Nedan diskuterar vi några specifika scenarier som kan kräva registrering, hur processen skiljer sig för ett LLC i förhållande till ett aktiebolag (corporation), och hur ett fungerande efterlevnadssystem ser ut när ditt företag växer.

Viktiga lärdomar

• Foreign qualification kan bli nödvändigt när ett företag har anställda, en fysisk plats eller konsekventa transaktioner i en stat utanför sin hemstat.

• Att registrera sig som en utländsk enhet skapar inte ett skatterättsligt samband i sig, men de två sammanfaller ofta.

• Att missa ett krav på foreign qualification kan leda till böter, kvarskatt, avgifter och förlust av ett företags förmåga att lämna in en stämningsansökan i den staten.

Vad är foreign qualification?

I USA är foreign qualification processen att registrera ditt företag för att verka i en annan stat än den där du ursprungligen inkorporerades. I det här fallet hänvisar "utländsk" till en annan stat inom USA. När du bildar ett LLC eller corporation väljer du en hemstat och den statens lagar styr hur ditt företag existerar. Men inkorporering ger inte automatiskt tillstånd att göra affärer någonstans i USA.

När behöver ett företag göra en foreign qualification?

Stater publicerar inte ett enda test för vad som räknas som att "göra affärer" (doing business) inom deras gränser. Var och en definierar det separat genom lagstadganden och rättspraxis.

Utlösarna för foreign qualification inkluderar följande:

• Fysisk närvaro i staten: Att öppna ett kontor, lager, detaljhandelsplats eller någon annan fast adress innebär att du nästan säkert gör affärer där.

• Anställda som arbetar från staten: Att anställa ens en distansanställd som bor och arbetar någon annanstans kan skapa en registreringsskyldighet, särskilt när löneskatt eller arbetsskadeförsäkring (workers’ compensation) spelar in.

• Regelbundna transaktioner inom staten: Att konsekvent sälja varor eller tjänster till kunder där, särskilt med lokal leverans, installation eller pågående servicekontrakt, kan överskrida tröskeln.

• Öppna ett företagskonto i bank eller skriva under ett hyresavtal: Finansinstitut och hyresvärdar kan be om bevis på behörighet att göra affärer i staten innan de slutför pappersarbetet för ett bankkonto eller hyresavtal.

• Att inneha en statlig affärslicens eller ett tillstånd: Många licensieringsorgan kräver foreign qualification som en förutsättning för att utfärda en licens eller ett tillstånd.

Hur fungerar foreign qualification för LLCs och corporations?

Många stater kräver att du har ett auktoriseringsintyg eller en ansökan om registrering (namnet kan variera beroende på stat), ofta inlämnad till secretary of state eller motsvarande kontor i den nya staten. Du kan också behöva utse ett registrerat ombud, och corporations står ibland inför ytterligare krav på informationslämnande, som att lista tjänstemän och styrelseledamöter.

Här är en fullständig översikt över de steg som ditt företag kan behöva vidta för foreign qualification, beroende på stat:

• Bekräfta namnets tillgänglighet: Om ditt företagsnamn redan är upptaget i den nya staten kan du behöva registrera dig under ett antaget namn eller "doing business as" (DBA)-namn.

• Utse ett registrerat ombud: Ett registrerat ombud är en person eller ett företag med en fysisk adress i den nya staten som kan ta emot juridiska dokument å dina vägnar.

• Skicka in ett intyg från din hemstat: Du behöver vanligtvis ett bevis på existens (certificate of existence) eller ett registreringsbevis (certificate of good standing) från den stat där du är inkorporerad.

• Betala statens registreringsavgift: Avgifterna varierar beroende på stat och entitetstyp.

• Lämna in löpande rapporter: Många stater kräver årliga eller tvååriga rapporter när du är registrerad, skilda från vad din hemstat kräver.

Skapar foreign qualification ett skatterättsligt samband?

Inte exakt. Om du har en foreign qualification i en stat har du förmodligen redan ett skatterättsligt samband där. Skatterättsligt samband (nexus) avgör om en stat kan kräva att du tar ut och betalar in omsättningsskatt och betalar statlig inkomst- eller franchiseskatt.

Foreign qualification i sig skapar inte ett skatterättsligt samband i juridisk mening. Det är oftast den underliggande aktiviteten, som att ha anställda eller egendom i staten, som skapar skyldigheter för båda. Eftersom samma aktivitet utlöser kravet på foreign qualification brukar de två anlända samtidigt.

Här är de skatteskyldigheter som du förmodligen kommer att behöva hantera när du har en foreign qualification:

• Statlig inkomst- eller franchiseskatt: Många stater beskattar utländska enheter på inkomster som tjänats in där. Vissa tar ut en franchiseskatt helt enkelt för att vara registrerade, oavsett intäkter som genereras i den staten.

• Inkassering av omsättningsskatt: Om ditt företag säljer skattepliktiga varor eller tjänster till kunder i staten utlöser det skatterättsliga sambandet ett krav på att ta ut och betala in omsättningsskatt på dessa transaktioner.

• Löneinnehållning: När du har anställda som arbetar från staten måste du förmodligen innehålla statlig inkomstskatt från deras löner och registrera dig hos statens arbets- eller skattemyndighet.

• Skatt på bruttoinkomster: En handfull stater tillämpar en skatt på bruttoinkomster istället för, eller vid sidan av, traditionell omsättnings- eller inkomstskatt, baserat på bruttoförsäljning snarare än vinst.

Registrering hos secretary of state registrerar dig inte automatiskt hos statens skattemyndighet och vice versa. Hoppa inte över en bara för att du har slutfört den andra.

Vad är några vanliga misstag med foreign qualification?

Problem kan uppstå när grundare inte förstår vad som utlöser foreign qualification eller är långsamma med att hålla jämna steg med registreringsskyldigheterna.

Här är några vanliga misstag som inträffar vid hantering av foreign qualification:

• Att anta att inkorporering täcker allt: Grundare kan tro att eftersom de inkorporerades lagligt i en stat är de täckta i hela landet. Bildande och behörighet att göra affärer är två olika begrepp.

• Att vänta tills något tvingar fram frågan: Företag kan skjuta upp registreringen tills en bank, hyresvärd eller ett kundkontrakt kräver bevis på registreringsbevis (good standing) i en stat. Då kan de vara skyldiga avgifter retroaktivt eller straffavgifter för den period de verkade oregistrerade.

• Att behandla informell aktivitet eller deltidsaktivitet som undantagen: En enda distansanställning eller en liten popup-plats kan fortfarande uppfylla en stats tröskel för att göra affärer, även om det inte känns tillräckligt betydande för att räknas.

• Att låta registreringar förfalla: När de väl är registrerade behöver företag i allmänhet fortfarande lämna in årsrapporter och underhålla ett registrerat ombud i varje stat. Att missa dessa kan resultera i administrativ upplösning eller återkallande av auktoritet.

• Att inte förstå nedströmseffekterna: Stater som ertappar ett oregistrerat företag som verkar inom sina gränser kan införa avgifter retroaktivt, straffavgifter och ränta. I vissa stater förlorar en oregistrerad utländsk enhet förmågan att lämna in en stämningsansökan i den statens domstolar tills den är efterlevande, även om den fortfarande kan stämmas där.

Hur ska ett växande företag hantera foreign qualification?

Ett växande företag bör ha ett system som spårar dess fotavtryck i varje stat så att det kan ställa in en foreign qualification allteftersom kravet närmar sig. Detta innebär att spåra anställda, kontor, lager eller återkommande kontrakt och uppdatera den listan när du anställer någon ny eller skriver under ett hyresavtal.

Därifrån kan det att anpassa några smarta vanor hindra saker från att glida undan:

• Utse en person att spåra tidsfrister i varje stat där du är registrerad, eller använd ett efterlevnadsverktyg för att hantera detta.

• Håll din registrerade ombudsinformation aktuell i varje stat, särskilt om du byter ombud eller flyttar ditt huvudkontor.

• Samarbeta med en skatteexpert när du registrerar dig i en ny stat. Skattedeklarationskraven följer ofta registreringen med veckor eller månader.

• Granska din lista innan stora förändringar, till exempel en ny finansieringsrunda som lägger till distansanställda i flera stater samtidigt.

Goda vanor för efterlevnad, till exempel att behålla företagsdokument på ett ställe, bör etableras tidigt. Bra organisation över hela linjen kommer att göra det lättare att upptäcka när ditt företag har vuxit in i en andra stat och behöver registreras där.

Så här kan Stripe Atlas hjälpa till

Stripe Atlas skapar ditt företags juridiska grund så att du kan samla in pengar, öppna ett bankkonto och ta emot betalningar från var som helst i världen inom två dagar.

Anslut dig till de över 75 000 företag som bildats med hjälp av Atlas, inklusive startup-företag som stöds av toppinvesterare som Y Combinator, a16z och General Catalyst.

Ansök till Atlas

Att ansöka om att bilda ett företag med Atlas tar mindre än tio minuter. Du väljer din företagsstruktur, får bekräftelse omedelbart om ditt företagsnamn är tillgängligt och lägger till upp till fyra medgrundare. Du bestämmer också hur du delar upp ägandet, skapar en reserv av ägarandelar för framtida investerare och anställda, utser ledamöter och e-signerar sedan alla dina dokument. Alla medgrundare får e-postmeddelanden som bjuder in dem att e-signera sina dokument också.

Ta emot betalningar och banktjänster innan ditt EIN anländer

När du har bildat ditt företag söker Atlas efter ditt arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN). Grundare med ett personnummer, adress och mobiltelefonnummer i USA är berättigade till påskyndad behandling hos IRS, medan andra kommer att få standardbehandling, vilket kan ta lite längre tid. Dessutom möjliggör Atlas betalningar och bankärenden före EIN, så att du kan börja ta emot betalningar och göra transaktioner innan ditt EIN anländer.

Kontantfritt aktieköp för grundare

Grundare kan köpa initiala aktier med hjälp av sina immateriella rättigheter (t.ex. upphovsrätt eller patent) istället för kontanter, med köpebevis som sparas i Atlas Dashboard. Dina immateriella rättigheter måste vara värda högst 100 USD för att kunna använda den här funktionen. Om du äger immateriella rättigheter över det värdet bör du rådgöra med en advokat innan du fortsätter.

Automatisk deklaration för val av skatt enligt 83(b)

Grundare kan lämna in en 83(b)-ansökan om val av skatt för att sänka skatten på personliga inkomster. Atlas lämnar in den åt dig – oavsett om du är en amerikansk grundare eller inte – med USPS Certified Mail och spårning. Du får en undertecknad 83(b)-ansökan och ett deklarationsbevis direkt i Stripe Dashboard.

Juridiska dokument för företag i världsklass

Atlas tillhandahåller alla juridiska dokument du behöver för att börja driva ditt företag. Atlas C corp-dokument är utformade i samarbete med Cooley, en av världens ledande advokatbyråer för venturekapital. Dessa dokument är utformade för att hjälpa dig att skaffa kapital omedelbart och säkerställa att ditt företag är juridiskt skyddat, vilket omfattar aspekter som ägarstruktur, aktiefördelning och efterlevnad av skatteregler.

Ett kostnadsfritt år med Stripe Payments, plus 50 000 USD i partnerkrediter och rabatter

Atlas samarbetar med partner på högsta nivå för att ge grundare exklusiva rabatter och krediter. Dessa inkluderar rabatter på viktiga verktyg för teknik, skatt, ekonomi, efterlevnad och verksamhet från branschledare som AWS, Carta och Perplexity. Vi erbjuder även kostnadsfritt en agent som är registrerad i Delaware, vilket krävs under första året. Som Atlas-användare får du dessutom tillgång till ytterligare Stripe-förmåner, inklusive upp till ett års gratis betalningsbehandling för upp till 100 000 USD i betalningsvolym.

Läs mer om hur Atlas kan hjälpa dig att starta ditt nya företag snabbt och enkelt, eller kom igång idag.