Un agente registrado es una persona o empresa designada que recibe documentos oficiales del gobierno y avisos legales en nombre de una empresa. Los agentes registrados ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos legales, como mantenerse informados sobre demandas u otras acciones legales. El agente debe tener una dirección física (no un apartado postal) en el estado donde está registrada la empresa y debe estar disponible durante el horario normal de la empresa para recibir documentos. Esta posición facilita la comunicación entre el gobierno y la empresa, asegurándose de que la empresa esté al tanto y responda a los asuntos legales de manera adecuada.

A continuación, se muestra un resumen de lo que las empresas deben saber sobre los agentes registrados, lo que hacen incluye qué hacen, cuándo podría necesitar uno y cómo elegir uno. Esto es lo que debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué hacen los agentes registrados?
  
• ¿Quién necesita un agente registrado?
  
• ¿Cómo operan los agentes registrados en Delaware?
  
• ¿Cómo elegir un agente registrado?
  
• ¿Cuándo debes obtener un agente registrado?
  
• ¿Cómo cambiar tu agente registrado?
  
• ¿Cuánto cuestan los agentes registrados?
  

¿Qué hacen los agentes registrados?

Los agentes registrados aceptan documentos legales y correspondencia gubernamental en nombre de las empresas, lo que ayuda a los propietarios de empresas a mantener la privacidad al permitirles mantener su dirección personal fuera de los registros públicos. Los agentes registrados deben estar disponibles en su dirección designada durante el horario estándar de empresa para aceptar documentos en persona, asegurando que la empresa no pierda información importante debido a la falta de disponibilidad. Además de recibir documentos y pasarlos a la empresa, los agentes registrados pueden asumir responsabilidades como recordarle a la empresa fechas importantes de declaración fiscal (por ejemplo, fechas de renovación del registro de la empresa, fechas de declaración fiscal de impuestos).

• Documentos legales: los agentes registrados aceptan el servicio de procesar, lo que significa que reciben documentos legales en nombre de la empresa en caso de demanda.

• Correspondencia gubernamental: los agentes registrados reciben comunicaciones oficiales del gobierno, incluidos formularios fiscales, documentos cumplimiento de la normativa y avisos de requisitos legales o cambios en las leyes que podrían afectar a la empresa.

¿Quién necesita un agente registrado?

La mayoría de las empresas registradas formalmente necesitan un agente registrado para cumplir con los requisitos legales y garantizar que reciban comunicaciones importantes. Las empresas deben mantener actualizada la información de su agente registrado e informar al estado de inmediato si su agente registrado cambia.

• Corporaciones: corporaciones S y corporaciones C deben tener un agente registrado.

• Compañías de Responsabilidad Limitada (LLC): las LLC deben tener un agente registrado.

• Sociedades: muchos estados, incluidos Delaware y California, requieren que las sociedades en comandita (LP) y las compañías de responsabilidad limitada (LLP) tengan un agente registrado.

• Organizaciones sin fines de lucro: las entidades sin fines de lucro deben tener agentes registrados.

• Empresas registradas en varios estados: las empresas que operan en varios estados, en general, deben tener un agente registrado en cada uno de esos estados.

¿Cómo operan los agentes registrados en Delaware?

Delaware es popular por el registro de empresas debido a sus leyes y tribunales amigables con estas. Acerca de79 % de todas las ofertas públicas iniciales de EE. UU. en 2022 se registraron en Delaware. Los agentes registrados funcionan de la misma manera en Delaware que en otros estados: reciben documentos legales y correspondencia gubernamental en nombre de la empresa y envían esos artículos con prontitud, lo que le permite a la empresa mantenerse al día con sus obligaciones legales. Los agentes registrados en Delaware también deben mantener actualizada la información de contacto de la empresa, lo que garantiza que el estado tenga una forma confiable de comunicarse con la empresa. Los agentes registrados también pueden ayudar a las empresas con la declaración fiscal del informe anual de Delaware y los requisitos de impuestos de franquicia, recordándole a la empresa sobre estas obligaciones o facilitando su cumplimiento.

En Delaware, los agentes registrados también crean una presencia legal para las empresas que no tienen presencia física en el estado. Las leyes de Delaware permiten que las empresas se registren en el estado sin tener una oficina física u operaciones allí, siempre que tengan unagente registrado en el estado. Dado el estado de Delaware como centro de registros corporativos, muchas empresas optan por utilizar servicios profesionales de agentes registrados en el estado para aprovechar su experiencia y garantizar el cumplimiento de la normativa.

¿Cómo elegir un agente registrado?

Considera estos factores para ayudarte a elegir el agente registrado o el servicio adecuado para tu empresa:

• Requisitos: conoce los requisitos de tu estado para agentes registrados. En Delaware, como en muchos otros estados, el agente debe tener una dirección física (no un apartado postal) y estar disponible durante el horario normal de la empresa.

• Confiabilidad: tu agente o servicio debe tener una reputación de confiabilidad y profesionalismo porque manejará documentos legales y fiscales importantes. Mira reseñas y testimonios de otras empresas o solicita recomendaciones de tu red comercial, abogados o contadores.

• Accesibilidad: tu agente registrado debe ser fácilmente accesible y rápido para comunicarse contigo. El acceso oportuno a los documentos legales es importante, en especial, si son urgentes.

• Experiencia específica: tu agente o servicio debe estar familiarizado con las necesidades y los requisitos de cumplimiento de la normativa de su tipo de empresa, ya sea unaLLC, corporación, sin fines de lucro o sociedad.

• Cumplimiento de la normativa: tu agente debe tener un buen historial de mantener a sus clientes en cumplimiento con las regulaciones estatales. Esto incluye el envío oportuno de todos los documentos y las notificaciones de cualquier cambio en el cumplimiento de la normativa.

• Confidencialidad: tu agente registrado debe contar con medidas para proteger la confidencialidad y seguridad de sus documentos.

• Servicios: algunos agentes registrados ofrecen servicios adicionales como asistencia al cumplimiento de la normativa, recordatorios de declaración fiscal de informes anuales y organización de documentos. Determina qué servicios adicionales podrían ser beneficiosos para tu empresa.

• Costos: los costos varían entre agentes y servicios. Las comisiones suelen ser de 100 a 200 dolares por año en Delaware. Compara precios, pero tené cuidado con los precios extremadamente bajos que podrían indicar una falta de calidad del servicio o comisiones ocultas.

• Cobertura nacional: si planeas operar tu empresa en varios estados, considera si el agente o servicio puede proporcionar servicios de agente registrado en todos los estados donde tu empresa estará activa.

• Cambios en los costos: comprende el proceso y las comisiones asociadas con el cambio de agentes registrados si decides cambiar de servicio.

¿Cuándo debes obtener un agente registrado?

Estos escenarios requieren elegir un agente registrado para recibir documentos oficiales:

• Comenzar un empresa: debes elegir un agente registrado al registrar un empresa formal como unacorporación o una LLC.

• Hacer negocios en un nuevo estado: si estásexpandiendo tu empresa para operar en un nuevo estado, debes elegir un agente registrado en ese estado.

• Cambiar tu tipo de empresa: si decides cambiar la forma en que se configura tu empresa, como pasar de una operación individual a una LLC, necesitarás un agente registrado.

• Requerir más disponibilidad: si no estás siempre en tu empresa para recibir correo importante durante el horario regular, tener un agente registrado puede ayudar a asegurarte de que no se pierda ningún documento importante.

Cómo cambiar tu agente registrado

• Seleccionar un nuevo agente: antes de realizar cualquier cambio en tu agente existente, elige tu nuevo agente registrado. Asegúrate de que el nuevo agente acepte la función y cumpla con los requisitos de tu estado, como tener una dirección física en el estado y estar disponible durante el horario de la empresa.

• Controlar los procedimientos estatales: cada estado tiene su propio proceso para cambiar un agente registrado. Visita el sitio web de la secretaría de estado de su estado o comuníquese con su oficina para obtener los formularios e instrucciones específicos para tu estado.

• Completar los formularios requeridos: por lo general, deberás completar un formulario de «Cambio de agente» registrado o un documento similar, proporcionando detalles sobre tu empresa y la información de los agentes antiguos y nuevos.

• Enviar el formulario: Envía el formulario completo y cualquier pago necesario (algunos pueden venir con comisiones) a la oficina estatal.

• Informar a tu agente anterior: infórmale a tu agente actual que estás cambiando a uno nuevo y que ya no recibirá documentos para tu empresa.

• Actualizar tus registros: una vez que el cambio sea oficial, actualiza los registros de la empresa que incluyan a tu agente registrado. Esto puede incluir registros bancarios, licencias o contratos.

• Confirmar el cambio: verifica con la oficina de tu estado que el cambio haya sido procesado. Algunos estados proporcionan confirmación o un nuevo certificado de estado que refleja el cambio.

¿Cuánto cuestan los agentes registrados?

Las tarifas de los agentes registrados varían según el estado y si eliges un servicio particular o profesional.

• _Comisiones del agente individual: _ si designas a un individuo como un abogado o un contador como tu agente registrado, el costo podría variar desde un mínimo de comisión hasta cientos de dólares al año. Esto va a depender de sus tarifas y servicios prestados.

• Comisiones de servicio profesional: para un servicio de agente registrado profesional, las comisiones anuales generalmente oscilan entre 50 y 300 dolares. El costo depende del nivel de servicios ofrecidos. Algunos proveedores pueden ofrecer servicios básicos a tarifas más bajas, mientras que los paquetes integrales que incluyen servicios empresariales adicionales pueden estar en el extremo superior de este rango.

• Comisiones estatales: si estás cambiando tu agente registrado o registrando una nuevo empresa, el estado podría aceptar pagos por una comisión de declaración fiscal. En Delaware, se acepta el pago de comisión de declaración fiscal de un agente, el cual es 50 dolares.

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