Con oltre 56.000 attività australiane che esportano beni o servizi a livello internazionale, è diventato sempre più comune emettere fatture ai clienti esteri in valuta estera. Tuttavia, ciò comporta il rispetto di specifiche norme relative all'imposta sui beni e servizi (GST).

L'Australian Taxation Office (ATO) richiede che ogni fattura in valuta estera sia chiaramente riconducibile ai valori in dollari australiani (AUD) per la presentazione delle dichiarazioni di attività commerciale, note anche come dichiarazioni BAS. Se la tua attività si rivolge ad acquirenti internazionali, opera in settori che adottano prezzi globali o gestisce un negozio online con procedura di pagamento multivaluta, i sistemi di fatturazione e contabilità devono essere in grado di gestire la conversione di valuta con precisione.

Di seguito illustriamo come emettere fatture in valuta estera e mantenere la conformità GST in Australia.

Contenuto dell'articolo

• Che osa significa emettere fatture in valuta estera?
  
• In che modo le attività devono convertire gli importi in valuta estera per la dichiarazione GST?
  
• Come si applica la GST quando si emette una fattura in valuta estera?
  
• Quali sono le criticità che si presentano quando si emettono fatture in valuta estera?
  
• In che modo le attività possono strutturare i propri sistemi contabili per gestire la fatturazione in valuta estera?
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Significato dell'emissione di fattura in valuta estera

In Australia, emettere una fattura in valuta estera implica effettuare un addebito a un cliente in una valuta diversa da AUD. Le attività australiane possono emettere fatture in valuta estera per supportare le modalità di acquisto dei clienti o per adeguarsi alle norme di un determinato settore.

Ecco le condizioni in cui è comune:

• E-commerce e vendite online: i negozi online e le piattaforme digitali spesso presentano i prezzi nella valuta dell'acquirente per semplificare la procedura di pagamento. Il back-end prosegua a utilizzare AUD, ma l'acquirente visualizza immediatamente un importo familiare.

• Esportazione di beni e servizi: gli esportatori australiani spesso emettono fatture nella valuta dell'acquirente. È anche comune emettere fatture in USD poiché molti mercati globali fissano i prezzi in tale valuta, specialmente nei settori delle risorse, dell'energia e dell'agricoltura.

• Collaborazione con clienti internazionali: le attività di servizi spesso emettono fattura ai clienti esteri nella valuta locale del cliente per accelerare le approvazioni dei pagamenti transfrontalieri.

• Vendite nazionali legate ai prezzi globali: alcuni settori emettono fatture ai clienti australiani in valuta estera, in particolare in dollari statunitensi, quando i loro contratti sono legati a parametri di riferimento internazionali. Si tratta di un aspetto raro nelle transazioni con i consumatori, ma è normale in molti accordi commerciali.

• Addebito interno interaziendale o transfrontaliero: le aziende con filiali estere spesso addebitano le spese interne nella valuta operativa della filiale. Ciò consente di mantenere più chiari i libri contabili dell'azienda, mentre l'entità australiana gestisce la conversione in AUD per motivi di conformità.

Modalità di conversione degli importi in valuta estera per la dichiarazione GST da parte delle attività

Poiché la GST deve essere riportata in AUD nelle dichiarazioni fiscali aziendali, le aziende che emettono fatture in valuta estera devono contabilizzare tali transazioni in AUD. Quando si applica la GST, la fattura deve riportare il valore di tale imposta in AUD o includere dettagli sufficienti per calcolarla (ad esempio, fornendo il tasso di cambio utilizzato) in modo che l'ATO possa verificarla.

Di seguito alcuni elementi per una corretta conversione:

• Utilizza una fonte di tasso di cambio approvata: l'ATO consente l'utilizzo dei tassi della Reserve Bank of Australia (RBA) o di una banca importante. Puoi inoltre utilizzare un tasso concordato formalmente con un cliente. Scegli un metodo e utilizzalo per tutte le transazioni.

• Determina il giorno di conversione corretto: le attività che utilizzano la contabilità per cassa possono effettuare la conversione alla data della fattura, alla data della transazione o alla data di pagamento. Le attività che utilizzano la contabilità per competenza effettuano la conversione alla data della fattura o alla data di pagamento, a seconda di quale delle due sia precedente. Una tempistica coerente previene eventuali discrepanze.

• Applica la formula di conversione: converti in AUD moltiplicando l'importo estero per l'inverso del tasso di cambio. Il valore così ottenuto costituisce la base per il calcolo e la rendicontazione GST.

• Calcola la GST in AUD: se la vendita è tassabile, calcola la GST utilizzando l'importo convertito in AUD, non il valore in valuta estera. L'imposta GST riportata nel BAS deve essere sempre espressa in dollari australiani.

• Registra e documenta il tasso utilizzato: registra il tasso di cambio esatto applicato a ciascuna transazione, corredandolo di evidenze come una copia del tasso RBA o un estratto conto che lo riporti. Questo audit trail garantisce conformità in caso di verifica dell'ATO sul tuo BAS.

• Allinea il tuo sistema contabile al metodo di conversione: assicurati che il software registri sia l'importo in valuta estera che l'equivalente in AUD alla data corretta, in modo che i totali GST, la reportistica sui ricavi e la riconciliazione corrispondano.

Come si applica la GST quando si emette fattura in valuta estera

Per capire se si applica la GST, concentrati sul luogo in cui viene utilizzato il servizio o il prodotto. Una volta stabilito se la vendita è nazionale o un'esportazione, il trattamento GST si chiarisce.

Ecco la suddivisione:

• GST sulle vendite a clienti australiani: alle vendite nazionali viene applicata una GST del 10%, indipendentemente dalla valuta della fattura. La fattura deve riportare l'importo della GST in AUD o contenere tutte le informazioni necessarie per calcolarla.

• GST sulle vendite a clienti esteri: le esportazioni di beni e servizi sono generalmente esenti da GST, anche se la fattura è in valuta estera. In questi casi, devi emettere una fattura standard senza GST e conservare la prova che la vendita si qualifica come esportazione.

• Eccezioni per i clienti esteri: alcuni servizi transfrontalieri sono tassabili se collegati all'Australia attraverso specifici test legali ai sensi del GST Act. Se il lavoro viene eseguito in Australia per essere utilizzato in Australia, devi applicare la GST al 10% ed emettere una fattura fiscale che soddisfi tutti i requisiti australiani, anche se il cliente non è residente.

Criticità che si presentano quando si emettono fatture in valuta estera

La fatturazione in valuta estera aumenta la complessità del processo operativo.

Ecco che cosa è importante considerare.

• Variazioni del tasso di cambio: dato che le valute sono soggette a continue fluttuazioni, il controvalore in AUD di un credito in valuta estera può aumentare o diminuire prima del pagamento da parte del cliente. Tali fluttuazioni possono generare utili o perdite che devono essere monitorati e riconciliati.

• Incertezza dei flussi di cassa in AUD: anche quando un cliente paga l'importo esatto in valuta estera, la cifra finale accreditata in AUD può risultare superiore o inferiore alle aspettative. Questa imprevedibilità nei pagamenti può rendere più complessa la pianificazione finanziaria di breve periodo, in particolare per le attività con cicli di pagamento lunghi o margini ridotti.

• Complessità contabile: la gestione della contabilità multivaluta richiede una rilevazione accurata dei tassi di cambio, il monitoraggio in doppia valuta e la corretta gestione delle differenze di cambio (FX). Gli errori possono propagarsi nella reportistica GST e nei bilanci finanziari.

• Commissioni bancarie: i pagamenti internazionali comportano spesso commissioni di conversione, addebiti per bonifici bancario e tassi di cambio fissati dalla banca che differiscono da quelli utilizzati per la GST. Tali differenze devono essere riconciliate.

• Incoerenza nel trattamento della GST: nel caso di fatture in valuta estera, i team devono ricordarsi di indicare la GST in AUD oppure di includere i dettagli di conversione richiesti. L'omissione di queste informazioni può rendere impreciso il BAS e creare problemi ai clienti che richiedono i crediti GST.

• Esposizione continua al tasso di cambio: alle attività che fatturano regolarmente in una valuta volatile potrebbero servire politiche dedicate o, in alcuni casi, strategie di copertura per evitare che le oscillazioni dei tassi di cambio distorcano i risultati. Azioni semplici, come ridurre i termini di pagamento o regolare rapidamente i crediti, possono aiutare a gestire l'esposizione.

Modalità con cui le attività possono strutturare i propri sistemi contabili per gestire la fatturazione in valuta estera

La fatturazione multivaluta richiede un'attenta gestione. Tuttavia, una solida configurazione contabile garantisce un flusso di lavoro prevedibile e contribuisce a evitare errori comuni relativi alla GST.

Ecco cosa puoi fare:

• Utilizza un software di contabilità con supporto multivaluta: i sistemi che memorizzano sia l'importo in valuta estera che il valore convertito in AUD gestiscono automaticamente eventuali rivalutazioni. Ciò riduce gli errori manuali e crea un audit trail coerente per la GST e la rendicontazione finanziaria.

• Integra strumenti di fatturazione e pagamento: i fornitori di servizi di pagamento come Stripe possono emettere fatture ed elaborare pagamenti in diverse valute, quindi sincronizzare i pagamenti risultanti con il tuo sistema contabile in AUD. Ciò consente di mantenere i libri contabili allineati con i valori di regolamento reali e semplifica la riconciliazione.

• Imposta una politica interna per i tassi di cambio: documenta quale fonte di cambio e quale giorno di conversione usi e come deve essere indicata la GST sulle fatture in valuta estera. Un manuale scritto garantisce la coerenza.

• Gestisci conti bancari in valuta estera: detenere tutte le principali valute con cui effettui regolarmente transazioni può ridurre le commissioni di conversione e consentirti di scegliere quando effettuare conversione in AUD. Inoltre, facilita la riconciliazione quando i pagamenti vengono regolati direttamente in quella valuta.

• Effettua riconciliazioni frequenti e verifica le differenze: riconciliazioni regolari consentono di individuare tassi applicati in modo errato, valori AUD mancanti e utili o perdite su cambi che devono essere registrati. La verifica garantirà l'accuratezza della BAS, della reportistica sui ricavi e delle posizioni di cassa.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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