Een geregistreerde agent is een persoon of dienst die tijdens kantooruren juridische documenten en
kennisgevingen voor een bedrijf accepteert. Als je een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) runt, kun je ervoor kiezen om als je eigen geregistreerde agent op te treden of om een andere persoon of dienst in te huren om dit voor je te doen. Beslissen of je als je eigen geregistreerde agent wilt optreden, hangt af van factoren zoals hoeveel waarde je hecht aan privacy, de hoeveelheid verantwoordelijkheid die je wilt accepteren en de grootte van je budget.

Hieronder leggen we uit wat de voor- en nadelen zijn van het aannemen van deze rol versus het samenwerken met een professional.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een geregistreerde agent en waarom heb je er een nodig?
  
• Moet je je eigen geregistreerde agent zijn?
  
• Hoe je als je eigen geregistreerde agent kunt optreden
  
• Wat zijn de risico's als je je eigen geregistreerde agent bent?
  
• Hoe je beslist of je een geregistreerde agent moet inhuren
  
• Wat zijn de alternatieven om je eigen geregistreerde agent te zijn?
  

Wat is een geregistreerde agent en waarom heb je er een nodig?

Een geregistreerde agent is een persoon of dienst die is aangewezen om juridische en officiële documenten namens je bedrijf te ontvangen. Hierbij gaat het om belastingformulieren, kennisgevingen van rechtszaken en compliance-gerelateerd papierwerk van de staat. De geregistreerde agent moet een fysiek adres hebben in de staat waar je LLC is geregistreerd en moet tijdens reguliere kantooruren beschikbaar zijn om ervoor te zorgen dat je bedrijf belangrijke documenten op tijd ontvangt.

In de meeste staten is een geregistreerde agent een wettelijke vereiste bij de oprichting van een LLC. Zonder een geregistreerde agent loopt je bedrijf het risico dat er geen mededelingen worden gedaan die, als ze worden genegeerd, kunnen leiden tot sancties, boetes of het verlies van een goede reputatie bij de staat. Of je nu optreedt als je eigen geregistreerde agent of een dienst inhuurt, je hebt een betrouwbare geregistreerde agent nodig om ervoor te zorgen dat je bedrijf aan de regels blijft voldoen.

Moet je je eigen geregistreerde agent zijn?

Een veel voorkomende vraag voor bedrijfseigenaren die een LLC willen oprichten, is of ze hun eigen geregistreerde agent willen zijn. Als je je eigen geregistreerde agent bent, bespaar je op de kosten die je anders aan een dienst zou betalen en heb je volledige controle over je eigen documenten en bedrijfsinformatie. Door het gebruik van één adres voor alle zakelijke communicatie kunnen ook je activiteiten vereenvoudigd worden.

Als je je eigen geregistreerde agent bent, moet je echter ook tijdens kantooruren beschikbaar zijn en wordt je persoonlijke adres openbaar gemaakt. Daarnaast ben je als geregistreerde agent als enige verantwoordelijk voor het ontvangen van documenten die belangrijk zijn voor de juridische status van je bedrijf.

Hoe je als je eigen geregistreerde agent kunt optreden

Als je overweegt om als je eigen geregistreerde agent op te treden, is het belangrijk om te weten aan welke vereisten je moet voldoen en welke stappen je moet nemen om deze aanwijzing te formaliseren.

Dit is wat je moet weten.

• Je hebt een fysiek adres nodig in de staat waar je LLC is geregistreerd. Je kunt geen postbus of virtueel kantoor gebruiken. Op dit adres ontvang je alle juridische en officiële documenten.

• Je moet tijdens reguliere kantooruren beschikbaar zijn om post te ontvangen.

• Je moet jezelf opgeven als je geregistreerde agent bij het invullen van het papierwerk voor het opzetten van je LLC (meestal je statuten van de organisatie). Als je bedrijf al is opgericht en je zelf als geregistreerde agent wilt optreden, kun je je gegevens online of via een formulier bij het registratiekantoor van je staat bijwerken.

• Als je verhuist of niet langer je eigen geregistreerde agent wilt zijn, moet je de status bijwerken met je nieuwe gegevens.

Wat zijn de risico's als je je eigen geregistreerde agent bent?

Als je je eigen geregistreerde agent bent, voeg je nog een extra laag van verantwoordelijkheid toe aan het bedrijfseigendom. Je moet georganiseerd blijven en ervoor zorgen dat je nooit een levering mist, terwijl je de dagelijkse taken van je bedrijf uitvoert.

Dit zijn de extra risico's waarmee je rekening moet houden voordat je de rol aanneemt:

• Als geregistreerde agent moet je tijdens kantooruren beschikbaar zijn op het opgegeven adres. Als je je niet op kantoor bevindt of op reis bent, kun je iets belangrijks missen, zoals een kennisgeving van een rechtszaak of een complianceformulier van de staat. Als je niet reageert op deze documenten, kan dat leiden tot boetes of verlies van de goede reputatie van je LLC.

• Als je verhuist en vergeet om je adres als geregistreerd agent bij de staat bij te werken of als je belangrijk juridisch papierwerk mist, kan je bedrijf als niet-conform worden beschouwd. Dit kan resulteren in sancties, boetes voor te late betaling of de ontbinding van je LLC door de staat, waardoor je niet langer legaal kunt opereren.

• Als je optreedt als je eigen geregistreerde agent, wordt je persoonlijke of zakelijke adres openbaar. Dit betekent dat iedereen het kan opzoeken, wat een privacyprobleem kan zijn, vooral als je je huisadres gebruikt. Het kan ook zijn dat je meer ongevraagde post of bezoekers op dat adres ontvangt.

Hoe je beslist of je een geregistreerde agent moet inhuren

De beslissing om een geregistreerde agent in te huren hangt af van een aantal factoren. Als het behoud van privacy of het beheer van meerdere locaties een punt van zorg is, kan een geregistreerde agent die lasten verlichten. Aan de andere kant, als je een klein, lokaal bedrijf bent en je het niet erg vindt om de verantwoordelijkheden zelf te dragen, kun je misschien prima zonder.

Hier moet je rekening mee houden als je een dienst inhuurt:

• Als je het niet prettig vindt dat het adres van je huis of bedrijf openbaar is, kan een geregistreerde agent je privacy beschermen. Als je een dienst inhuurt, wordt zijn adres het openbare adres. Je persoonlijke gegevens komen dan niet in de registers van de staat te staan.

• Als je vaak niet op kantoor bent, op reis bent, een bedrijf hebt met onregelmatige werktijden of niet de flexibiliteit hebt om beschikbaar te zijn om documenten te ontvangen, kan een service dat voor je regelen.

• Als je LLC in meerdere staten actief is of als je van plan bent om over de staatsgrenzen heen uit te breiden, kan een geregistreerde agent je op meerdere locaties van dienst zijn. Hierdoor hoef je niet te jongleren tussen meerdere geregistreerde agenten en weet je zeker dat je overal waar je actief bent aan de regels voldoet.

• Een geregistreerde agent kost doorgaans tussen de $ 50 en $ 300 per jaar. Als je budget deze extra kosten aankan en je waarde hecht aan de gemoedsrust die het inhuren van een professional met zich meebrengt, kan de investering de moeite waard zijn.

Wat zijn de alternatieven om je eigen geregistreerde agent te zijn?

Als je twijfelt over het optreden als je eigen geregistreerde agent, overweeg dan deze alternatieven. De beste optie hangt af van de behoeften van je bedrijf, het gewenste niveau van privacy en de hoeveelheid verantwoordelijkheid die je bereid bent te delegeren.

Huur een geregistreerde agent in

Je kunt een professionele geregistreerde agent inhuren die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het ontvangen van juridische documenten en officiële kennisgevingen voor je bedrijf. Ze hebben doorgaans kantoren in meerdere staten. Ze kunnen er dan ook voor zorgen dat je aan de regels voldoet als je LLC in meer dan één staat actief is. Deze diensten bieden ook privacy omdat hun adres - niet het jouwe - openbaar wordt gemaakt.

Schakel een advocaat of advocatenkantoor in

Je kunt je advocaat of advocatenkantoor gebruiken als geregistreerde agent. Dit kan vooral handig zijn als je bedrijf voor andere juridische zaken al samenwerkt met een advocaat. Advocaten zijn gewend om belangrijke documenten af te handelen en ze kunnen professionele begeleiding bieden als er iets dringends gebeurt. Deze optie kan echter duurder zijn dan het inhuren van een speciale geregistreerde agent.

Vraag een vertrouwde vriend of familielid

Je kunt iemand die je vertrouwt aanwijzen als je geregistreerde agent, zolang deze aan de wettelijke vereisten voldoet. Je kunt bijvoorbeeld een vriend of familielid aanwijzen met een fysiek adres in de staat waar je LLC is geregistreerd. Deze persoon is verantwoordelijk voor het ontvangen van de juridische documenten van je bedrijf en moet tijdens kantooruren beschikbaar zijn. Hoewel dit geld kan besparen, legt het wel een grote verantwoordelijkheid bij de persoon die je aanwijst.