Ett registrerat ombud är en person eller tjänst som tar emot juridiska dokument och meddelanden för ett
företags räkning under ordinarie öppettider. När du driver ett bolag med begränsat ansvar (LLC-bolag) kan du välja att fungera som ditt eget registrerade ombud eller anlita en annan person eller tjänst för att göra det åt dig. Huruvida du ska fungera som ditt eget registrerade ombud beror på faktorer som hur mycket du värdesätter integritet, hur mycket ansvar du vill ta på dig och storleken på din budget.

Nedan förklarar vi för- och nackdelarna med att ta på sig denna roll jämfört med att arbeta med ett professionellt ombud.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett registrerat ombud och varför behöver man ett?
  
• Ska du vara ditt eget registrerade ombud?
  
• Så är du ditt eget registrerade ombud
  
• Vad är riskerna med att vara sitt egna registrerade ombud?
  
• Så bestämmer du om du ska anlita ett registrerat ombud
  
• Vad finns det för alternativ till att vara sitt egna registrerade ombud?
  

Vad är ett registrerat ombud och varför behöver man ett?

Ett registrerat ombud är en person eller tjänst som utsetts att ta emot juridiska och officiella dokument på uppdrag av ett företag. Detta inkluderar skatteformulär, stämningsmeddelanden och efterlevnadsrelaterade handlingar från delstaten. Det registrerade ombudet måste ha en fysisk adress i delstaten där ditt LLC-bolag är registrerat och måste vara tillgängligt under ordinarie kontorstid för att säkerställa att ditt företag får viktiga dokument i tid.

När man bildar ett LLC-bolag kräver de flesta delstater att man har ett registrerat ombud. Utan ett sådant riskerar ditt företag att missa viktig kommunikation som, om den ignoreras, kan leda till påföljder, böter eller statusförlust hos delstaten. Oavsett om du agerar som ditt eget registrerade ombud eller anlitar en tjänst behöver du ett pålitligt ombud för att säkerställa att ditt företag förblir utan anmärkning.

Ska du vara ditt eget registrerade ombud?

Att bestämma om du ska vara ditt eget registrerade ombud är en vanlig fråga för företagare som bildar ett LLC-bolag. Att vara sitt eget registrerade ombud gör att man kan spara in på de avgifter man annars skulle betala till en tjänsteleverantör och ger en full kontroll över sina egna dokument och sin egen företagsinformation. Det kan också förenkla verksamheten att använda en enda adress för all affärskommunikation.

Men det kräver också att du är tillgänglig under kontorstid och offentliggör din personliga adress. Att vara ditt eget registrerade ombud innebär också att du är ensam ansvarig för att ta emot dokument som är viktiga för företagets rättsliga ställning.

Så är du ditt eget registrerade ombud

Om du funderar på att fungera som ditt eget registrerade ombud är det viktigt att veta vilka krav du måste uppfylla och vilka åtgärder du måste vidta för att formalisera denna utnämning.

Här är vad du behöver veta:

• Du behöver en fysisk adress i delstaten där ditt LLC är registrerat. Du kan inte använda en postbox eller ett virtuellt kontor. Till den här adressen får du alla dina juridiska och officiella dokument skickade.

• Du måste vara tillgänglig under ordinarie kontorstid för att ta emot post.

• Du måste ange dig själv som registrerat ombud när du fyller i handlingarna för att skapa ditt LLC-bolag (vanligtvis din bolagsordning). Om ditt företag redan är etablerat och du vill byta registrerat ombud kan du uppdatera din information via delstatens skattekontor online eller genom att skicka in ett formulär.

• Om du flyttar eller inte vill fortsätta vara ditt eget registrerade ombud måste du uppdatera delstaten med dina nya uppgifter.

Vad är riskerna med att vara sitt egna registrerade ombud?

Att vara ditt eget registrerade ombud lägger en större del av ansvarsbördan på dina axlar. Du måste vara organiserad och se till att du aldrig missar en tidsfrist eller leverans, samtidigt som du fortsätter att ansvara för den dagliga verksamheten.

Här är ytterligare risker att tänka på innan du tar på dig rollen:

• Som registrerat ombud måste du vara tillgänglig under kontorstid på den angivna adressen. Om du inte är på kontoret eller på resande fot kan du missa något viktigt, till exempel ett stämningsmeddelande eller ett efterlevnadsformulär. Att inte svara på dessa dokument kan leda till påföljder eller statusförlust.

• Om du flyttar och glömmer att uppdatera adressen för det registrerade ombudet i delstaten eller om du missar viktiga juridiska dokument kan ditt företag anses bryta mot reglerna. Detta kan leda till påföljder, förseningsavgifter eller att delstaten upplöser ditt LLC-bolag, vilket skulle stoppa din förmåga att bedriva laglig verksamhet.

• När du agerar som ditt eget registrerade ombud blir din privat- eller företagsadress allmän handling. Det betyder att vem som helst kan slå upp den, vilket kan utgöra ett säkerhetsproblem, särskilt om du använder din hemadress. Du kan också börja få fler oönskade e-postmeddelanden eller besökare på den adressen.

Så bestämmer du om du ska anlita ett registrerat ombud

Att bestämma huruvida du ska anlita ett registrerat ombud beror på ett antal olika faktorer. Om du värnar om din integritet eller jonglerar flera platser samtidigt kan en registrerad ombudstjänst lindra dessa bördor. Om du å andra sidan är ett litet, lokalt företag och inte har något emot att hantera ansvaret själv kanske du klarar dig bra utan en.

Här är vad du ska tänka på när du anlitar en ombudstjänst:

• Om du inte gillar tanken på att din hem- eller företagsadress offentliggörs kan en registrerad ombudstjänst skydda din integritet. När du anlitar en tjänst blir deras adress den som tillhandahålls allmänheten, vilket håller din personliga information borta från delstatliga register.

• Om du ofta är borta från kontoret, på resande fot, driver ett företag med oregelbundna öppettider eller inte har flexibiliteten att vara tillgänglig för att ta emot dokument kan en tjänst göra det åt dig.

• Om ditt LLC-bolag är verksam i flera delstater eller om du planerar att expandera över delstatsgränserna kan du anlita ett registrerat ombud som omfattar alla platser där du bedriver verksamhet. Detta eliminerar behovet av att jonglera flera registrerade ombud och säkerställer att du uppfyller efterlevnadskraven var du än är verksam.

• En registrerad ombudstjänst kostar vanligtvis mellan 50 och 300 USD per år. Om din budget kan hantera denna extra kostnad och du värdesätter den sinnesfrid som kommer med att anlita ett professionellt ombud kan denna investering ge bra avkastning.

Vad finns det för alternativ till att vara sitt eget registrerade ombud?

Om du är osäker på om du vill fungera som ditt eget registrerade ombud kan du överväga följande alternativ. Vilket alternativ som är bäst beror på dina affärsbehov, önskad sekretessnivå och hur mycket ansvar du är villig att delegera.

Anlita ett registrerat ombud

Du kan anlita ett professionellt registrerat ombud för att ta på sig ansvaret för att ta emot juridiska dokument och officiella meddelanden för företagets räkning. De har vanligtvis kontor i flera delstater och kan därmed garantera att du uppfyller kraven om ditt LLC är verksam i fler än en delstat. Dessa tjänster erbjuder också säkerhet eftersom deras adress – inte din – blir den som listas offentligt.

Använd en advokat eller advokatbyrå

Du kan använda din advokat eller advokatbyrå som registrerat ombud. Detta kan vara särskilt användbart om ditt företag redan samarbetar med en advokat i andra juridiska frågor. Advokater är vana vid att hantera viktiga dokument, och de kan erbjuda professionell vägledning om något brådskande händer. Det här alternativet kan dock vara dyrare än att anlita en dedikerad registrerad ombudstjänst.

Fråga en vän eller familjemedlem du litar på

Du kan utse någon du litar på att vara ditt registrerade ombud, så länge de uppfyller kraven. Du kan till exempel utse en vän eller familjemedlem som har en fysisk adress i den delstat där ditt LLC är registrerat. De skulle ansvara för att ta emot ditt företags juridiska dokument och skulle behöva vara tillgängliga under ordinarie öppettider. Fastän detta kan spara pengar kräver det att personen du utser tar på sig ett tungt ansvar.