Un agente registrado es una persona o empresa designada que recibe documentos oficiales del gobierno y avisos legales en nombre de una empresa. Los agentes registrados ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos legales, como mantenerse informadas sobre demandas u otras acciones legales. El agente debe tener una dirección física (no un apartado de correos) en el estado donde está registrada la empresa y debe estar disponible durante el horario comercial habitual para recibir documentos. Esta posición facilita la comunicación entre la administración y la empresa, asegurándose de que la empresa esté al corriente de los asuntos legales y responda a ellos adecuadamente.

A continuación, encontrarás un resumen de lo que las empresas deben saber sobre los agentes registrados, incluyendo lo que hacen, cuándo puedes necesitar uno y cómo elegir uno. Esto es lo que debes saber.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué hacen los agentes registrados?
  
• ¿Quién necesita un agente registrado?
  
• ¿Cómo operan los agentes registrados en Delaware?
  
• Cómo elegir un agente registrado
  
• ¿Cuándo debes contratar un agente registrado?
  
• ¿Cómo cambiar tu agente registrado?
  
• ¿Cuánto cuestan los agentes registrados?
  

¿Qué hacen los agentes registrados?

Los agentes registrados aceptan documentos legales y correspondencia gubernamental en nombre de las empresas, lo que ayuda a los propietarios de empresas a mantener la privacidad al permitirles mantener su dirección personal fuera de los registros públicos. Los agentes registrados deben estar disponibles en su dirección designada durante el horario comercial estándar para aceptar documentos en persona, lo que garantiza que la empresa no pierda información importante debido a la falta de disponibilidad. Además de recibir los documentos y pasárselos a la empresa, los agentes registrados pueden asumir responsabilidades como recordarle a la empresa las fechas de presentación importantes (por ejemplo, las fechas de renovación del registro de la empresa, las fechas de presentación de impuestos).

• Documentos legales: Los agentes registrados aceptan notificaciones procesales, lo que significa que reciben documentos legales en nombre de la empresa en caso de una demanda.

• Correspondencia con el gobierno: Los agentes registrados reciben comunicaciones oficiales del gobierno, incluidos formularios de impuestos, documentos de cumplimiento y avisos de requisitos legales o cambios en las leyes que podrían afectar a la empresa.

¿Quién necesita un agente registrado?

La mayoría de las empresas registradas formalmente necesitan un agente registrado para cumplir con los requisitos legales y asegurarse de recibir comunicaciones importantes. Las empresas deben mantener actualizada la información de su agente registrado e informar al estado de inmediato si su agente registrado cambia.

• Sociedades anónimas: Las sociedades anónimas de tipo S y las sociedades anónimas de tipo C deben tener un agente registrado.

• Sociedades de responsabilidad limitada (SRL): Las SRL deben tener un agente registrado.

• Sociedad colectiva: Muchos estados, incluidos Delaware y California, exigen que las sociedades limitadas (LP) y las sociedades de responsabilidad limitada (LLP) tengan un agente registrado.

• Entidades sin ánimo de lucro: Las entidades sin ánimo de lucro deben tener agentes registrados.

• Empresas registradas en varios estados: Las empresas que operan en varios estados normalmente deben tener un agente registrado en cada uno de esos estados.

¿Cómo operan los agentes registrados en Delaware?

Delaware es popular para el registro de empresas debido a sus leyes y tribunales favorables a las empresas. Alrededor del 79 % de todas las ofertas públicas iniciales de EE. UU. en 2022 se registraron en Delaware. Los agentes registrados funcionan de la misma manera en Delaware que en otros estados: reciben documentos legales y correspondencia gubernamental en nombre de la empresa y reenvían esos elementos con prontitud, lo que permite a la empresa mantenerse al día con sus obligaciones legales. Los agentes registrados en Delaware también están obligados a mantener actualizada la información de contacto de la empresa, garantizando que el estado tenga una forma fiable de comunicarse con la empresa. Los agentes registrados también pueden ayudar a las empresas con la presentación del informe anual de Delaware y los requisitos del impuesto sobre franquicias, recordándoles estas obligaciones o facilitando que las cumplan.

En Delaware, los agentes registrados también crean una presencia legal para las empresas que no tienen presencia física en el estado. Las leyes de Delaware permiten que las empresas se registren en el estado sin tener una oficina física u operaciones en él, siempre y cuando tengan un agente registrado en el estado. Dado el estatus de Delaware como centro de registros corporativos, muchas empresas optan por utilizar los servicios profesionales de agentes registrados en el estado para aprovechar su experiencia y garantizar el cumplimiento.

Cómo elegir un agente registrado

Considera estos factores para elegir el agente registrado o los servicios adecuados para tu empresa:

• Requisitos: Infórmate sobre los requisitos de tu estado para los agentes registrados. En Delaware, como en muchos otros estados, el agente debe tener una dirección física (no un apartado postal) y estar disponible durante el horario comercial habitual.

• Fiabilidad: Tu agente o los servicios deben tener una reputación de fiabilidad y profesionalidad, porque van a gestionar importantes documentos legales y fiscales. Revisa las reseñas y testimonios de otras empresas o pide recomendaciones a tu red de negocios, abogados o contables.

• Accesibilidad: Tu agente registrado debe ser fácilmente accesible y mostrarse rápido en la comunicación contigo. El acceso oportuno a los documentos legales es importante, especialmente si son urgentes.

• Experiencia específica: Tu agente o servicio debe estar familiarizado con las necesidades y los requisitos de cumplimiento de la normativa de tu tipo de empresa, ya sea una SRL, una sociedad anónima, una entidad sin ánimo de lucro o una sociedad colectiva.

• Cumplimiento: Tu agente debe tener un buen historial en cuanto a mantener a sus clientes conformes con la normativa del estado. Esto incluye el envío puntual de todos los documentos y las notificaciones de cualquier cambio en el cumplimiento.

• Confidencialidad: Su agente registrado debe contar con medidas para proteger la confidencialidad y seguridad de sus documentos.

• Servicios: Algunos agentes registrados ofrecen servicios adicionales, como asistencia para el cumplimiento, recordatorios de presentación de informes anuales y organización de documentos. Determina qué servicios adicionales podrían ser beneficiosos para tu negocio.

• Coste: Los costes varían según los agentes y los servicios. Los honorarios suelen ser de 100 a 200 dólares al año en Delaware. Compara precios, pero desconfía de los precios extremadamente bajos que puedan indicar una falta de calidad del servicio o tarifas ocultas.

• Cobertura nacional:  Si planeas que tu empresa opere en varios estados, considera si el agente o servicio puede proporcionar servicios de agente registrado en todos los estados en los que tu empresa vaya a operar.

• Costes de cambio: Comprende el proceso y las comisiones asociadas al cambio de agente registrado si decides cambiar de servicios.

¿Cuándo debes contratar un agente registrado?

Estos escenarios requieren la elección de un agente registrado para recibir documentos oficiales:

• Iniciar un negocio: Cuando registras una empresa formal, como una sociedad anónima o una sociedad de responsabilidad limitada, debes elegir un agente registrado.

• Hacer negocios en un nuevo estado: Si estás expandiendo tu negocio para operar en un nuevo estado, debes elegir un agente registrado en ese estado.

• Cambiar tu tipo de empresa: Si decides cambiar la configuración de tu empresa, por ejemplo pasar de una empresa individual a una SRL, necesitarás un agente registrado.

• Necesidad de más disponibilidad: Si no siempre estás en tu empresa para recibir correo importante en horario regular, tener un agente registrado puede ayudarte a estar seguro de que no se te escapa ningún documento importante.

¿Cómo cambiar tu agente registrado?

• Selecciona un nuevo agente: Antes de hacer cualquier cambio respecto a tu agente actual, elige a tu nuevo agente registrado. Asegúrate de que el nuevo agente acepte la función y cumpla con los requisitos de tu estado, como tener una dirección física en el estado y estar disponible durante el horario comercial.

• Verifica los procedimientos estatales: Cada estado tiene su propio proceso para cambiar un agente registrado. Visita el sitio web de la Secretaría de Estado de tu estado o comunícate con su oficina para obtener los formularios e instrucciones específicos para tu estado.

• Rellena los formularios obligatorios: Por lo general, tendrás que completar un formulario de «Cambio de agente registrado» o un documento similar, en el que se proporcionen los detalles de tu empresa y la información del agente antiguo y del nuevo.

• Envía el formulario: Envía el formulario cumplimentado y cualquier pago necesario (algunos pueden estar sujetos a tarifas) a la oficina del estado.

• Avisa a tu antiguo agente: Informa a tu agente actual de que vas a cambiar a uno nuevo y de que ya no recibirá documentos para tu empresa.

• Actualiza tus registros: Una vez que el cambio sea oficial, actualiza todos los registros comerciales en los que figure tu agente registrado. Esto puede incluir registros bancarios, licencias o contratos.

• Confirma el cambio: Verifica con la oficina de tu estado que se ha procesado el cambio. Algunos estados proporcionan una confirmación o un nuevo certificado de estado que refleja el cambio.

¿Cuánto cuestan los agentes registrados?

Las tarifas del agente registrado varían según el estado y si elige un servicio individual o profesional.

• Honorarios de agentes particulares: Si designas a un particular, como un abogado o un contable, como tu agente registrado, el coste puede oscilar entre una comisión mínima y varios cientos de dólares anuales, dependiendo de sus tarifas y los servicios que preste.

• Honorarios por servicios profesionales: Para un servicio profesional de agente registrado, las tarifas anuales suelen oscilar entre 50 y 300 dólares. El coste depende del nivel de los servicios ofrecidos. Algunos proveedores pueden ofrecer servicios básicos a tarifas más bajas, mientras que los paquetes integrales que incluyen servicios comerciales adicionales pueden estar en el extremo superior de este rango.

• Tarifas estatales: Si vas a cambiar de agente registrado o a registrar una nueva empresa, es posible que el estado te cobre una tarifa de tramitación. En Delaware, la tarifa te tramitación de cambio de agente es de 50 dólares.