A continuación, analizaremos algunos escenarios específicos que podrían requerir un registro, en qué difiere el proceso para una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con respecto a una sociedad anónima, y cómo es un sistema de cumplimiento de la normativa viable a medida que crece tu empresa.

De un vistazo

• La calificación como entidad extranjera puede ser necesaria una vez que una empresa tiene empleados, una ubicación física o transacciones constantes en un estado distinto del suyo de origen.

• El registro como entidad extranjera no crea un nexo fiscal en sí mismo, pero a menudo coinciden.

• El incumplimiento de un requisito de calificación como entidad extranjera puede dar lugar a multas, impuestos atrasados, sanciones y la pérdida de la capacidad de la empresa para presentar una demanda en ese estado.

¿Qué es la calificación como entidad extranjera?

En EE. UU., la calificación como entidad extranjera es el proceso de registro de tu empresa para operar en un estado diferente de aquel en el que te constituiste originalmente. En este caso, «extranjera» hace referencia a un estado diferente dentro de EE. UU. Al formar una LLC o una sociedad anónima, eliges un estado de origen, y las leyes de ese estado rigen cómo existe tu empresa. Sin embargo, la constitución no otorga automáticamente el permiso para operar en ningún lugar de EE. UU.

¿Cuándo necesita una empresa obtener la calificación como entidad extranjera?

Los estados no publican una prueba única de lo que se considera «hacer negocios» dentro de sus fronteras. Cada uno lo define por separado a través de estatutos y jurisprudencia.

Entre los desencadenantes de la calificación como entidad extranjera se incluyen los siguientes:

• Presencia física en el estado: La apertura de una oficina, un almacén, una ubicación de comercio minorista o cualquier otra dirección fija significa que es casi seguro que haces negocios allí.

• Empleados que trabajan en el estado: La contratación de un solo empleado en remoto que viva y trabaje en otro lugar puede crear una obligación de registro, sobre todo cuando entran en juego los impuestos sobre la nómina o la indemnización por accidentes laborales.

• Transacciones periódicas dentro del estado: La venta constante de bienes o servicios a clientes de allí, especialmente con entrega local, instalación o contratos de servicio en curso, podría superar el umbral.

• Apertura de una cuenta bancaria de empresa o firma de un contrato de alquiler: Las instituciones financieras y los propietarios podrían pedir un comprobante de autoridad para hacer negocios en el estado antes de formalizar el papeleo para una cuenta bancaria o contrato de alquiler.

• Disponer de una licencia o permiso empresarial estatal: Muchos organismos que otorgan licencias exigen la calificación como entidad extranjera como requisito previo para emitir una licencia o un permiso.

¿Cómo funciona la calificación como entidad extranjera para las LLC y las sociedades anónimas?

Muchos estados exigen que dispongas de un certificado de autoridad o una solicitud de acceso (el nombre puede variar según el estado), que a menudo se presenta en la secretaría de estado o en una oficina equivalente del nuevo estado. También es posible que debas designar a un agente registrado, y las sociedades anónimas a veces se enfrentan a requisitos de divulgación adicionales, como una lista de los directivos y administradores.

Este es un resumen completo de los pasos que tu empresa podría tener que seguir para obtener la calificación como entidad extranjera, dependiendo del estado:

• Confirmar la disponibilidad del nombre: Si el nombre de la empresa ya está registrado en el nuevo estado, es posible que debas registrarte con un nombre ficticio o un nombre comercial.

• Nombrar a un agente registrado: Un agente registrado es una persona o empresa con una dirección física en el nuevo estado que puede aceptar documentos jurídicos en tu nombre.

• Presentar un certificado de tu estado de origen: Por lo general, necesitarás un certificado de existencia o de buena reputación del estado donde estés constituido.

• Pagar la comisión de presentación del estado: Los importes de las comisiones varían en función del estado y del tipo de entidad.

• Presentar informes continuos: Muchos estados exigen informes anuales o bienales una vez que estás registrado, independientemente de lo que exija tu estado de origen.

¿La calificación como entidad extranjera crea un nexo fiscal?

No exactamente. Si te registras como entidad extranjera en un estado, es probable que ya tengas un nexo fiscal allí. El nexo determina si un estado puede exigirte que cobres y remitas el impuesto sobre las ventas y pagues el impuesto sobre los beneficios o la franquicia del estado.

La calificación como entidad extranjera en sí misma no crea un nexo en un sentido jurídico. Por lo general, es la actividad subyacente, como tener empleados o propiedades en el estado, lo que crea obligaciones para ambos. Dado que esa misma actividad es la que desencadena el requisito de calificación como entidad extranjera, ambos tienden a llegar juntos.

A continuación, se indican las obligaciones fiscales que probablemente tendrás que gestionar una vez que tengas la calificación como entidad extranjera:

• Impuesto sobre beneficios o franquicia estatal: Muchos estados gravan a las entidades extranjeras por los beneficios obtenidos allí. Algunos cobran un impuesto de franquicia simplemente por estar registrados, independientemente de los ingresos generados en ese estado.

• Cobro del impuesto sobre las ventas: Si tu empresa vende bienes o servicios gravables a clientes en el estado, el nexo desencadena el requisito de cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas de esas transacciones.

• Retención de nómina: Una vez que tengas empleados que trabajen en el estado, probablemente tendrás que retener el impuesto estatal sobre los beneficios de sus salarios y registrarte en el departamento de trabajo o ingresos del estado.

• Impuesto sobre los ingresos brutos: Unos pocos estados aplican un impuesto sobre los ingresos brutos en lugar de, o junto con, el impuesto tradicional sobre las ventas o los beneficios, en función de las ventas brutas en lugar de las ganancias.

El registro en la secretaría de estado no te registra automáticamente en el departamento de ingresos del estado, y viceversa. No omitas uno solo porque hayas completado el otro.

¿Cuáles son algunos de los errores habituales relacionados con la calificación como entidad extranjera?

Pueden surgir problemas cuando los fundadores no entienden qué desencadena la calificación como entidad extranjera o tardan en cumplir con las obligaciones de registro.

A continuación, se indican algunos de los errores habituales que se producen al tramitar la calificación como entidad extranjera:

• Dar por sentado que la constitución lo cubre todo: Los fundadores podrían creer que, al constituirse legalmente en un estado, están cubiertos en todo el país. La formación y la autorización para hacer negocios son dos conceptos distintos.

• Esperar hasta que algo obligue a tomar medidas: Las empresas podrían posponer el registro hasta que un banco, propietario o contrato de un cliente exija un comprobante de buena reputación en un estado. Para entonces, es posible que deban comisiones atrasadas o sanciones por el período en que operaron sin registrarse.

• Considerar que la actividad informal o a tiempo parcial está exenta: Una sola contratación en remoto o una pequeña ubicación temporal pueden alcanzar el umbral del estado para hacer negocios, incluso si no parece lo bastante sustancial como para contar.

• Dejar caducar los registros: Una vez que están registradas, las empresas, por lo general, aún deben presentar informes anuales y mantener un agente registrado en cada estado. Si no lo hacen, puede producirse la disolución administrativa o la revocación de la autoridad.

• No entender las consecuencias posteriores: Los estados que descubren que una empresa no registrada opera dentro de sus fronteras pueden imponer comisiones atrasadas, sanciones e intereses. En algunos estados, una entidad extranjera no registrada pierde la capacidad de presentar una demanda en los tribunales de ese estado hasta que cumpla la normativa, aunque todavía se le pueda demandar allí.

¿Cómo debería gestionar una empresa en crecimiento la calificación como entidad extranjera?

Una empresa en crecimiento debería tener un sistema que haga un seguimiento de su huella en cada estado para poder preparar la calificación como entidad extranjera a medida que se acerque el requisito. Esto significa hacer un seguimiento de los empleados, oficinas, almacenes o contratos recurrentes, y actualizar esa lista cada vez que contrates a alguien nuevo o firmes un contrato de alquiler.

A partir de ahí, la adaptación de algunos hábitos inteligentes puede evitar que las cosas se descontrolen:

• Asigna a una persona para que haga un seguimiento de los plazos en cada estado en el que estés registrado, o utiliza una herramienta de cumplimiento de la normativa para gestionarlo.

• Mantén actualizada la información de tu agente registrado en cada estado, especialmente si cambias de agente o trasladas tu oficina principal.

• Coordínate con un experto tributario siempre que te registres en un nuevo estado. Los requisitos de presentación de impuestos a menudo van semanas o meses por detrás del registro.

• Revisa tu lista antes de que se produzcan cambios importantes, como una nueva ronda de financiación que añada contrataciones en remoto en varios estados a la vez.

Es conveniente establecer pronto buenos hábitos de cumplimiento de la normativa, como guardar los documentos corporativos en un solo lugar. Una buena organización general hará que resulte más fácil detectar cuándo tu empresa ha crecido en un segundo estado y debe registrarse en él.

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