Un agent agréé est une personne ou un service qui accepte des documents juridiques et des avis au nom d’une
entreprise pendant les heures normales de bureau. Si vous dirigez une limited liability company (LLC, vous pouvez choisir d’être votre propre agent agréé ou d’engager une autre personne ou un service pour le faire à votre place. La décision d’exercer ou non la fonction d’agent agréé dépend de facteurs tels que l’importance que vous accordez à la vie privée, le niveau de responsabilité que vous souhaitez accepter et la taille de votre budget.

Nous expliquons ci-après les avantages et les inconvénients qu’il y a à assumer soi-même cette fonction ou au contraire à travailler avec un professionnel.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un agent agréé, et pourquoi en avez-vous besoin ?
  
• Faut-il être son propre agent agréé ?
  
• Comment devenir son propre agent agréé
  
• Quels sont les risques liés au fait d’être son propre agent agréé ?
  
• Comment décider si vous devez faire appel à un service d’agent agréé
  
• Quelles solutions alternatives si vous ne souhaitez pas être votre propre agent agréé ?
  

Qu’est-ce qu’un agent agréé, et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un agent agréé est une personne ou un service désigné pour recevoir des documents juridiques et officiels au nom de votre entreprise. Il s’agit notamment des formulaires fiscaux, des avis de poursuites judiciaires et des documents de l’État relatifs à la conformité. L’agent agréé doit disposer d’une adresse physique dans l’État où votre LLC est immatriculée et doit être disponible pendant les heures normales de bureau pour que votre entreprise reçoive les documents importants en temps opportun.

Avoir un agent agréé est une obligation légale dans la plupart des États lors de la création d’une LLC. Sans cela, votre entreprise risque de passer à côté de communications qui, si elles sont ignorées, peuvent entraîner des pénalités, des amendes ou la perte de votre réputation auprès de l’État. Que vous remplissiez vous-même cette fonction ou que vous fassiez appel à un service, vous avez besoin d’un agent agréé fiable pour garantir la conformité de votre entreprise.

Faut-il être son propre agent agréé ?

Décider d’être ou non son propre agent agréé est une question courante pour les propriétaires d’entreprise qui créent une LLC. Le fait d’être votre propre agent agréé vous permet d’économiser les frais que vous auriez dû payer à un service et vous permet de bénéficier d’un contrôle total sur vos propres documents et informations commerciales. Cela peut également simplifier vos opérations grâce à l’utilisation d’une adresse unique pour toutes les communications professionnelles.

Cependant, cela implique également que vous soyez disponible pendant les heures de bureau et rend votre adresse personnelle publique. Le fait d’être votre propre agent agréé signifie également que vous êtes le seul responsable de la réception des documents importants pour la situation juridique de votre entreprise.

Comment devenir son propre agent agréé

Si vous envisagez de devenir votre propre agent agréé, il est important de connaître les exigences auxquelles vous devez satisfaire et les étapes à suivre pour officialiser cette désignation.

Voici tout ce que vous devez savoir :

• Vous devez disposer d’une adresse physique dans l’État où votre SARL est immatriculée. Vous ne pouvez pas utiliser une boîte postale ou un bureau virtuel. C’est à cette adresse que vous recevrez tous les documents légaux et officiels.

• Vous devez être disponible pendant les heures normales de bureau pour recevoir le courrier.

• Vous devez vous inscrire en tant qu’agent agréé lorsque vous remplissez les documents nécessaires à la création de votre SARL (généralement, vos statuts constitutifs). Si votre entreprise est déjà établie et que vous souhaitez devenir votre propre agent agréé, vous pouvez mettre à jour vos informations auprès du bureau d’enregistrement de votre État en ligne ou en envoyant un formulaire.

• Si vous déménagez ou si vous ne souhaitez plus être votre propre agent agréé, vous devez communiquer vos nouvelles coordonnées à l’État.

Quels sont les risques liés au fait d’être son propre agent agréé ?

Le fait d’être son propre agent agréé ajoute un niveau de responsabilité supplémentaire à la propriété d’une entreprise. Vous devrez rester organisé et vous assurer de ne jamais manquer une livraison, tout en gérant les tâches quotidiennes liées à la gestion de votre entreprise.

Voici les risques supplémentaires à prendre en compte avant d’assumer cette fonction :

• En tant qu’agent agréé, vous devez être disponible pendant les heures de bureau à l’adresse désignée. Si vous êtes absent du bureau ou en déplacement, vous risquez de manquer quelque chose d’important, comme un avis de poursuite judiciaire ou un formulaire de conformité de l’État. Le fait de ne pas répondre à ces documents peut entraîner des pénalités ou la perte de réputation de votre LLC.

• Si vous déménagez et oubliez de mettre à jour l’adresse de votre agent agréé auprès de l’État ou si vous oubliez des documents juridiques importants, votre entreprise pourrait être considérée comme non conforme. Cela pourrait entraîner des pénalités, des frais de retard ou la dissolution de votre LLC par l’État, ce qui vous empêcherait d’exercer votre activité en toute légalité.

• Lorsque vous êtes votre propre agent agréé, votre adresse personnelle ou professionnelle devient publique. Cela signifie que n’importe qui peut la consulter, ce qui peut poser un problème de protection de la vie privée, surtout si vous utilisez l’adresse de votre domicile. Il se peut également que vous receviez davantage de courrier non sollicité ou de visiteurs à cette adresse.

Comment décider si vous devez faire appel à un service d’agent agréé

La décision de faire appel ou non à un service d’agent agréé dépend de plusieurs facteurs. Si le respect de la vie privée ou la gestion de plusieurs sites sont des préoccupations pour vous, un service d’agent agréé peut alléger ces charges. En revanche, si vous êtes une petite entreprise locale et que cela ne vous dérange pas d’assumer vous-même les responsabilités, vous pouvez très bien vous en passer.

Voici les critères à prendre en compte lorsque vous faites appel à un service :

• Si vous ne souhaitez pas que l’adresse de votre domicile ou de votre entreprise soit accessible au public, un service d’agent agréé peut protéger votre vie privée. Lorsque vous faites appel à un service, son adresse devient l’adresse publique, et vos informations personnelles ne sont pas enregistrées dans les registres de l’État.

• Si vous êtes souvent absent du bureau ou en déplacement, si vous dirigez une entreprise avec des horaires irréguliers ou si vous n’avez pas la possibilité d’être disponible pour recevoir des documents, un service peut s’en charger pour vous.

• Si votre LLC exerce ses activités dans plusieurs États ou si vous envisagez de vous étendre au-delà des frontières de l’État, un service d’agent agréé peut vous permettre d’être couvert dans plusieurs régions. Ainsi, vous n’avez plus besoin de jongler avec plusieurs agents agréés et vous êtes sûr d’être en conformité partout où vous exercez vos activités.

• Un service d’agent agréé coûte généralement entre 50 $ et 300 $ USD par an. Si votre budget vous permet de faire face à cette dépense supplémentaire et que vous appréciez la tranquillité d’esprit que procure le recrutement d’un professionnel, l’investissement peut en valoir la peine.

Quelles solutions alternatives si vous ne souhaitez pas être votre propre agent agréé ?

Si vous n’êtes pas sûr de vouloir être votre propre agent agréé, envisagez les solutions suivantes. La meilleure option dépend des besoins de votre entreprise, du niveau de protection de la vie privée souhaité et du degré de responsabilité que vous êtes prêt à déléguer.

Faire appel à un service d’agent agréé

Vous pouvez faire appel à un service d’agent agréé professionnel qui se chargera de recevoir les documents juridiques et les avis officiels pour le compte de votre entreprise. Ces services ont généralement des bureaux dans plusieurs États, de sorte qu’ils peuvent vous aider à rester en conformité si votre LLC exerce ses activités dans plusieurs États. Ils garantissent également le respect de la vie privée, car c’est leur adresse, et non la vôtre, qui sera rendue publique.

Faire appel à un avocat ou à un cabinet d’avocats

Vous pouvez faire appel à votre avocat ou votre cabinet d’avocats en tant qu’agent agréé. Cela peut s’avérer particulièrement utile si votre entreprise travaille déjà avec un avocat sur d’autres questions juridiques. Les avocats ont l’habitude de traiter des documents importants et peuvent apporter des conseils professionnels en cas d’urgence. Toutefois, cette option peut s’avérer plus coûteuse que le recours à un service d’agent agréé dédié.

Faire appel à un ami de confiance ou à un membre de la famille

Vous pouvez désigner une personne de confiance comme agent agréé, à condition qu’elle remplisse les conditions légales. Par exemple, vous pouvez désigner un ami ou un membre de votre famille disposant d’une adresse physique dans l’État où votre LLC est immatriculée. Il sera responsable de la réception des documents juridiques de votre entreprise et devra être disponible pendant les heures normales de bureau. Si cette solution permet de réaliser des économies, elle fait peser une lourde responsabilité sur la personne que vous désignez.