Eine registrierte Vertretung ist eine ist eine Person oder ein Dienstleister, die bzw. der während der regulären Geschäftszeiten
rechtliche Dokumente und Mitteilungen für ein Unternehmen entgegennimmt. Wenn Sie eine Limited Liability Company (LLC führen, können Sie wählen, ob Sie als Ihre eigene registrierte Vertretung fungieren oder eine andere Person oder einen Dienstleister damit beauftragen möchten, dies für Sie zu tun. Die Entscheidung, ob Sie als Ihre eigene registrierte Vertretung fungieren möchten, hängt von Faktoren wie der Wertschätzung der Privatsphäre, der Verantwortung, die Sie übernehmen möchten, und der Höhe Ihres Budgets ab.

Im Folgenden erläutern wir die Vor- und Nachteile der Übernahme dieser Rolle im Vergleich zur Zusammenarbeit mit professionellen Anbietern.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine registrierte Vertretung und warum brauchen Sie sie?
  
• Sollten Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sein?
  
• Wie Sie als Ihre eigene registrierte Vertretung fungieren können
  
• Welche Risiken bestehen, wenn Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sind?
  
• Entscheidungshilfe für die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters als registrierte Vertretung
  
• Welche Alternativen gibt es dazu, Ihre eigene registrierte Vertretung zu sein?
  

Was ist eine registrierte Vertretung und warum brauchen Sie sie?

Eine registrierte Vertretung ist eine Person oder ein Dienstleister, die bzw. der dazu bestimmt ist, rechtliche und offizielle Dokumente im Namen Ihres Unternehmens entgegenzunehmen. Dazu gehören Steuerformulare, Klageschriften und Unterlagen zur Einhaltung von Vorschriften des Bundesstaates. Die registrierte Vertretung muss eine physische Adresse in dem Bundesstaat haben, in dem Ihre LLC registriert ist, und während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen wichtige Dokumente zeitnah erhält.

Bei der Gründung einer LLC ist es in den meisten US-Bundesstaaten gesetzliche Anforderung, eine registrierte Vertretung zu haben. Ohne eine solche könnten Ihrem Unternehmen Mitteilungen entgehen, deren Nichtbeachtung zu Strafen, Bußgeldern oder dem Verlust des guten Rufs bei den Behörden führen könnte. Unabhängig davon, ob Sie als Ihre eigene registrierte Vertretung fungieren oder einen Dienstleister beauftragen, benötigen Sie eine zuverlässige registrierte Vertretung, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

Sollten Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sein?

Die Entscheidung, ob Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sein möchten, ist eine häufige Frage für Geschäftsinhaber/innen, die eine LLC gründen. Wenn Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sind, sparen Sie die Gebühren, die Sie sonst für einen Dienstleister zahlen würden, und haben die volle Kontrolle über Ihre eigenen Dokumente und Geschäftsinformationen. Es kann auch Ihre Abläufe vereinfachen, indem Sie eine einzige Adresse für die gesamte Geschäftskommunikation verwenden.

Es setzt jedoch auch voraus, dass Sie während der Geschäftszeiten erreichbar sind und Ihre Privatadresse öffentlich zugänglich ist. Als Ihre eigene registrierte Vertretung sind Sie auch allein für den Erhalt von Dokumenten verantwortlich, die für die rechtliche Stellung Ihres Unternehmens wichtig sind.

Wie Sie als Ihre eigene registrierte Vertretung fungieren können

Wenn Sie erwägen, als Ihre eigene registrierte Vertretung zu fungieren, ist es wichtig zu wissen, welche Anforderungen Sie erfüllen müssen und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um diese Benennung zu formalisieren.

Hier erfahren Sie, was Sie wissen sollten.

• Sie benötigen eine physische Adresse in dem Bundesstaat, in dem Ihre LLC registriert ist. Sie können kein Postfach oder virtuelles Büro nutzen. An diese Adresse erhalten Sie alle rechtlichen und offiziellen Dokumente.

• Sie müssen während der normalen Geschäftszeiten erreichbar sein, um Post zu empfangen.

• Sie müssen sich selbst als Ihre registrierte Vertretung angeben, wenn Sie die Unterlagen zur Gründung Ihrer LLC ausfüllen (in der Regel Ihre Satzung). Wenn Ihr Unternehmen bereits ansässig ist und Sie die registrierte Vertretung auf Sie selbst aktualisieren möchten, können Sie Ihre Informationen online oder durch Einreichen eines Formulars bei der Anmeldestelle Ihres Bundesstaates aktualisieren.

• Wenn Sie umziehen oder nicht weiterhin Ihre eigene registrierte Vertretung sein möchten, müssen Sie den Bundesstaat mit Ihren neuen Daten aktualisieren.

Welche Risiken bestehen, wenn Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sind?

Ihre eigene registrierte Vertretung zu sein, fügt dem Unternehmensbesitz eine weitere Ebene der Verantwortung hinzu. Sie müssen organisiert bleiben und sicherstellen, dass Sie keine Lieferung verpassen, während Sie die täglichen Aufgaben Ihres Unternehmens erledigen.

Hier sind die zusätzlichen Risiken, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie die Rolle übernehmen:

• Als registrierte Vertretung müssen Sie während der Geschäftszeiten an der angegebenen Adresse erreichbar sein. Wenn Sie nicht im Büro sind oder auf Reisen, könnten Sie etwas Wichtiges verpassen, wie z. B. eine Klageschrift oder ein behördliches Formular. Wenn Sie auf diese Dokumente nicht reagieren, kann dies zu Strafen oder zum Verlust des guten Rufs Ihrer LLC führen.

• Wenn Sie umziehen und vergessen, die Adresse Ihrer registrierten Vertretung bei den Behörden zu aktualisieren, oder wenn Sie wichtige rechtliche Unterlagen übersehen, kann Ihr Unternehmen als nicht konform angesehen werden. Dies kann zu Strafen, Verzugsgebühren oder der Auflösung Ihrer LLC durch den Bundesstaat führen, wodurch Sie daran gehindert würden, rechtlich tätig zu sein.

• Wenn Sie als Ihre eigene registrierte Vertretung handeln, wird Ihre persönliche oder geschäftliche Adresse öffentlich eingetragen. Das bedeutet, dass jeder nachschlagen kann, was ein Datenschutzproblem darstellen kann, insbesondere wenn Sie Ihre Privatadresse verwenden. Möglicherweise erhalten Sie auch mehr unerwünschte E-Mails oder Besucher/innen an dieser Adresse.

Entscheidungshilfe für die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters als registrierte Vertretung

Die Entscheidung, ob Sie einen professionellen Dienstleister als registrierte Vertretung beauftragen, hängt von einigen Faktoren ab. Wenn die Wahrung der Privatsphäre oder die Verwaltung mehrerer Standorte ein Problem darstellen, kann ein professioneller Dienstleister als registrierte Vertretung diese Belastung verringern. Wenn Sie jedoch ein kleines, lokales Unternehmen sind und es Ihnen nichts ausmacht, die Verantwortung selbst zu übernehmen, kommen Sie vielleicht auch ohne eine solche aus.

Folgendes sollten Sie bei der Beauftragung eines Dienstleisters beachten:

• Wenn Ihnen die Idee nicht gefällt, dass Ihre Privat- oder Geschäftsadresse öffentlich zugänglich ist, kann ein professioneller Dienstleister als registrierte Vertretung Ihre Privatsphäre schützen. Wenn Sie einen Dienstleister beauftragen, wird seine Adresse zur öffentlich zugänglichen Adresse, wodurch Ihre persönlichen Daten aus staatlichen Aufzeichnungen herausgehalten werden.

• Wenn Sie oft nicht im Büro sind, auf Reisen sind, ein Unternehmen mit unregelmäßigen Öffnungszeiten verwalten oder nicht die Flexibilität haben, für den Empfang von Dokumenten zur Verfügung zu stehen, kann ein Dienstleister dies für Sie übernehmen.

• Wenn Ihre LLC in mehreren Bundesstaaten tätig ist oder Sie planen, über die Grenzen von Bundesstaaten hinweg zu expandieren, kann die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters als registrierte Vertretung Sie an mehreren Standorten abdecken. So entfällt die Notwendigkeit, mit mehreren registrierten Vertretungen zu jonglieren, und es wird sichergestellt, dass Sie überall konform sind, wo immer Sie tätig sind.

• Ein professioneller Dienstleister als registrierte Vertretung kostet in der Regel zwischen 50 und 300 US-Dollar pro Jahr. Wenn Ihr Budget diese zusätzlichen Kosten bewältigen kann und Sie die Sicherheit schätzen, die mit der Beauftragung eines professionellen Dienstleisters einhergeht, könnte sich die Investition lohnen.

Welche Alternativen gibt es dazu, Ihre eigene registrierte Vertretung zu sein?

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sein sollen, ziehen Sie diese Alternativen in Betracht. Welche Option am besten geeignet ist, hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen, dem gewünschten Datenschutzniveau und der Verantwortung ab, die Sie zu delegieren bereit sind.

Beauftragung eines professionellen Dienstleisters als registrierte Vertretung

Sie können einen professionellen Dienstleister als registrierte Vertretung beauftragen, der die Verantwortung für den Erhalt von rechtsgültigen Dokumenten und offiziellen Mitteilungen für Ihr Unternehmen übernimmt. Sie haben in der Regel Niederlassungen in mehreren US-Bundesstaaten und können Sie daher für die Einhaltung der Vorschriften sorgen, wenn Ihre LLC in mehr als einem Bundesstaat tätig ist. Diese Dienstleister bieten auch Privatsphäre, da ihre Adresse – nicht Ihre private – öffentlich aufgeführt wird.

Beauftragung eines Anwalt/einer Anwältin oder eine Anwaltskanzlei

Sie können Ihren Anwalt/Ihre Anwältin oder Ihre Anwaltskanzlei als registrierte Vertretung einsetzen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Ihr Unternehmen bereits in anderen Rechtsangelegenheiten mit einem Anwalt/einer Anwältin zusammenarbeitet. Anwältinnen und Anwälte sind es gewohnt, mit wichtigen Dokumenten umzugehen, und sie können professionelle Beratung anbieten, wenn etwas Dringendes passiert. Diese Option kann jedoch teurer sein als die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters als registrierte Vertretung.

Fragen Sie eine Person Ihres Vertrauens oder ein Familienmitglied

Sie können eine Person Ihres Vertrauens zu Ihrer registrierten Vertretung ernennen, solange diese die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Zum Beispiel könnten Sie einen Freund/eine Freundin oder ein Familienmitglied mit einer physischen Adresse in dem Bundesstaat ernennen, in dem Ihre LLC registriert ist. Sie sind für den Erhalt der rechtlichen Dokumente Ihres Unternehmens verantwortlich und müssen während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein. Auch wenn Sie dadurch Geld sparen können, bürden Sie der von Ihnen ernannten Person eine große Verantwortung auf.