A registered agent is a person or service that accepts legal documents and notices for a
business during regular business hours. When running a limited liability company (LLC), you can choose to serve as your own registered agent or hire another person or service to do it for you. Deciding whether to serve as your own registered agent depends on factors such as how much you value privacy, the amount of responsibility you want to accept, and the size of your budget.

Below, we explain the pros and cons of assuming this role versus working with a professional.

What’s in this article?

• What is a registered agent, and why do you need one?
  
• Should you be your own registered agent?
  
• How to serve as your own registered agent
  
• What are the risks of being your own registered agent?
  
• How to decide if you should hire a registered agent service
  
• What are the alternatives to being your own registered agent?
  

Wat is een geregistreerde agent en waarom heb je er een nodig?

Een geregistreerde agent is een persoon of dienst die is aangewezen om juridische en officiële documenten namens je bedrijf te ontvangen. Hierbij gaat het om belastingformulieren, kennisgevingen van rechtszaken en compliance-gerelateerd papierwerk van de staat. De geregistreerde agent moet een fysiek adres hebben in de staat waar je LLC is geregistreerd en moet tijdens reguliere kantooruren beschikbaar zijn om ervoor te zorgen dat je bedrijf belangrijke documenten op tijd ontvangt.

In de meeste staten is een geregistreerde agent een wettelijke vereiste bij de oprichting van een LLC. Zonder een geregistreerde agent loopt je bedrijf het risico dat er geen mededelingen worden gedaan die, als ze worden genegeerd, kunnen leiden tot sancties, boetes of het verlies van een goede reputatie bij de staat. Of je nu optreedt als je eigen geregistreerde agent of een dienst inhuurt, je hebt een betrouwbare geregistreerde agent nodig om ervoor te zorgen dat je bedrijf aan de regels blijft voldoen.

Moet je je eigen geregistreerde agent zijn?

Een veel voorkomende vraag voor bedrijfseigenaren die een LLC willen oprichten, is of ze hun eigen geregistreerde agent willen zijn. Als je je eigen geregistreerde agent bent, bespaar je op de kosten die je anders aan een dienst zou betalen en heb je volledige controle over je eigen documenten en bedrijfsinformatie. Door het gebruik van één adres voor alle zakelijke communicatie kunnen ook je activiteiten vereenvoudigd worden.

Als je je eigen geregistreerde agent bent, moet je echter ook tijdens kantooruren beschikbaar zijn en wordt je persoonlijke adres openbaar gemaakt. Daarnaast ben je als geregistreerde agent als enige verantwoordelijk voor het ontvangen van documenten die belangrijk zijn voor de juridische status van je bedrijf.

Hoe je als je eigen geregistreerde agent kunt optreden

Als je overweegt om als je eigen geregistreerde agent op te treden, is het belangrijk om te weten aan welke vereisten je moet voldoen en welke stappen je moet nemen om deze aanwijzing te formaliseren.

Dit is wat je moet weten.

• Je hebt een fysiek adres nodig in de staat waar je LLC is geregistreerd. Je kunt geen postbus of virtueel kantoor gebruiken. Op dit adres ontvang je alle juridische en officiële documenten.

• Je moet tijdens reguliere kantooruren beschikbaar zijn om post te ontvangen.

• Je moet jezelf opgeven als je geregistreerde agent bij het invullen van het papierwerk voor het opzetten van je LLC (meestal je statuten van de organisatie). Als je bedrijf al is opgericht en je zelf als geregistreerde agent wilt optreden, kun je je gegevens online of via een formulier bij het registratiekantoor van je staat bijwerken.

• Als je verhuist of niet langer je eigen geregistreerde agent wilt zijn, moet je de status bijwerken met je nieuwe gegevens.

Wat zijn de risico's als je je eigen geregistreerde agent bent?

Als je je eigen geregistreerde agent bent, voeg je nog een extra laag van verantwoordelijkheid toe aan het bedrijfseigendom. Je moet georganiseerd blijven en ervoor zorgen dat je nooit een levering mist, terwijl je de dagelijkse taken van je bedrijf uitvoert.

Dit zijn de extra risico's waarmee je rekening moet houden voordat je de rol aanneemt:

• Als geregistreerde agent moet je tijdens kantooruren beschikbaar zijn op het opgegeven adres. Als je je niet op kantoor bevindt of op reis bent, kun je iets belangrijks missen, zoals een kennisgeving van een rechtszaak of een complianceformulier van de staat. Als je niet reageert op deze documenten, kan dat leiden tot boetes of verlies van de goede reputatie van je LLC.

• Als je verhuist en vergeet om je adres als geregistreerd agent bij de staat bij te werken of als je belangrijk juridisch papierwerk mist, kan je bedrijf als niet-conform worden beschouwd. Dit kan resulteren in sancties, boetes voor te late betaling of de ontbinding van je LLC door de staat, waardoor je niet langer legaal kunt opereren.

• Als je optreedt als je eigen geregistreerde agent, wordt je persoonlijke of zakelijke adres openbaar. Dit betekent dat iedereen het kan opzoeken, wat een privacyprobleem kan zijn, vooral als je je huisadres gebruikt. Het kan ook zijn dat je meer ongevraagde post of bezoekers op dat adres ontvangt.

Hoe je beslist of je een geregistreerde agent moet inhuren

De beslissing om een geregistreerde agent in te huren hangt af van een aantal factoren. Als het behoud van privacy of het beheer van meerdere locaties een punt van zorg is, kan een geregistreerde agent die lasten verlichten. Aan de andere kant, als je een klein, lokaal bedrijf bent en je het niet erg vindt om de verantwoordelijkheden zelf te dragen, kun je misschien prima zonder.

Hier moet je rekening mee houden als je een dienst inhuurt:

• Als je het niet prettig vindt dat het adres van je huis of bedrijf openbaar is, kan een geregistreerde agent je privacy beschermen. Als je een dienst inhuurt, wordt zijn adres het openbare adres. Je persoonlijke gegevens komen dan niet in de registers van de staat te staan.

• Als je vaak niet op kantoor bent, op reis bent, een bedrijf hebt met onregelmatige werktijden of niet de flexibiliteit hebt om beschikbaar te zijn om documenten te ontvangen, kan een service dat voor je regelen.

• Als je LLC in meerdere staten actief is of als je van plan bent om over de staatsgrenzen heen uit te breiden, kan een geregistreerde agent je op meerdere locaties van dienst zijn. Hierdoor hoef je niet te jongleren tussen meerdere geregistreerde agenten en weet je zeker dat je overal waar je actief bent aan de regels voldoet.

• Een geregistreerde agent kost doorgaans tussen de $ 50 en $ 300 per jaar. Als je budget deze extra kosten aankan en je waarde hecht aan de gemoedsrust die het inhuren van een professional met zich meebrengt, kan de investering de moeite waard zijn.

What are the alternatives to being your own registered agent?

If you’re unsure about serving as your own registered agent, consider these alternatives. The best option depends on your business needs, desired level of privacy, and amount of responsibility you’re willing to delegate.

Hire a registered agent service

You can hire a professional registered agent service to take on the responsibility of receiving legal documents and official notices for your business. They typically have offices in multiple states, so they can keep you compliant if your LLC operates in more than one state. These services also offer privacy because their address—not yours—will be the one listed publicly.

Use a lawyer or law firm

You can use your attorney or law firm as a registered agent. This can be particularly useful if your business is already working with a lawyer on other legal matters. Attorneys are accustomed to handling important documents, and they can offer professional guidance if something urgent happens. However, this option can be more expensive than hiring a dedicated registered agent service.

Ask a trusted friend or family member

You can appoint someone you trust to be your registered agent, as long as they meet the legal requirements. For instance, you could appoint a friend or family member with a physical address in the state where your LLC is registered. They would be responsible for receiving your business’s legal documents and would need to be available during regular business hours. While this can save money, it does place a heavy responsibility on the person you appoint.