Un agente registrado es una persona o servicio que acepta documentos legales y avisos para una empresa
durante el horario comercial habitual. Al dirigir una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), puedes optar por desempeñarte como tu propio agente registrado o contratar a otra persona o servicio para que lo haga por ti. La decisión de desempeñarte como tu propio agente registrado depende de factores como cuánto valoras la privacidad, la cantidad de responsabilidad que deseas aceptar y el tamaño de tu presupuesto.

A continuación, te explicamos los pros y los contras de asumir este rol frente a trabajar con un profesional.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un agente registrado y por qué necesitas uno?
  
• ¿Deberías ser tu propio agente registrado?
  
• Cómo desempeñarte como tu propio agente registrado
  
• ¿Cuáles son los riesgos de ser tu propio agente registrado?
  
• Cómo decidir si deberías contratar un servicio de agente registrado
  
• ¿Cuáles son las alternativas a ser tu propio agente registrado?
  

¿Qué es un agente registrado y por qué necesitas uno?

Un agente registrado es una persona o servicio designado para recibir documentos legales y oficiales en nombre de tu empresa. Esto incluye formularios de impuestos, avisos de demandas y documentación relacionada con el cumplimiento de las normativas del estado. El agente registrado debe tener una dirección física en el estado donde está registrada su LLC y debe estar disponible durante el horario comercial estándar para garantizar que su empresa reciba documentos importantes de manera oportuna.

Tener un agente registrado es un requisito legal en la mayoría de los estados cuando se forma una LLC. Sin uno, tu empresa corre el riesgo de perder comunicaciones que, si se ignoran, podrían dar lugar a sanciones, multas o la pérdida de buena reputación en el estado. Ya sea que actúes como tu propio agente registrado o contrates un servicio, necesitas un agente registrado confiable para asegurarte de que tu negocio cumpla con las normas.

¿Deberías ser tu propio agente registrado?

Decidir si ser tu propio agente registrado es una pregunta común para los propietarios de negocios que forman una LLC. Ser tu propio agente registrado te ahorra las tarifas que de otro modo pagarías por un servicio y te otorga control total sobre tus propios documentos e información comercial. También puedes simplificar tus operaciones mediante el uso de una única dirección para todas las comunicaciones comerciales.

Sin embargo, también requiere que estés disponible durante el horario comercial y hace que tu dirección personal sea información pública. Ser tu propio agente registrado también significa que eres el único responsable de recibir los documentos que son importantes para la situación legal de tu empresa.

Cómo desempeñarte como tu propio agente registrado

Si estás considerando desempeñarte como tu propio agente registrado, es importante saber qué requisitos debes cumplir y los pasos que debes seguir para formalizar esta designación.

Esto es lo que debes saber.

• Necesitas una dirección física en el estado donde está registrada tu LLC. No puedes utilizar un apartado postal ni una oficina virtual. Esta dirección es donde recibirás todos los documentos legales y oficiales.

• Debes estar disponible durante el horario comercial normal para recibir correo.

• Debes figurar como tu agente registrado cuando completes la documentación para establecer tu LLC (por lo general, las actas constitutivas). Si tu empresa ya está establecida y quieres cambiar el agente registrado y pasar a desempeñarte en ese cargo, puedes actualizar tu información en la oficina de presentación de tu estado en línea o enviando un formulario.

• Si te mudas o no quieres seguir siendo tu propio agente registrado, tienes que informar al estado tus nuevos datos.

¿Cuáles son los riesgos de ser tu propio agente registrado?

Ser su propio agente registrado agrega otra capa de responsabilidad a la propiedad de un negocio. Tendrás que mantenerte organizado y asegurarte de que nunca te pierdes una entrega, mientras te ocupas de las tareas diarias de la gestión de tu negocio.

Estos son los riesgos adicionales que hay que tener en cuenta antes de asumir el cargo:

• Como agente registrado, debes estar disponible durante el horario comercial en la dirección designada. Si estás fuera de la oficina o de viaje, podrías perderte algo importante, como un aviso de demanda o un formulario de cumplimiento estatal. No responder a estos documentos puede generar sanciones o hacer que pierdas la buena reputación de tu LLC.

• Si te mudas y olvidas actualizar la dirección de tu agente registrado ante el estado o te pierdes de recibir documentación legal importante, podría considerarse que tu empresa no cumple con las normativas. Esto podría generar multas, cargos por pagos atrasados o la disolución de tu LLC por parte del estado, lo que detendría tu capacidad para operar legalmente.

• Cuando actúas como tu propio agente registrado, tu dirección personal o comercial se convierte en un registro público. Esto significa que cualquiera puede buscarla, lo que puede crear un problema de privacidad, especialmente si estás usando tu dirección particular. También es posible que comiences a recibir más correo no solicitado o visitantes en esa dirección.

Cómo decidir si deberías contratar un servicio de agente registrado

Decidir si contratar un servicio de agente registrado depende de algunos factores. Si mantener la privacidad o la gestión de varias ubicaciones son temas que te preocupan, un servicio de agente registrado puede aliviar esas cargas. Por otro lado, si eres una pequeña empresa local y no te importa manejar las responsabilidades tú mismo, es posible que no necesites uno.

Esto es lo que debes tener en cuenta a la hora de contratar un servicio:

• Si no te gusta la idea de que la dirección de tu casa o negocio esté disponible públicamente, un servicio de agente registrado puede proteger tu privacidad. Cuando contratas un servicio, su dirección se convierte en la dirección pública, manteniendo así tu información personal fuera de los registros estatales.

• Si sueles estar fuera de la oficina, viajas, administras un negocio con horarios irregulares o no tienes la flexibilidad de estar disponible para recibir documentos, un servicio de este tipo puede hacerlo por ti.

• Si tu LLC opera en varios estados o planeas expandirte a través de las fronteras estatales, contratar el servicio de un agente registrado puede cubrirte en varias ubicaciones. Esto elimina la necesidad de hacer malabarismos con varios agentes registrados y garantiza que cumplas con las normas en todos los lugares en los que operes.

• Un servicio de agente registrado suele costar entre USD 50 y USD 300 al año. Si tu presupuesto puede manejar este gasto adicional y valoras la tranquilidad que conlleva contratar a un profesional, la inversión podría valer la pena.

¿Cuáles son las alternativas a ser tu propio agente registrado?

Si no estás seguro de actuar como tu propio agente registrado, considera estas alternativas. La mejor opción depende de las necesidades de tu empresa, el nivel de privacidad deseado y la cantidad de responsabilidad que estés dispuesto a delegar.

Contrata el servicio de un agente registrado

Puedes contratar un servicio de agente registrado profesional para que asuma la responsabilidad de recibir documentos legales y avisos oficiales para tu negocio. Por lo general, tienen oficinas en varios estados, por lo que pueden ayudarte a mantener el cumplimiento de la normativa si tu LLC opera en más de un estado. Estos servicios también ofrecen privacidad porque su dirección, no la tuya, será la que aparezca públicamente.

Recurre a un abogado o estudio jurídico

Puedes utilizar a tu abogado o estudio jurídico como agente registrado. Esto puede ser de particular utilidad si tu empresa ya está trabajando con un abogado en otros asuntos legales. Los abogados están acostumbrados a manejar documentos importantes y pueden ofrecer orientación profesional si sucede algo urgente. Sin embargo, esta opción puede ser más costosa que contratar un servicio de agente registrado dedicado.

Pregúntale a un amigo o familiar de confianza

Puedes designar a alguien de confianza para que sea tu agente registrado, siempre que cumpla con los requisitos legales. Por ejemplo, puedes designar a un amigo o familiar con una dirección física en el estado donde está registrada tu LLC. Serían responsables de recibir los documentos legales de tu empresa y tendrían que estar disponibles durante el horario comercial habitual. Si bien esto puede hacerte ahorrar dinero, le otorga una gran responsabilidad a la persona que designes.