betalingscycli of kleine marges.

• Complexiteit van de boekhouding: voor boekhouding in meerdere valuta's moet je wisselkoersen nauwkeurig vastleggen, in twee valuta's bijhouden en op de juiste manier omgaan met valutaverschillen. Fouten kunnen doorwerken in de GST-rapportage en financiële overzichten.

• Bankkosten: Bij internationale betalingen zijn vaak conversiekosten, kosten voor bankoverschrijvingen en door de bank vastgestelde wisselkoersen van toepassing die verschillen van die welke voor GST worden gebruikt. Deze verschillen moeten worden afgestemd.

• Inconsistentie in GST-behandeling: voor belastingfacturen in vreemde valuta's moeten teams eraan denken om GST in AUD weer te geven of de vereiste conversiegegevens op te nemen. Als deze informatie wordt weggelaten, kan je BAS onnauwkeurig worden en problemen veroorzaken voor klanten die GST-kredieten claimen.

• Voortdurende blootstelling aan valutarisico's: ondernemingen die regelmatig factureren in een volatiele valuta hebben mogelijk beleid nodig – of soms hedgingstrategieën – om te voorkomen dat wisselkoersschommelingen de resultaten vertekenen. Simpele maatregelen, zoals het verkorten van betalingstermijnen of snel afrekenen, kunnen helpen om de blootstelling te beheersen.

Hoe kunnen ondernemingen hun boekhoudsystemen inrichten om facturering in vreemde valuta te verwerken?

Er komt veel kijken bij facturering in meerdere valuta's. Maar met een solide boekhoudkundige opzet krijg je een voorspelbare workflow en kun je veelvoorkomende GST-fouten vermijden.

Dit kun je doen:

• Gebruik boekhoudsoftware die meerdere valuta's ondersteunt: systemen die zowel het bedrag in vreemde valuta als de omgerekende waarde in AUD opslaan, verwerken automatisch eventuele herwaarderingen. Dit vermindert handmatige fouten en zorgt voor een consistent controlespoor voor GST en financiële rapportage.

• Integreer facturerings- en betalingstools: betaaldienstverleners zoals Stripe kunnen facturen uitgeven en betalingen in veel valuta's verwerken, en vervolgens de resulterende betalingen terugsynchroniseren naar je boekhoudsysteem in AUD. Zo blijven je boeken in lijn met de werkelijke vereffeningswaarden en wordt de reconciliatie vereenvoudigd.

• Stel een intern beleid voor wisselkoersen op: leg vast welke wisselkoersbron en conversiedag je gebruikt, en hoe GST op facturen in vreemde valuta moet worden weergegeven. Een schriftelijk draaiboek zorgt voor consistentie.

• Houd bankrekeningen aan in vreemde valuta: door alle belangrijke valuta's aan te houden waarin je regelmatig transacties uitvoert, kun je conversiekosten verminderen en zelf kiezen wanneer je naar AUD converteert. Het maakt reconciliatie ook makkelijker wanneer betalingen rechtstreeks in die valuta worden afgewikkeld.

• Stem regelmatig af en controleer verschillen: door regelmatig af te stemmen, worden verkeerd toegepaste koersen, ontbrekende AUD-waarden en FX-winsten of -verliezen die moeten worden geregistreerd, opgespoord. Door te controleren blijven je BAS, omzetrapportage en kasposities accuraat.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.