Im Folgenden besprechen wir einige spezifische Szenarien, die eine Registrierung erfordern könnten, wie sich der Prozess für eine Limited Liability Company (LLC) im Vergleich zu einer Corporation unterscheidet und wie ein funktionierendes Compliance-System aussieht, während Ihr Unternehmen wächst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Foreign Qualification kann erforderlich werden, sobald ein Unternehmen Mitarbeiter/innen, einen physischen Standort oder beständige Transaktionen in einem Bundesstaat außerhalb seines Heimatstaates hat.

• Die Registrierung als ausländisches Unternehmen begründet an und für sich keinen Tax Nexus, aber die beiden fallen oft zusammen.

• Das Versäumen einer Foreign Qualification-Anforderung kann zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen, Strafen und dem Verlust der Fähigkeit eines Unternehmens führen, in diesem Bundesstaat eine Klage einzureichen.

Was ist eine Foreign Qualification?

In den USA ist die Foreign Qualification der Prozess der Registrierung Ihres Unternehmens, um in einem anderen Bundesstaat tätig zu sein als dem, in dem Sie sich ursprünglich gegründet haben. In diesem Fall bezieht sich „ausländisch“ auf einen anderen Bundesstaat innerhalb der USA. Wenn Sie eine LLC oder Corporation gründen, wählen Sie einen Heimatstaat und die Gesetze dieses Staates regeln, wie Ihr Unternehmen existiert. Die Gründung gewährt jedoch nicht automatisch die Erlaubnis, überall in den USA geschäftlich tätig zu sein.

Wann muss ein Unternehmen eine Foreign Qualification beantragen?

Die Bundesstaaten veröffentlichen keinen einheitlichen Test dafür, was als „Doing Business“ innerhalb ihrer Grenzen gilt. Jeder Staat definiert dies separat durch Gesetze und Rechtsprechung.

Zu den Auslösern für die Foreign Qualification gehören die folgenden:

• Physische Präsenz im Bundesstaat: Die Eröffnung eines Büros, eines Lagers, eines Einzelhandelsstandorts oder einer anderen festen Adresse bedeutet, dass Sie dort mit ziemlicher Sicherheit geschäftlich tätig sind.

• Mitarbeiter/innen, die von dem Bundesstaat aus arbeiten: Die Einstellung von nur einer oder einem einzigen Remote-Mitarbeiter/in, die/der woanders lebt und arbeitet, kann eine Registrierungspflicht begründen, insbesondere wenn Lohnsteuern oder Arbeitnehmerentschädigungen ins Spiel kommen.

• Regelmäßige Transaktionen innerhalb des Bundesstaates: Der kontinuierliche Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden dort, insbesondere mit lokaler Lieferung, Installation oder laufenden Serviceverträgen, könnte den Schwellenwert überschreiten.

• Eröffnung eines Geschäftskontos oder Unterzeichnung eines Mietvertrags: Finanzinstitute und Vermieter können einen Nachweis über die Befugnis zur Geschäftstätigkeit im Bundesstaat verlangen, bevor sie die Papiere für ein Konto oder einen Mietvertrag abschließen.

• Besitz einer bundesstaatlichen Geschäftslizenz oder -genehmigung: Viele Genehmigungsbehörden verlangen die Foreign Qualification als Voraussetzung für die Ausstellung einer Lizenz oder Genehmigung.

Wie funktioniert die Foreign Qualification für LLCs und Corporations?

Viele Bundesstaaten verlangen, dass Sie über ein Certificate of Authority (Vollmachtszertifikat) oder ein Anmeldeformular zur Registrierung verfügen (der Name kann je nach Bundesstaat variieren), das häufig beim Secretary of State oder einem gleichwertigen Büro im neuen Bundesstaat eingereicht wird. Möglicherweise müssen Sie auch einen Registered Agent benennen, und für Corporations gelten manchmal zusätzliche Offenlegungspflichten, wie z. B. die Auflistung von leitenden Angestellten und Vorstandsmitgliedern.

Hier ist ein vollständiger Überblick über die Schritte, die Ihr Unternehmen je nach Bundesstaat möglicherweise für die Foreign Qualification unternehmen muss:

• Verfügbarkeit des Namens bestätigen: Wenn Ihr Unternehmensname im neuen Bundesstaat bereits vergeben ist, müssen Sie sich möglicherweise unter einem fiktiven Namen oder einem „Doing Business As“ (DBA)-Namen registrieren.

• Einen Registered Agent benennen: Ein Registered Agent ist eine Person oder ein Unternehmen mit einer physischen Adresse im neuen Bundesstaat, die in Ihrem Namen rechtliche Dokumente entgegennehmen kann.

• Ein Zertifikat aus Ihrem Heimatstaat einreichen: In der Regel benötigen Sie ein Certificate of Existence (Existenzzertifikat) oder ein Certificate of Good Standing aus dem Bundesstaat, in dem Sie gegründet wurden.

• Die Anmeldegebühr des Bundesstaates zahlen: Die Gebühren variieren je nach Bundesstaat und Unternehmenstyp.

• Fortlaufende Berichte einreichen: In vielen Bundesstaaten sind nach der Registrierung jährliche oder zweijährliche Berichte erforderlich, unabhängig davon, was in Ihrem Heimatstaat erforderlich ist.

Führt eine Foreign Qualification zu einem Tax Nexus?

Nicht ganz. Wenn Sie in einem Bundesstaat eine Foreign Qualification erwerben, haben Sie dort wahrscheinlich bereits einen Tax Nexus. Der Nexus entscheidet darüber, ob ein Bundesstaat Sie dazu verpflichten kann, Umsatzsteuer einzuziehen und abzuführen sowie bundesstaatliche Einkommen- oder Gewerbesteuer zu zahlen.

Die Foreign Qualification selbst begründet im rechtlichen Sinne keinen Nexus. Normalerweise ist es die zugrunde liegende Aktivität, wie z. B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Eigentum im Bundesstaat zu haben, die Verpflichtungen für beides begründet. Da dieselbe Aktivität die Foreign Qualification auslöst, treten beide in der Regel zusammen auf.

Hier sind die steuerlichen Verpflichtungen, die Sie wahrscheinlich erfüllen müssen, sobald Sie eine Foreign Qualification haben:

• Bundesstaatliche Einkommen- oder Gewerbesteuer: Viele Bundesstaaten besteuern ausländische Unternehmen auf das dort erzielte Einkommen. Einige erheben eine Gewerbesteuer allein aufgrund der Registrierung, unabhängig vom in diesem Bundesstaat erzielten Umsatz.

• Umsatzsteuereinzug: Wenn Ihr Unternehmen steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden in dem Bundesstaat verkauft, löst der Nexus eine Verpflichtung aus, für diese Transaktionen Umsatzsteuer einzuziehen und abzuführen.

• Lohnsteuereinbehalt: Sobald Sie Mitarbeiter/innen haben, die von dem Bundesstaat aus arbeiten, müssen Sie wahrscheinlich staatliche Einkommensteuer von deren Lohn einbehalten und sich bei der Arbeits- oder Finanzbehörde des Bundesstaates registrieren.

• Bruttosteuer: Eine Handvoll Bundesstaaten wendet eine Bruttosteuer an, anstelle von oder zusätzlich zur herkömmlichen Umsatz- oder Einkommensteuer, die auf dem Bruttoumsatz und nicht auf dem Gewinn basiert.

Die Registrierung beim Secretary of State registriert Sie nicht automatisch beim Finanzministerium des Bundesstaates und umgekehrt. Überspringen Sie nicht das eine, nur weil Sie das andere abgeschlossen haben.

Was sind einige häufige Fehler bei der Foreign Qualification?

Probleme können auftreten, wenn Gründer/innen nicht verstehen, was die Foreign Qualification auslöst, oder wenn sie mit den Registrierungspflichten in Verzug sind.

Hier sind einige häufige Fehler, die bei der Handhabung der Foreign Qualification auftreten:

• Die Annahme, dass die Gründung alles abdeckt: Gründer/innen glauben möglicherweise, dass sie durch eine legale Gründung in einem Bundesstaat bundesweit abgesichert sind. Gründung und Genehmigung zur Geschäftstätigkeit sind zwei verschiedene Konzepte.

• Abwarten, bis etwas das Thema erzwingt: Unternehmen schieben die Registrierung möglicherweise auf, bis eine Bank, ein Vermieter oder ein Kundenvertrag einen Nachweis über die Good Standing in einem Bundesstaat verlangt. Bis dahin schulden sie möglicherweise Nachgebühren oder Strafen für den Zeitraum, in dem sie unregistriert betrieben wurden.

• Informelle oder Teilzeitaktivitäten als ausgenommen behandeln: Eine einzelne Remote-Einstellung oder ein kleiner Pop-up-Standort kann dennoch den Schwellenwert eines Bundesstaates für die Geschäftstätigkeit erreichen, auch wenn es nicht substanziell genug erscheint, um zu zählen.

• Registrierungen verfallen lassen: Sobald sie registriert sind, müssen Unternehmen in der Regel weiterhin Jahresberichte einreichen und in jedem Bundesstaat einen Registered Agent unterhalten. Das Versäumnis kann zur administrativen Auflösung oder zum Widerruf der Befugnis führen.

• Die nachgelagerten Konsequenzen nicht verstehen: Bundesstaaten, die ein unregistriertes Unternehmen erwischen, das innerhalb ihrer Grenzen tätig ist, können Nachgebühren, Strafen und Zinsen verhängen. In einigen Bundesstaaten verliert ein unregistriertes ausländisches Unternehmen die Fähigkeit, in diesem Bundesstaat eine Klage vor Gericht einzureichen, bis es compliant ist, obwohl es dort immer noch verklagt werden kann.

Wie sollte ein wachsendes Unternehmen mit der Foreign Qualification umgehen?

Ein wachsendes Unternehmen sollte über ein System verfügen, das seine Präsenz in jedem Bundesstaat verfolgt, damit es die Foreign Qualification einrichten kann, sobald die Anforderung näher rückt. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter/innen, Büros, Lager oder wiederkehrende Verträge verfolgt werden und diese Liste aktualisiert wird, sobald Sie neue Mitarbeiter/innen einstellen oder einen Mietvertrag unterzeichnen.

Von da an können ein paar intelligente Gewohnheiten verhindern, dass Dinge aus dem Ruder laufen:

• Beauftragen Sie eine Person mit der Nachverfolgung von Fristen in allen Bundesstaaten, in denen Sie registriert sind, oder verwenden Sie ein Compliance-Tool, um dies zu verwalten.

• Halten Sie die Informationen zu Ihrem Registered Agent in jedem Bundesstaat auf dem neuesten Stand, insbesondere wenn Sie den Agent wechseln oder Ihren Hauptsitz verlegen.

• Stimmen Sie sich jedes Mal, wenn Sie sich in einem neuen Bundesstaat registrieren, mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin ab. Die Anforderungen für die Steuererklärung folgen der Registrierung oft mit einer Verzögerung von Wochen oder Monaten.

• Überprüfen Sie Ihre Liste vor größeren Änderungen, wie z. B. einer neuen Finanzierungsrunde, bei der an mehreren Standorten gleichzeitig neue Mitarbeiter/innen eingestellt werden.

Gute Compliance-Gewohnheiten, wie z. B. die Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten an einem Ort, sollten frühzeitig etabliert werden. Eine gute Organisation auf ganzer Linie macht es einfacher zu erkennen, wenn Ihr Unternehmen in einen zweiten Bundesstaat hineingewachsen ist und sich dort registrieren muss.

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