Un agente registrado es una persona o servicio que acepta documentos legales y avisos para un negocio
durante el horario comercial habitual. Cuando diriges una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), puedes optar por actuar como tu propio agente registrado o contratar a otra persona o servicio para que lo haga por ti. La decisión de actuar como tu propio agente registrado depende de una serie de factores (por ejemplo, cuánto valoras la privacidad, la cantidad de responsabilidad que estás dispuesto a aceptar y el tamaño de tu presupuesto).

A continuación te explicamos los pros y los contras de asumir este rol frente a trabajar con un profesional.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un agente registrado y por qué lo necesitas?
  
• ¿Deberías ser tu propio agente registrado?
  
• Cómo actuar como tu propio agente registrado
  
• ¿Cuáles son los riesgos de ser tu propio agente registrado?
  
• Cómo decidir si debes contratar un servicio de agente registrado
  
• ¿Cuáles son las alternativas a ser tu propio agente registrado?
  

¿Qué es un agente registrado y por qué lo necesitas?

Un agente registrado es una persona o servicio designado para recibir documentos legales y oficiales en nombre de tu empresa. Esto incluye formularios de impuestos, avisos de demandas y documentación del estado relacionada con el cumplimiento. El agente registrado debe tener una dirección física en el estado donde está registrada tu LLC y debe estar disponible durante el horario comercial estándar para garantizar que tu empresa reciba los documentos importantes de manera oportuna.

Tener un agente registrado es un requisito legal en la mayoría de los estados para constituir una LLC. Si no lo tienes, su empresa corre el riesgo de perder comunicaciones que, si se ignoran, podrían dar lugar a sanciones, multas o la pérdida de buena reputación con el estado. Tanto si actúas como tu propio agente registrado o si contratas un servicio, necesitas un agente registrado fiable para asegurarte de que tu negocio cumpla con las normas.

¿Deberías ser tu propio agente registrado?

Decidir si ser tu propio agente registrado es una pregunta habitual para los propietarios de negocios que forman una LLC. Ser tu propio agente registrado te ahorra las tarifas que de otro modo pagarías por un servicio y te brinda control total sobre tus propios documentos e información comercial. También puede simplificar tus operaciones mediante el uso de una sola dirección para todas las comunicaciones comerciales.

Sin embargo, también requiere que estés disponible durante el horario comercial y hace que tu dirección personal sea información pública. Ser tu propio agente registrado también significa que eres el único responsable de recibir los documentos que son importantes para la situación legal de su empresa.

Cómo actuar como tu propio agente registrado

Si estás pensando en servir como tu propio agente registrado, es importante saber qué requisitos debes cumplir y los pasos que debes seguir para formalizar esta designación.

Esto es lo que necesitas saber:

• Necesitas una dirección física en el estado donde está registrada tu LLC. No puedes utilizar apartados postales ni oficinas virtuales. Esta dirección es donde recibirás todos los documentos legales y oficiales.

• Debes estar disponible durante el horario comercial normal para recibir correo.

• Debes figurar como agente registrado cuando completes la documentación para establecer tu LLC (por lo general, tus escrituras de constitución). Si tu empresa ya está establecida y quieres cambiar el agente registrado a ti mismo, puedes actualizar tu información en la oficina de presentación de tu estado en línea o enviando un formulario.

• Si te mudas o no quieres seguir siendo tu propio agente registrado, tienes que facilitar los datos actualizados al estado.

¿Cuáles son los riesgos de ser tu propio agente registrado?

Ser tu propio agente registrado añade otra capa de responsabilidad a la propiedad de la empresa. Tendrás que organizarte y asegurarte de que nunca te pierdes una entrega, mientras te ocupas de las tareas diarias de la gestión de tu negocio.

Estos son los riesgos adicionales que hay que tener en cuenta antes de asumir el cargo:

• Como agente registrado, debes estar disponible durante el horario comercial en la dirección designada. Si estás fuera de la oficina o de viaje, podrías perderte algo importante, como un aviso de demanda o un formulario de cumplimiento estatal. No responder a estos documentos puede derivar en sanciones o perder la buena reputación de tu LLC.

• Si te mudas y te olvidas de actualizar la dirección de tu agente registrado con el estado o te pierdes trámites legales importantes, tu empresa podría considerarse incumplidora. Esto podría derivar en multas, cargos por pago atrasado o que el estado disuelva tu LLC, lo que detendría tu capacidad para operar legalmente.

• Cuando actúas como tu propio agente registrado, tu dirección personal o comercial se convierte en un registro público. Esto significa que cualquiera puede buscarte y generar un problema de privacidad, especialmente si estás usando la dirección de tu domicilio particular. También es posible que comiences a recibir más correo no solicitado o visitantes en esa dirección.

Cómo decidir si debes contratar un servicio de agente registrado

La decisión de contratar un servicio de agente registrado depende de algunos factores. Si te preocupa el mantenimiento de la privacidad o la gestión de varias ubicaciones, un servicio de agente registrado puede aliviar esas cargas. Por otro lado, si eres una pequeña empresa local y no te importa manejar las responsabilidades tú mismo, es posible que no lo necesites.

A continuación te explicamos lo que debes tener en cuenta a la hora de contratar un servicio:

• Si no te gusta la idea de que la dirección de tu casa o negocio esté disponible públicamente, un servicio de agente registrado puede proteger tu privacidad. Cuando contratas un servicio, tu dirección se convierte en la dirección de cara al público, y tus datos personales se mantienen fuera de los registros estatales.

• Si sueles estar fuera de la oficina, viajando, gestionando un negocio con horarios irregulares o no tienes la flexibilidad de estar disponible para recibir documentos, un servicio puede ayudarte a cubrirlo.

• Si tu LLC opera en varios estados o planeas expandirte a través de las fronteras estatales, contratar el servicio de un agente registrado puede cubrirte en varias ubicaciones. Esto elimina la necesidad de hacer malabarismos con varios agentes registrados y garantiza el cumplimiento de las normas en todos los lugares en los que operes.

• Un servicio de agente registrado suele costar entre 50 y 300 USD al año. Si tu presupuesto puede manejar este gasto adicional y valoras la tranquilidad que conlleva contratar a un profesional, la inversión puede valer la pena.

¿Cuáles son las alternativas a ser tu propio agente registrado?

Si no estás seguro de actuar como tu propio agente registrado, plantéate estas alternativas. La mejor opción depende de las necesidades de tu empresa, del nivel de privacidad deseado y de la cantidad de responsabilidad que estés dispuesto a delegar.

Contrata el servicio de un agente registrado

Puedes contratar un servicio profesional de agente registrado para que asuma la responsabilidad de recibir documentos legales y avisos oficiales para tu negocio. Por lo general, estos servicios tienen oficinas en varios estados, por lo que pueden hacer que cumplas con la normativa si tu LLC opera en más de un estado. Estos servicios también ofrecen privacidad porque su dirección, no la tuya, será la que aparezca públicamente.

Recurre a un abogado o a un bufete de abogados

Puedes trabajar con un abogado o un bufete como agente registrado. Esto puede ser particularmente útil si tu empresa ya está trabajando con un abogado en otros asuntos legales. Los abogados están acostumbrados a manejar documentos importantes y pueden ofrecer orientación profesional si sucede algo urgente. Sin embargo, esta opción puede ser más costosa que contratar un servicio de agente registrado dedicado.

Pregúntale a un amigo o familiar de confianza

Puedes designar a alguien de tu confianza para que sea su agente registrado, siempre que cumpla con los requisitos legales. Por ejemplo, puedes designar a un amigo o familiar con una dirección física en el estado donde está registrada tu LLC. Estos serán los responsables de recibir los documentos legales de tu empresa y tendrán que estar disponibles durante el horario laboral habitual. Si bien esto puede ahorrar dinero, la persona que hayas designado deberá asumir una gran responsabilidad.